Бутинець Ф.Ф. (ред.) та ін. Контроль і ревізія. Підручник

Подождите немного. Документ загружается.

Глава 8. Контрольно - ревізійний процес : планування та організація здійснення

На наступному етапі ревізор вивчає установчі документи підприємства.

Потім відділ кадрів готує ревізорам список керівників та спеціалістів кожного

структурного підрозділу і матеріально відповідальних осіб.

Після ознайомлення з підприємством ревізори уточнюють план ревізії,

складають план проведення інвентаризації активів і доручають бухгалтерії

підготувати необхідні облікові дані для порівняння з результатами

інвентаризації.

Зразой 8.7

Операт

іівниіі план проведення інвентаризацій на підприємстві ВАТ "Олена"

Матері

ально

відповіда

льні

особи

Спосіб

проведення

інвентариза

ції

Цінності,

що

підлягають

інвентаризац

ії

Відповідальни

й за

проведення

інвентаризації

Для участі

інвентариз

ації

залучаютьс

Інвентаризація

починається

Підзвіт

ні

особи

За

списком

Суцільний

Гроші

(виправдову

ючі

документи)

Л.А. Лоза 12.10

Склад

№1

К.К.

Козак

Вибірков

ий

Готова

продукція

Г.О. Гиренко

М.З.

Мороз

12.10

Склад

№2

CO.

Снежко

Вибіркови

Сировина і

матеріали

П.В. Петров

Ч.К.

Черняк

12.10

Тощо

На підставі плану інвентаризації керівник підприємства видає наказ на її

проведення. Конкретні види запасів, що підлягають інвентаризації за місцями їх

зберігання, визначаються ревізором, який виходить із конкретних завдань ревізії

Якщо під час підготовки до ревізії або на її початку буде встановлено, що на

підприємстві відсутній належний бухгалтерський облік, що робить неможливим

якісне проведення ревізії, то ревізори подають керівництву контрольно-ревізійного

підрозділу доповідну записку, на підставі якої контрольно-ревізійна служба

пред'являє письмові вимоги керівництву об'єкта контролю щодо приведення

обліку у відповідність до чинного законодавства, із зазначенням конкретних

строків виконання цієї роботи. У таких випадках ревізію слід почати після

поновлення обліку. Ревізори не повинні поновлювати облік на підприємстві, яке

ревізується, та проводити ревізію за поновленим ними ж обліком.

' Методика проведення інвентаризації в ході ревізії наведена в главі 9.

221

Контроль і ревізія

8.4. Планування ревізійного процесу і порядок ревізійних дій

Ревізійний процес - це ряд послідовних етапів (стадій) дослідження, що

містить підготовку до ревізії, співставлення її програми,

планування і організацію інвентаризацій та контрольно-

ревізійної роботи на об'єкті ревізії, перевірку стану підприємства, документальну

перевірку операцій та облікових даних (рис. 8.2).

Рис. 8.2. Організація та здійснення ревізійного процесу

Основною фігурою ревізійного процесу є ревізор - посадова особа

вищестоящої організації, діяльність якої полягає у наступному: дослідженні

документально відображених господарських операцій; роботі, в основному,

222

Ревізійний

процес та його

учасники

„ Глава 8. Контрольно - ревізійний процес : планування та організація здійснення

над задокументованими фактами та записами в облікових регістрах;

використанні та застосуванні під час ревізії знань у сфері бухгалтерського

обліку, економіки, фінансів, статистики, планування, а також спеціальних

способів та прийомів, якими він володіє як спеціаліст-ревізор.

Ревізор-спеціаліст в галузі обліку може бути не компетентним в інших

питаннях. У випадку, якщо ревізор не компетентний з окремих питань, він через

керівника відомства може запросити спеціаліста відповідної галузі і доручити

йому вирішення таких питань.

Запрошеному для участі в ревізії спеціалісту ревізор ставить письмові

питання, на які він повинен дати письмову відповідь. Відповіді спеціаліст

формулює у вигляді висновків, що ' підписуються ним та матеріально

відповідальною особою, службова діяльність якої перевірялась.

При проведенні ревізії часто виникає необхідність у різних експериментах,

щоб перевірити правильність застосування на підприємстві норм витрачання

сировини, матеріалів, встановити фактичне витрачання основних та допоміжних

матеріалів, кількість відходів, виходу продукції, перевірити технологічний

процес, здійснити контрольний обмір виконання будівельних або ремонтних

робіт. Крім спеціалістів, в експерименті приймають участь ревізор та працівники

підприємства, які до цього працювали на даному підприємстві, включаючи

посадових осіб, службова діяльність яких перевіряється. До проведення

експерименту рекомендується залучати і незацікавлених осіб» Керівник

ревізійного процесу повинен організувати детальний опис експерименту в

проміжному акті, що підписується його учасниками.

Рекомендується ставити конкретні питання спеціалісту та вимагати від

нього чітких та зрозумілих відповідей на них. Як і ревізор, спеціаліст повинен

проводити перевірку з обов'язковою участю зацікавлених осіб.

Під зацікавленими особами розуміють лише посадових та матеріально

відповідальних осіб, так як в наслідках ревізії зацікавлені лише вони. Але на

практиці нерідко зустрічаються факти проведення ревізій на підставі

колективних і індивідуальних скарг, заяв, сигналів. І, звісно, заявники в такому

випадку є зацікавленими особами, і тому повинні бути запрошені для участі в

ревізії з поставлених ним питань.

223

Контроль і ревізія

,_,

Участь зацікавлених осіб в ревізії забезпечує

об'єктивність та достовірність її результатів, виключає

помилки у висновках ревізії.

Зацікавлені особи мають право:

►давати пояснення ревізорам з питань, що мають відношення до ревізії;

►знайомитися з усіма документами, що є підставою для висновку про

недоліки в роботі підприємства;

►бути присутніми при інвентаризації цінностей, при контрольних

обмірах, запусках сировини та матеріалів у виробництво, оглядах цінностей,

взятті проб та зразків для аналізу;

►знайомитися з актами ревізії та надавати письмово пояснення,

зауваження або незгоду;

►надавати ревізору відповідні документи;

►наполягати на додатковій перевірці фактів, що мають відношення до

виявлених порушень.

Ревізори мають право вимагати від матеріально відповідальних осіб

підприємства, що ревізується, обов'язкової присутності при проведенні

інвентаризації, перевірці довірених їм цінностей, контрольних обмірах

виконаних робіт, контрольних запусках у виробництво сировини та матеріалів,

відборі проб та зразків на дослідження, а також при інших аналогічних діях.

З метою забезпечення повноти ревізії та її об'єктивності зацікавлені особи

можуть: подавати клопотання ревізору; вимагати призначення спеціалістів для

перевірки; ставити перед ревізором додаткові питання з метою отримання по

них висновків спеціалістів; представляти в ході ревізії та по її завершенні будь-

які документи; знайомитися з документами, що вивчаються ревізором, та

клопотати про їх доповнення.

Знайомити осіб з матеріалами ревізії в процесі її проведення слід в межах,

що гарантують зацікавленим особам можливість ознайомитися з усіма

документами, які будуть використані ревізором при складанні висновків.

Планування ревізійного процесу - складний етап

контрольно-ревізійної роботи, який є одним із засобів

наукової організації ревізорської праці. Тільки

Учасники

ревізійного процесу

Планування

ревізійного процесу

грамотне планування дозволяє визначити чіткий порядок та послідовність

перевірки кожної здійсненої операції, а також отримати очікувані результати

224

,_, Глава 8. Контрольно - ревізійний процес : планування та організація здійснення

ревізії. Керівник ревізійної бригади наперед визначає етапи ревізії, її

послідовність, встановлює зміст та об'єм намічених ревізійних дій, час огляду та

ретельного вивчення конкретної сукупності документів, визначає необхідність

одночасного проведення декількох ревізійних дій (отримання роз'яснень від

посадових осіб в сполученні з вивченням конкретних документів та

проведенням зустрічних перевірок), вирішує питання про використання

технічних засобів в ході окремих ревізійних дій та ін. Таким чином, ревізорське

планування - це найбільш раціональний шлях проведення ревізії, що забезпечує

його внутрішню наукову організацію, і в цьому розумінні представляє собою

метод організації ревізійного процесу.

Мета планування проведення ревізії - полягає у визначенні її стратегії та

тактики, складанні загального плану ревізійної перевірки, розробки ревізійної

програми.

Під час планування контрольно-ревізійні органи повинні дотримуватися

ряду принципів, до яких відносяться комплексність, безперервність та

оптимальність.

Комплексність планування - це взаємозв'язок та узгодженість всіх етапів

планування.

Безперервність планування - це встановлення поєднання завдань групі

ревізорів та ув'язка етапів планування по термінах та суміжних господарюючих

суб'єктах.

Оптимальність планування - це варіантність планування для

різноманітного вибору оптимального варіанту загального плану та програми

ревізії на підставі критеріїв, визначених ревізійною організацією.

Отже, плаїгування в ревізії повинно бути гнучким та мобільним. Якби

план, складений на початку ревізії, залишався незмінним, і ревізор не коригував

би його в міру виявлення фактів порушень та зловживань, ревізія в багатьох

випадках не була б вдалою. Іноді план, навіть ретельно продуманий, необхідно

перебудовувати після перевірки окремих питань.

Робочий план не повинен створюватись довільно, а повинен витікати з

наявних в розпорядженні ревізора даних, зібраних в процесі підготовки та

проведення ревізії на всіх її етапах. Внесення в нього змін повинно бути

обгрунтованим та зумовлюватись конкретними фактами. Виявлення будь-яких

фактів може викликати необхідність перевірки нових обставин, не передбачених

раніше ні програмою, ні робочим планом, необхідність повторного, більш

поглибленого розгляду раніше вивчених питань. Таким

225

,__, Контроль і ревізія

,_,

чином, принцип динамічності робочого плану означає безперервне його

вдосконалення, доповнення, уточнення, зумовлене конкретними обставинами.

План ревізії коригується до тих пір, поки по кожному виявленому факту не

будуть зібрані матеріали, що дають вірне уявлення про явища, що вивчаються, і

не будуть дані відповіді на питання, наведені на рис. 11.1. гл. 11, що визначає

межі дослідження кожного виявленого факту.

Відповідно до програми ревізії і результатів обстеження кожен учасник

ревізії складає робочий план з вказанням переліку основних питань.

Програма ревізії уточнюється на місці з врахуванням проведеного

обстеження, інвентаризації і результатів аналізу основних показників

підприємства і його підрозділів. Зокрема, можуть бути уточнені терміни, обсяги,

способи і напрями ревізії. Ці зміни знаходять відображення в робочому плані

кожного виконавця. В плані перераховуються окремі її етапи в хронологічному

порядку із зазначенням строків виконання кожного з них. Такий графік

допомагає ревізору завчасно розрахувати час, з метою найбільш ефективного

його використання, а також запобігти нерозгляду будь-якого питання програми.

Робочий план (графік) має таку форму (зразок 8.8).

Зразок 8.8

Робочий план ревізії ВАТ "Олена"

ст. ревізора П.К. Поліщука на

період з 1 1. 10 по 23.10. 200х р.

з/п Перепік робіт Обсяг ревізії та особи,

що залучаються

Вид ревізії Термін виконання

за

планом

факти

чно

Інвентаризація

касової готівки

Гол. бухгалтер, голова

ревізійної комісії

Суцільний 11.10

Обстеження

підрозділів

підприємства

Відділи, бригади,

склади, голова, гол.

бухгалтер

Вибірковий 11.10

тощо

Робочий план потрібен для чіткого розподілу функцій між учасниками

ревізійної бригади і встановлення термінів кожного окремого завдання з метою

вчасного завершення ревізії.

Сітьове планування - це сукупність прийомів і способів,

що дозволяють на основі застосування сітьових графіків

(моделей) раціонально здійснювати планування, організацію, координацію і

контроль будь-яких робіт.

226

Сітьове

плануванн

,_, Глава 8. Контрольно - ревізійний процес : планування та організація здійснення , _,

Сітьовий графік застосовують тоді, коли необхідно мати справу з багатьма

взаємопов'язаними операціями, матеріально відповідальними і підзвітними

особами. Переваги такого графіку в тому, що за його допомогою легко можна

розрахувати резерви часу і вибрати рішення, пов'язане з розстановкою учасників

ревізії і концентрації зусиль, направлених на її прискорення. Кожен спеціаліст

подає керівнику власну сітку (замість робочого плану).

Побудова сітьового графіка включає три поняття: подія, робота і шлях.

Можливі два підходи до визначення переліку подій: або на кожну тему

(питання) ревізії, або на кожну дію. Події характеризують завершення чи

початок нової роботи і відображаються кільцями. Робота в сітьовому графіку

позначається стрілкою, що відображає взаємозв'язок подій.

Тривалість роботи відмічається кількістю днів, зазначеною на стрілці. Всі

роботи (стрілки) повинні вести до кінцевої події. У поняття "робота" може

включатися процес очікування, що потребує затрат часу. В ревізійній роботі це

може бути очікування здійснення будь-якої господарської операції чи

отримання інформації від спеціалістів, що беруть участь в ревізії. Процес

очікування відображається пунктирною стрілкою. Поняття "залежність" між

двома чи декількома подіями свідчить про відсутність затрат часу, але вказує,

що початок однієї чи декількох робот залежить від виконання інших робіт.

Залежність відображають штрих-пунктирною стрілкою без зазначення часу.

Шлях - це безперервна послідовність робіт, починаючи від початкової

події і закінчуючи заключною. Шлях, що має найбільшу тривалість, називається

критичним і відображається потовщеною чи подвоєною стрілкою. Кільця і лінії,

які розташовані у послідовності, що відображає їх взаємний зв'язок,

представляють собою сітьовий графік.

Керівник ревізійної бригади перевіряє надані йому графіки (сітки) і в разі

необхідності вносить корективи. Потім складається зведений сітьовий графік

проведення ревізії.

Кожен сітьовий графік повинен відповідати принципу динамічності, який

полягає у безперервному удосконаленні сітьового графіка, доповненні,

уточненні, що зумовлюються конкретними обставинами.

Основним завданням систем сітьового планування і управління

контрольно-ревізійним процесом є планування, передбачення та виявлення

можливих перешкод у виконанні програми контрольно-ревізійної роботи ще до

того, як вони виникнуть.

227

Контроль і ревізія

У системах сітьового планування і управління об'єктом управління г

виконавці, наділені трудовими, матеріальними і фінансовими ресурсами для

виконання повного комплексу контрольно-ревізійних процедур у визначені

строки. Інформаційною моделлю, за допомогою якої планують і контролюють

виконання контрольно-ревізійного процесу, є сітьова модель (графік), яка дає

змогу алгоритмізувати процеси планування і управління, тобто встановити

певну їх послідовність.

При складанні сітьових графіків необхідно дотримуватися наступної

послідовності:

1) визначення вихідного завдання для комплексу робіт;

2) поділ всієї роботи на окремі послідовні процедури або види робіт;

3) опис всіх подій і робіт з урахуванням ревізійного процесу;

4) побудова сітьового графіка;

5) визначення терміну виконання кожної роботи;

6) розрахунок критичного шляху і виявлення резерву часу;

7) аналіз і оптимізація графіка;

8) здійснення управління роботами по проведенню ревізії. Розглянемо

побудову графіка планування комплексної ревізії на

прикладі діяльності ВАТ "Олена" (рис. 8.3).

Рис. 8.3. Сітьовий графік проведення ревізії діяльності ВАТ "Олена" В таблиці 8.2

наведені основні види (процедури) робіт і вказана їх тривалість, з урахуванням

яких будується сітьовий графік.

Таблиця 8.2. Характеристика основних видів робіт та їх тривалості при

проведенні ревізії діяльності ВАТ " Олена "

Поді

Роботи, що підлягають виконанню

Код

робот

Триваліс

ть

виконання

робіт, дні

Виконавці

Отримання плану-завдання на

проведення ревізії

- - —

228

= т

Глава 8. Контрольно - ревізійний процес : планування та організація здійснення ,

Ті

Підготовка до проведення ревізії 0-1 3

Члени бригади

ревізорів

Організація проведення інвентаризацій

грошових коштів, матеріальних

цінностей і розрахунків

1-2 5

Ст. ревізор

Гайовий Г.Й.

3 Обстеження об'єктів, що ревізуються 1-3 1

Ст. ревізор

Гайовий Г.Й.

Ревізія касових операцій, розрахунків з

банками та підзвітних сулі

4-5 б

Ревізор

Костриця К.Я

5 Ревізія розрахункових операцій S-9 3

Ревізор

Костриця К.Я

Перевірка положень з оплати праці та

розрахунків з робітниками і

службовцями

6-11 4

Ст. економіст

Поліщук П.К.

Ревізія операції руху основної сировини,

допоміжних матеріалів і готової

продукції

7-11 6

Ст. ревізор

Гайовий Г.Й.

Ревізія стану технологічного процесу,

дотримання норм витрат сировини і

виходу продукції

8-11 5

Інженер-

технолог

Морозова М.А.

Ревізія операцій руху основних засобів,

малоцінного інвентаря, спецодягу

9-11 1

Ст. ревізор

Костриця К.Я.

Ревізія операцій з фондами, витрат

виробництва і фінансових результатів

10-11 4

Ст. ревізор

Костриця К.Я.

Систематизація та узагальнення

матеріалів ревізії і перевірки

11-12 3

Ст. ревізор

Гайовий Г.Й.

Підготовка проекту наказу і обговорення

матеріалів ревізії на зборах колективу

12-13 1

Ст. ревізор

Гайовий Г.Й.

Шлях, який має найбільшу довжину, називається критичним. Аналіз

сітьового графіка показує, що критичний шлях в нашому прикладі складає

18 днів. Для прискорення проведення ревізії необхідно прагнути до

скорочення тривалості виконання робіт передусім на цій ділянці (на

проведення інвентаризації, ревізію операцій з матеріальними цінностями і

систематизацію виявлених порушень).

На підставі робочого плану (сітьового графіку)

кожний учасник ревізії вивчає доручені йому питання. В

умовах комплексної ревізії важливо провести

попередню підготовку необхідних для ревізії

документів. Для цього складають спеціальний перелік

матеріалів, необхідних для проведення ревізії, та видають завдання

бухгалтерії підготувати і занести у відповідне приміщення всі необхідні

матеріали ревізії. Ревізорське вивчення документів доцільно починати за так

званими "свіжими слідами". Це означає, що якщо ревізія,

229

Вивчення

документів,

операцій та

записів в

облікових

регістрах та

звітності

Контроль і ревізія

,_,

наприклад, починається 10 жовтня, то ревізор детально вивчає касові,

банківські, розрахункові операції, операції з руху продукції, підзвітних сум з

1 по 10 жовтня. Потім ці ж операції вивчаються за вересень та серпень

поточного року. Переваги такого порядку ревізії полягають у тому, що при

виявленні будь-якої сумнівної операції ревізор одразу ж перевіряє її в натурі,

відбирає пояснення від осіб, які мають відношення до здійснення "свіжої""

операції, попереджує можливості внесення підробок у документи.

Наступний етап ревізії - інвентаризація дебіторської та кредиторської

заборгованості. Більшості організацій - дебіторам і кредиторам - на початку

ревізії направляють спеціальні листи-запити з проханням повідомити стан

розрахунків з ревізованим господарством до встановленого строку з тим,

щоб до кінця ревізії зібрати необхідні відомості про стан розрахунків. Зразок

такого листа наведено нижче.

Зразок 8.9.

Директору Київської прядільної фабрики К.Н. Костіпу Контрольно-ревізійним

управлінням в Житомирській області проводиться ревізія діяльності ВАТ "Олена", м.

Житомир. Підприємство, яке нами ревізується протягом 2001-2002 pp. мало відповідні

розрахунки в Вашим заводом.

Для встановлення реальності заборгованості станом на 1 жовтня 2002 р. прошу

вислати копії облікових регістрів за 2001-2002 р., в яких відображені розрахунки

підприємства ВАТ "Олена" з Вашим заводом в розрізі кожної господарської операції.

Відповідь прошу надіслати не пізніше 18 жовтня 2002 р. на адресу: м. Житомир,

100020, пл. Соборна, 12. Контрольно-ревізійне управління в Житомирській області.

Ст. ревізор (підпис) БО. Бойко

Результати інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості

оформлюють розробленими актами зустрічної перевірки стану розрахунків

(зразок 8.10).

Зразок 8.10

АКТ взаємної перевірки

розрахунків з дебіторами і кредиторами

10 жовтня 200___р. м. Житомир

Проведено взаємну перевірку розрахунків старшим ревізором контрольно-

ревізійного управління в Житомирській області Б.О. Бойком між Житомирським

підприємством ВАТ "Олена" і Київською прядильною фабрикою за станом на І жовтня

2002 р.

При перевірці розрахунків на рахунку "Розрахунки з іншими кредиторами"

встановлено:

230