Карепина С. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Подождите немного. Документ загружается.

понять, к «любовнику» или к «чиновнику» мы

хотим в целом быть ближе, а уж потом при-

менять критерии для отдельных частей. В од-

ной части нам понадобится чуть сместиться

от выбранной точки вправо, в другой влево,

но мы все равно будем оставаться более–ме-

нее «в образе».

Если мы посчитаем, что наш пресс–ре-

лиз должен выставлять нас скорее «любов-

ником», мы напишем такой текст:

Все мы, руководство и сотрудники

компании «Наф–Наф», искренне

сочувствуем коллегам из компаний

«Ниф–Ниф» и «Нуф–Нуф», чьи здания

варварски разрушил волк. Здания не

устояли, поскольку были построены из

материалов невысокой прочности.

Если же нам понадобится «чиновник»,

можно написать иначе:

Руководство и сотрудники компании

«Наф–Наф» выражают искреннее

сочувствие коллегам из компаний «Ниф–

Ниф» и «Нуф–Нуф», чьи здания были

разрушены волком. Разрушение этих

зданий оказалось возможно вследствие

использования при их строительстве

материалов невысокой прочности.

В обоих текстах первое предложение бу-

дет немного более личным, а второе более

формальным – но в рамках образа, выбран-

ного для всего письма.

Коварный «чиновник»

Впрочем, часто «разностилица» возникает

не потому, что мы не можем разобраться с

критериями, а потому, что голова хочет одно-

го, а рука выводит другое.

Когда перед тренингом я спрашиваю

участников, чему они хотят научиться, мне

часто отвечают: «Хотим уметь писать дей-

ствительно официально». Люди считают, что

им не хватает «чиновника», но, когда откры-

ваешь их письма, понимаешь, что «чинов-

ник» там как раз обосновался прочно и даже

вытесняет «любовника» с его законных мест.

Например, садится некий PR–менеджер

написать душевное, «человеческое» пригла-

шение на корпоративную новогоднюю вече-

ринку. Стараясь держаться личного стиля, он

рассказывает коллегам, где и когда все будет

происходить, что предусмотрено в програм-

ме, – а в конце вместо «мы будем рады ви-

деть вас всех на празднике» вдруг почему–то

выводит «надеемся на вашу стопроцентную

явку».

Или администратор отдела кадров реша-

ет написать сотрудникам о том, как руковод-

ство от всей души о них заботится, ночами

не спит, – но вместо человеческих слов пи-

шет: «Подтверждением заинтересованности

администрации в сотрудниках является тот

факт, что…»

«Чиновник» сидит в нас очень глубоко и

выныривает при первой возможности, даже

когда мы сами этого не хотим.

Попробуйте начать письмо на автомате,

не думая – и велика вероятность, что паль-

цы примутся сами собой выстукивать что–

нибудь вроде «Учитывая значимость рассма-

триваемого вопроса…». Если не призвать

внутреннего «чиновника» к порядку, из са-

мого «человеческого» текста запросто может

получиться что–нибудь в стиле рассказа Ми-

хаила Зощенко «Письмо в милицию»: то «со-

бачонка системы пудель», а то «холера ей в

бок».

Состоя, конешно, на платформе,

сообщаю, как я есть честный гражданин,

что квартира № 10 подозрительна в

смысле самогона, который, вероятно,

варит гражданка Гусева и дерет окромя

того с трудящихся три шкуры. <…>

А сама вредная гражданка заставляет

ждать потребителя на кухне и в

помещение <…> не впущает. А в

кухне ихняя собачонка, системы пудель,

набрасывается на потребителя и рвет

ноги. Эта пудель, холера ей в бок,

и мене ухватила за ноги. А когда я

размахнулся посудой, чтоб эту пудель,

конешно, ударить, то хозяйка тую посуду

вырвала у меня из рук и кричит:

– На, говорит, идол, обратно

деньги. Не будет тебе товару, ежели

ты бессловесную животную посудой

мучаешь. <…>

Гражданка выкинула мне деньги взад,

каковые и упали у плите. Деньги лежат у

плите, а ихняя пудель насуслила их и не

подпущает. <…> Тогда я, действительно,

не отрицаю, пихнул животную ногой и

схватил деньги, среди каковых один

рубль насуслен и противно взять в руки,

а с другого объеден номер, и госбанк не

принимает. Хушь плачь. <…>

А еще, как честный гражданин,

сообщаю, что девица Варька Петрова

есть подозрительная гулящая. А когда

я к Варьке подошедши, так она мной

гнушается. Каковых вышеуказанных лиц

можете арестовать или как хотите. <…>

На тренингах мне иногда говорят: «А наш

адресат привык к канцеляриту. Он ждет, что

письмо будет начинаться словами «во ис-

полнение постановления номер такой–то в

соответствии с исходящим циркуляром та-

ким–то считаю необходимым уведомить ни-

жеуказанных лиц», – и если видит что–то дру-

гое, сразу пугается».

Так действительно бывает. Но нередко

наш внутренний «чиновник» просто оправды-

вает привычкой адресата свои проделки. По-

этому обычно я предлагаю перед отправкой

проверять письма «на чиновника». Если вы

обнаруживаете в письме канцелярит, задай-

те себе вопрос, для чего он вам нужен. Если

на этот вопрос у вас найдется разумный от-

вет – оставляйте канцелярит на месте, если

же нет – избавляйтесь от него.

Стиль в деле

А теперь попробуем наши критерии в де-

ле. Возьмем реальную рабочую ситуацию.

Допустим, вы руководитель подразделения

аниматоров в детском парке развлечений. У

вас под началом команда студентов, которые

в любую погоду должны веселить детвору,

облачившись в поролоновые костюмы муль-

тяшных героев.

Каждому аниматору перед началом смены

выдается мешок шоколадок. Эти шоколадки

он должен раздавать маленьким посетите-

лям.

Понимая, что мало кто из аниматоров

удержится, чтобы не положить пару шокола-

док себе в рот, руководство ввело квоту: три

шоколадки за смену можно съедать самому,

а больше – ни–ни.

Вы узнаете, что один из ваших аниматоров

постоянно перебирает квоту. Вы уже говори-

ли с ним, но, как оказалось, это не помогло.

Вы решаете написать сладкоежке письмо и

предупредить еще раз, что в конце концов его

могут оштрафовать.

В своем письме вы хотите выглядеть ра-

зумным, понимающим начальником, который

«слуга царю, отец солдатам». Вы понимаете,

что желающих париться за небольшую зар-

плату в поролоне немного, и не хотите, чтобы

аниматор плюнул на все и уволился, а хотите

только, чтобы он перестал нарушать прави-

ла. Как вы думаете, даст ли нужный эффект

такое письмо?

Уважаемый Сергей!

Довожу до Вашего сведения, что к

Вам имеются претензии со стороны

службы безопасности парка. Согласно

докладу этой службы, с Вашей

стороны наблюдаются злоупотребления:

развлекая малолетних посетителей

парка, Вы съедаете за смену до 15 плиток

шоколада, хотя имеете право съедать

только три.

Факт злоупотребления уже ставился

мною Вам на вид, однако это

не возымело действия. Считаю

необходимым сообщить, что если

злоупотребления не прекратятся,

администрация парка будет вынуждена

удержать стоимость съеденных сверх

лимита плиток шоколада из Вашей

зарплаты.

Ограничения на количество

съедаемого сотрудниками шоколада

не являются прихотью администрации.

Бесконтрольное поедание шоколада

сотрудниками может причинить

серьезные убытки парку, а также

привести к ухудшению здоровья

сотрудников и вынужденным простоям.

Компания понимает, что сотрудники

нередко приходят на работу после

занятий в вузе и не имеют возможности

пообедать. Для решения этой

проблемы сотрудникам рекомендуется

пользоваться мини–закусочной, которая

находится по дороге к их рабочему месту

и предлагает быстрое обслуживание и

недорогое питание.

Администрация надеется на

ответственное поведение сотрудников.

Разберем письмо по частям. Мы пишем:

«Вы съедаете за смену до 15 плиток шокола-

да» – и этим явно тычем пальцем в адресата

и его проступок. Такая конфронтация нам не

нужна – и «чиновник» помог бы ее избежать.

Перепишем эту фразу формальнее: «Коли-

чество плиток шоколада, съеденных за Вашу

смену, достигает 15 штук».

Ниже по тексту говорится: «Факт злоупо-

требления уже ставился мною Вам на вид,

однако это не возымело действия». Мы хо-

тим выглядеть начальником, с которым мож-

но поговорить, а эта фраза никак не созда-

ет ощущения разговора. Переформулируем:

«Мы с Вами уже обсуждали этот вопрос, но

ситуация не изменилась…»

И еще: «Ограничения на количество съе-

даемого сотрудниками шоколада не являют-

ся прихотью администрации. Бесконтроль-

ное поедание шоколада сотрудниками может

причинить серьезные убытки парку». Мы ста-

раемся сказать, что не формалисты – но де-

лаем это как раз формальным языком. Пере-

строим эти предложения: «Думаю, Вы пони-

маете, что ограничение на количество съеда-

емого шоколада введено не по причине мое-

го скверного характера. Расходы на шоколад,

как и любые другие, влияют на рентабель-

ность парка, а если парк перестанет быть

рентабельным, он не сможет платить сотруд-

никам зарплату».

Наконец: «Компания понимает, что сотруд-

ники нередко приходят на работу после за-

нятий в вузе и не имеют возможности пообе-

дать. Для решения этой проблемы сотрудни-

кам рекомендуется пользоваться мини–заку-

сочной, которая находится по дороге к их ра-

бочему месту и предлагает быстрое обслу-

живание и недорогое питание». Все факты

правильные – но «чиновник» мешает адреса-

ту действительно почувствовать внимание и

заботу. И здесь можно дать больше свободы

«любовнику»: «Я знаю, что Вы часто прихо-