Кибанов А.Я. Управление персоналом организации

Подождите немного. Документ загружается.

Информационное обеспечение системы управления персоналом

представляет собой совокупность реализованных решений по объему,

размещению и формам организации информации, циркулирующей

в системе управления при ее функционировании. Оно включает

оперативную информацию, нормативно-справочную информа-

цию (НСИ), классификаторы технико-экономической информа-

ции и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспе-

чения (ИО) системы управления наиболее актуальным являет-

ся установление состава и структуры информации, необходимой

и достаточной для принятой технологии управления. Информа-

ционное обеспечение службы управления персоналом (рис. 3.16)

укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутрима-

шинное. Такая классификация ИО может быть использована толь-

ко при условии, что в подразделениях службы управления пер-

соналом имеются средства вычислительной техники (например,

персональные компьютеры или используемые ресурсы ВЦ орга-

низации).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему

классификации и кодирования информации; системы управлен-

ческой документации; систему организации, хранения, внесения

изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой со-

вокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспри-

нимаемой человеком непосредственно, без применения средств

вычислительной техники.

Во

внемашинной

сфере в процессе управления обмен инфор-

мацией реализуется в виде движения документов между управ-

ляемой и управляющей системами: от органа

управления

к объекту

следуют документы, содержащие плановую информацию (при-

казы, распоряжения, плановые задания, планы-трафики и т.п.);

по линии обратной связи — от объекта к органу управления —

следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию

(информация о текущем или прошлом

состоянии

объекта управ-

ления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет

провести идентификацию объекта управления, формализовать ин-

формацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит мас-

сивы данных, формирующие информационную базу системы на

машинных носителях, а также систему программ организации,

накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного ИО является информа-

ционный массив, представляющий собой совокупность однород-

ных записей. Структура массива, состав, порядок следования

163

Рис.

3.16.

Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом организации

записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. По-

этому на логическом уровне оценивается

структура

информаци-

онного массива, а на физическом уровне осуществляется реали-

зация информационной базы с использованием современных тех-

нических средств.

В последнее время широкое распространение получило исполь-

зование персональных компьютеров в структурных подразделениях

организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и за-

работной платы и т.д. В этой связи одной из центральных про-

блем проектирования информационного обеспечения службы уп-

равления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного подхода организации массивов

информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информа-

ционной базы ориентировалась на конкретные функциональные

задачи, привели к необходимости ориентации собственно на ин-

формацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ори-

ентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что

нашло свое отражение в разработке банков данных, представля-

ющих собой совокупность баз данных пользователей, техниче-

ских и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых пред-

ставляет собой совокупность данных, организованных по опре-

деленным правилам, предусматривающим общие принципы

описания, хранения и манипулирования данными. В базе дан-

ных накапливается и постоянно обновляется информация в виде

небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован

на использование при решении многих задач управления. При

этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию

в системе точной динамической информационной модели объекта

управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность

использования ЭВМ несколькими пользователями, которые со-

вместно разрабатывают и используют программы, обобщают по-

лучаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управле-

ния персоналом предъявляется ряд организационно-методических

требований: рациональная интеграция обработки информации при

минимальном дублировании информации в информационной

базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной

обработки информации, содержащейся в документах и во вну-

тримашинной сфере; необходимая избыточность информацион-

ного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня

получать информацию с различной степенью детализации.

165

3.5.2. Техническое обеспечение системы управления

персоналом организации

Основу технического обеспечения системы управления пер-

соналом организации составляет комплекс технических средств

(KTQ

— совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или)

автономных технических средств сбора, регистрации, накопления,

передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также

средств оргтехники.

Решить задачи управления с минимальными трудовыми и сто-

имостными затратами, с заданной точностью и достоверностью,

в установленные сроки позволяет

КТС.

Эффективность функ-

ционирования службы управления персоналом при использова-

нии КТС должна обеспечиваться как за счет повышения произ-

водительности труда персонала службы, так и, что значительно

важнее, за счет возможности использования экономико-матема-

тических методов решения задач управления на основе

более

пол-

ной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управле-

ния персоналом должен определяться не снижением управлен-

ческих и эксплуатационных расходов (в

частности,

сокращени-

ем персонала службы), а улучшением экономических показате-

лей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет

более рационального управления.

Рассматриваемый комплекс должен обладать информацион-

ной, программной и технической совместимостью входящих

в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования

службы управления персоналом; возможностью расширения с це-

лью подключения новых устройств. Исходные данные для вы-

бора технических средств таковы: характеристики задач, пред-

назначенных для решения службой управления персоналом орга-

низации; характеристики технологического процесса обработки

информации; технические характеристики оборудования, кото-

рое может быть использовано как составная часть КТС службы

управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учиты-

ваться при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, ти-

пизированные бланки, машинные носители информации

и т.д.);

• объем входной и выходной информации по указанным но-

сителям;

• объемы вычислительных работ;

• сроки выполнения работ по решению задач управления пер-

соналом;

166

• формы и способы предоставления результатов решения за-

дач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и со-

став комплектов оборудования, а также производительность при

выполнении технологических операций; надежность работы; со-

вместимость работы оборудования различных типов, в том чис-

ле персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав

и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую

для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управ-

ления персоналом, а также данные об использовании техниче-

ских средств являются исходной базой составления задания на

проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать: рациональную

структуру, состав, необходимое количество и эффективное рас-

пределение, размещение технических средств в структурных под-

разделениях службы; улучшение общего технического оснаще-

ния по отдельным видам и направлениям работ службы; соот-

ветствие производительности и надежности технологически

связанных средств на уровне службы управления персоналом

и в рамках системы управления организации в целом; комплекс-

ное использование технических средств при реализации подраз-

делениями службы своих функций и отдельных работ; экономич-

ность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения

службы управления персоналом является выбор технических средств:

он определяет затраты на их приобретение и эффективность буду-

щего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических

средств для их использования в службе управления персоналом

включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять

с использованием технических средств или автоматизировать;

• установление требований, предъявляемых к техническим

средствам. Обоснование состава показателей, характеризу-

ющих предъявляемые требования к техническим средствам;

• формирование перечня технических

средств,

выпускаемых

отечественными и зарубежными фирмами, использование

которых позволит достичь целей автоматизации рассмат-

риваемых работ в службе управления персоналом и решить

соответствующие задачи;

• определение показателей качества и функциональных воз-

можностей технических средств в рамках сформированно-

го перечня;

167

• выбор метода сравнения технических средств для опреде-

ления наиболее эффективного;

• проведение сравнительного анализа технических средств;

• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффектив-

ных технических средств, в наибольшей степени удовлет-

воряющих предъявляемым требованиям;

• принятие решения о приобретении выбранных техничес-

ких средств.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые

могут быть использованы в службе управления персоналом орга-

низации, осуществляется, как правило, по классификатору про-

мышленной продукции (с учетом изменений), а также с помо-

щью различных справочников и каталогов.

Расчет необходимого количества технических средств может

осуществляться по формуле

где

(

— количество единиц /-го технического средства;

(

—

не-

обходимый объем работ, выполняемых службой управления пер-

соналом с помощью /-го технического средства;

;

— плановая

производительность /-го технического средства;

— плановый

фонд рабочего времени;

— коэффициент использования пла-

нового фонда рабочего времени.

В настоящее время в техническом оснащении службы управ-

ления персоналом основным направлением совершенствования

является более широкое

применение

высоконадежных микропро-

цессорных технических средств. К их числу относятся технические

средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, на-

копления, обработки и выдачи пользователям результирующей

информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологиче-

ского процесса преобразования информации все технические сред-

ства, которые могут быть использованы в службе управления пер-

соналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации,

передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Однако следует отметить, что приведенная выше классифи-

кация технических средств службы управления персоналом орга-

низации условна, так как многие типы технических средств вы-

полняют комплекс функций, относящихся к разным классифи-

кационным группам.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится

с учетом вида регистрируемой информации, объемов информа-

168

ции, требований к надежности регистрирующих устройств. При

определении их количества исходят из соотношения требуемо-

го и допустимого времени регистрации информации в каждом

пункте и количества таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи ин-

формации необходимо учитывать характер передаваемой инфор-

мации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, уда-

ленность источников возникновения информации от центра об-

работки.

Расчет необходимого количества средств передачи информа-

ции производят из соотношения времени, требуемого для пере-

дачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты

передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости пе-

редачи, а также допустимого времени передачи информации, оп-

ределяемых из конкретных условий.

Состав и количество средств хранения зависят от объемов

накапливаемой информации, видов носителей и сроков хране-

ния, а количество средств выдачи результирующей информации —

от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потре-

бителей.

Особый подход необходим к определению потребности службы

управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если

их использование предполагается. При расчете потребного ко-

личества ПК необходимо учитывать объем информации, посту-

пающей на обработку, сложность решаемых задач исходя из ко-

личества машинных операций на один показатель. Необходимое

количество ПК можно рассчитать по формуле

(3.4)

где

N—

количество персональных компьютеров;

— коэффи-

циент автоматизации программирования;

(

— количество машин-

ных операций на один показатель, необходимый для решений

1-й

группы задач;

— максимальный объем входной информа-

ции по

/-й

группе задач (в показателях);

— дополнительный

коэффициент, учитывающий увеличение времени при исполь-

зовании программного контроля в ПК;

— среднее быстродей-

ствие процессора;

вп

— коэффициент понижения среднего

быстродействия от обращения к внешним накопителям и уст-

ройствам ввода-вывода;

— планируемое полезное месячное

время работы ПК;

— коэффициент использования машин-

169

ного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени

на устранение неисправностей и на регламентируемые работы.

Учитывая среднее количество знаков в показателях эконо-

мической информации, равное семи, часть выражения

^д.

-Q

можно преобразовать к виду

-L—£-,

где

2^Q,

— общий объем

входной информации по

/-Й

группе задач, знаков.

В связи с изменениями формула будет иметь следующий вид:

т к

во

вп

Планируемое полезное месячное время работы ПК можно оп-

ределить по формуле

СД

(3.6)

где С — нормативная суточная загрузка ПК;

— количество ка-

лендарных дней в планируемом периоде;/— перевод часов в се-

кунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в опе-

рациях в секунду

(/"

= 3600).

Коэффициент

для

персональных компьютеров равен 0,8.

Достигнутый уровень автоматизации

= 1,2.

Полученные на основе статистических данных коэффициен-

ты

вп

соответственно равны 0,8 и 2,4.

Успешному комплектованию технической базы службы управ-

ления персоналом организации служат унификация и стандар-

тизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при

формировании технической базы с использованием ПК в каче-

стве справочного материала могут быть использованы стандар-

ты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами — произво-

дителями ПК, для определения степени их совместимости с оте-

чественными моделями соответствующих классов.

Техническое обеспечение службы управления персоналом мо-

жет потребовать значительных капитальных вложений. Следует

помнить о том, что техническое обеспечение является наименее

гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе

технических средств и комплектовании технической базы могут

привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

КТС службы управления персоналом включает и средства орг-

техники, применение которых уже имеет определенные тради-

ции. Однако усложнение управленческих процессов, увеличение

объемов перерабатываемой при этом информации, ужесточение

сроков такой переработки и многие другие факторы обусловли-

170

вают применение новых средств

оргтехники,

сравнительно не-

давно начавших внедряться в управленческие процессы. Следу-

ет принять во внимание и тот факт, что, по экспертным оцен-

кам, использование различных средств оргтехники приводит

к сокращению трудоемкости отдельных видов работы с докумен-

тами в 3—4 раза.

Применение средств оргтехники в практике работы служб уп-

равления персоналом связано с выполнением различных опера-

ций по обработке документированной информации или же свя-

занных с такой обработкой. При этом в сферу обработки посту-

пают текстовая часть документа (структура текста, стиль языка,

расчетные формулы и таблицы); внешняя физическая форма (рас-

положение реквизитов, способ нанесения информации, разме-

ры и качество носителя и т.д.).

В целях наиболее рационального использования данных тех-

нических средств необходимо иметь их классификацию, кото-

рая отражала бы области их функционального назначения.

Сложившаяся практика показывает, что основными группа-

ми средств оргтехники являются:

1) носители информации: носители информации на бумажной

основе несветочувствительные; носители для репрографических

процессов (термобумага, фотопленка т.д.); микроносители визу-

альной информации; звуконосители; видеоносители информации;

магнитные носители для записи кодированной информации;

2) средства составления и изготовления документов: ручные

пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; пе-

чатающие устройства персональных компьютеров и графопост-

роители; специализированные программные продукты для ПК;

3) средства репрографии и оперативной полиграфии: для фо-

токопирования; диазокопирования; электрографического копи-

рования; термографического копирования; машины электронно-

искрового копирования; ризографического копирования

(дупли-

каторы); микрографии; машины для трафаретной (ротаторной)

печати; оборудование для оперативной офсетной печати;

4) средства обработки документов: фальцовочные, перфора-

торные и резательные машины; листоподборочные и сортироваль-

ные устройства; машины для уничтожения документов (шреде-

ры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции;

машины для нанесения защитных покрытий на документы (ла-

минаторы) и др.;

5) средства хранения, поиска и транспортировки документов:

картотеки; шкафы; стеллажи; тележки; пневмопочта и др.;

6) средства электросвязи: средства и системы стационарной

и мобильной телефонной связи; средства и системы

телсграф-

171

ной связи; средства и системы факсимильной передачи инфор-

мации; электронная почта;

7) другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные ак-

сессуары.

В последнее время параллельно развитию компьютерной техники

бурно развиваются средства коммуникации. Кроме телефонной

связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога

с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение по-

лучает система персонального оповещения — пейджинг и система

факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключа-

ются в возможности передачи практически любых текстов и пол-

ной автоматизации процессов передачи-приема, исключающей не-

обходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффек-

тивность факсимильной связи достигается при передаче небольших

по объему документов, сложных графиков и таблиц.

Большинство современных факсимильных аппаратов позво-

ляет организовать связь не только по линиям факсимильной пе-

редачи информации, но и между компьютером и телефаксом. При

работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью

соответствующих программ, обеспечивающих преобразование

форматов. Использование факс-модема позволяет применить для

подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ре-

сурсы и память ПК. Программная поддержка факс-модема обычно

предусматривает соединение и набор заданного номера абонен-

та, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по

списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным воз-

можностям факсимильному аппарату. Основное отличие заклю-

чается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда вхо-

дит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание лю-

бого контрастного изображения с листа бумаги, а плата модема —

только передачу изображения или текста, хранящихся в цифро-

вом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата модема не яв-

ляется самостоятельным устройством.

Наиболее простым средством организации взаимодействия

между удаленными абонентами является электронная почта. Вы-

сокая скорость

передачи

информации и надежность (при отно-

сительно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изме-

нить роль почтовой коммуникации. Основной информационный

поток в системе электронной почты приходится на локальные

сети, которые обычно связывают

ПК,

находящиеся в одном уч-

реждении. Это дает возможность объединить и рационально ис-

пользовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бу-

мажный документооборот. К основным требованиям,

предъяв-

172