Косарев В.П., Еремин Л.В. Экономическая информатика: Учебник

Подождите немного. Документ загружается.

Прикладные программные средства

261

процессы и явления), информация о которых должна содержать-

ся в БД и обеспечивать реализацию возможных запросов к БД и

решение задач.

Реальные предметные области представляют собой системы

взаимосвязанных объектов, например, учет товаров, поставляе-

мых некоторой фирмой на различные склады. Проектируя такую

базу данных, пользователь должен предусмотреть, какая инфор-

мация ему может потребоваться в будущем. Так, по всей видимо-

сти,

на основе этих данных нужно будет получать перечень това-

ров,

имеющихся в наличии, регистрировать перевод товара из

одного склада в другой, изменение ассортимента товаров, полу-

чать списки сотрудников, заключивших договоры на поставки.

Для каждого склада должна поддерживаться возможность полу-

чения имени руководителя этого склада, общего количества и сум-

мы поставленного товара. Для каждого сотрудника фирмы долж-

на поддерживаться возможность выдачи номера удостоверения

по полному имени сотрудника, выдачи полного имени по номеру

удостоверения, получения информации о занимаемой должности

сотрудника и о размере зарплаты.

Предположим, что мы решили реализовать эту предметную

область. Тогда для обеспечения пользователя указанной инфор-

мацией в базе данных должны храниться справочные данные о

товарах, складах, сотрудниках и др. Очевидно, что в качестве

свойств объекта Сотрудник должны выступать: полное имя со-

трудника, номер его удостоверения, информация об его должнос-

ти,

размер зарплаты.

Важный момент в проектировании моделей данных - выбор

ключа. Это связано с тем, что, с одной стороны, ключ должен

выполнять свою главную задачу однозначной идентификации, а

с другой - включать в свой состав минимально необходимое (для

выполнения задачи идентификации) количество атрибутов.

Прежде всего СУБД должна

знать,

что она работает

несколь-

кими информационно связанными объектами, ей должны быть

известны структура и смысл каждого поля (например, что Номер

сотрудника в объекте СОТРУДНИКИ и Исполнитель в объекте

ДОГОВОРЫ означают одно и то же), а также понимать, что в

ряде случаев изменение информации в одном объекте должно вы-

зывать модификацию второго объекта, чтобы их общее содержи-

мое было согласованным. Например, если заключается новый до-

говор, то необходимо добавить запись в объект ДОГОВОРЫ, а

также соответствующим образом изменить объект ПОСТАВКИ.

262

Глава 5

Для этих целей нужно создать схему данных, обеспечивающую

поддержание целостности взаимосвязанных данных при коррек-

тировке объектов БД.

В случае реляционных баз данных трудно представить какие-

либо общие рецепты по части физического проектирования. Здесь

слишком много зависит от используемой СУБД. Поэтому мы ог-

раничимся вопросами логического проектирования реляционных

баз данных, которые существенны при использовании любой ре-

ляционной СУБД.

5.5.4.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

С СУБД ДЛЯ ПК

Одним из примеров программы, реализующей реляционную

базу данных, может служить СУБД ACCESS 97 фирмы Microsoft.

Стандартизованная для работы в среде Windows ACCESS 97 об-

ладает теми же достоинствами, которые сделали оболочку

Windows такой популярной в мире. Поэтому при наличии опыта

работы в среде Windows освоение интерфейса ACCESS 97 не по-

требует от пользователя больших усилий.

Пакет Microsoft Access 97 можно применять для поиска и об-

работки всевозможных данных и для подготовки отчетных доку-

ментов. Он представляет собой систему управления связными ба-

зами данных, позволяющую сгруппировать данные по различным

темам в таблицы, а затем создать связи между таблицами. Это

дает возможность объединять связные сведения, избегая при этом

ненужного дублирования данных, что ведет, в свою очередь, к

экономии ресурсов компьютера, увеличению скорости и точнос-

ти обработки информации.

В Access-базу данных могут входить разнородные объекты.

Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких

объектов. Различают следующие типы объектов.

Таблица - набор данных по конкретной теме. Данные табли-

цы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей

(столбцов). База данных Microsoft Access - совокупность таблиц,

используемых для хранения относящейся к этой БД информации.

Запросы служат для фильтрации набора данных. Они позво-

ляют выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту,

которая соответствует определенному критерию (условию) и нуж-

на для решения определенной задачи.

Прикладные программные средства 263

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению,

или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-форма по-

зволяет упростить процесс заполнения базы

данными.

Маска-фор-

муляр позволяет ограничить объем информации, доступной

пользователю, обращающемуся к БД.

Отчет. Как правило, выбранная из БД информация должна

быть представлена в виде распечатки - отчета, оформленного со-

ответствующим образом.

Макросы автоматизируют выполнение конкретной операции

БД без программирования.

Модули содержат программы на языке Basic, применяемые для

настройки, оформления и расширения БД.

Еще в первой версии Access представляла собой систему уп-

равления базами данных, в состав которых входили все перечис-

ленные объекты, хранящиеся в общем файле базы данных на же-

стком диске или другом носителе данных. Благодаря этому со-

здание связанных объектов и проверка ссылочной целостности

данных значительно облегчались.

При проектировании готового к использованию приложения

разработчику приходится проделывать огромную работу по со-

зданию отдельных его компонентов, таких, как экранные формы,

отчеты и запросы. Для автоматизации этого процесса в состав

пакета Access включен ряд специализированных программ, реша-

ющих подобные задачи. Одно направление этих программ полу-

чило название Design (Конструктор), а другое - Wizard (Мастер).

Конструктор предоставляет в распоряжение пользователя ряд

инструментальных средств, с помощью которых можно быстро и

просто составить требуемую конструкцию: форму, запрос, отчет.

Программа Wizard также помогает проектировать форму или от-

чет, но осуществляет это другим способом. Программа Wizard во

время работы задает пользователю ряд вопросов, на которые он

должен ответить, и на основе полученных ответов строит вполне

законченную форму или отчет.

По мере того как изменялись приложения, работающие в сре-

де Windows, переходя на другой качественно новый уровень, раз-

вивалась и система Access. В версии Access 2.0 была повышена

функциональность системы, упрощены обработка, представление

и коллективное использование данных.

Для упрощения создания элементов управления (кнопок,

групп, списков и полей со списками) в Microsoft Access версии 2.0

264

Глава 5

были введены новые мастера по созданию элементов управления,

позволяющие в диалоге с пользователем создать требуемый эле-

мент управления.

Так же, как и в другие программные продукты корпорации

Microsoft (например, Microsoft Word для Windows и Microsoft

Excel),

в Access 2.0 были включены настраиваемые, перемещае-

мые панели инструментов. Пользователь получил возможность

создавать нестандартные панели инструментов и связывать их с

формами и отчетами в базе данных.

Для облегчения нахождения возможных вариантов работы с

объектами в Access 2.0 были введены контекстные меню, которые

открывались

любой момент работы после нажатия правой кноп-

ки мыши и предоставляли перечень основных команд, которые

могли понадобиться в данной ситуации. При этом отпадала не-

обходимость в использовании Главного меню.

Начиная с версии 2.0, следует отметить повсеместное приме-

нение такого нового средства разработки приложений

Access,

как

Expression Builder (Построитель выражений), который позволяет

пользователю получить помощь при определении выражений в

таблице, запросе, форме, отчете, макросе или

модуле.

Кроме того,

Построитель выражений содержит список готовых выражений,

предназначенных для выбора. Построители, например, можно

использовать при определении многих свойств.

С появлением такого средства, как Input Mask (Маска ввода),

стало возможным увеличение скорости и точности ввода. Маски

ввода определяют шаблоны, которым должны удовлетворять дан-

ные,

вводимые в формы и таблицы. При определении Маски вво-

да можно воспользоваться помощью мастера по созданию Маски

ввода. Для этого достаточно выбрать готовую маску из предла-

гаемого списка и тут же ее проверить.

В версии Access 97 добавлены новые, более удобные для ис-

пользования и настройки типы панелей инструментов, строк меню

и контекстных меню.

Создание новых строк меню, контекстных меню и панелей

инструментов теперь производится из одного диалогового окна

Настройка.

Изменение встроенных строк

меню,

контекстных меню

и панелей инструментов производится здесь же.

К средствам, облегчающим разработку и использование базы

данных и делающим базу данных более мощной, следует отнести

также запуск служебных программ при открытии базы данных,

Прикладные программные средства

265

мастер по разделению баз данных, мастер по созданию баз дан-

ных, анализатор быстродействия, который позволяет повысить

производительность всех или выделенных объектов базы данных.

При этом анализатор быстродействия выполняет ряд изменений

автоматически и выдвигает ряд советов и предложений по дей-

ствиям, которые пользователь должен выполнить самостоятель-

но.

К новым средствам, облегчающим создание баз данных, сле-

дует отнести и Мастер подстановок значений, который создает

поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из

списка значений, используя поле со списком.

Мастер по созданию диаграмм обеспечивает создание 20 раз-

личных видов диаграмм, включая цилиндрические столбчатые

диаграммы, трехмерные столбчатые и др.

В Access 97 входят средства работы с другими программными

продуктами: форматирование и печать данных из Microsoft Excel

в отчетах Microsoft

Access,

преобразование данных Microsoft Excel

в базу данных Microsoft Access.

В Access 97 имеется большое число новых средств, разрабо-

танных для облегчения работы в Интернете и создания приложе-

ний для Web, среди которых: импорт или связывание файлов

HTML, экспорт объектов в формат HTML, мастер публикации в

Web,

доступ к серверам FTP и HTTP.

Некоторые возможности программы Microsoft Access 97 мож-

но рассмотреть на примере работы с базой данных Поставки.

Создание базы

данных.

Для создания новой базы данных из

меню следует выбрать команду Файл/Создать базу данных. Затем

выбрать вкладку Общие и активизировать ярлык «Новая база

данных».

открывающемся диалоговом окне необходимо указать

имя создаваемой базы данных. Для открытия уже существующей

базы следует выбрать команду Файл/Открыть базу данных.

Когда база данных откроется, на экране появится окно базы дан-

ных, из которого можно получить доступ ко всем содержащимся

в ней таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам и модулям

(рис.

5.28).

Создание

связывание

таблиц.

В окне создаваемой базы дан-

ных для создания таблицы следует выбрать вкладку Таблица и

нажать кнопку Создать.

В открывшемся окне следует выбрать кнопку Мастер таблиц

для определения полей таблицы

помощью списков образцов таб-

лиц и полей.

266

Глава 5

dbl :

бем

ыппык

WHO!

'Я "Леи |§Ьаг|хки| @*к»ы j Яо-мгты) S "*?о:н

| •

<$ "чл:и |

(ЛГРЫЬ

l^pfTM'j

Задать

.as

Рис. 5.28. Окно базы данных

Для создания произвольной таблицы в диалоговом окне вме-

сто кнопки Мастер таблиц следует выбрать кнопку Конструктор.

появившемся окне конструктора таблиц необходимо указать имя

поля и тип данных. Создадим следующие 5 таблиц (рис. 5.29).

Чтобы изменить таблицу, надо войти в режим конструктора и

провести необходимые изменения.

Для создания связи между таблицами необходимо сначала

определить первичный ключ для всех таблиц. Чтобы задать ключ,

надо указать соответствующее поле, а затем пиктограмму Клю-

чевое поле.

Далее следует определить поля в подчиненных таблицах в ка-

честве внешнего ключа. Для этого в подчиненной таблице в ре-

жиме конструктора нужно указать поле для внешнего ключа. В

области свойств этого поля надо перейти в «Индексированное

поле» и из списка выбрать элемент «Да (Совпадения допускают-

ся)».

В конце следует сохранить измененную структуру таблицы.

В завершение устанавливается связь между таблицами. Для

этого закрываются окна таблиц

выбирается команда

Схема

дан-

ных из меню Сервис. Нажав имена таблиц в появившемся диало-

говом окне Добавить, в окно Схема данных добавляются табли-

цы,

участвующие в связях. Теперь для организации связи необхо-

Прикладные программные средства

267

Рис.

5.29. Описание таблиц

димо закрыть окно Добавить. Далее надо отбуксировать следую-

щие поля: из таблицы ТОВАРЫ поле Код товара на соответству-

ющие поля таблиц ПОСТАВКИ и ДОГОВОРЫ, из таблицы

СКЛАД - Номер склада, из таблицы ДОГОВОРЫ поле №догово-

ра - на одноименные поля таблицы ПОСТАВКИ. Аналогичным

образом связать таблицу СОТРУДНИКИ с таблицей ДОГОВО-

РЫ. Затем следует активизировать флажок Обеспечение целост-

ности данных, указать тип отношения и нажать кнопку Создать

(рис.

5.30).

Связи будут представлены в виде линий между связующими

полями таблиц (рис. 5.31). В конце надо закрыть окно и подтвер-

дить сохранение с помощью Да.

Для ввода, изменения и удаления записей необходимо снача-

ла перейти в режим таблиц.

Поиск данных. Для осуществления поиска в режиме таблиц

необходимо перейти в поле данных, где нужно произвести поиск

(рис.

5.32). Вызов диалогового окна Поиск осуществляется выбо-

268

Глава

Таблица!

1Г.1Р]

| • '• '.

» •

пч " •

•"•«•]

•"•"'•

*&;(Oniei!a

&i£

~нг

tai-ашмя:

-re

определю

Рис.

5.30. Окно установки параметров связи

•„

шг

в-

гя

•J..'

,,-•

= ,1

.„--

Пи

ih»in

\u MjUjrt.'

,"=".!

L".

»т.

•

•4

•

^^^™

эГ

•

_.__._

к*

*•

W-

*-»„•

Кпл юпчцм

HllVll

Ч В

.||||г-

|-нр

!•

111111-

IUL 1|-J

•и.

Рис. 5.31.

Окно

Схема данных

Прикладные программные средства

269

Рис.

5.32. Окно поиска файлов

ром команды Правка/Найти или при помощи пиктограммы

Найти. В поле Образец следует ввести искомое значение. В поле

Совпадение

нужно установить критерий поиска. (С помощью оп-

ций в группе «Просмотр» определяется, где Access будет прово-

дить поиск).

Формы. Access содержит большой набор инструментов для

автоматического создания стандартных элементов интерфейса.

Для создания новой формы необходимо в окне базы данных выб-

рать вкладку Форма и нажать кнопку Создать. Access открывает

диалоговое окно Новая

форма.

В поле следует выбрать в качестве

источника данных для формы таблицу или запрос, затем следует

нажать кнопку Мастер форм (рис. 5.33).

Рис.

5.33. Окно

Создание формы

270

Глава 5

Access открывает окно со списком доступных мастеров по раз-

работке форм. Здесь следует выбрать нужный элемент, а далее

выполнять запросы Access.

Редактирование и поиск данных в форме осуществляются та-

ким же образом, что и в режиме таблицы.

Запросы. Использование запросов позволяет реализовывать

различные формы доступа к одной и той же информации. Запрос -

это объект БД, допускающий многократное использование. Зап-

росы могут быть созданы как

помощью Мастера, так и самосто-

ятельно.

MS Access позволяет выполнять следующие типы запросов.

QBE-запросы (QBE=Query By Example - запросы по образцу):

запрос на выборку;

перекрестный запрос;

запрос на создание таблицы;

запрос на обновление;

запрос на добавление записей;

запрос на удаление записей.

Запросы SQL (Structured Query Language - структурирован-

ный язык запросов).

Для создания запроса в окне базы данных следует выбрать

вкладку Запрос и нажать кнопку Создать. Далее в режиме Конст-

руктор следует указать таблицу (одну или несколько), по полям

которой будет произведен запрос (рис. 5.34).

Рис.

5.34. Окно

Конструктор запросов