Косарев В.П., Еремин Л.В. Экономическая информатика: Учебник

Подождите немного. Документ загружается.

Прикладные программные средства

281

Для добавления повторяющихся задач необходимо щелкнуть

на кнопке Создать задачу и в поле

Тема

набрать текст. После щел-

чка на кнопке Повторение на панели инструментов откроется ди-

алоговое окно. В области Шаблон повторения установить пере-

ключатель (например) Ежемесячно и, выбрав (например) первую

пятницу, щелкнуть ОК. В окне Задача установить срок оповеще-

ния (например, в 13:00) и щелкнуть на кнопке Сохранить и

закрыть.

Программа Microsoft Outlook «зачеркивает» задачу, что ука-

зывает на ее завершение. Для ее удаления нужно щелкнуть по за-

головку столбца панели

Задачи,

отмеченному галочкой. Выделить

выполненную (зачеркнутую) задачу и щелкнуть по кнопке Уда-

лить стандартной панели инструментов.

Для упрощения систематизации задач им назначаются кате-

гории. Окно диалога Категории содержит достаточно много го-

товых категорий. Если все же в списке нет необходимого типа,

новую категорию можно добавить в список, щелкнув на кнопке

Главный список категорий. Можно удалить те категории, кото-

рыми не предполагается пользоваться.

Если щелкнуть на стрелке в поле Простой список и выбрать

Подробный

список,

то можно видеть, что задача с высокой степе-

нью важности будет помечена восклицательным знаком.

Чтобы изменить категорию, нужно выделить задачу и выпол-

нить команду Правка/Категории.

открывшемся диалоговом окне

установить флажок: Личные дела, Планы на будущее или др. В

поле

Текущее представление

выбрать По

категориям.

Для просмот-

ра списка задач каждой категории нужно щелкнуть по знаку

«плюс» в заголовке категории.

Можно производить сортировку задач по важности, катего-

рии, проценту выполнения и т.д. Для сортировки необходимо

щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку выбранного стол-

бца и выбрать тип сортировки (по возрастанию или убыванию)

из контекстного меню. Если необходимо сортировать задачи по

нескольким категориям, следует выбрать команду меню Вид/Сор-

тировка, а в диалоговом окне Сортировка установить нужные

параметры.

5.6.5. РАБОТА С ДНЕВНИКОМ

Дневник Outlook позволяет проследить за взаимодействиями

с контактами, за элементами программы и другими действиями.

282

Глава 5

Для переключения в этот режим достаточно щелкнуть по знач-

ку Дневник на панели Outlook, в результате чего откроется окно

(рис.

5.40).

is Дневник - Microsoft Outlook

ИВ

£аЬггу<Лраека £ш- Передои. Сервис Дневник] ?

Я!*

й^ЕИвВПезх.З» О .-„

Дневник

Апрель 2000

Пн17 Вт 16

UjfT.bJ

: В Тип записи : Microsoft Word

Тип

записи-:

Задача.

ЛА*КЛ

JHJ

Тип

записи:

Собрание • '^

•.+1

Тип

записи:

Телефонный эвоно

__ _^;

ftZS*-<'

Рис.

5.40. Окно Дневник

Программа Microsoft Outlook производит автоматическую

запись создания документов приложениями Office, планирование

собраний, прием и отправку сообщений электронной почты.

Щелкнув на стрелке справа от поля

Текущее

представление,

мож-

но выбрать, какие события будут отражаться.

Если выбрать из списка представлений Список элементов, то

будет представлен перечень действий, выполненных на ПК.

Дневник бывает полезен при ведении телефонных перегово-

ров,

например, он может записать их продолжительность. Для

этого нужно открыть окно диалога

Запись

в дневнике, заполнить

поля, ввести номер телефона и при соединении щелкнуть на кноп-

ке Часы. После окончания разговора щелкнуть на кнопке Оста-

новить часы, сохранить и закрыть запись.

Прикладные программные средства

283

Дневник

можно

также записать любое мероприятие,

том числе

не являющееся элементом программы Microsoft

Outlook.

Для этого

надо щелкнуть по кнопке Создать

запись в

дневнике;

откроется окно

диалога

Запись

дневнике;

ввести соответствующие данные и завер-

шить операцию, щелкнув на кнопке Сохранить

закрыть.

Чтобы показать в рабочей области запись, занесенную в Днев-

ник, нужно щелкнуть на стрелке справа от поля

Текущее

представ-

ление и выбрать По контактам. (При появлении предупреждения

щелкнуть на кнопке ОК, чтобы отказаться от выбранного типа

представления.)

При необходимости щелкнуть на значке «плюс» в строке за-

головка контакта Иванов Иван Иванович и дважды щелкнуть на

значке встреча в поле контакта. После появления окна диалога

Запись в

дневнике

закрыть окно.

Для ведения

дневника

контактов следует сделать следующее.

Щелкнуть на значке Контакты и затем сделать двойной

щелчок на строке заголовка выбранной адресной карточки.

окне

Контакт выбрать вкладку Дневник, установить флажок Автоза-

пись в дневник для этого контакта, сохранить и закрыть запись.

Выбрать команду меню Сервис/Параметры. В окне диалога

открыть вкладку Дневник. Проверить, что в области Автозапись

элементов установлен флажок Сообщение электронной почты, и

щелкнуть на кнопке ОК.

Щелкнуть на кнопке Создать сообщение контакту. В окне

Сообщение

отправить сообщение.

Дважы щелкнуть на адресной карточке и открыть вкладку

Дневник в окне Контакт, где Outlook записал сообщение.

Закрыть окно Контакт.

5.6.6. РАБОТА

С ЭЛЕМЕНТОМ ЗАМЕТКИ

Заметки - это элемент Outlook, куда заносятся вопросы, мыс-

ли,

напоминания и т. п., что записывается в обычный блокнот.

Создание заметки начинается с щелчка на значке Заметки на па-

нели Outlook. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Создать за-

метку на панели инструментов - в результате появится пустая

желтая форма. Набрав текст, например: «Без труда не выловишь

и рыбку из пруда.», для его сохранения достаточно щелкнуть на

кнопке Закрыть. Щелчком правой кнопки мыши можно вызвать

284

Глава 5

контекстное меню, служащее для выбора категории или цвета бу-

маги заметки. Заметки можно систематизировать по категориям

или по цвету, выбирая соответствующий тип в поле

Текущее

пред-

ставление, представлять в виде значков или в виде списка, а так-

же просмотреть за последние семь дней. Для изменения размера

Заметки достаточно мышью перетащить ее нижний правый угол

или одну из сторон.

5.6.7. РАБОТА

С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Программа Microsoft Outlook работает с электронной почтой,

при этом папка

Входящие

используется как средство для получе-

ния или отправки сообщений.

Для отправки сообщений следует щелкнуть на кнопке Создать

сообщение, в открывшемся диалоговом окне в поле Кому ввести

фамилию, имя, отчество, в поле Тема ввести текст, например,

Заказ пропуска. В нижней части окна набрать текст сообщения,

например, Заказать на 12:00 пропуск в Финансовую академию.

Отправить сообщение, щелкнув по кнопке Отправить. Имя отпра-

вителя, тема сообщения, дата получения составляют заголовок со-

общения, показанный в верху рабочей области. Восклицательный

знак означает, что сообщение очень важное, а значок скрепки -

что в сообщении есть вложение, т. е. вложенные файлы

(рис.

5.41).

Рис.

5.41.

Окно для работы с электронной почтой

Прикладные программные средства

285

Для создания вложения в диалоговом окне Создать сообще-

ние

следует выполнить команду меню Вставка/Файл, в поле Вста-

вить как выбрать Вложение. После получения сообщения с вло-

жением (на это укажет скрепка в заголовке строки) его можно

напечатать. Для выделенного сообщения выбрать команду меню

Файл/Печать, стиль печати Заметка и параметр Печатать вло-

жение. Для сохранения вложения в виде отдельного файла следу-

ет выбрать команду Файл/Сохранить вложения, задать имя фай-

лу и щелкнуть на кнопке Сохранить.

Для упорядочения сообщений служат папки: Отправленные,

Исходящие и

Удаленные.

Сообщения можно перемещать между

папками. Для систематизации почты можно создавать другие пап-

ки,

в которых будут находиться сообщения по какой-то опреде-

ленной теме. Для этого в окне Входящие на панели инструментов

следует выбрать команду меню Файл/ Папка/Создать, подпапку

и ввести имя новой папки. Выделив нужное сообщение, его мож-

но поместить в созданную папку с помощью мыши. Вьщеленные

сообщения можно удалить, нажав кнопку Удалить на панели ин-

струментов, или перетащить сообщение в папку Удаленные, где

сообщение будет храниться до тех пор, пока оно окончательно не

будет удалено нажатием клавиши [Delete].

5.7. ПРОГРАММЫ ПОДГОТОВКИ

ПРЕЗЕНТАЦИЙ

5.7.1.

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

ППП POWER POINT

С помощью данного программного средства пользователь

может самостоятельно подготовить выступление

использовани-

ем компьютерных слайдов, которые можно представить на экра-

не

или распечатать на прозрачной

пленке,

демонстрировать обыч-

ным образом на экране ПК либо создать конспект выступления и

материал для раздачи слушателям.

ППП Power Point создает файл с расширением .ppf, содержа-

щий набор

слайдов.

Программа предоставляет пользователю зна-

чительное разнообразие шаблонов слайдов на различные темы.

Шаблоны - это пустые слайды с размещенными в них заглушка-

ми,

в которые можно вставить свой текст, рисунки, таблицы и

286

Глава 5

диаграммы. Можно изменить цветовое и художественное оформ-

ление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему

усмотрению и снабдив каждый слайд особыми эффектами.

После загрузки Windows, используя Главное меню, програм-

му Проводник или пиктограмму этого ППП, запускается Power

Point.

Рис.

5.42. Окно программы Power Point

При этом на экране появляются Главное окно и окно програм-

мы (рис. 5.42), по которому пользователь выбирает способ пост-

роения презентации (с помощью Мастера автосодержания, по

предлагаемому шаблону, пустую презентацию) либо открывает

ранее созданную презентацию.

В верхней части Главного меню, как и для рассмотренных ра-

нее офисных программ, расположены строка меню, панели инст-

рументов, панель режимов работы.

Строка меню содержит стандартные пункты: Файл, Правка,

Вид,

Вставка, Формат, Сервис, Рисунок, Окно, Справка, команды

которых почти аналогичны командам меню других офисных про-

грамм.

Прикладные программные средства

287

В частности, в меню Файл содержатся следующие команды:

Создать..., Открыть..., Закрыть..., Сохранить, Сохранить как...,

Упаковка..., Свойства, Параметры слайда..., Печать. В меню

Правка пользователь также видит знакомые команды: Вырезать,

Копировать, Вставить, Специальная вставка, Очистить, Выделить

все,

Найти, Заменить, Перейти и др.

5.7.2. СОЗДАНИЕ

НОВОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Новую презентацию можно создавать, используя предлагае-

мые программой способы: Мастер автосодержания, шаблон пре-

зентации, пустая презентация.

Первый способ обеспечивает достаточно быструю технологию

создания новых презентаций, предлагая некоторую стандартную

структуру презентации и текст.

Для создания презентации этим способом необходимо выпол-

нить следующие операции.

В меню Файл.выбрать команду Создать.

На вкладке Презентации диалогового окна

Создать

презен-

тацию_выбра.тъ

«Мастер автосодержания».

Нажать клавишу [ОК].

Нажимая кнопки Далее, Назад, Отмена и Готово и выпол-

няя предписываемые действия, создавать презентацию.

При создании презентации в режиме пустой презентации

пользователь после загрузки программы выбирает пункт Пустая

презентация и выполняет следующую последовательность дей-

ствий:

• в открывшемся окне Создать слайд выбирает из предлагае-

мых видов авторазметки слайдов устраивающий его и нажимает

клавишу [ОК];

• в появившиеся поля вставляет свой оригинальный текст или

необходимые объекты;

• для заполнения следующего слайда нажимает кнопку Со-

здать слайд или выбирает команду Вставка/Создать слайд.

Создаваемая презентация будет использовать цветовую гам-

му,

заголовок

стили текста презентации, установленные по умол-

чанию в Power Point, либо к ней применяется Оформление по

умолчанию (оно находится в нижней части окна) одного из предла-

288

Глава 5

гаемых в окне диалога Дизайны

презентаций вида оформления

(на-

пример, Ленты, Метеор, Тетрадь и др.).

При желании пользователя создавать презентации с помощью

шаблона дизайна для оформления ее в едином стиле после загруз-

ки программы Power Point необходимо сначала выбрать пункт

меню Файл, а в нем команду Создать. После этого на вкладке

Презентация выбрать шаблон дизайна (например, Финансовый

отчет компании) и нажать клавишу

[ОК].

Нажав затем на панели

инструментов кнопку Создать

слайд

и выбрав нужный для пользо-

вателя слайд, он продолжает создавать презентацию по описан-

ной выше технологии.

Для создания собственного нестандартного шаблона дизайна

(специального формата, цветовой схемы) и применения его к лю-

бой презентации пользователь должен выполнить следующую

последовательность операций.

В меню Файл выбрать команду Создать.

В появившемся окне Создать презентацию найти вкладку

Дизайны презентации и из нее выбрать устраивающий его шаб-

лон (например, Водоворот) и щелкнуть на кнопке ОК.

Выбрав авторазметку слайда и заполнив его необходимой

информацией, можно изменить цветовую схему слайда. Для это-

го выполняется такая последовательность действий:

• в меню Формат выбирается команда Цветовая схема слайда;

• в открывшемся окне выбирается вкладка Специальная;

• в группе Цвета схемы выбирается цвет элемента (фон, текст

и линии, заголовок, заливка

т.д.),

который желательно изменить,

после чего нажимается кнопка Изменить цвет;

• используя вкладки Обычные или Спектр, выбирается нуж-

ный цвет, оттенок, насыщение, яркость, и нажатием кнопки ОК

обеспечивается его применение к слайду.

Для добавления или изменения элемента фона слайда, исполь-

зуя образец слайда и новый образец заголовка, достаточно вы-

полнить такой набор действий:

• в меню Вид выбрать команду Образец, а затем Образец

слайдов;

• добавляем, щелкнув внутри слайда, объект, например, текст

заголовка, содержательный текст или иной объект;

• для возврата к исходному слайду выбирается команда Слай-

ды из меню Вид.

Прикладные программные средства

289

Сохранить созданный шаблон можно, выполнив команду Со-

хранить как...из меню Файл, введя имя для своего шаблона ди-

зайна и щелкнув Шаблоны презентаций в окне Тип файла.

При создании презентаций пользователь может добавлять

текст в созданные слайды, проводить его корректировку, вклю-

чать в слайд в различных форматах дату и время, добавлять но-

мер слайда, колонтитул, логотипы, включать готовые картинки

или рисовать свои собственные, вставлять таблицы, диаграммы и

редактировать их, проверять орфографию и многое другое.

Упростить включение в слайды готовых фигур (кубов, цилин-

дров,

ромбов, фигурных стрелок, элементов, блок-схем, выносок,

соединительных линий и др.) можно с помощью кнопки Автофи-

гуры инструментальной панели Рисование. Перемещая готовые

фигуры по слайду, внося в них текст, поворачивая с помощью

кнопки Свободное вращение, можно дополнительно усилить эф-

фекты.

5.7.3.

СОЗДАНИЕ

АНИМАЦИИ СЛАЙДОВ

Презентация может демонстрироваться, как показ некоторой

очередности слайдов. Однако для повышения качества презента-

ции, придания ей большего визуального эффекта целесообразно

спланировать для каждого слайда в отдельности и составляющих

его элементов способы появления каждого такого маркирован-

ного пункта или графики, например полет слева, всплытие снизу,

падение сверху и т.д. Текст в слайде может появляться по абза-

цам, по словам, по буквам. Можно также задавать последователь-

ное появление графических изображений и других объектов, та-

ких, как диаграммы, клипы и пр. Подобные возможности уста-

навливаются командами из меню Показ слайдов: Встроенная

анимация,

Настройка

анимации,

Переход

слайда

(рис. 5.43).

Рассмотрим пример, как задать порядок появления объектов

в слайде. В режиме слайдов следует выделить текст или графи-

ческий объект, который должен появиться первым. После этого

в меню Показ слайдов выбирается команда Настройка анимации,

в диалоговом окне Настройка

анимации

выбирается вкладка Эф-

фекты (рис. 5.44). Далее в окнах выбора эффекта делаются нуж-

ные установки. Например, задается очередность появления в слай-

290

Глава

I.l'-MW.'IJIJWIH.I 1.1

ПИ

•i.,„wi..,.,.

... .'ж<т э T К Ж 9

irji-

A;"*"!',-.*-

ifr»-;-.'

<-"':

Финансовая академия

Ш0ШШш$

- - ави«у^' wafer

liaaau-

^ЭДЙПЗ%

Рис.

5.43. Окно

меню

Настройка анимации

Врвия Эффекты

эффекты в диеграмих

Параметры

вшпротведепия

|"5

I ЕЪ£ермтв эффект

звук-

—

•

-ПЬивтиив текста

;

—-

13"

•1.1

I* 1

"3 :-={.Г

поебаацля Tfojj]

Пвсп»'вмнмации

••—'

y,:.j-

LF—

,.'.

, Г

»•

-/"-Г- H-J.YT-E.V

•

г-^г>^^*|й^*ййЫ

РИС.

5.44. Окно установки эффектов