Косарев В.П., Еремин Л.В. Экономическая информатика: Учебник

Подождите немного. Документ загружается.

Введение

экономическую информатику

час заведомо ненужная и, к сожалению, даже паразитическая

информация, т.е. информация, оказывающая негативное влияние

на функционирование информационной системы (требующая

определенных затрат сил и средств на свое обслуживание);

во-вторых, существующие определения информационных

систем рассматриваются вне связи с организационными структу-

рами системы управления, хотя между информационными про-

цессами объекта и оргструктурой его аппарата управления суще-

ствуют тесная взаимозависимость и взаимовлияние.

Следовательно, раскрывая понятие «информационная систе-

ма»,

необходимо прежде всего исходить из двух аспектов:

• цели создания и функционирования ИС. В этом плане любая

информационная система должна поставлять сведения, способ-

ствующие

снятию неопределенности

у руководства и других заин-

тересованных сторон (инвесторов, кредиторов, оценщиков, госу-

дарственных органов и т.п.) при принятии управленческих и дру-

гих решений в отношении объекта;

• учета реальных условий, в которых приходится достигать

этих целей, т.е. учета всех внешних и внутренних факторов, обус-

ловливающих специфические особенности, индивидуальность

объекта.

В связи с этим, на наш взгляд,

информационная система

объек-

та (фирмы, корпорации и т.п.) представляет

собой

комплекс вза-

имосвязанных компонентов, характеризующих различные сторо-

ны

информационной

деятельности объекта в

процессе

реализации

функций управления в рамках его организационно-управленческой

структуры.

При этом информационную деятельность характери-

зуют прежде всего информация и процессы ее обработки, а также

поддерживающие их различные виды обеспечения: техническое,

программное, информационное, методическое, правовое и т.д.

Существует много критериев классификации информацион-

ных систем. До недавнего времени их было принято делить лишь

по

степени автоматизации

функций на следующие:

• информационно-справочные (фактографические);

• информационно-советующие (документальные);

• информационно-управляющие.

Такое деление, представлявшееся вначале как отражение воз-

растания степени автоматизации информационных процессов, в

настоящее время воспринимается несколько упрощенным, так как:

Глава 1

• в основу функционирования современных информационно-

справочных систем могут быть заложены принципы ассоциатив-

ного поиска

использованием семантических карт

(т.е.

включаю-

щие атрибуты систем искусственного интеллекта). Главным

фактором, объединяющим такие системы с элементарными фак-

тографическими системами, служит

то,

что они обеспечивают вы-

дачу только имеющейся информации;

• информационно-советующие системы в отличие от инфор-

мационно-справочных на основе имеющейся информации форми-

руют одно или несколько вариантов возможных решений, а окон-

чательный выбор остается за человеком-пользователем. По слож-

ности автоматизируемых процессов диапазон таких систем крайне

широк: от решения элементарных задач прямого счета и много-

вариантных оптимизационных задач до экспертных систем;

• информационно-управляющие системы, в целом предпола-

гающие наивысший уровень автоматизации, наоборот, могут ис-

пользовать довольно простые в реализации алгоритмы (напри-

мер,

автоматическое уведомление поставщиков, плательщиков,

дебиторов и т.п. путем сопоставления текущей даты и всех факти-

ческих поступлений на текущий момент времени с запланирован-

ными на этот момент).

Все это обусловливает тот факт, что подобные системы в ре-

альности могут существовать не только самостоятельно, но и со-

вместно, дополняя друг друга.

Фундаментальная классификация информационных систем в

сфере оргуправления может быть дополнена классификацией:

по способу автоматизации

органов

управления:

• в виде автономных АРМов специалистов управления;

• в виде автономных локальных сетей, объединяющих функ-

ционально взаимосвязанные АРМы управленцев;

• в виде единой (корпоративной) сети организации, включая

ее головные структуры и территориально удаленные филиалы;

по видам автоматизируемых управленческих функций:

• функциональные (автоматизирующие бухгалтерские, кадро-

вые,

плановые и т.п. функции управления, т.е. отражающие спе-

цифику предметной области);

Введение

экономическую информатику

• административные (автоматизирующие делопроизводство,

документооборот и т.п., т.е. практически не зависящие от пред-

метной области);

• комплексные (охватывающие все виды управленческой дея-

тельности);

по

уровню

специализации:

• общеуправленческие;

• специализированные;

• адаптивные универсальные;

по характеру взаимосвязи с внешней

информационной

средой:

• закрытые (независимые, автономные - без автоматизирован-

ного взаимодействия с внешними информационными системами,

например с Интернетом);

• открытые (с выходом в общедоступные информационные

системы, например через Интернет);

• экстрасистемы (полноценно функционально взаимодей-

ствующие с определенным кругом внешних информационных си-

стем - экстрасети).

За относительно короткий срок существования информаци-

онные системы на базе компьютерных технологий претерпели

радикальные изменения. Проникая во все сферы человеческой

деятельности, информационные системы совершенствовались как

в плане своих возможностей, средств и методов создания, так и в

плане форм взаимодействия

конечными пользователями-специ-

алистами управления. Сводная характеристика ключевых этапов

развития информационных систем на базе компьютерных техно-

логий представлена в табл. 1.1.

настоящее время развитие информационных систем пережи-

вает очередной этап, характеризующийся существенными каче-

ственными изменениями. С одной стороны, это связано с исполь-

зованием Интернет-технологий со всеми вытекающими отсюда

последствиями - это и единое информационное пространство, и

создание виртуальных управленческих структур. С другой сторо-

ны,

качественные изменения, затрагивающие все аспекты созда-

ния и функционирования ИС, следует связать

тенденцией интег-

рации всех информационных служб и систем, функционирующих

в рамках одной организации, в виде так называемого интеллек-

туального здания, или дома разумного (Domo sapiens).

44 Глава 1

Таблица

l.l

Сводная характеристика ключевых этапов

создании

информационных систем'

Годы

Число

ин-

формацион-

ных

систем

(ИС)

Пользователи

информаци-

онных

сис-

тем

Среда

ИС

Методы

проектирова-

ния

Технология

разработки

40-е

-10

50-е

~10

60-е

-10

70-е

-10

80-е

-10

90-е

-10

2000+

-10

Правительственные организации

Крупнейший бизнес

Монопольная

Крупный бизнес

Средний бизнес

Малый бизнес

Хост-терминал

Быт

Файл-сервер

Клиент-сервер

Распределен-

ная сетевая'

Индивидуальное

Коды

Типовое

Ассемблер

Автоматизированное

Языки высокого уровня

Структурное

программиро-

вание

Объектно-

ориентиро-

ванное

RAD

При подготовке таблицы использованы материалы статьи А. Евтюш-

кина «Рассуждения о технологической платформе» // Банковские техноло-

гии.

-№2, февраль 1998. -

С.

14-20.

Введение в экономическую информатику

1.6. ОФИСНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

В СИСТЕМАХ ОРГАНИЗАЦИОННО-

ЭКОНОМИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ

В последние десятилетия в России при решении вопросов ав-

томатизации организационно-экономического управления актив-

но используется термин "офис".

Понятие офиса имеет материальный и организационный ас-

пекты. В первом случае имеются в виду помещения и оборудова-

ние,

во втором - формы и структура управления. Офис может быть

самостоятельным учреждением либо он входит в более крупную

организационную структуру. Особенность работы офиса заклю-

чается в том, что он является не только источником конечных

информационных услуг, но и источником решений, регламенти-

рующих поведение людей или распределение материальных ре-

сурсов. Учитывая, что офис прежде всего вырабатывает решения,

имеющие ценность для клиента,

офис

это

информационное пред-

приятие (часто пользующееся правом юридического лица), пре-

образующее информационные ресурсы в информационные про-

дукты.

Использование компьютерной и иной организационной тех-

ники в офисе прошло несколько

этапов:

традиционный офис, про-

изводственный офис, электронный офис.

Традиционный офис

- это сравнительно небольшой коллектив

людей с достаточно широким кругом обязанностей.

Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает

подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с

почтой, ведение картотек, поиск информации, поддержание ин-

формационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых

разговоров по телефону, работу за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объема-

ми однотипной работы, ее строгой формализацией, более жест-

ким распределением функций среди сотрудников. В этом случае

суть автоматизации заключается в формировании и поддержании

крупных информационных фондов, их систематизации, производ-

стве выборок данных и проч.

Электронный

офис есть реализация концепции всестороннего

использования в офисной деятельности компьютерных средств и

средств связи при развитии традиций предшествующих форм дея-

Глава 1

тельности. К основным функциям

средствам электронного офи-

са

относятся:

прием

документов,

их

контроль

оформление;

обес-

печение доступа к документам без их дублирования на бумаге;

дистанционная и совместная работа служащих над документом,

электронная

почта;

персональная обработка

данных;

составление

документов и их размножение; обмен информацией между база-

ми

данных;

автоматизация контроля за документоведением; орга-

низация электронного документооборота; информационная под-

держка принятия

решения;

работа

автоматизированными

инфор-

мационными

системами;

участие в

совещаниях,

используя средства

удаленного доступа, и др.

Электронный офис благодаря электронной почте, ПК и ком-

пьютерным сетям увеличивает возможность прямого взаимодей-

ствия людей, не требуя при этом их физического нахождения в

одном помещении.

Цель и характер деятельности организации определяют его

информационную

систему,

а также вид

перерабатываемого

про-

изводимого информационного продукта. Если задачей организа-

ции (нотариальные конторы, туристические фирмы, информаци-

онные агентства и др.) является производство информационного

продукта, оформленного в виде документов, то для нее важней-

ший элемент деятельности - хранение информации, которое свя-

зывается со спецификой деятельности и необходимо для приня-

тия управленческих решений. Для снабженческо-сбытовых кон-

тор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции,

цены

на

продукцию и обеспечивать заключение договоров и выполнение

контрактов. Однако при всей специфике деятельности современ-

ных бизнес-организаций важнейшим

неотъемлемым элементом

деятельности является обеспечение эффективности

процессов

про-

хождения документов. Анализ базовых задач, решаемых специа-

листами в процессе экономической деятельности офисов, пока-

зывает, что их основные информационные потребности могут

быть удовлетворены с помощью имеющихся типовых функцио-

нальных

проблемно-ориентированных аппаратно-программных

средств. К ним относятся программные средства текстовой, таб-

личной и графической обработки информации, персональные

компьютеры и средства оперативного размножения документа-

ции, средства электронных коммуникаций для взаимодействия

между различными типами ЭВМ и сетями.

Введение

экономическую информатику

1.7. ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКИЕ

И ПЕРИФЕРИЙНЫЕ СРЕДСТВА

ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

1.7.1.

СРЕДСТВА СБОРА

ПЕРВИЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Любая информационная система должна иметь адекватные

средства сбора (получения) первичных данных, точно отражаю-

щих

состояние предметной области

протекающие

ней процес-

сы.

Учитывая, что в реальных условиях функционирования хо-

зяйствующих объектов разнообразие возникающих и проистека-

ющих операций и процессов крайне велико, описать все их

невозможно.

Например,

финансово-кредитных учреждениях

рас-

считываются суммы выдаваемых кредитов, определяются разме-

ры подлежащих выплате процентов, определяется количество де-

нежных купюр и т.д.; на промышленных предприятиях учитыва-

ются количество поступившего извне сырья и материалов; время

работы производственного и транспортного оборудования; рас-

ход электроэнергии, воды, пара; количество отработанных часов

работниками

предприятия;

ведется

расчет причитающихся

им

раз-

личных выплат

др.

Несмотря на разнообразие выполняемых операций

многооб-

разие исходных данных, информационная система объекта долж-

на на основе

регистрации происходящих событий

(фактов,

процес-

сов) и

последующего преобразования характеризующих их данных

позволяет принимать управленческие решения, направленные на

выполнение поставленных

перед

любым объектом

задач.

При осу-

ществлении всякой хозяйственной или административной опера-

ции

необходимо

зафиксировать

свойства,

присущие

объекту,

с (над)

которым совершается действие. Во-первых, объект должен быть

идентифицирован (однозначно определен среди множества любых

других объектов); во-вторых, измерен (определен количественно);

в-третьих, определен во времени; в-четвертых, отмечен дополни-

тельными специфическими параметрами. В качестве идентифика-

тора может

выступить

инвентарный

номер

производственного

обо-

рудования, номенклатурный номер материала, табельный номер

служащего, шифр выполняемой операции и многое другое. Виды

процессов измерения объектов, событий, фактов и т.д. в различ-

Глава 1

ных производственно-хозяйственных и административных ситуа-

циях крайне разнообразны и зависят от типа и физической

сущности объекта, но главное, что должно приниматься во внима-

ние,

это

обеспечение необходимой точности при измерении и зат-

рачиваемое на измерение (подсчет) время.

Привязка объекта (события, явления) ко времени призвана

использовать эти данные для контроля, управления, формирова-

ния различных показателей и документов.

Сопровождение процесса регистрации основного события

(факта, объекта) дополнительными параметрами призвано обес-

печить возможность получения информации, более детально иден-

тифицирующей объект.

Объективно существующий в информационной системе про-

цесс получения первичной информации в силу своей технологи-

ческой реализации может существенно влиять на дальнейшее при-

нятие управленческих решений через создаваемые системы обра-

ботки данных (СОД). Чтобы СОД объективно и адекватно

отражала хозяйственную и административно-управленческую

де-

ятельность организации любого типа и, с другой стороны, бьша

эффективной, необходимо, чтобы процессы получения первичных

данных:

• обеспечивали своевременное, адекватное хозяйственной де-

ятельности получение этих данных;

• характеризовались минимально возможной трудоемкостью;

• обеспечивали сбор точных и достоверных данных;

• чтобы стоимостные затраты на их реализацию были мини-

мальными либо соотносительными с полученным за счет исполь-

зования тех или иных приемов

средств экономическим эффектом.

Получение первичных данных в любой реальной информаци-

онной системе неразрывно связано с их регистрацией (фиксаци-

ей) на носителе, в той или иной физической

среде.

Время сохране-

ния полученной информации может быть разным в зависимости

от условий функционирования организации, но среда фиксации

должна быть обязательна.

Практически любой процесс получения и кратковременного

хранения данных, возникающих в информационной системе, мо-

жет быть реализован с помощью различных технических средств.

В связи с этим принятие решения о применении или непримене-

нии того либо иного технического средства должно сопровождать-

Введение

экономическую информатику

ся анализом реальностей и оцениваться соображениями необхо-

димости и экономической эффективности их использования.

Номенклатура средств сбора переменной первичной инфор-

мации включает большое их разнообразие в зависимости от сте-

пени автоматизации реализуемых функций, подсчета затраченного

времени, количества изготовляемой продукции, подсчета совер-

шающихся процессов, объема расходуемых материалов, простоя

в работе оборудования и многого другого. К таким средствам

относятся мерная тара, весы, часы, счетчики, измерительные при-

боры, регистраторы, сигнальные устройства и др.

В качестве мерной тары можно назвать ящики, коробки, кас-

сеты и

др.

Рассчитанная на определенное количество единиц под-

считываемых объектов, тара упрощает их хранение и сокращает

время подсчета.

Весы подразделяются на ручные, настольные, напольные, спе-

циальные, с ручной визуализацией подсчета или с выводом дан-

ных на бумажный чек, например в магазинах.

Часы как средство учета времени подразделяются на часы об-

щего и специального назначения; визуального отображения дан-

ных и с регистрирующими устройствами (штемпелевальные, та-

бельные, отметочные и другие); с выдачей звуковых сигналов или

включением управляющих устройств и проч.

Измерительные приборы и счетчики служат для подсчета раз-

личных физических величин (пробега автотранспорта, расхода

воды и электроэнергии, учета штучной продукции, вырабатывае-

мой на автоматическом оборудовании, и др.).

Регистраторы, информация на которые может поступать ав-

томатически с датчиков, ведут учет и контроль работы оборудо-

вания, состояния климатических и химических процессов и т.д.

В качестве комплексных средств сбора и регистрации первич-

ных данных могут использоваться специализированные автома-

тизированные системы сбора информации и персональные ком-

пьютеры.

Следует иметь в виду, что особенности процессов, в которых

возникают первичные данные, оказывают прямое воздействие на

технологию восприятия и регистрации первичной информации.

Ввод данных может осуществляться простым набором на клавиш-

ных клавиатурах; путем считывания с карточек с магнитными

полосами или с нанесенным на них штрих-кодом; с клавиатур ПК

в заранее отведенные места электронных форм и т.д.

Глава 1

1.7.2.

СРЕДСТВА РЕГИСТРАЦИИ

ИНФОРМАЦИИ И СОЗДАНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

Возникающая в процессе функционирования того или иного

объекта информация должна быть зарегистрирована (задокумен-

тирована). Для этого также могут быть использованы разнооб-

разные средства. Несмотря на внедрение персональных компью-

теров, в значительной части организаций документы готовятся с

помощью пишущих

машинок,

правда

при этом в

большинстве

слу-

чаев в качестве носителей используются типографским способом

изготовленные бланки. Практика управленческой деятельности

требует, чтобы документы оформлялись в нескольких экземпля-

рах. Для этого документы печатаются на пишущей машинке с

использованием копировальной бумаги либо используются спе-

циальные бланки, тыльная сторона которых покрыта красящим

слоем, либо документы размножаются с помощью копироваль-

но-множительных устройств.

К настоящему времени разработано и промышленно выпус-

кается большое количество типов копировально-множительных

устройств, различающихся принципами действия, функциональ-

ными возможностями и технико-эксплуатационными характери-

стиками, в настольном и стандартном исполнении. В основе ра-

боты большинства копировально-множительных устройств лежит

технология ксерографии, и для многих

лиц,

нуждающихся в раз-

множении своих документов, они известны как «ксероксы»

(от

названия

фирмы

XEROX,

первой наладившей промышленный

выпуск таких аппаратов).

Основными техническими характеристиками ксерокопиро-

вальных устройств являются: скорость копирования (копий/

мин);

максимальный размер оригинала и копии; возможность

масштабирования (копии по отношению к оригиналу); нали-

чие автоподатчика бумаги и возможность автоматической рас-

кладки копий; гарантированный объем копирования (без заме-

ны картриджа).

Характеристики некоторых копировально-множительных ус-

тройств приведены в

табл.

1.2.