Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соис-

полнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном поряд-

ке указывается, кто является ответственным за своевременное и

качественное исполнение данного поручения (документа)

целом.

В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают

должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции пер-

вым.

случае,

если резолюция

не

содержит сроков исполнения, вхо-

дящий документ должен быть исполнен в течение месяца после

его рассмотрения.

При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не

должны превышать двух дней.

Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обя-

зан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и

доставку.

Содержание резолюций по наиболее важным и срочным доку-

ментам при необходимости может регистрироваться секретарем

в соответствующем журнале — журнале учета резолюций.

Должностные лица, которым поручено исполнение входяще-

го документа,

свою очередь, обязаны сделать это, исходя из сро-

ка исполнения, установленного резолюцией (или иным поруче-

нием) руководителя.

Однако во всех случаях эта работа начинается для соответству-

ющих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержани-

ем резолюции и получения адресованного им на исполнение до-

кумента.

Следует также подчеркнуть, что исполнение документов мо-

жет поручаться и секретарю руководителя.

Памятка секретарю руководителя о порядке

правилах испол-

нения документов:

Обращение с документом осуществляется на основании до-

пуска и соответствующих указаний руководителя (непосредствен-

ного начальника).

Служебные полномочия и профессиональная компетенция

должностного лица должны находиться в полном соответствии

со сложностью задачи по подготовке документа.

Передача документа другим должностным лицам в процессе

работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда

документ не выносится указанными лицами в другое помещение).

Работа с документом осуществляется в строго отведенном

месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограни-

ченном от доступа посторонних.

На протяжении всей работы с документом должностное

лицо,

уполномоченное производить указанную работу, обязано

исключать доступ к исходному документу и производным мате-

риалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного"

ознакомления.

6. На протяжении всей работы с документом должностное

лицо,

уполномоченное производить указанную работу, обязано

обеспечивать конфиденциальность содержания исходного доку-

мента и производных материалов, не разглашая их посторонним.

Работа с документом должна быть выполнена таким обра-

зом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представ-

ление проекта нового документа на рассмотрение, а затем и ут-

верждение (подпись) его окончательного варианта.

8. Хранение документов должно осуществляться в помещени-

ях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.

9. Контроль наличия документа в процессе работы осуществ-

ляется должностным лицом, ответственным за его хранение, по-

стоянно.

10.

По окончании работы с документом последний подлежит

незамедлительной сдаче.

2.3.

Работа с исходящими

и внутренними документами

2.3.1.

Общий порядок работы должностных лиц организации

Упорядоченная, тщательно организованная работа

докумен-

тами организации ведет к устранению спешки и резкому сниже-

нию вероятности совершения разного рода ошибок в процессе

исполнения документов.

Исполненные документы, в зависимости от места своего даль-

нейшего использования, являются либо внутренними, либо исхо-

дящими. Остановимся на этом чуть подробнее.

Работа с внутренними документами осуществляется исключи-

тельно внутри организации. Это означает, что исполненный до-

кумент в дальнейшем поступает во временное пользование долж-

ностным лицам, в структурные подразделения и др.

Исходящий же документ после исполнения высылается для

последующей работы за пределы предприятия.

Отметим, что если по прошествии некоторого времени возник-

нет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы

организации, то в этом случае (после соответствующего доофор-

мления) последний также станет исходящим документом.

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнени-

ем)

документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осу-

ществить контроль за выполнением) следующие операции:

Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

Исполнение документа.

Тиражирование документа.

Регистрацию документа.

Упаковку и отправку (рассылку) документа.

6. Помещение контрольного экземпляра документа в дело,

последующую работу с ним.

Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосред-

ственной работы над документом.

2.3.2.

Сроки исполнения

Следует учесть, что продолжительность каждого этапа рабо-

ты по исполнению документа будет меняться в зависимости от

особенностей содержания документов, а также их объема.

Для корректной постановки задачи на исполнение документа

для каждого этапа определяются:

— необходимое на подготовку документа время, включая ре-

зерв (исчисляемый в объеме 10—15% от минимально необходи-

мого времени);

— меры организационно-технического, информационного и

иного обеспечения;

—

должностное лицо, ответственное за исполнение документа;

— соисполнители документа (его отдельных частей, приложе-

ний и т. п.);

— технические исполнители документа;

— должностное лицо, осуществляющее контроль за исполне-

нием документа (как правило, секретарь руководителя).

Получение документов на исполнение

2.3.3. Передача секретарем документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их

до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя

предприятия, который:

— лично принимает от руководителя предприятия рассмот-

ренные им документы;

— на основании имеющихся резолюций и справочных данных

о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы

для исполнения;

—

связывается

указанными лицами по телефону или

лично,

из-

вещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;

— лично передает указанные документы ответственным испол-

нителям;

— осуществляет контроль за ходом исполнения документов.

Если документ предназначен для исполнения несколькими

должностными лицами, секретарь (в целях повышения оператив-

ности работы) может предварительно размножить его и передать

копии всем исполнителям (в этом случае оригинал получит от-

ветственный исполнитель).

Отметим, что размножение копий документов осуществляет-

ся

только

письменного разрешения руководителя кадровой служ-

бы организации. Копии документа учитываются наряду с посту-

пившим оригиналом документа

впоследствии за ненадобностью

уничтожаются установленным порядком.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организа-

цию исполнения документа или связанного с ним поручения.

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного

исполнителя обязаны качественно

своевременно отработать (ис-

полнить) необходимые документы (в части, касающейся их рабо-

ты) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах

полученных указаний.

В том случае, если ответственный исполнитель не имеет дос-

таточных полномочий для своевременного и полного исполнения

документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в

компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременно исполнить тот или иной

документ за 2—3 дня до истечения срока должностному лицу, ус-

тановившему срок исполнения, представляется доклад с указани-

ем причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока за-

вершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

— подготовку проекта документа (так называемого черновика);

— набор и распечатку текста проекта документа (основного

текста и текста приложений);

— корректировку содержания документа по результатам со-

гласования;

— оформление окончательного варианта документа.

2.3.4. Разработка проекта документа

Разработка проекта (черновика) документа производится от-

ветственным исполнителем лично или с привлечением соиспол-

нителей. В последнем случае соисполнители передают результа-

ты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или от-

дельные листы с машинописными или рукописными записями)

ответственному исполнителю.

общем случае содержание проекта документа должно давать

ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение

которого разрабатывается проект.

необходимых случаях

дополнение

документу разрабаты-

ваются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью,

могут включать в себя и необходимые графические материалы.

После проверки содержания проекта, его корректуры и доо-

формления ответственный исполнитель передает исправленный

первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до

получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.

2.3.5. Порядок согласования

Проект документа в обязательном порядке должен согласо-

вываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с

уполномоченными представителями всех заинтересованных сто-

рон.

Согласование производится в оговоренные сторонами сроки,

по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и

в какой последовательности должно быть согласовано) и занима-

ет, как правило, не более 3—5 дней, включая время на доставку и

возврат документа.

При необходимости согласовать проект документа с несколь-

кими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совеща-

ние с

представителями заинтересованных сторон, провести видео-

конференцию либо произвести согласование по техническим сред-

ствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).

При последовательном согласовании документ снабжается

листом согласования, в соответствующих графах которого пол-

номочные представители сторон оставляют свои визы и замеча-

ния по содержанию проекта документа.

Виза включает в себя дату ознакомления с документом и под-

пись лица, производящего согласование.

При отсутствии разногласий согласуемый документ визиру-

ется соответствующим должностным лицом

пределах своих пол-

номочий.

В случае возникновения разногласий должностное лицо, осу-

ществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяс-

нение по поводу своих претензий к содержанию проекта.

Свои замечания и предложения по проекту документа долж-

ностное лицо излагает в листе согласования или в служебной за-

писке ad

hoc.

Здесь же могут найти отражение и те вопросы, кото-

рые не были учтены в проекте документа.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки,

ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно

проинформировать об этом заинтересованные стороны

письмен-

ной форме и довести соответствующую информацию до должно-

стного лица, осуществляющего контроль за исполнением доку-

мента (до секретаря руководителя).

При этом, как правило, кратко указывается содержание основ-

ных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также

мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложе-

ний. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о но-

вых сроках согласования проекта документа.

Отказ от согласования

не

допускается.

Полностью согласован-

ный документ вместе с листом согласования передается на кор-

ректировку.

2.3.6. Корректировка содержания по результатам

согласования

В процессе корректировки из содержания проекта (в полном

соответствии с результатами согласования) устраняются разно-

чтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по резуль-

татам согласования излишними, удаляются.

Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополне-

ния. Видоизмененный проект документа редактируется ответ-

ственным исполнителем с учетом требований к общепринятому

стилю изложения документов.

После этого отредактированное содержание проекта подвер-

гается верификации (проверке на предмет выявления и устране-

ния технических ошибок-опечаток и

пр.).

Содержание полностью

"очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным

исполнителем.

По результатам контрольного чтения вновь выявленные ошиб-

ки устраняются. После повторной проверки их устранения окон-

чательный вариант документа визируется ответственным испол-

нителем (подписывается с оборота) и передается для окончатель-

ного оформления.

2.3.7, Оформление документа

Для оформления документа техническому исполнителю (сек-

ретарю или оператору-машинистке) передается подписанный от-

ветственным исполнителем окончательный вариант документа

(компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или

рукопись).

К проектам служебных документов, представляемым на под-

пись во исполнение поручений, принято также прилагать матери-

ал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или

лист с резолюцией).

Текст окончательного варианта документа может содержать

оговоренные исправления, которые должны читаться однознач-

но (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминае-

мых в документе).

Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр пе-

редается техническим исполнителем ответственному исполните-

лю,

который, как правило, осуществляет просмотр документа на

предмет выявления ошибок (опечаток).

Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным

исполнителем секретарю руководителя для завершающей провер-

ки и

представления на подпись (утверждение) руководителю пред-

приятия.

2.3.8. Действия должностных лиц после получения

подписанного (утвержденного) документа

Документ, подписанный или утвержденный руководителем,

передается на тиражирование и регистрацию секретарю руково-

дителя (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).

Если необходимо изготовить более одного экземпляра доку-

мента, то ответственный исполнитель указывает нужное количе-

ство цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа пер-

вого экземпляра документа.

Все экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем

первый экземпляр

необходимое количество последующих экзем-

пляров документа, за исключением последнего (контрольного,

помещаемого в дело):

— выдаются в работу (должностным лицам организации);

— высылаются за пределы организации установленным по-

рядком;

— поступают на временное хранение в службу ДОУ организа-

ции.

Принято считать документ исполненным, если изложенный в

нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена.

На таком документе ответственным исполнителем указывает-

ся,

каким исходящим номером исполнен документ,

ставится дата

исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя.

После оформления на документе соответствующей записи от-

ветственный исполнитель обязан передать его в место постоянно-

го

хранения.

Вместе

с документом

в дело

подшивается контрольный

экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Документы,

течением времени утратившие практическое зна-

чение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с

истекшими сроками хранения подлежат уничтожению

списанию.

2.3.9. Подготовка исполненных документов к отправке

Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправ-

ке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке прохо-

дит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исхо-

дящих документов и конвертования.

Под оформлением в данном случае понимается исполнение

сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что

исходящий документ принимается к отправке только при нали-

чии как минимум двух экземпляров такового (последний остает-

ся в деле вместе с контрольным экземпляром документа).

В процессе регистрации документу присваивается исходящий

номер — как правило, это порядковый номер записи в журнале

учета исходящих документов.

Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводи-

тельного письма документа, предназначенного к отправке. Ана-

логичным образом учитываются все экземпляры документа.

До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секре-

тарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество

экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а так-

же адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше

пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет

рассылки", существенно облегчающий последующее конвертова-

ние документов.

Соответствующим образом оформленные и зарегистрирован-

ные

документы, а также сопроводительные письма к ним уклады-

ваются в конверты.

На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами

оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки

правильности адресования конверты заклеиваются и опечатыва-

ются печатью предприятия "для пакетов".

Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в

экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое от-

деление

или

отправки получателю иным общепринятым способом).

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, мо-

гут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета,

выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию,

исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата,

второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный

отдел службы ДОУ отправителя).

В небольших организациях отправку (рассылку) документов

организует секретарь руководителя.

После отправки исходящих документов секретарем (ответ-

ственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в

журналах учета осуществляется списание отправленных экземп-

ляров в журнале учета исходящих документов путем проставле-

ния отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.

2.4. Текущее хранение документов.

Списание и уничтожение документов

2.4.1.

Организация текущего хранения

Документы организации по окончании работы с ними подле-

жат текущему (оперативному, временному) хранению.

В зависимости от объемов переписки документы или их опре-

деленная часть могут храниться непосредственно в офисе руково-

дителя в предназначенных для этой цели шкафах (сейфах).