Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии

2002 г.

Справка

количестве посадочных

мест,

предоставленных авиа-

компанией "Россия" в 2003 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой

излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее

составления, во второй приводятся конкретные сведения, отра-

жающие существо вопроса. Текст справки может состоять только

из одной (второй) части. Если справка содержит однородную си-

стематизированную информацию, ее текст оформляется в виде

таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопро-

сам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или

его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового

характера, подписывают руководитель организации и главный

бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписыва-

ются руководителем структурного подразделения или специалис-

том-составителем .

Справки, составляемые для подтверждения сведений биогра-

фического или служебного характера, составляются на бланках

формата

А5,

подписываются двумя лицами (руководителем

глав-

ным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кад-

ров) и заверяются печатью.

Для таких справок в организациях используются унифициро-

ванные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрирует-

ся информация из различных источников по определенным пара-

метрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предло-

жений, сводка замечаний и т. п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках ин-

формации, перечислять и давать характеристику фактическому

материалу по одному или нескольким показателям.

целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в

другую организацию — руководителем.

Заключение — это

документ, содержащий

мнение,

выводы орга-

низации, комиссии или специалиста по какому-либо документу

или вопросу

Заключения составляются на проекты положений, постанов-

лений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссер-

тации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия

документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части крат-

ко изложено существо вопроса, проанализированы основные по-

ложения или предложения и дается общая оценка; во второй час-

ти излагаются конкретные замечания по существу рассматривае-

мого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть

текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нуме-

руемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указы-

вается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и под-

писывается специалистом или группой специалистов-составите-

лей. Подписи з1аверяются печатью. При направлении заключения

в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за

подписью руководителя.

Отзыв

— это документ, содержащий мнение организации или

специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рас-

смотрение.

В целом порядок составления и оформления отзыва соответ-

ствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень

— это документ, содержащий систематизированное

перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный

в целях распространения на них определенных норм или требова-

ний.

Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст,

как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составивши-

ми их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руко-

водителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей

перечней регламентируются соответствующими инструкциями,

указаниями, методическими документами.

Список

— это документ, содержащий перечисление лиц, пред-

метов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирова-

ния и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуж-

даются в утверждении.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.

Список подписывается должностным лицом, составившим его, а

при необходимости — руководителем организации.

Варианты оформления различных видов документов представ-

лены в приложении 1.

ДОКУМЕНТООБОРОТ

2.1.

Традиционный и электронный

документооборот

Под документооборотом организации принято понимать упо-

рядоченное перемещение документов, созданных в процессе ра-

боты соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения документов сегодня широко

используются как традиционные средства (почта, в том числе

обычная, авиа- и специализированная — типа DHL, UPS и т. п.,

фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нароч-

ным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде

всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения,

пересылаемые по сотовым средствам связи

средствам персональ-

ного радиовызова).

Таким образом, если до недавнего времени в деловой литера-

туре было принято отделять друг от друга традиционный и элек-

тронный документооборот, то теперь говорить о возникновении

нового, современного типа документооборота, сочетающего

себе

лучшие качества традиционного делопроизводства

современны-

ми технологиями создания, обработки и передачи документов по

назначению.

Основу традиционного документооборота, безраздельно до-

минировавшего все минувшие десятилетия, составляли так назы-

ваемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бу-

мажных документов.

Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний

научно-технического прогресса) в большинстве российских офи-

сов создавались и перемещались в пространстве все тем же де-

довским" способом, то есть при помощи печатных машинок, до-

потопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой

доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный доку-

ментооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, ус-

тупая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называ-

емые электронные документы, создаваемые и передаваемые от

пользователя к пользователю при помощи электронных техноло-

гий, основанных на использовании компьютерной офисной тех-

ники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей,

беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных

полиграфических и расходных материалов.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще

сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некото-

рым преобладанием электронного в крупных административно-

промышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в

некоторых специфических областях делопроизводства, в частно-

сти,

там, где речь идет о конфиденциальных документах (доку-

ментах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот организации следует

рассматривать как смешанный документооборот, основанный на

приоритетном использовании электронной технологии работы с

документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются

при помощи современных технологических средств (оргтехники,

материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуще-

ствляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.

Современный документооборот организации формирует-

ся в результате организованного "слияния" трех самостоятель-

ных информационных потоков, по которым "путешествуют"

внутренние документы, входящие документы и исходящие до-

кументы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение

входящих и исходящих документов, а внутренний информацион-

ный поток — перемещение документов внутри предприятия.

Основные компоненты

К внутренним документам принято относить документы, раз-

рабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потреб-

ностей организации (ее структурных подразделений) и в соответ-

ствии с внутренними правилами разработки документов. Иными

словами, это документы, образующиеся в результате внутренней

деятельности предприятия.

Общая организация работы

внутренними документами орга-

низации выглядит следующим образом:

Получение (отдача) указания на разработку документа, его

уяснение (уточнение).

Разработка проекта документа.

Согласование содержания проекта документа с заинтересо-

ванными должностными лицами.

Корректировка документа по результатам согласования и

его оформление.

Проверка правильности оформления документа, его подпи-

сание (представление на подпись) и утверждение.

6. Тиражирование и регистрация документа.

Доведение документа до сведения лиц, которым он предназ-

начен (до исполнителей).

8. Исполнение и контроль исполнения документа.

9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10.

Помещение исполненного документа

дело, последующая

работа с ним (включая передачу документа в другое подразделе-

ние или службу организации, а также его отправку за ее пределы),

текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Входящие документы — это документы, поступающие в орга-

низацию извне по различным каналам связи.

Общая организация работы с входящими документами орга-

низации выглядит следующим образом:

Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по

другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей

в адрес предприятия.

Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).

Регистрация.

Подготовка на доклад (разметка, укладка).

Рассмотрение, оформление резолюций.

6. Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.

Отправка на исполнение (доведение до сведения соответ-

ствующих должностных лиц, включая кадровую службу пред-

приятия).

8. Исполнение и контроль исполнения документа.

9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10.

Помещение исполненного документа

дело, последующая

работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и спи-

сание.

Исходящие документы

— это

документы, разработанные внут-

ри организации и отправленные за его пределы для руководства

нижестоящим органам управления (подчиненным должностным

лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение пись-

менных указаний (руководящих документов) высшей инстанции

(старших начальников).

Общая организация работы с исходящими документами орга-

низации выглядит следующим образом:

Получение (отдача) указания на разработку документа, его

уяснение (уточнение).

Разработка проекта документа.

Согласование содержания проекта документа с заинтересо-

ванными должностными лицами.

Корректировка документа по результатам согласования и

его оформление.

Проверка правильности оформления документа, его подпи-

сание (представление на подпись) и утверждение.

6. Тиражирование и регистрация документа.

Упаковка и отправка (рассылка) документа.

8. Помещение второго экземпляра документа в дело, последу-

ющая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и

списание.

А теперь рассмотрим порядок работы

документами по этапам.

2.2.

Работа с входящими документами

2.2.1.

Получение

Получение секретарем входящих документов в почтовом от-

делении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосред-

ственно от посыльного и т. п. производится после тщательной

проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее

количества.

необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность

печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге

вьщачи, с вьщачей описи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта уклады-

вается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и плом-

бируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как

правило, осуществляется на автотранспорте организации.

Доставленные до места назначения входящие документы про-

ходят процедуру первичной обработки, включающую в себя рас-

паковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по

техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, теле-

факс,

а также электронная почта) осуществляется секретарем не-

посредственно в офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по

перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается под-

тверждение. До получения подтверждения содержание этих доку-

ментов руководителю не докладывается.

2.2.2.

Регистрация

Информация

обо

всех полученных сообщениях и документах

фик-

сируется секретарем

специальных

журналах.

Этот процесс получил

название первичного учета (регистрации) входящих документов.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов

входящих документов, соответствие их содержания сопроводи-

тельным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в

регистрационный журнал — журнал учета входящих документов.

Как показывает практика,

условиях функционирования совре-

менной организации наилучшим образом зарекомендовала себя

централизованная система регистрации

документов,

соответствии

с которой выполнение всех необходимых операций

документами

производится в одном месте — как правило, в офисе руководителя

или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

Такая система обеспечивает:

— единый порядок регистрации документов;

— оперативное ведение по документам информационно-по-

исковой и архивно-справочной работы;

— эффективный контроль исполнения документов.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны

иметь свой индивидуальный идентификационный номер, вклю-

чающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и но-

мер регистрационного журнала согласно утвержденной номенк-

латуре дел организации, например 3004/5, где 3004 — порядко-

вый номер записи,

— номер журнала.

2.2.3. Порядок рассмотрения

Поступившие в адрес руководителя входящие документы дол-

жны представляться ему для ознакомления, как правило, в день

поступления.

Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего доку-

менты к руководителю, например кадровой службы, поступают

после

их

рассмотрения руководителем организации

(с

соответству-

ющей резолюцией).

Секретарем производится подготовка полученной деловой

корреспонденции на доклад руководителю, включающая:

—

разметку, то есть вьщеление заголовков и некоторых других

реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;

— укладку документов (в папки и т. п.) в определенном по-

рядке.

Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укла-

дываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом по-

вседневном количестве докладываемых документов помещаются

поверх всех остальных.

Документы особой важности,

пометкой "срочно"

и т.

п., док-

ладываются руководителю в первую очередь.

Папки

подготовленной соответствующим образом входящей

корреспонденцией передаются руководителю для последующего

рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся посту-

пившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им

не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.

Отдельные входящие документы могут быть оставлены руко-

водителем предприятия у себя для принятия по ним решения пос-

ле выяснения дополнительных сведений.

В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представ-

ленных входящих документов продолжают находиться у руково-

дителя, а также

то,

какие вспомогательные материалы (например,

из числа документов, ранее поступивших в адрес организации)

для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и

когда их следует представить.

2.2.4. Вынесение резолюций

По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению

входящих документов руководителем делается соответствующее

письменное указание (резолюция), на основании которого начи-

нается непосредственная работа по исполнению документа.

Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотрен-

ных входящих документов пишутся на свободных от текста по-

лях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать

поручения на тексте документа запрещается.

В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно

по своему содержанию, для его оформления используются специ-

альные бланки формата

А5

с указанием в верхней строке должнос-

ти лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").

Поручение по исполнению входящего документа дается, как

правило, только одному должностному лицу (например, началь-

нику планового отдела, главному редактору и т. п.).