Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Крейгроуд Болтон БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города

дается название штата, часто сокращенное. При адресовании пи-

сем в Великобританию может быть указано графство.

Указание

на

конкретное лицо *^К сведению".

Альтернативой

включения имени и должности получателя в реквизит "адрес" яв-

ляется внесение их в графу "К сведению". Если в адресе не указа-

ны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе пись-

ма, который не является обязательным, но присутствует в том слу-

чае,

когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило

конкретному

лицу.

Эта отметка

—

указание на конкретное лицо

—

помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P.Cooper

или

Attention of: P.Cooper

или

For the Attention of

Mr.

P.Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или на-

звание отдела, в который направляется письмо.

Например:

Attention of the Sales Manager

Attention — Sales Department

Вступительное

обращение.

В деловых письмах используются

следующие обращения:

±"Уважаемые господа" — к организации в целом:

Dear Sirs Gentlemen (в США)

• "Уважаемый господин" — к мужчине, если неизвестно его

имя:

Dear Sir

• "Уважаемая госпожа" — к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• "Уважаемый г-н Смит" — к мужчине:

Dear Mr. Smith

• "Уважаемая г-жа Смит" — к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

220

• "Уважаемая г-жа Смит" — к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• "Уважаемая г-жа Смит" — к женщине, если неизвестно ее

семейное положение:

Dear Ms. Smith

• "Дорогой Джон" — к человеку, которого вы хорошо знаете,

или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения "Уважаемый

г-н

Джон"

(Dear Mr. John) или "Уважаемый г-н Джон Смит" (Dear

Mr.-John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно

опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии)

или двоеточие (в США).

Заголовок

к тексту

письма

включает краткое его содержание.

Например:

"О возобновлении поставок", "О заполнении дого-

вора".

Основной

текст

письма.

Текст большинства писем состоит из

трех частей. После приветствия или обращения ("Уважаемый

г-н...") следует начало основного текста, где говорится о причи-

нах обращения;

главной части текста сообщается

деталях (под-

робностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается

о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

...Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о... (... We are

writing to inquire about...);

Мы пишем в связи с... (We are writing in connection on with...);

Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать...

(We are interested in... and we would like to know...) и т. п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начи-

наться такими словами:

Мы хотим сообщить... (We would advise...);

С удовольствием сообщаю, что... (It is my pleasure...);

Имеем честь сообщить Вам, что... (We bed to inform you that...)

ИТ.

П.

221

Просьба сообщить необходимую информацию начинается сло-

вами:

Сообщите, пожалуйста,... (Could you please tell me...);

Пожалуйста, сообщите... (Please let me know

if...);

Я был бы рад узнать... (I should be glad to know if...) и т. п.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю

Вас

за письмо от (дата).., (Thank you for your letter

(date)...),

Мы получили Ваше письмо (дата)...

(We

have received

your letter of (date)...) и т. п.

деловой переписке используются следующие выражения бла-

годарности и внимания:

Очень любезно с Вашей стороны... (It is very kind of you

to...);

Пишу, чтобы поблагодарить

Вас

за...

(I am writing to thank you

very much indeed for...);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить

Вас...

(May I take this opportunity of thanking you for...);

Благодарим за Ваш большой вклад в... (Thank you for

contributing so much

to...);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодар-

ность за Вашу

помощь...

(Please, accept

sincere (deep) appreciation

for your help...) и т. п.

Извинения могут начинаться такими словами:

Мы должны извиниться за... (We must apologise for..;);

Мы извиняемся за... (We apologise for...);

Мы очень огорчены из-за того, что... (We are extremely sorry

for...);

Хочу принести свои самые искренние извинения за... (I wish to

offer me sincere apologies for...) и т. п.

После изложения основной причины письма, деталей и под-

робностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ... (I look forward to receiving your soon

reply...);

С нетерпением жду ответа... (Looking forward to hearing from

you...) ИТ. П.

В заключительной части может быть дана оценка приведен-

ной в письме информации:

222

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this

information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нуж-

на более подробная информация (Please, do not hesitate to contact

me if you need any further information) и т. п.

Заключительная

формула

веэ§€ливости.

В качестве

заключитель-

ной фразы в письмах к организациям используются такие выра-

жения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly.

Указанные фразы можно перевести как "С уважением", "Ис-

крение Ваш", "Наилучшие пожелания".

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступи-

тельного обращения и заключительной формулы вежливости яв-

ляются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Yours sincerely

Dear John Best wishes.

В данных формулах заключительная фраза соответствует на-

чалу письма. Эти же формулы часто используются в письмах рос-

сийских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись

размещается обычно под заключительной формулой вежливости.

Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной

подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely Mr. S Basuki Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник

фирмы по поручению руководства. Например:

For а. Smith and Co., Ltd

D.Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка "p.p." — "за", "от име-

ни",

или "Per pro" — "по доверенности" (от латинского выраже-

ния "per procura"). Сотрудники организации используют эту от-

метку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

223

Отметка

наличии

приложений.

В письмах зарубежных кор-

респондентов отметка о наличии приложений располагается в

нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова

"Enclosure", если приложение одно, или "Enclosures", если их не-

сколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

Возможно сокращенное обозначение: End.. В отметке о при-

ложений могут быть названы документы-приложения.

Указание

на

рассылку копий

письма.

письмах зарубежных кор-

респондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Та-

кая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает

сокращение

"с.с."

(от "карбоновые копии") и название фирмы,

которой выслана копия. Например:

с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает от-

метку "без копий" ("without copies").

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информа-

ции в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от не-

обходимости составлять новое письмо и дает возможность опе-

ративно сообщать о событиях, случившихся уже после подписа-

ния письма. Приписка располагается в конце письма после

подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum — "пос-

ле написанного"). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и

последующих листов документа используется специальная бума-

га с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу

(1 см от верхнего края) названием организации. В правом верх-

нем углу печатаются слова "Лист для продолжения письма

Х9...".

Например:

Continuation Sheet No...

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются

организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

224

Mills and Green Continuation Sheet No

Messrs. A.Smith and Co., Ltd

12 May 2002

Многие британские фирмы пользуются дополнительными ли-

стами без надписи справа.

этом случае страницы нумеруются, а

справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме после-

дней, пишется: "Continued" — или сокращенное: Cont'd (Countd),

что значит "имеется продолжение".

6. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ

ДОКУМЕНТАМИ

6.1.

Технология учета и рассмотрения

поступивших конфиденциальных документов

6.1.1.

Назначение и виды учета конфиденциальных

документов

Наиболее существенным отличием технологии обработки

хра-

нения конфиденциальных документов от технологии обработки и

хранения документов открытых, которое составляет основу процес-

са защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по

организационным

техническим

каналам,

мы

считаем многоступен-

чатый учет всех процедур и операций, выполняемых

документом.

Учет (чаще используется термин "регистрация") открытых

документов в первую очередь преследует цель включения доку-

мента в справочно-информационную систему для целей справоч-

ной и поисковой работы по документам и контроля исполнения

поручений и заданий, содержащихся в документе.

Учет конфиденциальных документов прежде всего преследует

цель сохранности документов и фиксирования их местонахожде-

ния. В связи с этим к конфиденциальным документам скорее все-

го применим более широкий термин "учет документов" (в дан-

ном случае регистрацию мы рассматриваем лишь как запись ис-

ходных сведений о документе).

Итак, основная цель учета конфиденциальных документов —

обеспечение их физической сохранности, комплектности и цело-

стности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реаль-

226

ного наличия документов и аналитическая работа по осведомлен-

ности персонала о содержании документов.

Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя

и относятся к стадиям обработки документов, часто не являются

основными технологическими процессами. В отличие от откры-

тых документов конфиденциальные документы (на любом носи-

теле) учитываются сразу при поступлении или перед изготовле-

нием первого варианта беловика, т. е. до рассмотрения, распреде-

ления или согласования, подписания.

При ведении учета конфиденциальных документов возможно

возникновение следующих опасных ситуаций:

— выпадение документа из учетной системы за счет ошибоч-

ных или злоумышленных действий работника службы 1СД;

— отсутствие фиксируемого контроля за документом при пе-

реходе его от одной технологической стадии движения и проце-

дуры обработки к другой;

— включение конфиденциальных сведений из документов в

учетные формы;

— утечка информации по техническим каналам;

— использование работником службы КД традиционной или

автоматизированной технологии, не предназначенной для обра-

ботки и хранения конфиденциальных документов, или самодель-

ной, непрофессиональной технологии;

— нарушение порядка выполнения учетных операций и веде-

ния справочно-информационного банка данных по документам.

Основной способ защиты информации при указанных угро-

зах —

строгая регламентация специализированных технологичес-

ких

процедур учета

контроль за соблюдением работниками служ-

бы КД и персоналом утвержденных руководством организации

требований и правил.

Учет конфиденциальных документов предназначен для:

— фиксирования факта поступления пакета с документами,

отдельного бумажного или машиночитаемого документа, или

документа, поступающего по электронной или факсимильной

почте (линиям связи);

227

— фиксирования факта регистрации исходных сведений о до-

кументе

включения его

справочно-информационный банк дан-

ных по документам;

— фиксирования факта переноса информации с бумажного

документа на машинный носитель, факта включения документа в

электронную базу данных и факта помещения бумажного доку-

мента в соответствующее дело;

—

фиксирования факта перемещения документа (всех обраще-

ний персонала к документу) в процессе его рассмотрения, испол-

нения и возвращения в службу КД (регистрация рабочих сведе-

ний);

— фиксирования местонахождения документа (у менеджера,

референта,

деле,

файле, на машинном носителе вне ЭВМ и т. д.)

в любой момент времени в период исполнения документа и при

его архивном хранении;

—

фиксирования факта регистрации исходных сведений

под-

готовленном документе;

— фиксирования факта начала и окончания составления, из-

готовления и издания документа;

— фиксирования факта дальнейшей работы над изданным

документом или отправления его адресату (регистрация рабочих

сведений);

—

фиксирования факта оформления специально подготовлен-

ных носителей для составления конфиденциальных документов;

—

фиксирования факта перевода документа

одного вида уче-

та на другой и идентификации (соответствия) учетных номеров;

— обеспечения поисковой, справочной и контрольной рабо-

ты по конфиденциальным документам;

— регулярного фиксирования комплектности документа при

выполнении каждой технологической процедуры

целью предуп-

реждения утраты копий и экземпляров документа, черновиков,

редакций, приложений, отдельных листов и рабочих записей;

— фиксирования в машинном журнале всех действий, кото-

рые выполняются с электронными документами в базе данных;

— фиксирования регулярных контрольных операций второго

работника службы КД по проверке правильности выполнения

228

работником службы всех технологических операций и проверке

наличия документов.

Учет конфиденциальных документов централизуется по кате-

гориям документов на участках службы

1СД.

Он всегда делится на

несколько видов, так называемых учетов, соответствующих ста-

диям технологической обработки документов в документопото-

ках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций

по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны

фирмы между несколькими независимыми работниками этой

службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранно-

стью документов на каждом участке.

В предпринимательских структурах целесообразно вести сле-

дующие виды учета конфиденциальных документов и дел:

— учет пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные

документы, а также учет поступления незаконвертованных доку-

ментов, документов, поступающих по телеграфной, электронной

почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (па-

кетный учет);

— пакетный учет поступления документов, не имеющих гри-

фа конфиденциальности, но отнесенных

документам ограничен-

ного доступа в перечне данной фирмы;

— учет входящих (поступивших, входных) документов (вхо-

дящий учет);

— учет подготовленных исходящих и внутренних документов

(учет подготовленных документов или исходящий учет);

— инвентарный учет документов;

— номенклатурный учет дел.

Следовательно,

предметном

технологическом аспектах учет

конфиденциальных документов значительно отличается от реги-

страции открытых документов и делится на ряд видов, что опре-

деляется необходимостью защиты документов от тех угроз, кото-

рые могут стать причиной несанкционированного доступа зло-

умышленника к тайне фирмы.

Традиционный учет отличается надежностью и распространя-

ется на

документы,

которые имеют любой вид носителя

—

бумаж-

ный, технический, а также на электронные документы.

229