Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Следовательно, технологический процесс учета конфиденци-

альных документов включает в себя ряд процедур, обязательных

для любого вида учета и любого типа технологических систем

обработки и хранения этих документов.

В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи по-

ступивших документов исполнителям и возврате документов вы-

полняется комплекс технологических и ограничительных опера-

ций, позволяющих обеспечить физическую сохранность докумен-

та и его частей, а также предотвратить разглашение и утечку

информации, содержащейся в документе.

6.2. Исполнение и обработка подготовленных

конфиденциальных документов

6.2.1.

Составление, изготовление и издание

конфиденциального документа

Под

исполнением

конфиденциального документа понимается

процесс документирования управленческих решений и действий,

результатов выполнения руководителями и сотрудниками орга-

низации поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а

также реализации функций, закрепленных за ними в должност-

ных инструкциях.

Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются:

— получение руководителем, сотрудником (исполнителем)

поступившего документа;

— письменное или устное указание вышестоящего руководи-

теля;

— устный запрос на информацию или принятие решения от

других организаций, учреждений и отдельных лиц;

—

задания и поручения, включенные в рабочие планы, графи-

ки работы, должностные инструкции и другие организационные

и плановые документы;

— полезная информация, полученная из реферативных и ин-

формационных сборников, рекламных изданий.

250

в отличие от исполнения процесс использования документа

предполагает включение его в информационно-документацион-

ную систему, обеспечивающую исполнение других документов,

выполнение управленческих действий и решений.

Для использования в работе обычно поступают законодатель-

ные акты, организационно-правовые, нормативные, распоряди-

тельные, справочно-информационные

документы,

разнообразные

рекламные издания и научно-техническая информация.

Процесс ознакомления с конфиденциальным документом —

это информирование сотрудника организации или иного заинте-

ресованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией

полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о

принятом этим руководителем решении или решении другой орга-

низационной структуры.

В ходе исполнения конфиденциальных документов могут воз-

никнуть следующие основные угрозы:

— утрата (разглашение, утечка) ценной информации за счет

ее

документирования на случайном носителе, не входящем в сфе-

ру контроля службы КД;

— подготовка к изданию документа, не обоснованного дело-

вой необходимостью или не разрешенного для издания, т. е. до-

кументирования определенной информации;

—

включение

документ избыточных конфиденциальных све-

дений, что равносильно разглашению тайны фирмы;

— случайное или умышленное занижение грифа конфиденци-

альности сведений, включенных в документ;

—

изготовление документа в условиях, которые не гарантиру-

ют сохранность носителя, конфиденциальность информации;

— утеря оригинала, черновика, варианта или редакции доку-

мента, его части, приложения к документу, умолчание этого фак-

та и попытка подмены утраченных материалов;

— сообщение содержания проекта конфиденциального или

открытого документа постороннему лицу, несанкционированное

копирование документа или его части (в том числе на неучтенной

дискете);

— утечка информации по техническим каналам;

251

— ошибочные действия работника службы КД, особенно в

части нарушения разрешительной системы доступа

документам.

Важно, что в отличие от исполнения открытых документов

исполнение конфиденциальных документов представляет собой

стадию, насыщенную различными технологическими этапами и

процедурами, основными из которых являются:

—

установление уровня грифа конфиденциальности сведений,

подлежащих включению в будущий документ;

— оформление и учет носителя для документирования вьще-

ленного комплекса конфиденциальной информации;

— составление и изготовление конфиденциального докумен-

та; издание конфиденциального документа.

Указанные этапы характеризуются не только регламентиро-

ванной технологией, но и жесткими правилами работы исполни-

телей с конфиденциальной информацией.

Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится кон-

фиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо

носителе; ценная информация немедленно подвергается угрозе при

возникновении необходимости ее документирования.

В связи с этим система защиты конфиденциальной информа-

ции должна начинать функционировать не после издания (подпи-

сания) конфиденциального документа, а заблаговременно,

т.

е.

до

создания будущего документа.

Прежде чем создать документ, следует установить, является

ли данная информация конфиденциальной и какой уровень гри-

фа конфиденциальности ей должен быть присвоен в случае поло-

жительного ответа.

Своевременное установление грифа конфиденциальности све-

дений, подлежащих включению в будущий документ,

—

первый и

основной элемент защиты документированной информации, по-

зволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тай-

ны организации.

Основу присвоения документу грифа конфиденциальности

должны составлять: перечень конфиденциальных сведений орга-

низации, требования партнеров, а также перечень конфиденци-

альных документов организации.

252

Система грифования (маркирования) документов не гаранти-

рует сохранность информации, однако, позволяет четко органи-

зовать работу

документами, в частности сформировать систему

доступа к документам персонала.

Гриф

конфиденциальности,

или гриф ограничения доступа к

традиционному, машиночитаемому или электронному докумен-

ту, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку,

помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о

конфиденциальности содержащихся в документе сведений и про-

ставляемый на самом документе и (или) сопроводительном пись-

ме к нему.

Информация

документы, отнесенные к коммерческой (пред-

принимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа огра-

ничения доступа, соответствующих различным степеням конфи-

денциальности информации:

первый, массовый уровень — грифы "Конфиденциально",

"Конфиденциальная информация". Не следует ставить гриф "Ком-

мерческая тайна", так как грифом обозначается не вид тайны, а

характер ограничения доступа к документу;

второй уровень (достаточно редкий) — грифы "Строго кон-

фиденциально", "Строго конфиденциальная информация", "Кон-

фиденциально. Особый контроль".

Они присваиваются документу лично первым руководителем

фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и хране-

ние

документов

графом второго уровня также организуется пер-

вым руководителем с возможным привлечением руководителя

службы КД.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служеб-

ной тайне, ставится гриф "Для служебного пользования".

Написание грифа ограничения доступа, указываемого на до-

кументе, не сокращается. Под обозначением грифа указываются

номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные усло-

вия его снятия.

Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р

6.30-2003

на пер-

вом

титульном листах документа,

также на обложке дела (тома)

в правом верхнем углу. На электронных документах и докумен-

253

Tax, записанных на любых машинных носителях, гриф обознача-

ется на всех листах.

Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничи-

тельные пометы: "Лично", "Только в руки", "Только адресату",

"Лично в руки" и

др.

При регистрации конфиденциального доку-

мента к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа

конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.

Документы и информация, конфиденциальные в целом, в сво-

ей массе (например, документация службы персонала, службы

безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне,

и т. д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объе-

ме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.

На ценных, но не конфиденциальных документах может про-

ставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая

особое внимание к сохранности таких

документов:

"Собственная

информация фирмы", "Информация особого внимания", "Копии

не снимать", "Хранить в сейфе" и др. Могут использоваться до-

полнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденци-

альных документов и дел для их быстрого визуального вьщеле-

ния и контроля использования в процессе работы персонала.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

—

исполнителем при подготовке к составлению проекта доку-

мента; руководителем структурного подразделения (направления

деятельности) или руководителем организации при согласовании

или подписании документа;

— работником службы КД при первичной обработке посту-

пающих документов, если конфиденциальный для организации

документ не имеет грифа ограничения доступа.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа

производится при изменении степени конфиденциальности и цен-

ности содержащихся в нем сведений.

Другой принципиально важный вопрос, решаемый руковод-

ством организации, службой КД и исполнителями до начала со-

ставления текста документа, —

определение необходимости

пред-

варительной регистрации носителя

(листов бумаги, специальных

тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана,

254

фотопленки, магнитных носителей и

т.

п.), на котором будут фор-

мироваться черновик и беловик документа.

Назначение такой регистрации — обеспечение безопасности

информации, контроль за ней

не

только в подлиннике документа,

но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях доку-

мента, отдельных записях и подготовительных материалах.

Основными задачами учета носителей конфиденциальной ин-

формации (или, как часто их называют в научной литературе,

документов предварительного учета) являются:

— закрепление факта присвоения носителю (например, обыч-

ным листам бумаги, дискете и др.) категории конфиденциальнос-

ти,

ограниченного доступа;

— присвоение носителю учетного номера и включение его в

справочно-информационный банк для обеспечения контроля за

использованием и проверки наличия;

— документирование фактов перемещения носителя между

сотрудниками организации, закрепление персональной ответ-

ственности за его сохранность;

— контроль работы исполнителя над документом и своевре-

менного уничтожения носителя или его частей, потерявших прак-

тическое значение.

Все типы носителей конфиденциальной документированной

информации должны быть учтены до начала составления проек-

тов черновика, вариантов и беловика будущего документа.

При этом соблюдаются следующие условия защиты информа-

ции:

— формирование основы для последующей персональной от-

ветственности сотрудника за сохранность носителя, повышенно-

го внимания к нему;

— предупреждение возможности нецелевого использования

носителя или его неправильного хранения;

— формирование грифа конфиденциальности будущего доку-

мента;

предупреждение возможности тайной подмены носителя, изъя-

тия из него или включения в него отдельных частей (листов, кус-

ков фото-, видео- или магнитной пленки), для чего фиксируются

255

технические характеристики носителя (количество листов, длина

ленты, наличие склеек и др.);

— предупреждение технической возможности тайной разбор-

ки кассет, пеналов, футляров, конвертов и иных оболочек, содер-

жащих технические носители информации;

— включение носителя в сферу регулярного контроля сохран-

ности и местонахождения.

В службах 1СД коммерческих фирм бумажные носители тек-

стовой и технической информации ставятся на инвентарный (пе-

речневый) учет. В этих структурах учет носителей целесообразен

только на уровне руководства

фирмы,

так как именно здесь концен-

трируется

вся

действительно ценная информация. На уровне испол-

нителей

документирование элементов конфиденциальной информа-

ции ведется на носителях, не учитываемых предварительно.

Обязательному инвентарному учету

маркировке на

всех

уров-

нях управления подлежат магнитные носители информации, для

которых любые угрозы представляют значительно большую опас-

ность, чем для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз

возможно только на основе сложных аналитических наблюдений.

Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентар-

ного номера, даты регистрации, наименования структурного под-

разделения и фамилии исполнителя.

Надписи делаются механическим путем, стойким красителем,

которым одновременно окрашиваются винты и другие детали,

скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сиг-

нализирования об их несанкционированном вскрытии.

Этап оформления и учета носителей конфиденциальной ин-

формации, вьщачи их исполнителям и приема от исполнителей

выполняется в службе КД как в традиционном, так и автоматизи-

рованном режимах и включает в себя следующие процедуры:

— первичное оформление носителя, в процессе которого вы-

полняются специализированные операции, позволяющие в даль-

нейшем контролировать подлинность носителя

сохранность всех

его элементов;

— традиционный или автоматизированный учет

носителя,

при

котором документируется факт его включения в категорию носи-

256

телеи ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного

номера;

— окончательное оформление носителя, в процессе которого

учетные данные переносятся на носитель и его составные части

для их идентификации;

— выдача учтенного, укомплектованного носителя информа-

ции исполнителю, закрепление за исполнителем персональной

ответственности за сохранность носителя, его целостность и це-

левое использование;

— выдача исполнителю при необходимости дополнительных

учтенных листов, форм и бланков;

— прием от исполнителя носителя информации, в процессе

которого проверяются комплектность носителя, наличие оправ-

дательных отметок за отсутствующие элементы и документиро-

вание факта передачи носителя в службу КД;

— ежедневная проверка правильности учета носителей и их

наличия.

При работе с исполнителями работник службы КД педантич-

но решает следующие задачи защиты информации:

— предотвращение выдачи носителя лицу, не связанному с

составлением конкретного документа или исключенному из со-

става лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому до-

кументу);

— выявление факта утраты носителя или его частей, органи-

зация поиска носителя и проведения служебного расследования;

—

предотвращение нарушения принципа персональной ответ-

ственности за сохранность носителя и фиксируемой в нем инфор-

мации;

— обнаружение факта подмены носителя другим, фальсифи-

кации части носителя;

— обнаружение фактов случайной или умышленной порчи

носителя (изменения формата, нумерации листов, вырывания ли-

стов,

их загрязнения, склеивания и т. п.);

— предотвращение несанкционированной и не оправданной

деловой необходимостью передачи носителя между руководите-

лями и исполнителями;

257

— предотвращение несанкционированного ознакомления по-

сторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на

носителе, в процессе его выдачи исполнителю и приема от испол-

нителя.

Следовательно, до начала составления черновика конфиден-

циального документа должен быть выполнен ряд принципиаль-

но важных технологических этапов обеспечения сохранности тай-

ны фирмы, которые дают возможность в будущем свести к мини-

муму риск утраты ценной информации, документирование

которой пока только предполагается.

Этап

составления

текста

конфиденциального

документа ме-

тодически мало отличается от аналогичной творческой, формаль-

но-логической и технической работы, проводимой при формиро-

вании содержания открытого документа.

Однако исполнитель должен помнить, что конфиденциальная

информация документируется только при наличии серьезных

объективных потребностей, а не субъективного желания сотруд-

ника фирмы.

Кроме того, с точки зрения защиты информации важно учи-

тывать, что процесс ее документирования предполагает распрос-

транение информации во времени и пространстве, которое объек-

тивно увеличивает число опасных источников и каналов ее утра-

ты.

Уязвимость информации резко возрастает.

Передача конфиденциальной информации по заранее установ-

ленной нормами права или договорами деловой необходимости

партнерам, учредителям, клиентам и другим юридическим и фи-

зическим лицам допускается только по их письменному запросу с

указанием конкретного состава

назначения требуемых сведений.

Информация всегда передается в письменном виде за подпи-

сью полномочного руководителя фирмы с соблюдением порядка

обращения с отправляемыми конфиденциальными документами.

Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разре-

шается.

Составление текстов особо ценных конфиденциальных доку-

ментов обычно относится к компетенции руководства фирмы.

Менее значимые конфиденциальные документы по отдельным

255

функциональным вопросам составляются децентрализованно ру-

ководителями структурных подразделений (направлений деятель-

ности) фирмы и иногда допущенными к этой работе исполните-

лями (опытными менеджерами, экспертами).

При документировании конфиденциальной информации сле-

дует учитывать, что:

— объем включаемых

документ конфиденциальных сведений

должен быть минимальным и определяться реальной ситуацией;

— документ всегда должен касаться только одного вопроса

(темы) — это важно не столько для быстрого доведения докумен-

та до исполнителя, сколько для обеспечения четкого функциони-

рования системы доступа персонала к конфиденциальной инфор-

мации, необходимой только данному сотруднику, и предотвра-

щения несанкционированного ознакомления сотрудников

организации и иных лиц с излишней информацией;

— необходимо заблаговременно предусмотреть, что сводные

плановые, организационные, распорядительные (особенно при-

казы по основной деятельности), отчетные и другие подобные

документы, составляемые в виде сложных многоадресных схем

текстовой части заданий и исполнителей,

полном объеме

не

дол-

жны рассылаться по подразделениям и исполнителям; такие до-

кументы доводятся до исполнителей избирательно, в виде состав-

ленных в рамках этих документов функциональных персонифи-

цированных приложений-заданий или отдельных документов;

документы, сохраняющие исторически сложившуюся сложную,

многостраничную традиционную форму текста, являются серьез-

ным каналом утраты ценной информации;

— информация, относящаяся к тайне организации, должна

быть максимальным образом локализована в конкретной части

документа, его разделе, приложении, отдельной дискете, элект-

ронном массиве

усложненной системой доступа (например, боль-

шой

по объему не конфиденциальный документ может иметь раз-

дел, вьщеленный в отдельную часть и содержащий комплекс ин-

формации ограниченного доступа);

— включаемые в документ конфиденциальные фотоиллюст-

рации, графики, схемы и т. п. наклеиваются на учтенные листы,

259