Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

При любом виде учета конфиденциальных документов выпол-

няются следующие процедуры: индексирование документов; пер-

вичная регистрация (запись) исходных сведений

документе; пос-

ледующая запись рабочих сведений о документе; формирование

справочно-информационного банка данных по документам; ве-

дение (актуализация) справочно-информационного банка данных;

контроль процесса полноты и правильности регистрации доку-

ментов, сохранности документов и учетных форм.

Основой индексирования (присвоения условного обозначения,

имени) конфиденциального документа является валовая нумера-

ция всего потока документов в течение календарного года.

Подобная индексация гарантирует сохранность записи исход-

ных сведений о документе — ни один номер не может исчезнуть и

ни одна карточка не может выпасть из систематизированного по

номерам массива. К номеру документа может добавляться смыс-

ловой

индекс,

идентифицирующий

дело,

в котором будет хранить-

ся документ.

Сведения, включаемые

учетную форму при регистрации кон-

фиденциальных документов, всегда разделяются на два блока:

а) фиксирующий постоянные (исходные) сведения о докумен-

те (вид документа, наименование автора, дата, индекс, краткое

содержание, количество

листов,

наличие

количество листов при-

ложений и др.);

б) фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о

движении и местонахождении документа (резолюция руководи-

теля, обозначение фамилии исполнителя, дата передачи докумен-

та, роспись за документ, различные отметки и др.).

Форма учетной карточки конфиденциального документа от-

личается от регистрационно-контрольной карточки открытого

документа не только большим количеством граф, но и их взаимо-

связью в отражении пути движения документа.

Службы КД для регистрации исходных и рабочих сведений о

документе чаще всего применяют традиционную карточную фор-

му учета документов. Один из ее серьезных недостатков — отсут-

ствие определенной гарантии в сохранности учетных карточек в

картотеке и возможность их легкой подмены (например, при кра-

230

же документа или его фальсификации). В связи с этим возникает

необходимость учета карточек и ведения с этой целью специаль-

ной учетной формы.

При карточной форме учета на каждый конфиденциальный

документ заполняются один-два экземпляра регистрационной

карточки.

При заполнении одного экземпляра карточки она учитывает-

ся в контрольном (контрольно-учетном) журнале. Журнал пред-

назначен для обеспечения последовательности присвоения доку-

ментам учетных номеров, контроля за наличием документов и

карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахож-

дении документа.

журнале напротив учетного номера докумен-

та указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточ-

ке за его получение.

При заполнении двух экземпляров карточки все указанные

сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функ-

цию контрольного журнала выполняет валовая (нумерационная)

учетная картотека. Перемещение конфиденциальных документов

и учетных карточек между работниками службы КД фиксируется

в передаточном журнале.

В некрупных организациях, имеющих небольшой объем кон-

фиденциальных документов, как правило, кратковременного пе-

риода ограничения доступа, учет этих документов может осуще-

ствляться в соответствии с правилами и в учетных формах откры-

того делопроизводства.

Однако в этом случае конфиденциальные документы допол-

нительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией

документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение

за их сохранностью, движением и наличием, а также своевремен-

ным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хра-

нятся эти документы отдельно от документов всего потока.

В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправ-

ления

помощью корректирующей жидкости или подчистки брит-

вой. Исправление аккуратно вписывается работником службы КД

рядом или выше ошибочной записи и заверяется его подписью;

ошибочная запись зачеркивается одной чертой.

231

Значительное место в обработке конфиденциальных докумен-

тов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет.

На инвентарный учет берутся следующие конфиденциальные

документы:

— не включенные в номенклатуру дел и не подлежащие под-

шивке в дела, например сброшюрованные документы, докумен-

ты большого формата, чертежно-графические, научно-техничес-

кие документы, фотографии, рисунки, в том числе являющиеся

приложениями к основным документам или сопроводительным

письмам;

— изъятые по какой-либо причине из дела, переведенные на

вьщеленное хранение и образовавшие самостоятельное

дело,

пап-

ку, альбом, например особо ценные документы, документы более

широкого доступа, чем другие документы дела, и др.;

— технические носители информации (чистые и с записанной

информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассе-

ты с фотопленкой и др.;

— бумажные носители информации особо ценных докумен-

тов для составления черновиков, оригиналов и подлинников до-

кументов, например блокноты с отрывными листами, рабочие

тетради, отдельные листы бумаги и др.;

— при необходимости — журналы учета документов и учет-

ные картотеки, картотеки учета вьщачи дел и документов, закон-

ченные производством дела.

Картотека (журнал, опись) инвентарного учета конфиденци-

альных документов ведется непрерывно. Номера каждого года

продолжают номера предьщущих лет. Инвентарный номер ука-

зывается на документе в верхнем левом углу на первом и титуль-

ном листах, например: "Инв. №_, дата". Одновременно может

формироваться электронная инвентарная опись конфиденциаль-

ных документов.

Автоматизированный учет конфиденциальных документов

предусматривает следующие процедуры:

— подготовка документов к вводу в ЭВМ;

— ввод исходных сведений о документах в автоматизирован-

ный банк данных;

232

— ввод в рабочий автоматизированный банк данных элект-

ронных документов, документов на магнитных носителях и пу-

тем сканирования — бумажных документов;

— распечатка на бумажном носителе (карточке) исходных учет-

ных сведений о документе, при необходимости распечатка на бу-

мажном носителе копий электронных документов;

— ежедневная проверка правильности регистрами докумен-

тов и их наличия;

— изготовление на учтенной дискете страховой копии доку-

мента, поступившего по линии электронной почты;

— обозначение на бумажном документе или сопроводитель-

ном письме к дискете отметки о вводе документа в базу данных с

указанием его учетного (поискового) номера;

— подшивка бумажного документа и бумажной копии элект-

ронного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел

службы КД и помещение страховых дискет (в том числе копий

поступивших дискет) в ячейку места хранения.

На основе применяемых традиционных и электронных регис-

трационных форм создается справочно-информационный банк

данных (учетный аппарат), который предназначен для контроля

за сохранностью документов, накопления и систематизации ис-

ходных данных о документах, актуализации массивов информа-

ции — внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе

исполнения или использования документов, обеспечения контро-

ля за исполнением документов и проверки их наличия.

Банк данных по документам должен:

— содержать полные и достоверные данные о всех конфиден-

циальных документах;

— иметь единообразную схему построения;

—иметь

учетные

формы,

наименования

граф в

которых правиль-

но сформулированы и однозначно понимаются сотрудниками;

— отличаться минимальной трудоемкостью при формирова-

нии и ведении;

— обеспечивать сопоставление учетных номеров при перево-

де

документа с одного вида учета на другой;

— вестись по месту хранения документов.

233

Задачи справочно-информационного банка данных решают-

ся с помощью двух обязательных технологических элементов:

а) формирование банка и б) ведение (актуализация) банка. Банк

может быть традиционным и автоматизированным.

Традиционный справочно-информационный банк данных по

конфиденциальным документам независимо от вида учета обыч-

но включает в себя:

—

журналы учета документов по видам учета или учетную ва-

ловую картотеку с разделами неисполненных (для вторых экземп-

ляров карточек) и исполненных (для первых отработанных экзем-

пляров карточек) документов, в которой карточки в разделах рас-

полагаются в последовательности учетных номеров документов;

— учетную картотеку на неисполненные документы, в кото-

рой первые экземпляры карточек располагаются по исполните-

лям (картотека "За исполнителями");

— справочную картотеку на исполненные документы, в кото-

рой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагают-

ся по корреспондентам или другому удобному для использова-

ния признаку, например по рубрикам номенклатуры дел;

— кодификационную картотеку по распорядительным доку-

ментам;

— контрольную картотеку, в которой дополнительные экзем-

пляры карточек располагаются по срокам исполнения докумен-

тов;

— передаточный журнал для фиксирования факта перемеще-

ния документа и учетной карточки с одного участка службы КД

на другой, от одного работника этой службы другому.

небольших фирмах три картотеки могут объединяться

одну,

использующую различные классификационные схемы.

Например, может формироваться учетно-справочная картоте-

ка со следующими разделами:

а) "За исполнителями",

б) учетный валовой раздел для карточек на все конфиденци-

альные документы,

в) справочный раздел на исполненные документы, в котором

карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел.

234

Первый и второй экземпляры карточки помещаются одновре-

менно в первые два раздела. Второй раздел является описью кон-

фиденциальных документов фирмы. После исполнения докумен-

та карточка из первого раздела перемещается

третий раздел кар-

тотеки. Может применяться схема систематизации карточек сразу

же в соответствии с рубриками номенклатуры дел (при нумера-

ции документов отдельно по каждому делу).

Автоматизированный справочно-информационный банк данных

по конфиденциальным документам

принципиально не отличается

от аналогичных систем, оперирующих открытой информацией и

документами и широко использующихся фирмами. Конфиденци-

альные электронные документы и электронные аналоги бумаж-

ных документов на любом носителе, в том числе поступившие по

защищенной линии электронной почты, подлежат строгому уче-

ту, как и традиционные бумажные конфиденциальные докумен-

ты и материалы.

В автоматизированных системах дополнительно должен быть

организован учет состава и динамики актуализации всех машин-

ных массивов документов, всех типов магнитных носителей ин-

формации и записанных на них документов. Любая операция с

электронным документом, выполняемая как в службе 1СД, так и

пользователями, подлежит фиксированию в учетной форме, ма-

шинном журнале и подтверждается подписью одного или двух

сотрудников.

Автоматизированный справочно-информационный банк дан-

ных должен иметь следующие основные электронные учетные

массивы:

— инвентарную валовую опись традиционных, электронных

иных конфиденциальных документов фирмы с указанием их ме-

стонахождения или валовые описи учетных карточек документов

по видам учета (контрольные журналы);

— массивы электронных учетных карточек документов по ви-

дам учета;

— массив электронных карточек учета вьщачи документов по

видам учета (если такие карточки предусмотрены технологией);

235

— описи рабочего и архивного массивов электронных конфи-

денциальных документов по каждому компьютеру;

— массив учетных карточек (описей) магнитных носителей с

перечислением документов, записанных на каждом носителе;

—

описи документов (на любых носителях), находящихся

ру-

ководителей и исполнителей (по фамилиям).

Учетную и страховую функцию, а также функцию обеспече-

ния персональной ответственности за сохранность документов и

конфиденциальность информации могут выполнять следующие

традиционные массивы, сформированные на основе бумажных

экземпляров (распечаток, машинограмм) электронных массивов:

— страховая учетная валовая картотека бумажных экземпля-

ров электронных карточек документов;

— картотека "За исполнителями" для бумажных экземпляров

электронных карточек учета выдачи документов;

—

картотека учетных карточек (описей) магнитных носителей

информации.

Кроме того, составляется комплект постоянно обновляемых и

достоверных дубликатов (страховых и резервных) всех магнит-

ных носителей, на которых записаны сведения о конфиденциаль-

ных документах или сами документы. Заполняется также машин-

ный журнал (протокол) учета работы ЭВМ и выполняемых дей-

ствий с документами.

Рабочие сведения вносят первоначально в электронные учет-

ные формы и описи документов, а затем

службе КД допечатыва-

ются на принтере в бумажные экземпляры этих форм и описи до-

кументов, находящихся у руководителей и исполнителей.

Следует иметь в виду, что при технологическом различии ав-

томатизированных систем в электронных документах и учетных

формах пользователи могут ставить электронную подпись и ежед-

невный код, а в бумажных экземплярах электронных документов

и учетных форм — указывать фамилию и ставить традиционную

подпись.

Совмещать где-либо

эти

два вида подписи не допускается. Ввод

в автоматизированный банк данных текста электронного конфи-

денциального документа, документа с дискеты

текста бумажного

236

документа выполняется

тех автоматизированных системах, кото-

рые имеют специальное сертифицированное программное обеспе-

чение и защищены соответствующими аппаратными средствами.

Заключительная процедура любой технологической системы

учета конфиденциальных документов — контроль процесса реги-

страции и сохранности документов и учетных форм на каждом

участке службы КД.

Цель процедуры

—

ежедневная проверка вторым работником

службы соответствия состава документов, подлежащих учету, со-

ставу реально учтенных документов. Контроль распространяется

на все виды документов на любых носителях, в том числе посту-

пивших по линии защищенной компьютерной связи в локальной

сети, электронной или факсимильной почте.

Контролируется наличие самих документов или правильность

внесения отметок в учетные формы о передаче документов на рас-

смотрение, исполнение и выполнение других действий. Факт кон-

троля подтверждается подписью второго работника службы КД

в учетных формах.

6.1.2. Учет, передача поступивших конфиденциальных

документов на рассмотрение и исполнение

В открытом делопроизводстве поступившие в организацию

пакеты, конверты

другие почтовые отправления никогда не ста-

вятся на индивидуальный учет, а возможная утеря конверта с до-

кументами или некомплектность документа в конверте обычно

не являются предметом большого беспокойства. Иначе обстоит

дело

поступающими пакетами и конвертами, содержащими кон-

фиденциальные документы.

Правильная организация работы с этими пакетами и предотв-

ращение последующей реальной опасности утраты (утери, кра-

жи,

уничтожения, подмены) этих документов и несанкциониро-

ванного ознакомления с ними становятся крайне актуальной за-

дачей. Основу ее решения составляет выполнение комплекса

технологических процедур: прием пакетов, их учет, распределе-

ние и вскрытие пакетов, вьщеление из общего документопотока

ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала уче-

та пакетов.

237

в процессе выполнения указанного комплекса процедур осу-

ществляются:

— контроль сохранности, целостности и комплектности доку-

ментов, установление возможного факта несанкционированного

вскрытия пакета на

пути его

следования от отправителя до адресата;

— документированное удостоверение факта получения паке-

та с конфиденциальными документами от службы доставки с це-

лью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета;

—

формирование исходной учетной базы для последующей ре-

гистрации документов и фиксирования их местонахождения;

— учет документов, присланных во временное пользование

(для согласования, ознакомления и т. п.);

— исключение возможности ознакомления работников служ-

бы КД

документами, составляющими особую ценность или име-

ющими пометку "Лично";

— предотвращение утраты документов или их частей за счет

неполного изъятия их из пакетов;

— контроль соответствия количества поступивших докумен-

тов количеству документов, переданных на регистрацию;

— установление связи исходящего номера поступившего до-

кумента с его регистрационным входящим номером и номером в

передаточной учетной форме (журнале);

— обеспечение проверки наличия документов, зарегистриро-

ванных в журнале (описи) учета пакетов.

Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвер-

тованные документы должны быть зарегистрированы в традици-

онном или электронном журнале (описи) учета пакетов. Запись,

сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или

документа и является первоисточником, основанием для после-

дующего контроля полноты состава зарегистрированных доку-

ментов.

Графы журнала учета пакетов делятся на три части:

а) исходные сведения о пакетах (наименование и номер доста-

вочного документа — реестра, расписки и др.; количество паке-

тов или незаконвертованных документов, их экземпляров; под-

пись курьера, нарочного),

238

б) исходные сведения о документах (порядковый номер паке-

та или

незаконвертованного документа; номер документа, указан-

ный на пакете; откуда поступил документ; количество листов в

документе; входящий номер документа; подпись работника служ-

бы

1СД,

подтверждающего получение пакета

или

документа; дата),

в) рабочие сведения (инвентарный или другой регистрацион-

ный номер документа; отметка о возврате ошибочно присланных

документов; отметка об отправлении или возврате документов).

Все пакеты, конверты, а также незаконвертованные докумен-

ты,

поступающие по любой линии связи (в том числе получаемые

от посетителей), должны приниматься только работником служ-

бы КД, а в небольших фирмах — секретарем-референтом первого

руководителя.

Это связано прежде всего с трудностью вьщеления конфиден-

циальных документов из общего потока корреспонденции — как

правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах от-

правитель не ставит гриф конфиденциальности.

Подобное явление объясняется

не

только сугубо индивидуаль-

ным подходом отправителя к присвоению информации статуса

конфиденциальной, но и его нежеланием обращать внимание по-

сторонних лиц на гриф ограничения доступа.

Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предваритель-

ное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспон-

денции фирмы выполняется указанным работником, хорошо зна-

ющим структуру фирмы, функции структурных подразделений и

сотрудников, состав конфиденциальной информации. Вскрыва-

ются все конверты (кроме имеющих пометку "Лично").

Поступившие электронные документы первоначально вводят-

ся в предварительный массив компьютера этого работника с це-

лью выполнения перечисленных процедур. Вводить электронные

документы, а также электронные аналоги бумажных документов

до регистрации сразу в рабочий массив компьютера не допуска-

ется.

Изъятые из пакетов и конвертов поступившие документы ра-

ботник делит на две группы: имеющие гриф (пометку) ограниче-

ния доступа и не имеющие такого грифа (пометки). Документы

239