Липницкая О.Л., Попова Е.Э. Учебно-методический комплекс по исторической информатике

Подождите немного. Документ загружается.

1) проектирование базовых объектов – двумерных таблиц с разным

типом данных;

2) установление связей между таблицами, с поддержкой целостности

данных, каскадного обновления и удаления записей;

3) ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка

данных из таблиц с использованием различных средств контроля

информации, индексирования таблиц и аппарата логической

алгебры;

4) создание, модификация и использование производных объектов

(форм, запросов, отчетов), с помощью которых в свою очередь

выполняются операции: оптимизация пользовательского ввода и

просмотра данных; соединение данных из различных таблиц, отбор

данных, группировка и вычисления, составление печатных отчетов.

Вопрос 5. Принципиальная схема работы.

Открытие окна приложения происходит стандартным образом.

ПУСК/Программы/MS Access (либо ярлык на «Рабочем столе»).

Объектом обработки является файл базы данных, имеющий

расширение MDB и произвольное имя (согласно правилам ОС).

После загрузки MS Access ожидает одного из следующих вариантов

действий:

1) создание новой базы данных.;

2) открытие существующей базы данных.

Создание БД. После выбора команды Создать меню Файл на

экране появляется стандартное окно диалога, где необходимо указать

имя файла базы данных и папку, в которой он будет сохранен. После

этого появляется окно управления базой данных. В этом окне и

проводятся операции по созданию БД.

Открытие БД. После выбора команды Открыть меню Файл на

экране появляется окно диалога, где необходимо выбрать требуемый

файл БД. Затем в окне приложения раскрывается окно управления БД,

которое обеспечивает доступ к необходимым объектам открытой БД.

Данное окно порождает множество дочерних окон, в которых

выполняются действия по работе с объектами базы данных.

Информация в каждом окне сохраняется автономно по команде

Сохранить меню Файл.

Следует четко различать две группы операций в MS Access:

1) создание, открытие, закрытие файла БД;

2) действия над объектами MS Access.

Вопрос 6. Объекты (базовые и производные).

MS Access работает со следующими объектами:

 таблицы

 запросы

 формы

 отчеты

 макросы

 модули.

Каждый из указанных объектов имеет свое окно для работы с

данными. Переход из одного окна в другое осуществляется с

помощью соответствующих вкладок в окне управления БД.

По степени значимости данные объекты подразделяются на

основные и производные.

Основным объектом является таблица. Все остальные объекты

являются производными, так как строятся на основе готовых таблиц.

Каждый объект имеет имя, состоящее не более чем из 64

произвольных символов, кроме точки и некоторых служебных знаков.

Имя объекта может быть набрано русскими буквами и с пробелами.

Присваивается имя, исходя из информации, содержащейся в объекте.

Таблица – объект, предназначенный для хранения данных в виде

строк (записей) и столбцов (полей). Таблица хранит сведения по

одному конкретному вопросу.

Запрос – объект, предназначенный для получения необходимых

сведений из одной или нескольких таблиц. Существует несколько

типов запросов: запрос-выборка, перекрестный запрос, запрос на

добавление записей, на изменение. Самым простым является запрос-

выборка.

По структуре запрос-выборка представляет собой произвольную

таблицу, которая содержит те же элементы, что и основная таблица.

При создании запроса-выборки необходимо выполнять следующие

требования:

1) Указать, какие поля и из какой таблицы будут включены в запрос.

2) Описать вычисляемые поля, т.Vе. те поля, которые будут содержать

результат вычислений данных из имеющихся полей (например,

средний балл успеваемости студента по результатам сдачи

экзаменов).

3) Описать все выполняемые над записями таблиц групповые

операции. Под групповыми операциями понимается объединение

записей (строк) по одному полю (столбцу) с одинаковым значением

(например, объединить в группу всех студентов, получивших на

экзамене по истории оценку “5”, и подсчитать их средний балл по

остальным предметам).

4) Указать условие отбора. Под условием отбора понимается

логическое выражение, позволяющее отбирать только те записи

(строки), которые удовлетворяют поставленному в выражении

условию (например, вывести список студентов, которые не

ликвидировали задолженности до 1 июня).

Форма – объект, который предназначен для ввода/просмотра

данных в удобном для пользователя виде. Форма может содержать

элементы управления.

Отчет – объект, предназначенный для печати данных. Отчет

позволяет

 представлять данные в удобной форме;

 группировать записи, проводить вычисления (итоговое, среднее

значение, проценты);

 включать графические объекты, например графики и диаграммы.

Вопрос 7. Режимы работы.

MS Access для работы с объектами предусмотрено два основных

режима:

1. Режим таблицы (или оперативный режим). Данный режим

предназначен для ввода, просмотра, изменения информации

БД.

2. Режим конструктора. Предназначен для создания и

изменения структуры объекта. Именно в этом режиме

создается основа для будущей БД, создается макет таблицы,

запроса, отчета, исходя из имеющейся информации.

Выбор режима работы осуществляется по командам

Конструктор или Таблица из меню Вид.

Вопрос 8. Организация данных.

Каким же образом на основе имеющейся информации создается

БД?

Первый шаг – это конструирование будущей таблицы или

таблиц. В зависимости от информации БД может состоять из

нескольких таблиц, содержащих информацию по одному конкретному

вопросу. Например, есть информация о студентах (фамилия, имя,

отчество, адрес, дата рождения, год поступления) и информация об

успеваемости студентов (предметы, полученные оценки). В таком

случае создается две таблицы: первая содержит сведения о студентах,

вторая – об их успеваемости.

Второй шаг – это создание структуры таблиц. Создается

структура в режиме конструктора. Структура представляет

совокупность полей с указанием имени поля, типа данных и описания.

Поле – это элемент таблицы, который содержит сведения

определенного типа (например, фамилию студента). В таблице поле –

это одна ячейка в строке. В зависимости от информации, заносимой в

поле-столбец, выбирается тип данных. MS Access позволяет работать

со следующими типами данных: Счетчик, Текстовый, Числовой, Дата/

Время, Логический, Гиперссылка, OLE, MEMO.

Совокупность полей, описывающих определенный объект,

называется записью. Запись представляется в таблице строкой.

Совокупность записей составляет таблицу БД.

Рассмотрим создание структуры на примере.

Итак, у нас есть сведения о студентах и их успеваемости. В

первую таблицу будем заносить сведения о студентах и назовем ее

СТУДЕНТ. В таблице будут следующие поля:

СТУДЕНТ

Имя Тип данных Описание

Lik Счетчик Считает записи

Fam Текстовый Фамилия студента

Kod Числовой Код студента

Name Текстовый Имя студента

Data Дата/Время Дата рождения

Postupl Числовой Год поступления

Adres Текстовый Место жительства

Prim Текстовый Примечание

Во вторую таблицу вносим информацию об успеваемости

студента по предметам. Имя таблицы –

УСПЕВАЕМОСТЬ

Имя Тип данных Описание

Lik Счетчик Считает записи

Kod Числовой Код студента

Hist Числовой Оценка по истории

Matem Числовой Оценка по математике

Informat Числовой Оценка по информатике

Кроме указанных характеристик, каждое поле имеет перечень

свойств, которые меняются в зависимости от типа данных. К

свойствам относятся: размер поля (количество символов, заносимое в

поле, например количество букв в фамилии), формат представления

данных (формат даты), значение по умолчанию (если значение поля

одинаково для всех записей).

Структура двух таблиц готова. Можно приступать к занесению

информации в режиме таблицы. Заполненные таблицы будут

выглядеть следующим образом:

СТУДЕНТ

Lik Fam Kod Name Data Postypl Adres Prim

1 Иванов 1 Иван 11.12.64 1982 Минск

2 Сидорова 2 Анна 07.08.65 1982 Орша

УСПЕВАЕМОСТЬ

Lik Kod Hist Matem Informat

1 1 4 4 4

2 2 5 3 4

В структуре таблиц есть поле Lik. Оно необходимо для

автоматического счета записей (по порядку их занесения –

физический порядок). Если после выполнения сортировки

(логический порядок) требуется восстановить физический порядок

записей, то сортируют по полю Lik.

Вопрос 9. Связи между таблицами.

Поле Kod введено для того, чтобы однозначно определить

каждого студента (фамилии студентов могут совпадать), а также для

создания связи между двумя таблицами.

Такое поле называется ключевым или полем первичного ключа.

Первичный ключ – одно или несколько полей, совокупность

которых однозначно определяет любую запись таблицы.

Первичный ключ обладает двумя основными свойствами:

1) однозначно определяет запись;

2) никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом

свойство однозначности.

В MS Access можно выделить три типа ключевых полей:

1) счетчик;

2) простой ключ;

3) составной ключ.

Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при

добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически

вносится порядковое число. Указание такого поля в качестве

ключевого является наиболее простым способом создания ключевых

полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не

были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о

создании ключевого поля. Также таблица может быть использована

при репликации базы данных.

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или

инвентарные номера, то это поле можно определить как простой

ключ. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые

значения, то система не позволит определить его как ключевое. Для

определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно

выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить

повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо

добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо

определить составной ключ.

В случаях, когда трудно гарантировать уникальность значений

каждого поля, существует возможность создать составной ключ из

нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для

связывания двух таблиц в отношении “многие-ко-многим”.

По ключевому полю и устанавливается связь между таблицами.

Это означает, что при построении запросов по двум таблицам СУБД

сможет объединять данные строк, в которых значения поля

совпадают. В нашем примере это поле первичного ключа.

Установка связей выполняется с помощью команды Схема

данных меню Сервис.

Как работает связь между таблицами?

В БД данные полей в таблицах должны быть определенным

образом скоординированы, так как они содержат сведения об одном и

том же объекте. Эта координация осуществляется путем установления

связей между таблицами, а именно между совпадающими значениями

в ключевых полях (обычно между полями разных таблиц, имеющими

одинаковые имена и тип). В большинстве случаев с ключевым полем

одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой

записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Например, для сопоставления сведений о землевладельцах и об

их имениях, следует определить связь по полям “КодВладельца” в

двух таблицах.

Устанавливаемые связи могут быть трех видов:

Отношение “один-ко-многим”. Связь с отношением “один-ко-

многим” является наиболее часто используемым типом связи между

таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут

соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B

не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

Отношение “многие-ко-многим”. При отношении “многие-ко-

многим” одной записи в таблице A могут соответствовать несколько

записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в

таблице A. Такая схема реализуется только с помощью третьей

(связующей) таблицы, ключ которой состоит, по крайней мере, из

двух полей. Они являются полями внешнего ключа в таблицах A и B.

Отношение “один-к-одному”. При отношении “один-к-одному”

запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в

таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто,

поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь

с отношением “один-к-одному” используют для разделения очень

широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям

защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к

подмножеству записей в главной таблице.

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых

определяется связь.

Отношение “один-ко-многим” создается в том случае, когда

только одно из полей является ключевым или имеет уникальный

индекс.

Отношение “один-к-одному” создается в том случае, когда оба

связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные

индексы.

Тема 5. Специальное программное обеспечение для историков

KLEIO, TACT, SOCRATES, CENSSYS, WINCENS)

План лекции:

1. Иерархическая источнико-ориентированная база данных KLEIO.

2. Полнотекстовая база данных ТАСТ.

3. Специализированная надстройка СУБД SOCRATES.

4. Система представления и анализа структурированных источников CensSys

(WinCens).

До последнего времени историки пользовались для обработки

исторических источников преимущественно стандартным

(коммерческим) программным обеспечением – СУБД реляционного

типа dBASE, FOXPRO, Paradox и др. Они с успехом используются для

обработки источников формулярного типа, т.Vе. таких, которые уже

имеют табличный вид (личные дела, анкеты, статистические

таблицы).

Но существует большое количество нарративных, или текстовых,

источников (тестаменты, описи имущества, документы юридического

или административного происхождения), которые не имеют

выразительной структуры. Проблемы, которые связаны с

компьютерной обработкой подобных источников, вызвали в начале

80-х новое направление – источнико-ориентированную обработку

данных (ИООД).

По мнению Манфреда Таллера, научного сотрудника Института

Истории Макса Планка в Геттингене, Германия, одного из пионеров

этого направления, источнико-ориентированная обработка данных —

это моделирование в компьютере всего объема информации

источника, максимально точное сохранение особенностей источника.

Вопрос 1. Иерархическая источнико-ориентированная база данных

KLEIO.

Наиболее последовательно идея источнико-ориентированной

обработки данных реализована в компьютерной программе KLEIO,

которая разработана под руководством М.Таллера. КЛИО

предусматривает размещение информации в двух файлах – файле,

который содержит данные, и в файле, который содержит модель

данных, описывающей с помощью командного языка КЛИО

структуру источника. Сначала загружается модель, а потом данные,

которые системой никогда не изменяются. "Данные священны" –

главный принцип системы.

Естественной единицей измерения информации в КЛИО является

документ. В документе, из которых складывается база данных КЛИО,

может содержаться сколько угодно сведений. Каждый документ

включает блоки сведений – информационные группы.

В основу КЛИО положена иерархическая модель данных, а не

табличная, как в СУБД реляционного типа. Количество

информационных групп и элементарных информаций определяется

задачами исследования и структурой самого источника.

Одна из попыток создания такой базы в системе КЛИО (и пока

единственная в нашей республике) была сделана старшим научным

сотрудником Института истории НАНБ Кудряшовым В.Е. на основе

"Тарифа подымного налогообложения Оршанского повета ВКЛ

1667Vг."

Элементарные информации могут отличаться в базе по типу

данных. Количество типов данных в КЛИО не ограничено.

Важнейшие из них:

 Тип данных text. Одна элементарная информация в КЛИО

может содержать более миллиона символов этого типа.

 Тип данных date. КЛИО понимает несколько календарных

стилей. Кроме современного немецкого и английского стилей в

виде "День. Месяц. Год.", система распознает латинский,

революционный, иудейский, исламский, византийский и

священный стили.

 Тип данных number. КЛИО дает возможность исследователю

вводить простые и квалификационные цифры. Все эти данные

могут соединяться с использованием математических операторов

+, - ,*.

 Тип данных category. Этот тип употребляется для сведений,

которые ограничены количеством вариантов.

КЛИО имеет такой мощный инструмент поиска информации в

СУБД, как каталог. Содержанием каталога могут быть как отдельные

слова, так и записи по заданной рубрике. Одна запись может слагаться

из нескольких слов. Каталог включает указание на соответствующую

информационную группу и на документ, где найдены сведения.

Термины в рубрике упорядочены по алфавиту.

Система КЛИО позволяет проводить статистическую обработку

данных. Пользуясь встроенными функциями, можно рассчитать

минимальное и максимальное значения численной переменной,

среднее арифметическое, стандартное отклонение, количество

наблюдений, сумму значений. Для более сложной статистической

обработки предусмотрен специальный интерфейс передачи данных из

КЛИО в такие известные статистические пакеты, как SPSS и SAS.

Эти и много других возможностей КЛИО делают ее мощным и

гибким инструментом для компьютерной обработки исторических

источников.

Вопрос 2. Полнотекстовая база данных ТАСТ.

Широко известна среди историков программа ТАСТ,

реализующая работу с электронным текстом. Программа создана в

1984 г. в Компьютерном центре гуманитарных наук при университете

Торонто (Канада). В настоящее время большинство систем обработки

полнотекстовых баз данных в состоянии распознать такие элементы,

как слова, строки и параграфы без указания исследователя. Ряд

рутинных операций решается программным путем, например

автоматическое составление списка всех слов текста с указанием

частот их встречаемости в источнике, поиск слов и контекста, вывод

на печать.

Работа с ТАСТом имеет ряд последовательных этапов.

Первоначально исследователь должен преобразовать текстовый файл

в текстовую базу данных. Далее, используя любой из трех

предложенных программой описательных языков разметки

документа, структурировать текст.

После образования базы из размеченного текста программа

показывает список всех структурных элементов и словарный список

текста. С помощью полнотекстовой базы данных можно

анализировать полученный машиночитаемый источник.

Вопрос 3. SOCRATES, специализированная надстройка СУБД.

В границах источнико-ориентированной обработки данных

существуют и иные подходы, которые соединяют возможности

коммерческих программ с дополнительными процедурами. Среди них

можно назвать систему SOCRATES — специализированную

надстройку СУБД, которая разработана Л.БРЕРЕ (УТРЕХТСКИЙ

университет, Голландия). В качестве реляционной СУБД система

SOCRATES использует dBASE IV, но расширяет ее командный язык с

помощью библиотеки программ (более чем 100 дополнительных

процедур и функций). Socrates предоставляет возможность работать с

неструктурированным текстом, вводить полный текст данных и

обрабатывать его.

Вопрос 4. Система представления и анализа структурированных

источников CensSys (WinCens).

Автор еще одной известной системы CENSSYS Ян ОЛДЕРВОЛ

(БРЕГЕНСКИЙ университет, Норвегия) разработал систему для

обработки особого вида источников – переписей. Он считает, что

невозможно найти универсальные программы сразу для всех

100