Липницкая О.Л., Попова Е.Э. Учебно-методический комплекс по исторической информатике

Подождите немного. Документ загружается.

Рис. 7. Окно диалога <Импорта данных>

Задание.

1. Ознакомьтесь с обеими таблицами, обращая внимание на

количество и названия полей, а также содержащуюся в них

информацию.

2. Отсортируйте первую таблицу по Фамилиям (по русским и

польским), Названиям населенных пунктов (также по-русски и по-

польски), количеству дымов по убыванию (рис. 8).

Рис.8. Фрагмент отсортированной таблицы

3. Свяжите между собой таблицы Object и Subject (Сервис/

Схема данных) (рис. 9).

111

Рис. 9. Фрагмент окна диалога при установке связи между таблицами

4. Создайте простой запрос для получения информации о

налогоплательщиках, их владениях, типах собственности.

Проведение группировки и групповых вычислений.

Для того, чтобы определить основные категории

налогоплательщиков и проанализировать размеры их землевладений,

необходимо создать результирующую табл. 4, которая будет

содержать следующую информацию: кол-во людей, обладавших тем

или иным титулом (князей, панов и т.д.), сумму имений по каждому

титулу, размер имений.

Таблица 4

Категории налогоплательщиков

Коды

титулов

Число людей,

обладавших

титулами

Min сумма

имений по

титулу

Max сумма

имений по

титулу

Общая сумма

имений по

титулу

Min сумма

дымов по

титулу

Общая сумма

дымов по

титулу

1 159 1 6 296 0 4004

2 212 1 6 289 0 894

3 9 1 3 14 0 458

4 38 1 2 41 1 79

5 6 1 5 15 8 883

6 1 1 1 1 5 5

8 1 2 2 2 4 4

9 5 1 5 15 2 91

10 1 1 1 1 544 544

11 20 1 7 49 6 9020

12 1 3 3 3 616 616

Последовательность операций:

112

Для решения этой задачи создайте простой запрос, выбрав три

поля: Титул (для определения категорий налогоплательщиков),

Сумма имений и Сумма дымов (для определения размеров

землевладений). Для этого пройдите по схеме Запрос/ Создать/

Простой запрос/ выберите таблицу и требуемые поля/ Далее/ дайте

имя запросу Налогоплательщики/ Готово).

Запрос открыт в режиме Таблицы. На экране выведены все

категории налогоплательщиков в закодированном виде (каждой

категории присвоен свой код). Наша задача состоит в том, чтобы

сгруппировать титулы (коды) налогоплательщиков (группа с кодом 1,

группа с кодом 2, группа с кодом 3 и т. д.). Для этого

 перейдите в режим Конструктора запроса (Вид/ Конструктор)

(рис. 10);

 таблица, которую необходимо получить, должна содержать 7

столбцов, поэтому в нижнюю область с 3 столбцами (полями)

вставьте еще один столбец с полем Титул, два – Сумма имений и

один – Сумма дымов. Для добавления выделите черным цветом

столбец, перед которым будете вставлять, и через Вставка /

Столбец расширьте будущую таблицу. Соответствующие имена

полей выбирайте в строке Поле;

Рис. 10. Окно диалога в режиме Конструктора запроса

 в нижнюю область к имеющимся 6 строкам добавляете строку

“Групповые операции”, выбрав Вид/ Групповые операции или

нажав в пиктографическом меню кнопку []. Поставьте курсор в

первый столбец в строку Группировка, откройте список,

просмотрите, какие операции с данными могут быть выполнены;

113

 в первом столбце (поле Титул) записи с одинаковым кодом титула

будут сгруппированы в одну (оставляем параметр Группировка).

Во втором (то же поле) будут сведения – сколько человек носило

тот или иной титул (Сount), далее какое минимальное число

имений имел человек данного титула и т.д. – соответственно

таблице-образцу;

 просмотрите в режиме Таблицы составленный запрос.

Из этой выборки, являющейся динамической таблицей

(запросом), можно создать новую таблицу БД, которая будет

существовать независимо. Для этого

 в режиме Конструктора выполните Запрос / Создание таблицы

(или воспользуйтесь кнопкой панели инструментов Тип запроса),

присвойте таблице новое имя Налогоплательщики по титулам;

 подтвердите создание новой таблицы БД, выбрав Запрос / Запуск

(или нажмите кнопку [!]);



перейдите на вкладку Таблицы. Теперь здесь три таблицы БД:

Object, Subject и Налогоплательщики по титулам.

Экспорт данных.

Созданные таблицы, запросы можно анализировать в других

приложениях, например в MS Excel или MS Word. Экспортируем

новую таблицу Налогоплательщики по титулам в MS Excel. Для

этого

 выберите опцию Сохранить как / Экспорт, параметр во

“внешнем файле…”, ОК;

 сохраните в своей папке, с именем Налогоплательщики

тип файла .xls;

 для завершения действий нажмите кнопку Экспорт;

 откройте табличный процессор MS Excel, найдите и просмотрите

экспортированную таблицу.

Задание.

1. Замените коды титулов названиями (расшифровка кодов

титулов приведена в таб. 5).

2. Определите процентный состав налогоплательщиков по

титулам.

3. Постройте круговую диаграмму.

4. Проведенный анализ данных отразите в отчете.

114

Аналогично можно передать данные из MS Access в текстовый

процессор MS Word.

Таблица 5

Соответствие кода титулу налогоплательщика

Код титула

налогоплательщика

Титул налогоплательщика

(должность, этноним)

1 Его милость пан

2 Пан

3 Преподобный пан…

4 Священник

5 Его светлость пан…

6 Татарин

7 Мещанин

8 Ксендз

9 Славный пан

10 Знатный его милость пан…

11 Его сиятельство пан…

Задание.

1. Экспортируйте таблицу “Налогоплательщики” по титулам из

MS ACCESS в MS Word (используйте формат Rich Text Format).

Экспортируемый файл должен быть сохранен в вашей рабочей папке.

2. Перейдите в MS Word, создайте новый документ и вставьте в

него таблицу через Вставка/ Файл/, выберите в окне диалога

требуемый файл. С помощью буфера обмена в MS Word вставьте

построенные графики (диаграммы) в MS Excel.

3. Откорректируйте и проанализируйте полученную таблицу.

Заголовки в столбцах сделать русско- или белорусскоязычными.

Дополнительное задание.

1. Определите принадлежность владений к тому или иному типу

собственности, создав аналогичную результирующую таблицу Типы

собственности.

2. Экспортируйте данные в MS Excel и MS Word.

3. Какие поля и из какой таблицы необходимо выбрать для

запроса? Какие типы собственности будут представлены? Дайте их

расшифровку.

Завершите работу, сохранив файлы всех форматов (.mdb, .xls, .doc).

Лабораторная работа № 3

115

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ И ФОРМ.

ПОСТРОЕНИЕ ЗАПРОСОВ С УСЛОВИЕМ

Цель работы: изучить работу Мастеров по составлению отчетов и

форм. Создать и распечатать отчеты с информацией для

определения совпадающих фамилий (составление

именного указателя), с информацией для определения

общего количества владений по титулам. Научиться

создавать запросы с условием; получить отдельные

списки землевладельцев по титулам, списки владений

великого князя, список землевладельцев, выставляющих

более одного коня.

Материал для работы: фрагмент из научно-исследовательской БД

Pinsk по Попису войска ВКЛ 1528 года с информацией

по шляхте Пинского повета; фрагменты научно-

исследовательских БД Orsha и Ushebn.

Ход работы.

Создайте в своей рабочей папке базу данных с именем

Пинск_NN. Импортируйте в созданную базу таблицу из БД Pinsk,

расположенной в папке Лаб_раб 2/Access.

Откройте таблицу и внимательно изучите информацию,

занесенную в БД. Запомните названия ее полей и данные, которые в

них занесены.

Создание отчетов.

Отчет представляет данные в удобной для чтения и анализа

форме, может содержать записи, сгруппированные по типу с

вычислением итоговых и средних значений, а также графические

объекты. Для начала создайте несложные отчеты с помощью

генераторов отчетов.

 активизируйте вкладку Отчеты и нажмите кнопку Создать;

 в появившемся окне выберите Автоотчет в столбец и ОК.;

 просмотрите полученный отчет, обратите внимание на количество

страниц (кнопки счетчика в нижней части окна);

 разместите на экране две страницы сразу – найдите

соответствующую кнопку на панели инструментов, пролистайте

отчет;

116

 закройте отчет, присвоив ему имя. Выбирая имя отчета, учтите имя

БД и форму отчета, например Попис1528 стоблцовый;

 вновь нажмите Создать;

 выберите Автоотчет ленточный (табличный отчет), просмотрите и

сохраните его.

Рассмотренные виды отчетов размещают всю информацию БД.

Мастер отчетов позволяет создавать отчеты, которые содержат часть

информации БД, выбранной по определенным условиям.

На основе данных таблицы создайте отчет, позволяющий найти

повторяющиеся в таблице БД Рinsk фамилии. Для этого

 на вкладке Отчеты нажмите кнопку Создать;

 в окне диалога <Новый отчет> выберите Мастер отчетов, а в

качестве источника – таблицу Pinsk, далее нажмите ОК;

 в следующем окне из области Доступные поля в область

Выбранные поля перенесите поля: Имя, Отчество, Фамилия,

Количество служб, Количество коней, страница; для продолжения

работы Мастера отчетов нажмите кнопку Далее;

 в области слева в качестве уровня группировки возьмите поле

Фамилия (выделите его и щелкните по кнопке [>]). Поле

группировки выделится синим цветом. Далее;

 в следующем окне нажмите кнопку Итоги. Установите флажки в

областях Sum и Avg для полей Количество служб и Количество

коней. ОК;

 установите сортировку по полю Имя. Далее;

 выберите Макет отчета и ориентацию листа. Далее;

 выберите требуемый стиль оформления. Далее;

 задайте имя отчета – Пинская шляхта. Готово.

Созданный отчет откроется в режиме просмотра информации.

Курсор в виде “лупы” позволяет изменять масштаб отображения

информации на экране. В строке состояния внизу экрана с помощью

кнопок ►и ◄ просмотрите созданный отчет.

Найдите повторяющиеся фамилии. Выпишите информацию о

них.

Перейдите в режим Конструктор отчета (Вид/ Конструктор).

117

Окно Конструктора отчетов разбито на несколько областей.

Область Заголовка отчета содержит название Пинская шляхта.

Область Верхнего колонтитула содержит подписи (заголовки)

столбцов и групп отчета в виде имен полей (обе области можно

редактировать). Область данных включает информацию из таблицы

БД (данную область нельзя редактировать, так как нарушится связь

с таблицей БД).

В области Верхнего колонтитула активизируйте каждое поле и

замените латинские надписи на русские или белорусские.

Разместите информацию так, чтобы ее можно было выводить на

печать. В области данных можно увеличить или уменьшить размеры

полей, передвинуть их (шаблоном “черная ладонь”), чтобы отчет

приобрел компактный вид. Вернитесь в Верхний колонтитул и тоже

сделайте соответствующие перестановки.

Просмотрите отчет в режиме Предварительного просмотра

(Вид/ Предварительный просмотр).

Дополнительное задание.

1. Создайте отчет с группировкой по титулам и итогами по

количеству владений и дымов. Для получения информации

используйте таблицы БД Orsha.

В этом отчете поля данных должны быть расположены в

табличной форме, подписи полей – у верхнего края страницы. Кроме

этого, нужно произвести группировку записей по титулу и вычислить

количество владений и дымов по каждому титулу, доли в процентах.

Для этого

 активизируйте таблицу Subject из БД Orsha;

 вызовите Мастер отчетов;

 на первом шаге выберите 5 соответствующих полей (ФИО, титул,

кол-во дымов, кол-во имений).

 укажите поле, по которому будете проводить группировку

(титул), в нем автоматически будет выполнена сортировка;

 укажите поле, по которому будет выполнена сортировка, например

по ФИО;

 с помощью клавиши Итоги задайте суммирование имений и

дымов, вычисление процентов;

 на последнем шаге присвойте отчету соответствующий заголовок;

 сохраните и просмотрите отчет; сделайте в отчете русские или

белорусские названия полей, откорректируйте размещение

118

названий и данных.

Сравните полученные результаты с таблицей “Налогоплательщики” (см.

лабораторная работа № 2).

Запросы с условием.

Часто перед исследователем стоит задача получения информации

из базы данных о конкретных людях, объектах, явлениях. Например,

нужно получить список панов Оршанского повета, или список

налогоплательщиков, имеющих более 5 дымов, или полный список

землевладельцев, выставлявших в войско только одного коня. Для

решения задач такого рода используют запросы с условием.

Итак, сколько землевладельцев Пинского повета выставляло по 1

коню в войско ВКЛ? Создав запрос с условием, вы сможете дать ответ

на вопрос: Для этого

 откройте БД, в которой есть необходимая информация;

 в окне <База данных> выберите вкладку Запрос, затем нажмите

Создать/ Простой запрос;

 выберите нужную таблицу БД;

 выберите поля для запроса Имя, Фамилия, Кол-во коней. Нажмите

Далее/ Имя запроса - Список1/ Готово;

 перейдите в режим Конструктора (Вид/ Конструктор);

 в нижней области в строке Условие отбора в столбце с полем Кол-

во коней наберите 1;

 закройте и сохраните изменения; на экране появится список

землевладельцев, выставлявших по одному коню.

Дополнительное задание.

1. Сколько землевладельцев ставили в в войско ВКЛ более 3

коней (по БД Uchebn)?

2. Сколько землевладельцев ставили в в войско ВКЛ менее 8

коней (по БД Uchebn)?

3. Сколько землевладельцев упомянуто в Пописе под датой 5

ноября 1567 г. (по БД Uchebn)?

4. Вывести список владений Менского и Ошменского поветов

одновременно (по БД Uchebn).

5. Вывести список местечек Оршанского повета (по БД Orsha).

Создание форм.

В MS Access существует несколько способов ввода и

119

редактирования данных. Простейший вы уже знаете. Но можно и

подготовить формы данных, которые существенно облегчат как сбор

необходимой информации в библиотеке или архиве (форма-анкета),

так и ввод собранной информации в компьютер, да и восприятие

хранящейся информации. Для этого существуют специальные

помощники Мастера форм.

Мастер форм предоставляет следующие виды форм: Мастер

форм, Автоформа в столбец, Автоформа ленточная, Автоформа

табличная, Диаграмма, Сводная таблица.

Активизируйте базу данных Pinsk. Создайте следующие формы,

каждую со своим именем: в столбец, Табличную, Ленточную. Для

этого последовательно выбирайте вкладка Форма/ кнопка Создать/

Автоформа: в столбец, Источник информации – таблица Pinsk/ ОК.

На экране появится форма (рис. 11) с информацией по всем

полям. Просмотр данных можно осуществлять с помощью кнопок

►и◄в строке состояния внизу экрана.

Закройте форму. Присвойте ей имя.

Рис. 11. Окно формы В столбец

Аналогично создайте другие виды форм.

Более широкие возможности для оформления создаваемых форм

дает Мастер. С его помощью создайте собственную форму для ввода/

просмотра информации БД. Для этого

 на вкладке Форма нажмите Создать;

 выберите Мастер форм и требуемую таблицу/ ОК;

 выберите поля ФИО, Кол-во служб и Кол-во коней/ Далее;

 выберите внешний вид формы (например, в один столбец)/ Далее;

120