Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет. Учебник для Вузов
Подождите немного. Документ загружается.
предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи
имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных
ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской
Федерации.
В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации
подразделяются на полные и частичные.
Полная инвентаризация охватывает все виды средств и проводится, как
правило, один раз в год на 1 января перед составлением годового отчета.
При частичной инвентаризации проверяются отдельные виды активов и
обязательств, например, денежные средства в кассе, материальные ценности,
основные средства, расчеты с поставщиками, покупателями, бюджетом.
В зависимости от назначения различают плановые и внезапные
инвентаризации. Плановая, или периодическая, инвентаризация проводится по
графику в заранее намеченные сроки.
Внезапная инвентаризация осуществляется по распоряжению руко-
водителя организации при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи
ценностей, а также при стихийных бедствиях.
Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой
руководителем организации и утверждаемой приказом по организации.
Проведению инвентаризации предшествует определенная подготовительная
работа. В местах хранения ценностей материально ответственными лицами
должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, а
учетными работниками сделаны все записи в учете и выведены остатки.
Дебиторам направляются выписки из их лицевых счетов с требованием
погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От
кредиторов должна быть затребована выписка об остатках задолженности с тем,
чтобы проверить правильность взаимных расчетов.
Инвентаризация проводится в отдельности по каждому месту хранения и
материально ответственному лицу в присутствии материально ответственного
лица. Данные о подсчитанных ценностях заносятся в инвентаризационные
описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии. С
целью отражения результатов инвентаризации бухгалтерия составляет
сличительные ведомости, в которых содержатся сведения о выявленных
отклонениях.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим
наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах
бухгалтерского учета в следующем порядке:
излишек ценностей приходуется, и соответствующая сумма
зачисляется на финансовые результаты организации;
недостача и порча ценностей относятся на виновных лиц. Если
виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то
убытки от недостачи или порчи имущества списываются на финансовые
результаты организации.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации
расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета
представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное
решение о зачете принимает руководитель организации.
Контрольные вопросы
1. Что такое учетный документ и какие обязательные реквизиты он
должен содержать?
2. Какова классификация бухгалтерских документов по назначению?
3. Какова классификация бухгалтерских документов по порядку
составления?
4. Какова классификация бухгалтерских документов по способу охвата
операций?
5. Какие требования предъявляются к оформлению бухгалтерских
документов?
6. Как происходит обработка документов в бухгалтерии?
7. Как должен быть организован документооборот?
8. Что такое инвентаризация, каковы порядок и сроки ее проведения?
9. Перечислите виды инвентаризации?
10. Охарактеризуйте порядок регулирования инвентаризационных разниц.
ГЛАВА 5
УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
5.1. Учетные регистры и их виды
Для систематизации и накопления информации, содержащейся в
принятых к учету первичных документах, и отражения на счетах фактов
хозяйственной деятельности предназначены регистры бухгалтерского учета.
Регистры бухгалтерского учета могут вестись в зависимости от принятой
в организации формы учета в специальных книгах (журналах), на отдельных
листах и карточках, в компьютерном виде.
Факты хозяйственной деятельности должны отражаться в регистрах
бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться
по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета,
подразделяются по ряду признаков: по внешнему виду, степени обобщения
производимых записей, их характеру.
По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги,
карточки, свободные листы (ведомости), компьютерные распечатки.
Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги
с соответствующим графлением. Все страницы книги нумеруются, указывается
их общее количество, что подтверждается подписью бухгалтера. Длительное
время бухгалтерские книги являлись единственным видом учетных регистров.
Их ведение имеет существенные недостатки, прежде всего невозможность
обеспечить разделение труда учетных работников, так как запись в книге
одновременно может делать только один работник. Бухгалтерские книги
применяются в настоящее время для организации синтетического учета
(Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций.
Карточки — отдельные листы в виде таблиц определенных стандартных
размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке. Карточки рационально
применять на тех участках учетной работы, где ведется значительное
количество аналитических счетов, например в учете материалов, готовой
продукции, товаров. В картотеке карточки размещаются по группам. Так, в
картотеке аналитического учета материалов карточки размещаются по видам
материалов, внутри них — по сортам, размерам и другим признакам. Карточки
по основным средствам располагаются по местонахождению объектов, затем —
по видам и наименованиям. Картотеки учета расчетов с подотчетными лицами,
с разными дебиторами и кредиторами строятся, как правило, по алфавиту.
Карточки регистрируются в специальном реестре, где им присваиваются
порядковые номера. Это дает возможность в любой момент проверить наличие
карточек и тем самым осуществить контроль за их сохранностью.
Переход от бухгалтерских книг к карточкам свидетельствует об
усовершенствовании техники записей в бухгалтерском учете. Применение
карточек позволяет осуществлять разделение труда счетных работников,
повышать его производительность, широко использовать компьютеры для
учетных записей. Карточки удобны для разного рода группировок учетных
данных.
Свободные листы — разновидность карточек. Они делаются из менее
плотной бумаги и хранятся не в картотеке, а в специальных папках
(регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Эти
учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в
условиях автоматизации учета.
Компьютерные распечатки представляют собой учетный регистр в виде
широкой полосы бумаги, который печатается на ПК. Содержание распечаток,
структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых
объектов.
Применение в учете той или иной формы регистров (книг, карточек или
свободных листов) зависит от формы бухгалтерского учета.
По степени обобщения производимых записей учетные регистры делятся
на синтетические, аналитические и комплексные.
В синтетических регистрах записи осуществляются в обобщенном виде,
как правило, кратко (без пояснительного текста) с указанием даты и номера
бухгалтерской записи. Натуральные и трудовые измерители в них не
приводятся, а проставляется только сумма. Примерами синтетических
регистров являются Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по
всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера,
компьютерные распечатки.
В аналитических регистрах записи делаются по отдельным аналитическим
счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического
счета. Эти регистры позволяют контролировать наличие и движение каждого
вида материальных ценностей, состояние расчетов с каждым поставщиком,
покупателем, другими дебиторами и кредиторами. Записи в аналитических
регистрах делают более подробно, чем в синтетических, приводят
пояснительный текст, в необходимых случаях указываются натуральные и
трудовые измерители. Примером регистров аналитического учета могут
служить карточки учета основных средств, материалов, готовой продукции.
В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие
синтетический и аналитический учет, что позволяет их называть комплексными
регистрами. Пользование комплексными регистрами сокращает объем учетных
работ, позволяет отражать отдельные объекты в аналитическом разрезе и
одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета. Таким
образом, показатели синтетического и аналитического учета формируются в
один рабочий прием и отпадает необходимость сверки итогов синтетических
записей. Примером комплексных регистров являются журналы-ордера по
счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с
подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные,
но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным
лицом на основании первичных документов. При таком совмещении записей не
требуется ведение карточек аналитического учета. Итог записей по всем
аналитическим счетам выражается суммой, отражаемой одновременно по
синтетическому счету.
По характеру записей, т.е. в зависимости от того, разносятся ли данные о
фактах хозяйственной деятельности по бухгалтерским счетам или только
регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам,
различаются учетные регистры хронологические, систематические и
комбинированные.
В хронологические регистры данные о фактах хозяйственной
деятельности заносятся по мере их совершения на основании первичных
документов в хронологическом порядке, в последовательности их поступления
без группировки и разноски по счетам. Примером хронологических учетных
регистров является специальный регистрационный журнал, в котором
фиксируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими
записями: указываются порядковый номер записи, ее дата, сумма. Посредством
хронологической записи обеспечивается контроль за сохранностью документов,
правильностью записей в них. Так, общий итог операций, зарегистрированных в
журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам.
Систематические регистры предназначены для группировки однородных
операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах, т.е.
систематизированно. Такая группировка осуществляется как по аналитическим,
так и по синтетическим счетам. К систематическим регистрам относятся
ведомости учета производственных затрат по объектам калькуляции, Главная
книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.
Показатели систематических регистров характеризуют состояние и движение
отдельных объектов бухгалтерского учета.
В настоящее время широко распространено сочетание хронологических и
систематических записей в комбинированном регистре. В этом случае записи
более наглядны, сокращаются затраты труда по регистрации информации,
уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические
записи осуществляются в один рабочий прием. К комбинированным учетным
регистрам относятся журналы-ордера и ведомости к журналам-ордерам.
Фиксация фактов хозяйственной деятельности в учетных регистрах
называется разноской. Она проводится на основе контировки документов
(указания корреспондирующих счетов). Факты хозяйственной деятельности
сначала могут быть записаны в обобщенном виде в регистры синтетического
учета (номер операции и суммы), затем отражаются в регистрах аналитического
учета. Наиболее распространенной является запись в комплексные регистры
синтетического и аналитического учета; в конце месяца делаются итоговые
записи в систематический регистр синтетического учета — Главную книгу. На
документах, подтверждающих факты хозяйственной деятельности, данные о
которых занесены в учетные регистры, делается отметка или указывается
страница регистра, где записана сумма.
В зависимости от вида и назначения учетного регистра используется и
разная техника его заполнения — линейная (позиционная) и шахматная.
При линейной записи сумма операции по кредиту счета отражается на той
же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета.
Линейная запись делается при расчетах с поставщиками и покупателями,
подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В этих регистрах,
как правило, совмещаются аналитический и синтетический учет.
Шахматная запись осуществляется: в один рабочий прием делается
двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов. Сумма,
проставленная один раз в одной графе, оказывается в дебете и кредите
соответствующих синтетических счетов. Регистры с шахматной формой записи
характерны для журнально-ордерной формы учета. Применение таких записей
значительно сокращает учетную регистрацию, учет делается более наглядным
благодаря тому, что представлены корреспондирующие счета по каждой
хозяйственной операции. В настоящее время шахматный принцип записи
наиболее распространен.
По окончании месяца во всех учетных регистрах подводятся итоги
записей всех операций. Затем сверяются результаты записей в синтетических и
аналитических учетных регистрах. Для этого могут составляться оборотные
ведомости по аналитическим счетам, итоги которых должны быть равны итогам
по соответствующим синтетическим счетам. В комплексных регистрах
совпадение итогов обеспечивается автоматически, так как одни и те же суммы
операций записываются по аналитическим позициям и путем их постепенного
суммирования и накапливания получают итоговую запись по синтетическому
счету. При необходимости в регистрах выводится сальдо на 1 -е число
следующего месяца. В новом отчетном году учетные регистры открываются на
основе данных бухгалтерского баланса на 1 января текущего года.
Совершенствование учетной регистрации выражается в ее упрощении.
Это достигается разными способами. Наиболее распространенным из них
является совмещение синтетических и аналитических записей, а также
хронологических и систематических записей в одном учетном регистре, т.е.
применение комплексных и комбинированных учетных регистров. Сокращение
числа записей в синтетическом учете обеспечивается предварительной
группировкой однородных хозяйственных операций (с одинаковой
корреспонденцией счетов) в отдельных ведомостях. При этом в синтетическом
регистре отражаются лишь общие итоги операций с одинаковой
корреспонденцией. Большое значение для улучшения учетной регистрации,
обеспечения точности и своевременности данных имеет применение
компьютеров.
Правильность отражения фактов хозяйственной деятельности в регистрах
бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
В процессе учетной регистрации иногда встречаются ошибки, которые
необходимо исправить. Для их нахождения применяют способы выборочной
или сплошной проверки записей. Ошибки в записях бывают разные. В
документах и учетных регистрах могут быть записаны неправильный текст или
сумма, могут быть допущены ошибки в подсчете натуральных или стоимостных
итогов, неправильно указаны корреспондирующие счета при отражении фактов
хозяйственной деятельности, записи сделаны не в те учетные регистры, как это
предусмотрено корреспонденцией счетов, и другие ошибки. Исправление
ошибки в учетном регистре должно быть обосновано и подтверждено подписью
и расшифровкой подписи лица, внесшего исправление, с указанием даты
исправления. Все обнаруженные ошибки должны быть исправлены до
составления отчетности.
В зависимости от характера ошибок и времени их выявления
применяются разные способы их исправления: корректурный, «красное сторно»
(сторнировочные записи), дополнительные записи.
При корректурном способе неправильный текст или сумму зачеркивают
тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а рядом
записывают правильный текст или сумму. Необходимо зачеркивать всю сумму,
даже если ошибка допущена в одной цифре. В документах, оформляющих
денежные операции (кассовых ордерах, чеках, платежных поручениях),
исправления, хотя бы и оговоренные, не допускаются. Эти документы при
наличии в них ошибок подлежат замене.
Способом корректуры исправляют арифметические ошибки, описки,
записи операций не в тот учетный регистр в момент их совершения и до