Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

офісу і дому. Ідея пристосувати персональний комп’ютер як ін-

струмент особистої ефективності менеджера, програміста і фахівця

будь-якого профілю одержала «друге дихання», коли в програмне

забезпечення були закладені головні ідеї ТМ: цільове планування,

ключові завдання, гнучкий календар, проблемно-орієнтовані блан-

ки. З найвідоміших слід зазначити програмне забезпечення ТМ

«Ключ до результатів» на базі комп’ютерів IBM і Macintosh і

«Lotus» і «MS Outlook» на базі IBM. Вони дозволяють вирішувати

такі завдання:

• «Календарне планування» заходів на рік, квартал, місяць, тиж-

день, день з контролем досягнення результатів;

• «Документообіг» — автоматизоване виготовлення, запис,

пошук і друк вхідної і вихідної інформації, причому пошук ін-

формації організований за цілою сукупністю реквізитів (назва,

дата, прізвище, підприємство і т.ін.);

• «Довідник», що містить адреси і телефони юридичних і фізичних

осіб з можливістю їх автоматизованого пошуку;

• «Калькулятор», що забезпечує арифметичні і логарифмічні роз-

рахунки в процесі роботи за основним завданням користувача.

При цьому зберігаються зміни на диску, інформація друкується

на принтері і захищається паролем.

Система «Lotus Organizer» досить демократична: на одному

комп’ютері можуть працювати кількох чоловік, причому кожний з

них користуватиметься своїми даними, не зачіпаючи чужих.

Комп’ютерні системи володіють цілим рядом явних переваг в

порівнянні з ручними інструментами і ЕЗК:

• практично необмежений обсяг пам’яті, який дозволяє записува-

ти значні обсяги інформації, зберігати довгі роки і шукати дані

в режимі реального часу, що особливо ефективно на великих

підприємствах і в державних органах;

• можливість обміну даними усередині підприємства через ін-

формаційні мережі, а через модемний зв’язок з будь-якими

іншими архівами в країні і в світі;

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• повна уніфікація і систематизація процесів та отримання будь-

яких розрізів інформації (співробітник, функція, день, відділ,

проект, період часу і т.ін.);

• автоматизоване перетворення довгострокових цілей і планів у

завдання на тиждень і день, різке скорочення витрат часу на ру-

тинні операції пошуку і запису заходів і концентрація зусиль на

вирішенні ключових завдань.

Недоліки комп’ютерних систем:

• необхідність володіння персональним комп’ютером в режимі

користувача і додаткового вивчення програмного забезпечення.

Відомо, що багато менеджерів зовсім не працюють з комп’юте-

ром, довіряючи його секретарю. Тоді ми втрачаємо частину ін-

формації або маємо її невідповідність дійсності;

• висока ціна організації робочого місця співробітника, оснащеного

комп’ютерною системою, що прийнятне тільки для успішної фір-

ми і малопридатне для сфери сервісу, торгівлі, малого бізнесу.

Рекомендації щодо вибору інструмента

Дуже непроста справа — дати пораду щодо того, на якому ін-

струменті для особистої роботи зупинити свій вибір. Це залежить

від цілого ряду чинників: типу підприємства, категорії співробітни-

ка, запланованих річних витрат, рівня володіння комп’ютером і ха-

рактеру роботи співробітника. Подамо рекомендації в табличній фор-

мі (табл. 2.1), де хрестиком вказані позитивні ради із застосування

конкретного інструмента. Тип підприємства або організації і його

економічний стан завжди є вирішальним чинником. Підприємство

може для своїх співробітників придбати календарі або «організато-

ри» як елемент фірмового стилю. Це практикують багато великих

підприємств. В цьому випадку календарі, тижневики і калькулятори

видаються всім менеджерам і провідним фахівцям, тобто має місце

тиражування інструментів в тисячах копій.

Підприємство малого бізнесу з чисельністю працівників 50–

100 чол., яке не може дозволити такі витрати на створення фірмово-

го стилю, може закупити інструменти в звичайних магазинах.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Таблиця. 2.1.

Характеристики

Кален#

дар

Органі#

затор

Тайм#

менеджер

Електронний

записник

Комп’ютерна

система

Тип підприємства

або організації

велике

середнє

мале

Категорія

співробітника

менеджер

фахівець

службовець

Заплановані річні

витрати на

1 співробітника

високі

(більше 1000 дол)

середні

(від 200 до 1000 дол)

невеликі

(від 10 до 200 дол)

Рівень володіння

комп’ютерною

технікою

високий

(програміст)

середній

(користувач)

низький (епізодично)

нульовий (не володіє)

Характер роботи

співробітника

постійно на

робочому місці

частково на

робочому місці

епізодично на місці

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Категорія співробітника має також велике значення у виборі

інструмента. Перший керівник (директор, президент) може користу-

ватися будь-яким інструментом, але в сучасних ринкових умовах він

зобов’язаний мати престижний ТМ або «організатор» в шкіряному

футлярі. Не викликає довіри фірма, де керівник сидить в шкіряному

кріслі, користується перекидним календарем і працює на запороше-

ному комп’ютері IBM ХТ. Бажано, щоб керівники підрозділів мали

вінілові ТМ або «організатори», а особиста техніка для роботи була

б уніфікованою. Це завжди дає економічний ефект. Фахівці підприємст-

ва, які володіють комп’ютерною технікою, повинні користуватися

ЕЗК і комп’ютерною системою, а фахівці, що віддають перевагу руч-

ним інструментам, — мати під рукою календар або «організатор».

Багато що залежить від планованих річних витрат на 1 спів-

робітника.

Якщо Ви можете витратити більше 1000 дол. на рік, то Ви

можете використовувати всю гаму інструментів, починаючи з кален-

даря як елемента фірмового стилю, придбання ТМ із змінними бло-

ками раз в 2-3 р. і закінчуючи комп’ютерною системою організації

праці. Важливо все-таки мати довгострокову програму роботи з су-

часними інструментами і не робити різких поворотів. Ми б рекомен-

дували як базовий набір для керівників і провідних фахівців такого

підприємства ТМ, ЕЗК і комп’ютерну систему. При плануванні ви-

трат від 200 до 1000 дол. слід зупинитися на «організаторі», ТМ і

ЕЗК для різних категорій співробітників. Якщо Ви не плануєте знач-

них вкладень в особисту техніку для роботи особистої роботи (до

200 дол. на рік), то Ви можете вибирати між календарем, «організа-

тором» або ЕЗК. Ми б рекомендували зупинитися на останніх двох.

Рівень володіння комп’ютерною технікою визначає ручний або

комп’ютерний варіант інструмента. Якщо Ви вільно або в режимі

користувача володієте комп’ютером, то проблем з освоєнням ЕЗК

або комп’ютерних систем у Вас не буде. Якщо рівень володіння

комп’ютером низький, то краще вибирати ручний інструмент (ка-

лендар, «організатор» або ТМ).

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Важливе значення у виборі інструмента має характер роботи

співробітника, що визначається часом перебування на робочому міс-

ці. Якщо Ви постійно знаходитеся в офісі і за письмовим столом, то

Ваш вибір максимальний.

При частковому перебуванні на робочому місці, коли решту ча-

су Ви витрачаєте на обхід цехів або ділянок, за кермом автомобіля,

часто буваєте на нарадах — тоді комп’ютерна система для Вас не

підходить. Співробітники, що мають роз’їзний характер роботи

(комівояжери, агенти, водії, кур’єри і т. п.), можуть ефективно вико-

ристовувати тільки «організатор», ТМ або ЕЗК.

2.1. Управління робочим часом або «тайм

менеджмент»

У лексиконі ділового співтовариства з’явилося модне слово —

«тайм-менеджмент», яке, напевно, скоро стане таким же популяр-

ним як магічна абревіатура МВА. Технології, що дозволяють опти-

мізувати робочий день, насправді існують. Інше питання, як вони

реалізуються в житті.

Термін «тайм-менеджмент (ТМ)» походить від англійського

time-management, що в перекладі означає «управління часом».

Під ТМ мається на увазі технологія обліку часу і планування

робочого дня.

Вона вимагає серйозних вольових зусиль і постійної уваги.

Керівники вдаються до таких суворих заходів лише зіткнувшись із

зниженням ефективності або цейтнотом.

Звичайно менеджера відволікають один раз через вісім хвилин.

Насправді, це дуже багато. Кожні вісім хвилин жертвувати своїм ча-

сом заради відволікань, нехай навіть і дуже необхідних. Виправити

положення можна тільки, навчивши всіх співробітників дбайливо

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

ставитися до свого й чужого часу. Тоді й буде ліквідований основ-

ний поглинач часу менеджера — відволікання.

Більше половини часу топ-менеджменту йде на управління

людьми (спілкування з підлеглими, визначення завдань, контроль,

вирішення конфліктів між співробітниками) і на «неформальну ко-

мунікацію» (спілкування з колегами по компанії, з представниками

інших компаній, участь у конференціях)».

Дотепер топ-менеджери обходилися без жорсткої фіксації згая-

ного часу, оцінюючи все приблизно. Дослідження показує, що в

середньому тривалість робочого дня складає 10–12 годин, за які ке-

рівники встигають зробити 15–20 дзвінків і провести переговори з

чотирма партнерами.

Визначення мети

У чому різниця між мрією і метою? У досяжності. Щоб зробити

мрію досяжною, треба сформулювати її у вигляді мети. Тому досяж-

ність (реальність) — це перша характеристика мети. Якщо вибрати

нереально високу планку, то мета буде недосяжною і, відповідно, не

реалізується.

В той же час якщо занизити планку, то значення вище за неї

швидше за все не буде досягнуте. Тому від висоти планки, яку кож-

на людина визначає для себе сама, залежить вірогідність досягнення

нею тих або інших висот. Якщо людина впевнена у тому, що вона не

зможе подолати якусь межу, вона здебільшого дійсно не зуміє цього

зробити.

Важлива характеристика мети — це її конкретність. Треба зна-

ти точно, куди йдеш.

Також мета повинна бути вимірюваною. Іншими словами, та-

кою, щоб можна було її виразити в цифрах. Для цього необхідно

ввести певні критерії, за якими мету буде легко виміряти і оцінити її

досягнення.

Мета повинна залежати тільки від вас. За будь-яких обставин

треба шукати вирішення, а не причину невдач. Якщо щось вийшло

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

не так, як заплановано, то саме вам слід шукати вихід з ситуації, ви-

правляти її.

І, нарешті, остання характеристика мети — дата досягнення.

Дата повинна бути точною. Не варто визначати дату досягнення ме-

ти «через місяць», «через півроку», а слід використовувати точні

значення: до січня, до травня.

Розстановка пріоритетів

Кожна людина вирішує в день безліч завдань. Їх слід якимось

чином визначити за значимістю. Логічно визначати пріоритетність

того або іншого завдання за певним набором критеріїв. Хоча часто

оцінювати завдання таким чином просто немає часу.

В цьому випадку для вибору того або іншого пріоритету по-

трібні сміливість і рішучість. За даними статистики, близько

95 відсотків покупок робляться емоційно. А такий важливий крите-

рій, як вартість, відходить на другий план.

Сміливість відіграє значну роль в успішному веденні справ.

Адже велику кількість рішень доводиться приймати в стані цейт-

ноту, коли немає часу оцінити альтернативні рішення за критеріями.

Коли ж така можливість існує, слід враховувати, що цих крите-

ріїв повинно бути не більше семи — дев’яти. Ця вимога походить з

так званого «правила семи» (закон Мерфі): людина не може втрима-

ти в голові одночасно більше 7±2 об’єктів. Відхилення від семи за-

лежить від конкретної людини.

Це правило можна застосовувати не тільки до кількості критеріїв,

але взагалі до організації всієї роботи. Наприклад, не слід, працюю-

чи за комп’ютером, одночасно відкривати більше семи вікон, трима-

ти на столі більше семи різних предметів і т.ін.

Зволікання

При визначенні мети, розстановці пріоритетів і розподілі слід

враховувати, що цілі можуть не виконуватися вчасно, тобто має міс-

це ефект зволікання. Можна виділити чотири причини зволікання.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1. Прагнення до досконалості. Деякі люди намагаються будь-яку

справу довести до досконалості. Для них краще вирішити

поставлене завдання пізніше визначеного терміну, але зробити

це краще.

2. Ворожість. Буває, що співробітник, якому ви делегуєте яке-не-

будь завдання, має до вас вороже ставлення. При цьому, навіть

підсвідомо, він шукатиме об’єктивні причини, щоб затримати

виконання поставленого завдання.

3. Встановлення крайнього терміну. Багато людей, коли їм даний

якийсь термін на виконання завдання, приступають до його ви-

конання тільки в останні дні перед закінченням терміну. Це час-

то призводить до затримок. Тому варто виставляти підлеглим

контрольні терміни, до яких повинен бути зданий якийсь етап.

4. Нудьга, лінь. Якщо виконуване вами завдання нецікаве і нудне

для вас, ви, природно, відкладатимете його виконання. І в

результаті утворюється той же ефект зволікання. Тому якщо

завдання нудне, то необхідно переглянути свої цілі.

Засоби планування

Перш за все, слід визначити термін планування. Можна виділити

три рівні планування: оперативний (1–2 дні), тактичний (1–2 тижні)

і стратегічний (місяць і більше). Засоби планування залежать від

структури компанії.

Найдетальніше слід займатися плануванням на день. При цьому

масштабі планування можливі такі засоби.

Якщо справ небагато (менше семи), то можна їх просто тримати

в голові. Застосування у такому разі органайзерів, списків і т. ін.

просто недоцільно.

Якщо ж завдань більше семи, використовується список запла-

нованих справ на день. Завдання визначаються з урахуванням пріо-

ритетів.

Для підвищення ефективності робочого дня використовується

так званий метод Швабри. Згідно з цим методом, ми записуємо

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

список всіх справ на завтра. Потім розставляємо пріоритети. І завт-

рашній день розпочинаємо з виконання найважливішого завдання,

потім виконується друге за ступенем важливості і т.ін. При цьому

навіть якщо будуть виконані не всі заплановані справи, то найваж-

ливіші будуть зроблені.

Можна запропонувати свою модифікацію методу Швабри —

метод B-A-B-C, який враховує денну динаміку біоритмів людини.

Працездатність людини за день має нерівномірний характер. З ранку

до 12 години вона зростає, потім знижується, а до 17 години зростає

знову (це модель для «жайворонків», а для «сов» все зміщується на

кілька годин).

Згідно з цим методом, справами групи В ми займаємося під час

підйомів. Завдання А вирішуємо на піках працездатності. У нижчих

точках ми переходимо на завдання групи С. Під час спадів ми вирі-

шуємо завдання груп В або З.

Дуже корисним при денному і тижневому плануванні є метод

Альпи. При реалізації цього методу задається таблиця з п’ятьма гра-

фами: завдання, тривалість, пріоритет, делеговано, контроль.

У першій графі записується список завдань, в другій — перед-

бачувана тривалість виконання, в третій — пріоритет завдань (за мат-

рицею Ейзенхауера). Після заповнення цих трьох колонок ми диви-

мося, які завдання можна доручити співробітникам, і записуємо час

на делегування і контроль за їх виконанням. І, нарешті, в графі конт-

роль зазначається, виконане завдання чи ні. Важливе зауваження:

планувати варто тільки 60 відсотків свого часу, а 40 відсотків зали-

шаємо «про запас».

При плануванні на тиждень використовуються два методи:

тиждень і тижневий метод Альпи. Тиждень — це фактично сторі-

ночка органайзера з планами на тиждень. Спочатку записуємо

регулярні справи, потім визначаємо, які результати повинні бути

досягнуті, розставляємо пріоритети. І потім вписуємо у вільний час

завдання згідно з пріоритетністю. Тижневий метод Альпи анало-

гічний денному.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Звички

Головна і єдина звичка, яка повинна бути засвоєна для успіш-

ного застосування тайм-менеджменту — це «звичка регулярно змі-

нювати свої звички».

Ситуація постійно змінюється, тому якщо протягом 2–3 років

ви не змінюєте свої звички і вас все повністю влаштовує, то це є

приводом замислитися: а чи розвиваєтеся ви? Звички варто змінюва-

ти кожні 3–6 місяців, інакше ефективність вашої роботи знижувати-

меться. Якщо, наприклад, ви як бухгалтер звикли заповнювати всі

документи самі, станете головним бухгалтером і не позбавитеся цієї

звички, то ефективність вашої роботи буде достатня низкою. Коло

ваших обов’язків зросте, і деякі з них просто необхідно буде розпо-

ділити між підлеглими.

На закінчення варто зазначити, що перелічені вище елементи

тайм-менеджменту нерозривно пов’язані один з одним. Для ефекти-

вного витрачання свого часу необхідно враховувати кожний з цих

елементів. І навички використання часу не приходять відразу, прин-

ципами тайм-менеджменту треба керуватися постійно і тоді «вас

обов’язково наздожене успіх».

Як зручний засіб тайм-менеджменту можна використовувати

спеціалізовану програму Microsoft Outlook.

Програма Microsoft Outlook

Загальні принципи роботи. Вперше Outlook як самостійний

додаток з’явився в пакеті Microsoft Office 97, прийшовши на змі-

ну двом програмам попередніх версій Office: планувальнику

справ Schedule+ і клієнту електронної пошти Microsoft Mail (або

Microsoft Exchange). Звідси і відбувається подібна структуриза-

ція Outlook на форми-додатки і елементи-документи. Outlook

пропонує інтегроване рішення з організації повідомлень елект-

ронної пошти, розкладів, задач, заміток, контактів та інших да-

них щодо управління ними. Новини, реалізовані в Outlook 2003,