Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 1

ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

без залучення до вирішення управлінських завдань інформаційних

систем та технології.

1.3. Інформаційні технології і інформаційні

системи в управлінні

1.3.1. Основні терміни і визначення

Інформаційні технології виконують вирішальну роль в управлін-

ні бізнесом і є істотним чинником його успіху. Для того, щоб зрозумі-

ти приховану потужність сучасних інформаційних технологій і вияви-

ти можливості їх прикладного застосування менеджерів необхідно

навчати новому індуктивному стилю мислення. Більшість менеджерів

знає, як мислити дедуктивно, тобто, вони добре виявляють проблеми,

а потім шукають і оцінюють різне вирішення цих проблем. Проте за-

стосування інформаційних технологій для управління бізнесом вима-

гає індуктивного мислення — здібності спочатку побачити ефективне

вирішення, а потім шукати проблеми, до яких воно застосовне і про

існування яких фірма, можливо, і не підозрює.

Враховуючи необхідність використання можливостей сучасних

інформаційних технологій для абсолютно нових цілей, одне з голо-

вних завдань при підготовці менеджерів полягає у вивченні і усві-

домленні нових, невідомих раніше можливостей технологій замість

добре відомих.

Своєчасність і якість виконання функцій управління реалізуєть-

ся на ринку у вигляді прибутку. На управлінські, організаційні і

міжособистісні відносини в трудовому колективі впливають безліч

чинників. Це економічні, етичні, естетичні, адміністративні і багато

інших чинників. Формою виразу цих чинників є інформація, яка

стає безпосереднім предметом праці менеджера. Кінець кінцем,

інформація виражає певні відносини в процесі здійснення госпо-

дарської діяльності.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Беручи до уваги швидкість зміни інформаційних технологій

і появу нових, сучасний менеджер повинен постійно вивчати но-

ві технології, розуміти їх значущість, визначати сфери застосу-

вання, розподіляти ці сфери усередині фірми і розробляти плани

упровадження. Тому, фахівці — менеджери, які зможуть викона-

ти ці роботи до того, як технологія стане доступною, неминуче

дозволять фірмі вирватися вперед в гострій конкурентній бо-

ротьбі.

Технологія — це комплекс наукових і інженерних знань, реалі-

зованих в прийомах праці, наборах матеріальних, технічних,

енергетичних, трудових чинників виробництва, засобах їх поєд-

нання для створення продукту або послуги, що відповідає пев-

ним вимогам.

Тому технологія нерозривно пов’язана з машинізацією вироб-

ничого або невиробничого, перш за все управлінського процесу.

Управлінські технології ґрунтуються на застосуванні комп’ютерів і

телекомунікаційної техніки.

Згідно з визначенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна

технологія — це комплекс взаємопов’язаних, наукових, тех-

нологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефе-

ктивної організації праці людей, зайнятих обробкою і збе-

ріганням інформації; обчислювальна техніка і методи органі-

зації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, їх

практичні додатки, а також соціальні, економічні та культур-

ні проблеми.

Самі інформаційні технології вимагають складної підготовки,

великих первинних витрат і науковоємної техніки. Їх введення пови-

нне починатися зі створення математичного забезпечення, форму-

вання інформаційних потоків в системах підготовки фахівців.

Частина 1

ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Інформаційні технології (ІТ) в даний час можна класифікувати

за рядом ознак, зокрема: способу реалізації в інформаційній системі,

ступені охоплення завдань управління, класам реалізованих

технологічних операцій, типу призначеного для користувача інтер-

фейсу, варіантам використовування мережі ЕОМ, обслуговуваної

наочної області, що обслуговується.

Розглянемо, що таке інформаційні системи і як вони пов’язані з

інформаційними технологіями.

Неодмінним компонентом успіху в сучасному бізнесі стали

інформаційні системи (ІС), які проникають у всі функції бізнесу і

ефективно зв’язують їх. Використання ІС фірмами і організаціями

висвічує ступінь сучасності підготовки їх адміністрації і менеджме-

нту. Тому в США, наприклад, більшість менеджерів або бізнесменів

вищого рівня освоюють під час навчання один-два курси за ІС — не

просто роботу на комп’ютері, а саме розуміння організаційної кон-

цепції і різновидів ІС, процесів побудови ІС, їх можливостей в різ-

них ділових сферах.

Інформація є найважливішим життєвим ресурсом, який практично

розуміють як необхідні і корисні дані, представлені в зручному

вигляді, відповідно до вимог користувача. Людина обдумує і вико-

ристовує інформацію з метою виживання (особи, фірми або органі-

зації) в сучасному суспільстві.

Управління — найважливіша функція, без якої немислима ціле-

спрямована діяльність будь-якої соціально-економічної, організацій-

но-виробничої системи (підприємства, організації, території).

Систему, що реалізовує функції управління, називають систе-

мою управління. Найважливішими функціями, реалізованими

цією системою, є прогнозування, планування, облік, аналіз, ко-

нтроль і регулювання.

Управління пов’язане з обміном інформацією між компонента-

ми системи, а також системи з навколишнім середовищем. В процесі

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

управління одержують відомості про стан системи кожної миті, про

досягнення (або не досягненні) заданої мети з тим, щоб впливати на

систему і забезпечити виконання управлінських рішень.

Таким чином, будь-якій системі управління об’єктом відповідає

своя інформаційна система, що зветься інформаційною системою.

Інформаційна система — це сукупність внутрішніх і зовніш-

ніх потоків прямого і зворотного інформаційного зв’язку об’єк-

ту, методів, засобів, фахівців, що беруть участь в процесі обро-

бки інформації і виробленню управлінських рішень.

Автоматизована інформаційна система є сукупністю інфор-

мації, економічно-математичних методів і моделей, технічних,

програмних, технологічних засобів і фахівців, призначену для

обробки інформації і ухвалення управлінських рішень.

Класифікація інформаційних технологій може проводитися за

різними параметрами (табл. 1.3.).

Таблиця 1.3.

Інформаційні технології

Традиційні

За способом реалізації в ІС

Нові інформаційні технології

Електронна обробка даних

Автоматизація функцій управління

Підтримка ухвалення рішень

Електронний офіс

За ступенем охоплення завдань

управління

Експертна підтримка

Частина 1

ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Закінчення табл. 1.3

Робота з текстовим редактором

Робота з табличним процесором

Робота з СУБД

Робота з графічними об’єктами

Мультимедійні системи

За класом технологічних операцій,

що реалізуються

Гіпертекстові системи

Пакетні

Діалогові

За типом використання

інтерфейсу

Мережеві

Локальні

Багаторівневі

За способом побудови мережі

Розподілені

Бухгалтерський облік

Банківська діяльність

Податкова діяльність

Страхова діяльність

За обслуговуваними предметними

галузями в ділянках

Інші

Таким чином, інформаційна система може бути визначена з

технічної точки зору як набір взаємозв’язаних компонентів,

які збирають, обробляють, запасають і розподіляють інфор-

мацію, щоб підтримати ухвалення рішень і управління в ор-

ганізації.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

На додаток до підтримки ухвалення рішень, координації і

управлінню інформаційні системи можуть також допомагати

менеджерам аналізувати проблеми, роблять зримими комплексні

об’єкти і створюють нові вироби.

Інформаційні системи (ІС) містять інформацію про людей, мі-

сця і об’єкти усередині організації або в навколишньому середови-

щі. Інформацією ми називаємо дані, перетворені у форму, яка є

значущою і корисною для користувачів. Дані, навпаки, є потоками

сирих фактів, що подають результати, що зустрічаються в організа-

ціях або у фізичному середовищі перш, ніж вони були організовані

і перетворені у форму, яку користувачі можуть розуміти і викорис-

товувати.

За джерелами надходження інформацію можна розділити на зо-

внішню і внутрішню. Зовнішня інформація складається з директив-

них вказівок вищестоящих органів, різних матеріалів центральних і

місцевих органів управління, документів, що поступають від інших

організацій і підприємств-суміжників. Внутрішня інформація відо-

бражає дані про хід діяльності на підприємстві, про виконання пла-

ну, про роботу підрозділів, ділянок служб, про збут виробництва.

Всі види інформації, необхідної для управління, є інформацій-

ною системою. Система управління і система інформації на будь--

якому рівні управління утворює єдність. Управління без інформації

неможливе.

Інформаційну систему менеджменту (ІСМ) деякі розуміють як

синонім ІС, інші — як чітко регламентовану систему поставки стан-

дартних звітів.

У сучасній системі знань про менеджмент і про ІС термін «ін-

формаційна система менеджменту» розуміється розширено —

як коло різноманітних ІС, які забезпечують менеджерам ефек-

тивне ухвалення рішень щодо розвитку керованого об’єкту.

При цьому ІСМ вважається як комп’ютеризована система, що

поєднує нові інформаційні технології з роботою менеджера.

Частина 1

ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Ключовою відмінністю визначень «ІС» і «ІСМ» є включення

ухвалення рішень у визначення ІСМ. Метою ІСМ є ефективне ухва-

лення рішень менеджерами щодо розвитку керованого об’єкту.

ІСМ — це наймобільніша система, яка дозволяє менедже-

рам вільно й оперативно, на своєму робочому місці, використо-

вувати, залежно від ситуації, спеціальні засоби проектування

альтернатив рішення. Таке наукове трактування ІСМ додає особ-

ливої привабливості ІСМ з боку корпусу бізнесменів і менедже-

рів. Так називають в багатьох зарубіжних організаціях відділи

комп’ютерно-інформаційного сервісу або навчальні курси з ІСМ

в університетах.

Аналогічно тому, як функціональна суть автоматизованої бухга-

лтерської інформаційної системи визначається суттю бухгалтерського

обліку, так і суть інформаційних систем менеджменту визначається

суттю менеджменту, як особливої предметної області.

Три процеси в інформаційній системі виробляють інформацію,

якої потребують організації для ухвалення рішень, управління, ана-

лізу проблем і створення нових виробів або послуг — це введення,

обробка і виведення результатів. В процесі введення фіксуються або

збираються відомості усередині організації або із зовнішнього ото-

чення. В процесі обробки цей матеріал перетвориться в більш значу-

щу форму. На стадії виходу оброблені дані передаються персоналу

або процесам, де вони використовуватимуться. Інформаційні систе-

ми також потребують зворотного зв’язку, який є обробленими да-

ними, що повертаються, потрібними для того, щоб пристосувати

елементи організації для допомоги в оцінці або виправленні оброб-

лених даних.

Хоча комп’ютерні інформаційні системи використовують комп’ю-

терні технології, щоб переробити неперевірені відомості в значущу

інформацію, існує відчутна відмінність між комп’ютером і комп’ю-

терною програмою, з одного боку, і інформаційною системою — з

іншою. Електронні обчислювальні машини і програми для них —

технічна підстава, інструментальні засоби і матеріали сучасних

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

інформаційних систем. Комп’ютери забезпечують зберігання і пере-

творення інформації. Комп’ютерні програми, або програмне забезпе-

чення, є наборами керівництва щодо обслуговування, які управляють

роботою комп’ютерів. Але комп’ютери — тільки частина інформа-

ційної системи.

Можна як аналогію привести приклад будівлі. Будівлі спо-

руджені за допомогою молотків, цвяхів і дерева, але вони самі

по собі не роблять будинок. Архітектура, проект, установка і всі

рішення на шляху до створення елементів — це теж частини бу-

динку. Комп’ютери і програми — це тільки інструменти і мате-

ріали, але вони самі по собі не можуть виробляти потрібну для

організації інформацію. Щоб уявити інформаційні системи,

потрібно зрозуміти проблеми, для яких вони розроблені, визна-

чити їх архітектуру, складові і організаційні процеси, завдяки

яким можна прийти до цих рішень. Сьогоднішні менеджери по-

винні об’єднувати комп’ютерну писемність з системною інфор-

маційною писемність.

З позиції ділового бачення інформаційна система являє собою

організаційні і управлінські рішення, засновані на інформаційних

технологіях, у відповідь на виклик, що посилається навколишнім се-

редовищем. Розглянемо цей вираз, тому що він підкреслює організа-

ційну сторону і природу інформаційних систем, які здійснюють

управління. Розуміти інформаційні системи — це не означає бути

грамотним у використанні комп’ютерів, менеджер повинен ширше

розуміти суть організації, управління і технологій інформаційних

систем і їх можливість забезпечити рішення проблем в діловому на-

вколишньому середовищі.

Із зростанням технічної потужності ІТ, комп’ютери почали не

просто полегшувати роботу людини, а дозволяють виконувати те,

що без ІТ було неможливим. У зв’язку з тим, що менеджеру дово-

диться приймати рішення в умовах великої невизначеності і ризику,

нові можливості інформаційних систем дуже швидко починають

знаходити застосування в бізнесі.

Частина 1

ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Говорячи про «нові» можливості ІС в менеджменті, справедли-

віше називати деякі з них новими тільки для нас. Наприклад, системи

підтримки ухвалення рішень вже більше двох десятиліть використо-

вуються в розвинених країнах, але поки що не набули широкого

поширення в нашій країні.

1.3.2. Інформаційні вимоги до систем управління

Процес ухвалення рішень за Г. Саймоном має три стадії: інфор-

маційну, проектну, а також стадію вибору. На інформаційній стадії

досліджується середовище, визначаються події і умови, що вимага-

ють ухвалення рішень. На проектній стадії розробляються і оціню-

ються можливі напрями діяльності (альтернативи). На стадії вибору

обґрунтовують і відбирають певну альтернативу, організовуючи сте-

ження (моніторинг) за її реалізацією. Окремі стадії процесу можуть

багато разів повторюватися, якщо менеджер не буде задоволений

зібраною інформацією або результатами її обробки. До кожної стадії

пред’являються свої унікальні вимоги.

На інформаційній стадії менеджери одержують від ІС зве-

дення про роботу організації, які можуть спонукати до ухвалення

рішень. Наприклад, звіти щодо аналізу продажу, які поступають

до менеджера за графіком або за разовою вимогою, інформують

про рівень продажу, загальну тенденцію і виняткові ситуації для

фірми. Результати вивчення ринку і огляд зовнішніх баз даних

можуть дати відомості про зміни конкурентоспроможності фірми

або споживацьких переваг. На цій стадії менеджер повинен уміти

робити незаплановані, ситуативні, разові (ad-hoc) запити, відшу-

куючи необхідні дані. Для цих цілей в програмному забезпеченні

сучасних офісних систем є могутні засоби запитів, засоби

стиснення, фільтрації і обробки інформації, одержаної шляхом

запиту.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

На проектній стадії менеджер повинен з’ясувати, чи є ситуація,

що вимагає ухвалення рішення, програмованою або непрограмова-

ною, тобто структурується вона чи ні.

Програмовані (структуровані) рішення можуть бути деталізо-

вані і розписані наперед, приводячи до певного (детермінованого)

алгоритмічного рішення. Якщо рішення, що має характер вірогід-

ності, воно повинне бути визначене через вірогідність можливих

результатів.

Непрограмовані (неструктуровані) рішення виникають, коли

неможливо дати попередню специфікацію більшій частині процедур

ухвалення рішення. Більшість реальних ситуацій залежить від випа-

дкових подій і невідомих чинників. Деякі процедури можуть бути

приречені, але цього недостатньо для автоматизованого отримання

конкретної рекомендації, тобто досить часто рішення можуть бути

напівструктурованими. Менеджер повинен робити разові запити в

базу даних організації або компанії і вести діалог з комп’ютеризова-

ною інформаційною системою, поступово наближаючись до форму-

лювання рішення. Тут виявляються корисними інтерактивні і ав-

тономні системи підтримки рішень, а також експертні системи, які

менеджер може використовувати залежно від ситуації. Наприклад,

використовуючи програмні модулі «що, якщо» («What if), що є в

електронних таблицях, менеджер може ставити конкретні питання,

типу: «Який обсяг продаж буде беззбитковим, якщо понизити рек-

ламні витрати на 10, 20, 25 %?"

На стадії вибору інформаційні системи повинні полегшувати

менеджеру вибір правильного напряму діяльності і забезпечувати

зворотний зв’язок для контролю за виконанням рішення. Передбача-

ється, що на першій стадії була зібрана необхідна інформація, а на

другій — розроблений і оцінений ряд альтернатив, інакше менеджер

може повернутися до ранніх стадій у пошуках якнайкращого (опти-

мального) рішення. Через реальні обмеження за часом і ресурсами

менеджери частіше вибирають просто рішення, яке задовольняє, а

не оптимальне рішення (принцип обмеженої раціональності). За