Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 1

ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

допомогою зворотного зв’язку оцінюється хід втілення рішення в

життя, і при необхідності коректування рішення або розробляєть-

ся нове.

Рішення часто ухвалюються не поодинці, а в груповому режимі

(у консультативному стилі). Тут менеджеру можуть бути корисні

експертні системи, що дають рекомендації на основі вузько спеціа-

лізованих моделей менеджменту. Наприклад, модель Врума-Йет-

тона, підтримувана комп’ютером, допомагає менеджеру вибрати

відповідний до ситуації стиль рішення (авторитарний, консультатив-

ний, повна участь). Два останні типи торкаються ухвалення групо-

вих рішень. Для підвищення ефективності групового ухвалення

рішень використовують ряд методів (мозкової атаки, метод номіна-

льної групи), а також комп’ютерну підтримку (електронні наради,

інформаційні системи підтримки групових рішень). Застосування

інформаційних технологій тут є одним з чинників підвищення ефек-

тивності групового рішення. Метод номінальної групи (МНГ) ефек-

тивніший за традиційні неструктуровані методи. Він включає чоти-

ри стадії:

• кожен член групи письмово і незалежно висловлює своє бачення

проблеми;

• всі ідеї збираються і подаються групі (інформаційна стадія);

• група обговорює і оцінює кожну ідею (проектна стадія);

• кожен незалежно ранжирує всі внесені ідеї, після чого ранги

зіставляються і виноситься групова ухвала (стадія вибору в

процесі ухвалення рішень).

Існують інформаційні системи, що підтримують групові рішен-

ня, і серед них — системи електронних зустрічей.

Інформаційні вимоги на різних рівнях менеджменту

На різних рівнях менеджменту також пред’являються різні ін-

формаційні вимоги.

Інформаційні вимоги менеджменту безпосередньо залежать від

конкретного рівня менеджменту — стратегічного, тактичного,

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

оперативного, тобто пов’язане з традиційним розподілом керівницт-

ва на вище, середнє і оперативне (контролююче).

1. Стратегічне планування і контроль виконує вищий управлінсь-

кий склад, розробляючи генеральну стратегію, довгострокові

цілі і задачі організації, а також здійснюючи моніторинг реалі-

зації стратегії і її коректування.

2. Тактичне планування і контроль здійснює середній управлінсь-

кий склад, який розробляє коротко — і середньострокові плани,

кошториси

, другорядна мета, розукрупнює стратегію по підроз-

ділах, привертаючи і розміщуючи ресурси, а також контролюю-

чи роботу підлеглих організаційних підрозділів.

3. Оперативне планування і контроль. Менеджери цього рівня

розробляють короткострокові плани і програми, контролюють

використання ресурсів і реалізацію поставлених завдань конк-

ретними робочими групами.

На оперативному рівні ухвалюються структуровані рішення, на

тактичному — напівструктуровані, на стратегічному — неструкту-

ровані. Чим вище рівень менеджменту, тим більше неструктурова-

них рішень. Тому коло засобів і методів формування інформації не

однакове для всіх рівнів.

На стратегічному рівні потрібні підсумкові нерегламентовані

звіти, прогнози і зовнішня інформація для розробки генеральної

стратегії. На оперативному рівні, потрібні регулярні внутрішні звіти

з детальним порівнянням поточних і базисних показників, які допо-

магають стежити за щоденними операціями.

Отже, інформаційні системи повинні відповідати вимогам

менеджерів на різних управлінських рівнях і надавати їм будь-яку

інформацію.

Інформаційні вимоги різних функцій менеджменту

Менеджмент традиційно описується як процес керівництва, що

включає управлінські функції, сформульовані на початку XX століт-

тя французом Генрі Файолем: планування, організація, управління

Частина 1

ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

персоналом, керівництво (мотивація), контроль. (У теорії управлін-

ня є й інші градації функцій, наприклад: планування, організація,

мотивація, контроль.)

ІС забезпечують менеджера даними для виконання всіх функ-

цій менеджменту.

У плануванні ІС можуть надати дані і можливі моделі плану-

вання, повідомити про потреби щодо внутрішніх ресурсів і зовнішніх

чинників (наприклад, про ставки відсотка, курсі валют). Підтримка

функції планування вимагає наявності телекомунікацій, використан-

ня спеціальних моделюючих програм або програмних модулів

універсальних офісних систем (з електронними таблицями), широ-

кого використання графічних засобів, можливостей програвання і

збереження сценаріїв. Виконуючи функцію планування, менеджер

повинен мати на робочому місці як мінімум програмні засоби, що

реалізовують методи аналізу «що, якщо», кореляційно — регресій-

ний і інші методи статистичного аналізу, засобу аналізу і прогнозу-

вання на основі трендів, засобу оптимізації і підбору параметрів.

Особливо цінні можливості для планування має спеціальне програм-

не забезпечення фінансового моделювання.

У управлінні персоналом, при формуванні робочих груп, мене-

джеру може допомогти інформація кадрової бази даних. Для цього

необхідно, щоб в базі даних, окрім традиційних анкетних відомос-

тей, зберігалася також і інформація про знання, уміння і психологіч-

ні характеристики працівника. Для індивідуальних характеристик

особи працівника, набір різних комп’ютерних програм тестування.

Такі можливості ІС як, наприклад, електронна пошта забезпечують

комунікації в керівництві організацією, полегшуючи для менеджера

спілкування з підлеглими і іншими рівнями управління.

При здійсненні контрольної функції обсяг даних і рутинних об-

числень, що повторюються, настільки великий, що без ІС обійтися

просто неможливо. Тут регламентовані зведення регулярно ін-

формують про відхилення від стандартів, прогнозів, кошторисів,

реально підтримуючи зворотний зв’язок і допомагаючи вносити

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

корективи в діяльність організації. Тому упровадження першої черги

інформаційної системи звичайно забезпечує вимоги функції контролю.

Інформаційні вимоги, пов’язані з ролями менеджера

Одна з класичних моделей менеджменту проливає світло на

особливу роль телекомунікацій для менеджера. Мова йде про розро-

блену Генрі Мінцбергом (1970г.) модель менеджера як виконавця

десяти управлінських ролей. Менеджер повинен володіти повнова-

женнями і статусом щодо виконання особових ролей, інформацій-

них ролей і ролей ухвалення рішень.

1. Особистісні ролі вимагають, щоб менеджер був (1) лідером у

підлеглих, (2) зв’язковим із зовнішнім середовищем, а також (3)

обличчям фірми в офіційних зустрічах,

2. Інформаційні ролі вимагають, щоб менеджер був (4) оглядачем

інформації про стан організації, (5) розповсюджувачем інфор-

мації усередині організації, (6) оратором і інформатором для зо-

внішнього середовища

3. Ролі ухвалення рішень вимагають, щоб менеджер був (7) під-

приємцем в зміні середовища, що впливає на працездатність ор-

ганізації; (8) енергійним і рішучим менеджером при настанні

непередбачених подій; (9) розподільником ресурсів усередині

організації; (10) посередником, вирішальним, який вирішує

внутрішні і зовнішні проблеми.

Інформаційні системи можуть поліпшити виконання всіх ролей

менеджера, але перш за все вони підтримують ролі 2, 4, 5, 6, 9, 10. З

позицій моделі Мінцберга стає особливо очевидною необхідність для

менеджера телекомунікаційних засобів, які сприяють виконанню

зв’язкових та інформаційних ролей 2, 4–6. При цьому комунікаційні

засоби, на думку менеджера, є набагато значнішими, ніж розрахунко-

во-моделюючі засоби. Проте і вони можуть бути необхідні менеджеру

при виконанні ним ролей 8, 9, 10, пов’язаних з ухваленням рішень,

особливо, коли відбуваються непередбачені події, які вимагають

швидкого аналізу ситуації і оперативного ухвалення рішень.

Частина 1

ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Запитання і завдання для обговорення

1. Дайте визначення об’єкту управління.

2. Як ви можете визначити суб’єкт управління.

3. Назвіть відомі вам функції управління.

4. Що таке інформаційні технології.

5. Як можна класифікувати інформаційні технології.

6. Що таке інформаційна система.

7. Дати визначення терміну «Інформаційна система менеджменту».

8. Інформаційні вимоги до управляючих систем на інформаційній

стадії.

9. Інформаційні вимоги до управляючих систем на проектній

стадії.

10. Інформаційні вимоги на різних рівнях менеджменту.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Завжди не вистачає часу,

щоб виконати роботу як слід,

але для того, щоб її перероби

ти, час завжди знайдеться.

Закон Мескімена

Секрет успіху — в щирості.

Як тільки ви зможете її зобрази

ти, вважайте, що ви у виграші.

Формула успіху Глайма

Тисячолітня історія розви-

тку менеджменту до середини минулого сторіччя базувалася на

примітивних технічних засобах (папірус, папір, блокнот, пензлик,

олівець, гусяче перо, ручка, рахівниці, арифмометр, годинник, теле-

граф). Ухвалені рішення передавалися частіше у вигляді усних роз-

поряджень або письмових наказів через кур’єрів. Концентрація ви-

робництва, зростання числа менеджерів, інтернаціоналізація бізнесу

вимагає розробки уніфікованої документації і технічних засобів, що

полегшують роботу менеджера.

З часом прийшло розуміння, що автоматизація управлінської

праці дає значно більший ефект, ніж скорочення ручної праці у ви-

робництві. Відома безліч технологій і засобів організації управлінсь-

кої праці, які залежно від принципів фіксації інформації і техніки

роботи можна розділити на п’ять поколінь.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Календар

Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи

виникла в минулому столітті і в досконалому вигляді матеріалізува-

лася у вигляді перекидного календаря в 1870 р. На кожен день відво-

дилася одна сторіночка календаря, де вказувалося число, день тиж-

ня, місяць і рік, а згодом додалися національні і релігійні свята, дні

народження великих людей. Наявність вільного простору давала мо-

жливість робити необхідні записи: переговори, наради, витрати,

зустрічі, заходи. Майже сторіччя перекидний календар був основ-

ним інструментом урядовця і менеджера. Проте з розвитком радіо,

телебачення його роль як оперативного інформатора стала знижува-

тися, а стаціонарне розміщення на робочому столі було явною не-

зручністю для комівояжерів, брокерів, агентів, маклерів Тому

результатом вдосконалення перекидного календаря стали щоденник

і тижневик.

Щоденник

Перекидний безвідривний календар у вигляді зручного бло-

кнота різного формату з міцною обкладинкою. Щоденник можна

було брати з собою у відрядження і на наради, поклавши в порт-

фель або дипломат. Збереження інформації більш досконаліше,

ніж у перекидного відривного календаря. Ще зручнішим для ме-

неджера виявився тижневик, в якому була можливість плануван-

ня робочого тижня і дня, контролю за виконанням записаних за-

ходів, аналізу витраченого часу, швидшого пошуку інформації,

яка групувалася за 52 тижнями, а не 365 днями. У 80-х рр. тиж-

невики майже витіснили перекидні календарі і набули настільки

широке поширення, що стали елементом ділового стилю підпри-

ємства.

«Організатор»

Поєднання в одному інструменті різних засобів, таких як кален-

дар, блокнот, адресна і телефонна книжки.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

До числа недоліків «організатора» слід віднести такі:

• відсутність чіткої класифікації і систематизації записів, оскільки

в ньому об’єднані різні інструменти;

• безліч модифікацій інструментів з різним розміщенням компо-

нентів і дизайном, що ускладнює його використання;

• відсутність методів цільового планування і технології вирішен-

ня «слонячих задач».

«Тайм менеджер»

Усунення перерахованих недоліків вдалося досягти в «Тайм ме-

неджері». «Тайм менеджер» (ТМ). Інструмент був створений у

1975 р. заповзятливим подружжям з Данії. Їм вдалося матеріалізува-

ти головну ідею цільового планування особистих результатів на

основі типового класифікатора функцій і технології вирішення вели-

ких заходів («слонячих задач»). ТМ став інструментом третього

покоління і флагманом для досягнення кінцевих результатів на від-

міну від рутинної фіксації виконання заходів в календарі. Він дозво-

ляє менеджеру чітко контролювати і розпоряджатися своїм часом

виходячи з поставлених цілей, зв’язати воєдино «що і «коли» Ви хо-

чете робити. ТМ створює єдину технологічну базу для ухвалення і

виконання рішень (цілі, функції, завдання, операції) на основі гнуч-

кого календаря (плани на рік, місяць, тиждень, день). Інструмент

ТМ буде більш докладно розглянуто в наступному розділі, тому від-

значимо тут тільки його переваги й недоліки. Переваги ТМ:

• дозволяє добиватися поставлених цілей на основі повсякденно-

го вирішення «слонячих задач»;

• дає можливість розставити пріоритети, мати огляд справ і раці-

онально використовувати свій час;

• дозволяє підвищити свій творчий потенціал, жити повноцінним

життям і краще спілкуватися з оточуючими;

• допомагає розвинути в собі більш гнучкіше і спокійніше став-

лення до змін за рахунок оперативного внесення змін і викорис-

тання змінних блоків бланків;

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

• наголошується зростання продуктивності праці управлінського

персоналу, коли ТМ стає базовим інструментом роботи всього

підприємства.

Проте ТМ має і свої недоліки:

• неможливість застосування для широкого кола менеджерів і

фахівців. Так, ТМ неприйнятний для не дуже організованих і

малодисциплінованих творчих людей, що працюють за столом,

забитим і заваленим паперами;

• необхідність спеціального навчання за ТМ (мінімум 2 — ден-

ний семінар) і додаткові витрати часу на внесення інформації в

ТМ (не менше 30 хв. на день);

• висока вартість інструменту і навчання, оплату яких можуть до-

зволити собі тільки успішні фірми.

Електронний записник

Розвиток електронної техніки не залишив без уваги управлінсь-

кий персонал і призвів до створення універсального електронного

«організатора». Електронні записники (ЕЗК) були сконструйовані в

Японії. Вони з’явилися в 80-х рр. і відразу одержали визнання у ши-

рокого кола громадянства: бізнесменів, менеджерів, комівояжерів,

інженерів, студентів, туристів. В основному завдяки багатоцільово-

му використанню ЕЗК і малому розміру.

Які ж переваги використання ЕЗК?

1. Малий розмір і маса дозволяють носити ЕЗК в кишені сорочки

піджака

2. Наявність незалежного будильника і годинника з часовим

поясом.

3. Можливість програмувати події, віддалені від теперішнього

часу на декілька років.

4. Календар до 2099 р.

5. Звукове нагадування про настання запланованої події.

6. Телефонний довідник.

7. Блокнот для

ділової інформації.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

8. Можливість працювати з конфіденційною інформацією, забез-

печеною кодом доступу.

9. Мережевий графік, що формується автоматично при плануванні

подій на день, дає повне уявлення про ресурси вільного часу.

10. Зручність роботи в «польових умовах»: у переповненому авто-

бусі, електричці натискати на клавіші набагато зручніше, ніж

писати олівцем.

11. Можливість резервного копіювання на диск

комп’ютера і ство-

рення таким чином архіву інформації.

Які проблеми можуть виникнути у користувача ЕЗК?

Як і будь-яка інша річ, ЕЗК може загубитися. Причому, як

правило, інформація, яку він зберігає, набагато більш цінна, ніж сам

інструмент. Більш того, якщо ЕЗК з Вашою інформацією яким-не-

будь чином потрапить до Вашого конкурента, то можете попроща-

тися зі своїми комерційними таємницями, якщо тільки не зберігаєте

їх в секретному файлі, захищеному паролем.

Ніколи не тримайте ЕЗК під дією сильних магнітних полів. Бу-

ли випадки, коли пам’ять стиралася при проходженні з ЕЗК через

дугу металошукача в аеропорту.

При зміні батарей суворо дотримуйтесь інструкції спочатку

змінюйте одну, потім іншу батарею. Якщо Ви витягнете відразу оби-

дві батареї, Ваші дані будуть втрачені.

Не залишайте ЕЗК під дією прямого сонячного проміння, не

користуйтеся нею при мінусовій температурі, не допускайте контак-

ту з кислотними і лужними середовищами. Не протирайте екран і

клавіатуру спиртом — можете стерти букви з клавіатури, а екран

зробиться нечітким.

Проте, не зважаючи на незручності технології, ЕЗК повсюдно

визнаний для планування і зберігання інформації і все більш широко

використовується.

Комп’ютерні системи організації праці

Набули поширення на початку 80-х рр. з бурхливим розвитком

персональних комп’ютерів, коли вони стали невід’ємною частиною