Тульчинский Г.Л., Шекова Е.Л. Менеджмент в сфере культуры: Учебное пособие

Подождите немного. Документ загружается.

ЦЕЛЕВОЕ ОБОСНОВАНИЕ ПЛАНОВ

Существует несколько методик разработки целей на планируемый период. Однако, в принципе, разработка любого плана предполагает

последовательное прохождение цепочки (рис. 7).

Задача, таким образом, заключается в последовательном расписывании (декомпозиции) главных целей на задачи, которые необходимо решить для

достижения це- | лей. Задачи затем расписываются на направления и фор-1 мы работы и так далее, вплоть до конкретных операций с I требуемой

степенью конкретизации. Графически эта процедура может быть представлена в виде древовидного графа — так называемого «дерева целей»,

напоминающего перевернутое дерево, последовательное прохождение по «ветвям» которого сверху вниз дает представление о кон- 1 кретизации

целей работы на планируемый период.

Главной проблемой при этом является формулировка

целей. Следует помнить, что цель — это конкретное опи- ] сание желаемого результата.

Поэтому для формулировки целей не могут использоваться глаголы или отглагольные существительные типа «улучшить» («улучшение»), «рас-

ширить» («расширение»), «увеличить» («увеличение») и т. п.

Методики целевого обоснования различаются, прежде всего, по источнику формулировки целей. Таким источником могут быть организационные

документы — уставы, положения и инструкции, нормативные документы, положения которых используются в качестве формулировки целей

(уставные цели и задачи, виды деятельности, функциональные обязанности).

Цели могут браться из директивных и распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений). В простейшем случае конкретного те-

матического плана в качестве цели может фигурировать конк-

ЦЕЛИ —

представления о желаемом результате

**Ж

^^^ L ^ '. '. '.

. '.

. '. '. '. '.

. 3;. '. '. '. '. '. '- '. '.

. '. '. '. '.

. '-

.'. '

>: ■<г

'-----------------------------\

ЗАДАЧИ, которые необходимо решить для достижения каждой цели

ДЕЙСТВИЯ

(работы), которые необходимо выполнить для решения задач

ОБЕСПЕЧЕНИЕ

материальное, финансовое,

организационное и т. д.,

необходимое для выполнения

работ

Рис. 7

Цепочка разработки

плана

188

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

Рис. 8

Пример

«дерева целей»

плана подготовки

и проведения

праздника

О — новогодний праздник; 1 — привлечение посетителей на праздник; 1.1 — обеспечение рекламы; 1.2 — распространение приглашений; 2 — привлечение в кружки и коллективы; 2.1 — выставка-продажа

изделий; 2.2 — концертные программы; 2.3 — конкурс-викторина; 3 — организация отдыха и развлечений; 3.1 — представление; 3.2 — игры и аттракционы.

ретная форма работы, план подготовки и проведения которой разрабатывается (рис. 8).

Каждая из этих позиций может быть при необходимости еще более детализирована, и итогом такой проработки может стать конкретный сценарный

план.

В качестве целей могут использоваться также нормы и нормативы, в том числе целевые, о которых шла речь выше.

Во всех этих случаях цели как бы задаются «сверху». В случае же отсутствия нормативно или директивно заданных целей, последние могут быть

выведены, получены аналитически в результате осмысления предшествующего опыта (см. Аналитическое планирование) или в результате

маркетингового анализа. В последнем случае формулировке целей предшествует дифференциация потребителей (категоризация, сегментация рынка) и

характеристика каждой из групп.

Следующим этапом будет формулировка целей как изменения характеристики.

Дифференциация потребителей может быть построена на основе классификации по различным признакам, на основе типологии и на основе простой

группировки.

В случае классификации могут быть проведены различные дифференциации потребителей: географические (региональные — по районам,

микрорайонам, домам, населенным пунктам, областям, странам и т. п.); поведенческие (активное, пассивное, индифферентное поведение);

психологические (по темпераменту, характеру и т. д.); возрастные, образовательные, этнические; по интенсивности

з. технология ПЛАНИРОВАНИЯ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

189

потребления и т. д. Такая сегментация может проводиться по самым различным основаниям. Выбор зависит от"* целей и конкретного товара (услуг).

В одном случае это социально-экономические особенности региона, численность и плотность населения. В другом — возраст, образование, пол,

семейное положение, уровень достатка, национальность, вероисповедание и конфессиональная при-; надлежность, профессия и т. д. В третьем —

образ и стиль жизни, субкультуры и т. д. Кроме того, классификационная установка соответствует, скорее, теоретическим (социологическим,

педагогическим и т. п.) требованиям, но не требованиям практического менеджмента. Так, развивавшийся в методике КПР «дифференцированный

подход» к аудитории предполагал ряд социально-демографических классификаций: по роду занятий, по профессии, по возрасту и т. п. Но эти важные

для социолога классификации не срабатывали в сфере свободного времени, поскольку предполагалось и в ней относиться к человеку как молодому

рабочему, полеводу, животноводу, ИТР и т. д.

Простая классификация является массовидной и безличной «инвентаризацией» потребителей, которые как бы раскладываются по классификационным

ячейкам, взятым отдельно и изолированно. В этом плане более плодотворным является применение типологии, отличие которой от классификации

состоит в рассмотрении признаков не в отдельности, а в органическом единстве и целостности, выраженной в типе или наборе типов потребителей.

Примером такой типологии может служить типология читателей библиотеки. Подобная типология для других учреждений культуры может быть

построена в несколько этапов. На первом этапе потребители делятся в зависимости от интенсивности посещения учреждения, например, на

потребителей постоянных, эпизодических и случайных. Затем определяется, на какие виды культурной деятельности (массовую, групповую или

индивидуальную, информационную или активную творческую, по жанрам и видам искусства и т. п.) ориентируются представители каждой из групп.

И наконец, на последнем этапе каждой из полученных подгрупп дается социально-демографическая характеристика (по полу, возрасту, роду занятий,

профессии и т. п.). В результате такой типологии получается как бы «фоторобот» типичных потребителей, и уже

190

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

из таких описаний легко и просто формулируются цели работы с ними.

В основу аналитики может быть положена и простая группировка потребителей (сегментация рынка).

Каждой из полученных в конечном счете групп или типов может быть дана характеристика, которая должна давать ответы, как минимум, на

следующие вопросы: II В чем главный дискомфорт данных потребителей? Ш Каковы их возможности, прежде всего в плане платежеспособности (их

самих или социальных сил их поддержки и защиты)? II На какие виды культурной деятельности они ориентируются? Ш Каковы их уровень

образования и социально-демографические характеристики? Ш Сколько потребителей насчитывает данная группа?

Затем, исходя из характеристики, формулируются цели работы. Пример целевой проработки плана приводится в таблице 2. Цели могут быть

«воспитательными» и «коммерческими». В первом случае цели указывают на содержание и формы работы.

«Коммерческие» цели могут быть определены в результате специфических маркетинговых методов анализа товарной, ценовой и других стратегий,

подробно описанных в главе «Маркетинг в сфере культуры».

Та блица 2 Пример целевой проработки фрагмента плана

Категория,

группы

Молодые рабочие

Характе-

ристика

В основном— молодежь, окончившая средние специ-

альные учебные заведения и прошедшая службу в армии.

Иногда проявляется неустоявшееся мировоззрение, низкий

уровень личной культуры, безответственность. Нередки

проблемы адаптации к жизни в мегаполисе

Цели

работы

Условия для самообразования, знакомство с культурной

жизнью СПб., историческими и трудовыми традициями

города и предприятия. Социальная защита и поддержка

Задачи

Учебно-образовательная информация. Участие в город-

ской культурной жизни, традиционных мероприятиях

фирмы. Консультирование по правовым, экономическим,

социально-психологическим вопросам

Формы

работы

Учебно-консультационный пункт. Экскурсии, выставки.

Культурные программы. Телефон (служба) доверия.

Консультации специалистов. Нрставничество. Циклы

лекций, бесед

3. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ 191

ПЛАНИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛЬНОГО

И ФИНАНСОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

(БАЛАНСОВЫЕ МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ)

Важнейшим аспектом обоснования реальности планов и программ является планирование финансового и материального обеспечения их реализации.

Для решения этой задачи чаще всего используют балансовый метод планирования, состоящий в приведении в соответствие (баланс) имеющиеся

ресурсы и требуемые затраты. В зависимости от природы ресурсов и затрат различают три основных вида балансов: материальный (натуральный),

финансовый (стоимостный) и трудовой.

Трудовой баланс в сфере культуры в настоящее время практикуется преимущественно на региональном и федеральном уровне управления — как

выявление и планирование степени обеспечения сети учреждений квалифицированными кадрами. Однако по мере расширения нормативной базы в

планировании трудозатрат трудовые балансы должны получить распространение и в планировании работы отдельных организаций и программ.

Составление материального (натурального) баланса (табл. 3) практикуется не столь часто, как финансового, однако при планировании достаточно

масштабного мероприятия весьма целесообразно составить такой баланс и только затем переходить к стоимостному.

Наиболее распространена практика составления стоимостного (финансового) баланса или сметы доходов и расходов (табл. 4). В случае расхождения

двух частей баланса производят его корректировку: либо сокращают объем расходов,

Таблица 3 Пример материального баланса

Имеющиеся ресурсы Требуемые ресурсы

№ 1 Наименование Коли-

чество

№ Наименование Коли-

чество

1. . Помещение 1 1. Помещение 1

2. Банкетки в зале б 2 Банкетки в зале 12

3. Елочные игрушки 120 3. Елочные игрушки 170

4. Оформление зала, фойе

(гирлянды, плакаты)

6 3. Оформление зала, фойе

(гирлянды, плакаты)

б. Зеркальные шары 1 5. Зеркальные шары 3

192

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

Про д о л оке н ие табл. 3

Имеющиеся ресурсы Требуемые ресурсы

№ Наименование Коли-

чество

№ Наименование Коли-

чество

6. Костюмы: 6. Костюмы:

Дед Мороз 1 Дед Мороз

Снегурочка 1 Снегурочка

Новый год 1 Новый год

Иванушка 1 Баба-Яга

Кощей

Конек-Горбунок

Маски 400

Иванушка 1

7. Аппаратура: 7. Аппаратура:

Микрофоны 2 Микрофоны 4

Усилители 2 Усилители 2

Гитары 3 Гитары 3

Ударная установка 1 Ударная установка 1

Орган 1 Орган 1

8. Светотехника: 8. Светотехника:

Пистолеты 2 Пистолеты 2

Цветные прожекторы 4 Цветные прожекторы 4

Тоже

с вертушкой

1 То же

с вертушкой

Требуется дополнительно Источники получения

№ Наименование Коли-

чество

1. Банкетки в зал 7 Заимствование в музыкальной школе

2. Елочные игрушки 50 Приобретение

3. Оформление (гирлянды,

плакаты)

14 Изготовление

4. Зеркальные шары 2 Приобретение

5. Костюмы 3 Прокат

6. Маски 400 , Приобретение

7. Микрофоны 2 Заимствование в музыкальной школе

8. Цветные прожекторы с

вертушкой

1 Приобретение

3. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ 193

Та блица 4 Пример стоимостного баланса (сметы доходов и расходов)

Имеющиеся средства и доходы Требуемые средства (расходы)

№ Наименование Сумма

(руб.)

№ Наименование Сумма

(руб.)

1. Входные билеты 400 х

20 000 1. Печатание афиш и

пригласительных

билетов

13000

2. Аренда помещения 1600 2. Елка 1500

3. Лотерея 150 х 10 1500 3. Елочные игрушки 2000

4. Входные билеты в

«Ледяную избушку»

(выставка-продажа

поделок) 120 х 10

1200 4. Материалы для

оформления

1500

6. Призы лотереи 850

6. Прокат костюмов 1400

7. Зеркальные шары 820

8. Маски 960

9. Прожектор с вертушкой 2700

Всего: 37 700 Всего: 24 730

Превышение расходов над

доходами

—

Превышение доходов над

расходами

12 970

Баланс 37 700 Баланс 37 700

либо планируют необходимые дополнительные поступления в доходную часть, чтобы покрыть нехватку средств.

При расчете дохода от реализации входных билетов в плановую смету не стоит закладывать полный аншлаг. Обычно в смету закладывают от 40% до

60% аншлага. Во-первых, это подстраховывает от возможных накладок (мало ли, например, погода испортится). Во вторых, — тем радостнее будет

видеть полный аншлаг и пополнение бюджета*

При определении затрат на оплату труда (фонд заработной платы) в них надо не забыть включить подоходный и единый социальный налоги.

Стоимостные балансы необходимы также при определении издержек (совокупных затрат) и ценообразовании. Только на основе такого баланса может

быть составлена калькуляция — смета затрат на единицу продукции (услуги). Разновидностью финансового баланса является бухгалтерский баланс,

однако его рассмотрение относится к предмету бухгалтерского учета и выходит за рамки данного пособия.

194 МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

ПЛАНИРОВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

(МАТРИЧНЫЙ И СЕТЕВОЙ ПЛАН)

Для планирования организационного обеспечения, координации деятельности соисполнителей и партнеров также могут использоваться специальные

методики и технологии.

Матричный план заключается в построении таблицы (матрицы), в которой соотносятся перечень необходимых работ и круг должностных лиц и

подразделений, которые обеспечивают их выполнение (табл. 5).

В клеточках (перекрестиях) таблицы указывается, что конкретно должны делать конкретные исполнители и подразделения на соответствующем этапе

реализации программы.

Еще более технологически выстроена и эффективна технология сетевого планирования, состоящего в упорядочении необходимых работ в

зависимости от их последовательности и длительности.

Сетевой план разрабатывается в три этапа:

1 этап: составление полного перечня работ. На этом этапе вся планируемая работа расчленяется на операции, из которых она складывается, и

составляется полный перечень этих операций с указанием их длительности (в рабочих днях, часах или месяцах — в зависимости от характера плана).

От обычного плаза-перечня мероприятий такой перечень отличается только тем, что вместо даты, к которой та или иная операция должна быть ис-

полнена, указывается именно рабочее время, необходимое для ее выполнения.

Из этого следует, что точности сетевого планирования во многом способствует наличие норм времени на проведение конкретных операций. При

отсутствии норм необходимое время может определяться исходя из имеющихся

Табли ца 5 Примерная форма матричного плана

Этапы, виды

работ

Исполнители, подразделения

3. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ 195

возможностей и предшествующего опыта. Удобно также определять необходимое время по эмпирическим формулам типа:

ЧТ + 2Т

мин ^ "

макс

или Т

Т + 4Т + Т

мин

^ норм ' * макс

5 6

где Т — ожидаемое время по графику, Т

мин

— минимально допустимое время для выполнения работы, Т

мако

— максимально допустимое время, Т

норм

—

нормально допустимое время.

Нумерация работ в перечне практически никакой роли не играет. Главное на этом этапе — не пропустить ни одной из необходимых операций (табл.

6). Характер и масштаб членения планируемой работы на операции полностью зависят от кадровых возможностей, масштабов планируемой работы,

накопленного опыта.

Таблица в Пример перечня операций для сетевого плана

№

Наименование работы (операции) Время

(дни)

Ответ-

ственный

1 Организационное совещание 1

2 Написание сценария 7

3 Репетиции отдельных номеров 14

4 Монтировочные репетиции 3

б Генеральная репетиция 1

6 Подготовка оформления 10

7 Подготовка реквизита и костюмов 7

8 Изготовление эскизов, афиш и

пригласительных билетов

9 Оформление залов, фойе и т. д. 2

10 Изготовление афиш и пригласительных

билетов

11 Распространение пригласительных

билетов

12 Реклама (СМИ) 7

13 Обеспечение охраны порядка (договор) 1

14 Обеспечение пожарной безопасности 2

16 Обеспечение питания (договор) 1

16 Проведение бала-карнавала 1

17 Уборка помещений 1

18 Итоговое совещание (разбор) 1

196 МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

2 этап: упорядочение работ в зависимости от их последовательности (вычерчивание сетевого графика). Сетевой график представляет собой

графическое изображение упорядочения запланированных в перечне операций — структуру, состоящую из кружков с цифрами и соединяющих их

стрелок. Сетевой график может вычерчиваться по двум методикам. Согласно первой, кружки с цифрами соответствуют работам по перечню, а стрелки

— их последовательности. Согласно второй — наоборот: работам соответствуют стрелки, а кружки с цифрами — их последовательности. У каждой из

методик имеются свои достоинства, в данной работе описывается первая методика.

Сетевой график вычерчивается по нескольким простым и наглядным правилам:

II на графике должна быть исходная работа (кружок, из

которого могут выходить стрелки, но не входит ни одна);

И на графике должна быть итоговая работа (кружок, в

который входят стрелки, но не выходит ни одна); 11 на графике не должно быть «тупиков» (работ, никак

не связанных с итоговой); Ш на графике не должно быть «хвостов» (работ, не связанных с исходной работой); II на графике не должно быть «петель»

(ситуаций, когда, выйдя из одной работы, можно было бы опять прийти к ней).

Графики можно строить по частям (режиссерская часть, музыкальная часть, материально-техническое обеспечение и т. д.), а затем объединять

(«сшивать») их в одну структуру (рис. 9).

3 этап: упорядочение работ в зависимости от их длительности (вычерчивание сетевого графика в календаре) и является, собственно, построением

сетевого плана. Этот

3. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ 197