Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°»

И. Н. Кузнецов

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Учебно-справочное пособие

Издание второе,

переработанное и дополненное

МОСКВА, 2006

УДК651.4/.8

ББК 650.050.2

К89

Рецензенты:

С. К.

Купрейчик

— кандидат юридических наук;

Я Л.

Бопдаренко

— кандидат юридических наук.

Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное

пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-

торговая корпорация «Дашков и

К"^»,

2006. — 520 с.

ISBN

5-94798-847-Х

Книга содержит информацию, необходимую для делопроизводите-

лей, секретарей, о правилах составления документов по действующим

стандартам.

Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и

терминология, общие правила работы

документами,

включая компью-

терные технологии подготовки текстовых и табличных документов.

Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ве-

дения всех видов внутренних документов, договоров, кадровой доку-

ментации и внешней деловой переписки. Раскрыты способы и методы

оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности

информации.

Представлены справочные данные, необходимые для подготовки

деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным

компьютером, решения других вопросов, возникающих

повседневной

работе делопроизводителя.

Для секретарей, секретарей-референтов, работников служб дело-

производства, студентов высших учебных заведений, обучающихся по

специальностям "Документоведение и документационное обеспечение

управления" и "Менеджмент организации", а также всех интересую-

щихся подобной тематикой.

ISBN

5-94798-847-Х

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1.

Система организационно-правовой

документации

1.1.1.

Назначение и состав

Одна из

основных

управленческих

функций,

реализуемых в дея-

тельности

учреждений,

организаций,

предприятий,

фирм,

—

орга-

низация системы

процессов

управления,

т. е.:

— создание организации, включая выбор ее организационно-

правовой формы;

— регистрация организации;

— установление ее структуры;

— определение штатной численности, номенклатуры должно-

стей: руководителей, специалистов, технических исполнителей и

присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ETC);

— регламентация деятельности структурных подразделений и

работников;

— формирование коллегиальных и совещательных органов

управления;

— регламентация деятельности аппарата управления;

— лицензирование деятельности в необходимых случаях;

— установление режима работы и системы охраны;

— организация труда работников и оценка труда работников;

— реорганизация организации;

— ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в

организационно-правовых документах, содержащих правила,

нормы, положения, определяющие статус организации, ее компе-

тенцию, структуру, штатную численность и должностной состав,

функциональное содержание деятельности организации в целом,

ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответ-

ственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав

организации, положение об организации, положения о структур-

ных подразделениях, положения о коллегиальных и совещатель-

ных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и

совещательных органов, аппарата управления (руководства),

штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельно-

сти (например, инструкция по документационному обеспечению),

должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения,

основанные на нормах административного права и обязательные

для исполнения. Эти документы являются правовой основой дея-

тельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном поряд-

ке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это ор-

ганом

—

вышестоящей организацией, руководителем данной орга-

низации, коллегиальным органом (например, общим собранием

акционеров, советом директоров

др.) или руководителем струк-

турного подразделения — в зависимости от вида и разновиднос-

ти документа. Утверждаться организационные документы могут

непосредственно руководителем, распорядительным документом

руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным

органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые до-

кументы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их

отмены или до утверждения новых (исключение составляет штат-

ное расписание, которое разрабатывается и утверждается еже-

годно).

По мере изменения характера деятельности учреждения и орга-

низации труда

организационно-правовые документы могут вно-

ситься изменения, для чего руководитель издает распорядитель-

ный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганиза-

ции деятельности разрабатываются и утверждаются новые орга-

низационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от

вида организационно-правовых документов.

Например, изменения и дополнения в устав организации вно-

сятся в соответствии с установленной законом процедурой — по

решению высшего органа управления организацией (общего со-

брания акционеров, участников и др.) с обязательной регистра-

цией изменений в органе государственной регистрации организа-

ций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходи-

мости приказами или распоряжениями руководителя; изменения

в положения о структурных подразделениях

—

распорядительны-

ми документами руководителя.

Разрабатывает организационно-правовые документы руковод-

ство учреждения или подразделения с привлечением юридичес-

кой службы и квалифицированных специалистов, хорошо знаю-

щих работу учреждения.

Организационно-правовые документы оформляются на стан-

дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходи-

мых (в соответствии с ГОСТ Р

6.30-2003)

реквизитов: название

учреждения и подразделения (если документ утверждается руко-

водителем подразделения), наименование вида документа, дата,

номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его

утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов

состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделен-

ных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы

в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визи-

рования) со всеми заинтересованными подразделениями и лица-

ми,

юридической службой (юристом), заместителями руководи-

теля организации или одним из заместителей, курирующим соот-

ветствующее направление деятельности организации.

1.1.2.

Составление и оформление отдельных видов

организационно-правовых документов

Учредительные

документы — это документы, на основании

которых действуют юридические лица (учреждения, организации,

предприятия). К учредительным документам относятся учреди-

тельный договор и устав.

Учредительный договор — это

договор,

котором стороны (уч-

редители) обязуются создать юридическое лицо и определяют

порядок совместной деятельности по его созданию, условия пере-

дачи ему своего имущества и участия в его деятельности.

дого-

воре определены также условия и порядок распределения между

участниками прибыли

убытков, управления деятельностью юри-

дического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав

— правовой акт, определяющий статус, организацион-

ную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданно-

го юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в

первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.

Учредительные документы юридического лица должны содер-

жать наименование юридического лица, место его нахождения,

порядок управления деятельностью юридического лица, а также

другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц

соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности

юридического лица).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учре-

дительного договора и устава, либо только учредительного дого-

вора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой органи-

зацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать

на основании положения об организациях данного вида.

Учредительный договор юридического лица заключается, а

устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует

на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительный договор по способу совершения является кон-

сенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения согла-

шения между сторонами, а по своему назначению в управленчес-

кой деятельности — организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления

в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты уч-

редительного договора регламентируются законодательством

Российской Федерации.

Учредительный договор может состоять

из

следующих разделов:

Вводная часть.

Цель заключения договора.

Наименование и правовая форма организации.

Предмет деятельности.

Место нахождения организации.

6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юри-

дического лица.

Порядок образования имущества.

8. Условия об ответственности конкретных участников (учре-

дителей) по обязательствам созданного юридического лица.

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10.

Порядок управления делами юридического лица.

П. Права и обязанности участников (учредителей).

12.

Ответственность за нарушение договора.

13.

Условия и порядок выхода участников (учредителей) из

состава организации и принятия новых членов.

14.

Порядок рассмотрения споров.

15.

Порядок изменения и расторжения договора, реорганиза-

ции и ликвидации юридического лица.

При необходимости учредительный договор утверждает устав,

который дополняет договор и закрепляет организационно-пра-

вовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подпи-

сания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое

лицо,

то до-

говор

от

его имени

подписьюают руководитель учреждения или

лицо,

наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учрежденной и приобретает права

юридического лица со дня государственной регистрации. В соот-

ветствующие государственные органы представляют учредитель-

ный договор и устав или только учредительный договор.

Порядок составления и оформления уставов для учреждений

конкретных организационно-правовых форм регулируется зако-

нодательством.

Текст

устава состоит

из

разделов,

имеющих заголовки и

нумеру-

емых арабскими

цифрами,

имоэ/сет содерэ/сать

следующие разделы:

Общие положения.

Акционерный капитал (уставный капитал).

Порядок деятельности.

Управление.

Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

Прекращение деятельности,

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие спе-

цифику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесени-

ем всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование

организации, наименование вида документа, место составления

документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации

устава, печати организации и регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участ-

ников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Общее

собрание акционеров ОАО "Сиданко"

(протокол от 28.06.03 № 4)

Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации,

отметка о регистрации — печатью органа государственной реги-

страции.

Пололсение об учреждении — правовой акт, определяющий

статус организации,

ее

задачи и функции, права, ответственность,

порядок деятельности. На основании положения действуют госу-

дарственные и муниципальные бюджетные некоммерческие орга-

низации. В первую очередь, это органы власти и управления.

Текст полоэ{сения

об

организации содержит

разделы:

Общие положения.

Основные задачи.

функции.

Права и обязанности.

Руководство.

6. Взаимоотношения.

Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе ''Общие положения "

даются официальные полное и

сокращенное наименования организации, цели и основания ее

создания с указанием наименования, даты и номера соответству-

ющего правового акта; указывается, чем руководствуется орга-

низация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиня-

ется, какие печати имеет.

Раздел

"Основные

задачи'*

устанавливает основные проблемы

или комплексы проблем, которые призвана решать организация

в своей деятельности и которые определяют характер и основные

направления ее деятельности.

В разделе

''Функции'*

перечисляются действия или виды работ,

которые должна выполнять организация для решения поставлен-

ных перед ней задач.

Раздел

"Права

обязанности "

содержит перечисление прав и

обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руко-

водителя. Право — это юридически узаконенная возможность

запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Пра-

ва устанавливаются в объеме, необходимом для реализации воз-

ложенных на организацию функций. К правам относится право

на издание распорядительных и нормативных документов; пра-

во на ведение переЬиски; право давать распоряжения и указания

подчиненным подразделениям

лицам;

право представительство-

вать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать инфор-

мацию и др.

К обязанностям относятся действия, которые организация

должна выполнять для реализации своих функций.

разделе "Руководство "

устанавливается, кем осуществляет-

ся руководство организацией, на каких принципах, кем назнача-

ется и освобождается от должности руководитель, а также опре-

деляется сфера его компетенции.