Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

их количество оговаривается

сопроводительном письме или спе-

циальной записи;

— не допускается снимать копии и делать выписки из ранее

изданных конфиденциальных документов без разрешения соот-

ветствующего должностного лица или организации-автора;

— конфиденциальные показатели (формулы, выводы, резуль-

таты наблюдений, опытов, описания технологических процессов

и т. п.) должны фиксироваться в документе только один раз, при

необходимости повторного их описания делается ссылка на до-

кумент, в котором они были ранее отражены;

—

неконфиденциальных документах

не

допускаются намеки

на наличие конфиденциальных сведений или их описание в про-

извольной форме;

— сопоставление плановых и отчетных показателей деятель-

ности фирмы, результаты перспективных маркетинговых иссле-

дований, аналитические выводы по производству и продаже про-

дукции, параметры новой технологии, характеристики ноу-хау и

т. п. допускается документировать и хранить только на уровне

первого руководителя организации в документах, делах, базах

данных с грифом "Строго конфиденциально";

— не

допускается включение в неконфиденциальные докумен-

ты

сведений,

составляющих интеллектуальную собственность или

коммерческую тайну других фирм или лиц (даже при отсутствии

соответствующего пункта в договоре о сотрудничестве);

—

для обеспечения высокого уровня конфиденциальности до-

кументов, пересылаемых обычной почтой, передаваемых по неза-

щищенным каналам связи и хранящимся в компьютерах, целесо-

образно решить вопрос о шифровании информации.

Рассматривая технологию подготовки к документированию и

документирования конфиденциальной информации, мы ранее

отметили две специфические особенности (два дополнительных

этапа),

необходимые для обеспечения заблаговременного сохра-

нения втайне содержания создаваемого документа: присвоение

будущему документу определенного уровня грифа конфиденци-

альности и предварительный учет носителя, на котором этот до-

кумент будет составляться.

260

третья специфическая особенность состоит в том, что ни один

проект конфиденциального документа не может быть изготовлен

на основе черновика и обрести статус правомерно документиро-

ванной информации без санкции (письменного разрешения) пол-

номочного должностного лица организации.

Эта особенность обусловлена необходимостью документиро-

вания такого правового события, как зарождение персональной

ответственности данного должностного лица за издание конкрет-

ного документа, т. е. распространение конфиденциальных сведе-

ний и соответствующее увеличение состава источников, владею-

щих

данной информацией. Исполнитель документа таким правом

обладать не может в силу того, что он лишь потребитель, а не

собственник или владелец информации.

Четвертая (и, пожалуй, наиболее существенная) особенность

документирования конфиденциальной информации, касающаяся

уже непосредственно технологических процедур изготовления са-

мого документа, — централизованный учет черновика и проекта

будущего документа (присвоение им единого учетного номера).

Одновременно на еще не изготовленный документ в службе

КД заполняется комплект учетных карточек. Учетный номер чер-

новика документа будет сопровождать проект документа, а затем

и сам документ в течение его последующего "жизненного цикла".

Обязательно учитываются проекты подготовленных конфи-

денциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов

и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учет-

ный номер.

Приложения к подготовленным конфиденциальным докумен-

там являются самостоятельными документами

имеют свои учет-

ные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер

неконфиденциального документа, если приложение не содержит

защищаемых сведений.

В случае когда исполнитель имеет разрешение на самостоя-

тельное изготовление конфиденциальных документов, перед вы-

полнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД

для учета. После регистрации черновик возвращается исполните-

лю под роспись в учетной карточке подготовленного документа.

261

в учетной карточке подготовленного документа отражается

последовательно ход работы над проектом документа в процессе

его изготовления, издания, последующего исполнения или отправ-

ки,

хранения или уничтожения.

Карточка содержит следующие части:

а) исходные сведения о документе (учетный номер и гриф кон-

фиденциальности; дата печатания; вид и краткое содержание;

подразделение и фамилия исполнителя; номер носителя, с кото-

рого печатался проект документа и др.);

б)

рабочие сведения

документе (росписи за уничтожение чер-

новика

дата;

дата

вьщачи;

количество

листов,

экземпляров; кому

вьщан и др.);

в) отметки об отправлении и возврате документа;

г) отметки о передаче документа на другие участки службы

КД или движении документа;

д) отметки о подшивке документа в дело или взятии его на

инвентарный учет;

е) отметки об уничтожении документа.

Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек

подготовленных документов, который имеет следующие графы:

учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника

участка подготовленных документов за получение карточки до-

кумента и дата; примечание.

Следовательно, подготовленный черновик и проект будущего

документа постоянно находятся под контролем службы КД не-

зависимо от места и способа их изготовления. Этим в опреде-

ленной мере обеспечивается сохранность информации, которую

руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе

носителя.

Цель этапа

изготовления конфиденциального документа

— пе-

репечатывание черновика документа и создание оформленного в

соответствии с государственным стандартом оригинала (белови-

ка) проекта документа, предназначенного по окончании этапа

издания стать подлинником документа.

В процессе изготовления конфиденциального документа дол-

жны быть решены следующие задачи защиты информации:

262

—

предотвращение несанкционированного изготовления кон-

фиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже

при наличии объективных предпосылок для такого

действия,

ссыл-

ки на последующее получение разрешения на издание не должны

иметь силы;

— обеспечение контроля за сохранностью носителей, на кото-

рых последовательно изготовляется черновик, проект документа

и его варианты, контроля за сохранностью и порядком уничто-

жения испорченных носителей за счет установления информаци-

онной связи различных форм учета, например, учета носителя,

учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентар-

ного учета и др.;

— обеспечение тайны информации за счет изготовления доку-

мента

специально оборудованном помещении, оснащенном ком-

плексом средств технической защиты информации и исключаю-

щем нахождение в нем посторонних лиц;

— обеспечение оперативных и результативных проверок на-

личия, комплектности и подлинности документов за счет нанесе-

ния на проект документа учетных и защитных отметок.

Этап изготовления конфиденциальных документов предусмат-

ривает следующие технологические процедуры:

— прием работником службы КД черновика документа от ис-

полнителя;

— традиционный или автоматизированный учет черновика и

проекта подготовленного документа;

— печатание и вьщача черновика и проекта документа испол-

нителю;

— перепечатывание отдельных листов и документа в целом;

— снятие копий с документа, производство выписки и изго-

товление дополнительных экземпляров документа;

—

ежедневная проверка наличия у работника службы

1СД

чер-

новиков и проектов документов, находящихся на этапе изготов-

ления.

Ценные текстовые и табличные конфиденциальные докумен-

ты с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются цен-

трализованно в помещении службы КД с использованием пишу-

щих машин или персональных ЭВМ.

263

Основная масса проектов типовых по содержанию конфиден-

циальных документов может с разрешения первого руководителя

фирмы изготавливаться децентрализованно самими исполнителя-

ми и руководителями непосредственно на рабочих местах.

6.2.2. Порядок работы исполнителей

с конфиденциальными документами и материалами

Конфиденциальный документ находится в относительной бе-

зопасности до тех пор, пока он хранится в службе КД. При выхо-

де документа за пределы рабочего помещения службы его уязви-

мость резко возрастает за счет санкционированного ознакомле-

ния с ним определенного числа сотрудников организации.

Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и

предотвращение утраты ими конфиденциальности несут руково-

дители подразделений (направлений деятельности) организации.

Сотрудники организации, в том числе руководители любого

уровня, при работе

конфиденциальными документами обязаны:

— знакомиться только с теми конфиденциальными докумен-

тами, к которым они получили письменное разрешение на доступ

в силу должностных обязанностей;

— немедленно предъявлять работнику службы КД все числя-

щиеся за ними документы (на бумажных и магнитных носителях,

электронные, фото-, видео-, аудиодокументы) для проверки их

наличия и комплектности;

— вести совместно с работником службы учет находящихся у

них конфиденциальных документов;

— ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие

документов и сдавать их на хранение в службу КД;

— немедленно сообщать первому руководителю фирмы и в

службу КД об утрате или недостаче документов, обнаружении

лишних или неучтенных документов, отдельных листов;

— сдавать по описи работнику службы

1СД

все числящиеся за

ними документы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в ко-

мандировку.

Работа с конфиденциальными документами разрешается со-

трудникам организации на рабочих местах, но только при нали-

264

чип условий, исключающих возможность утраты документа или

хищения информации. При отсутствии этих условий сотрудники

организации работают с конфиденциальными традиционными и

электронными документами, делами и базами данных

специачь-

но предназначенном для этого помещении службы КД.

Для работы с конфиденциальными документами, сотрудник

должен быть обеспечен постоянным рабочим

местом,

личным сей-

фом (металлическим шкафом), кейсом для хранения и переноса

конфиденциальных документов внутри здания организации, но-

мерной личной металлической печатью. Рабочее место исполни-

теля следует разместить таким образом, чтобы исключить возмож-

ность обозрения находящихся на столе документов лицами, не

имеющими к ним отношения. Экран компьютера не должен быть

виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и

от входной двери.

На рабочем столе всегда должен находиться только тот кон-

фиденциальный документ и материалы к нему, с которыми

дан-

ный момент работает сотрудник. Другие документы должны быть

заперты в сейфе.

Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные до-

кументы, дела, дискеты в ящиках рабочего стола, неприспособ-

ленных шкафах. Дела, закрепленные за конкретным исполните-

лем, могут иметь индивидуальные цветовые отличия, позволяю-

щие выявлять факты несанкционированного обращения к этим

делам другого сотрудника.

Руководителям и исполнителям, работникам службы КД не

следует вести какие-либо вспомогательные картотеки по органи-

зации работы с конфиденциальными документами и контроля за

их исполнением. Очередность исполнения

другие технологичес-

кие элементы организуются раскладкой документов по рабочим

папкам: "Ознакомление", "Согласование", "Срочно", "Задания

на такое-то число" и

т.

п. Папки должны иметь описи находящих-

ся в них документов.

Всем сотрудникам организации, работающим с конфиденци-

альными документами, делами, информацией, запрещается:

265

— использовать конфиденциальные сведения в публикациях,

открытых документам, докладах и интервью, рекламных матери-

алах, выставочных проспектах и любых других информационных

сообщениях массового распространения;

— сообщать кому-либо (в том числе коллегам по работе или

родственникам) устно или письменно конфиденциальную инфор-

мацию, несанкционированно передавать

документы,

даже если это

связано со служебной деятельностью;

— вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведе-

ния, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных по-

мещениях, в присутствии посторонних лиц;

— обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего

пользования (в том числе в любых видах транспорта);

— знакомиться с документами, делами и базами данных дру-

гих сотрудников, работать с их компьютерами без письменного

разрешения первого руководителя;

— переписывать сведения из документов в личные дневники,

карточки учета работы, календари, еженедельники и т. п., пере-

носить их

справочные

личные учетно-плановые массивы ЭВМ;

— вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными

фото-,

видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магни-

тофонами, плеерами, переговорными устройствами, технически-

ми носителями информации (дискетами

др.),

радиотелефонами,

копировальными аппаратами;

— выносить из здания фирмы любые документы без письмен-

ного разрешения первого руководителя;

— оставлять документы на рабочем столе или работающий

компьютер при любом по длительности выходе из помещения;

— хранить конфиденциальные документы вместе с открыты-

ми документами и материалами, формировать в одном деле или

машинном массиве конфиденциальные и открытые сведения;

— разглашать сведения о характере автоматизированной об-

работки конфиденциальной информации и о личных идентифи-

цирующих кодах и паролях;

— разглашать сведения о составе находящихся у сотрудника

документов и материалов, системе их защиты и месте хранения, а

266

также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы

и персонала.

По окончании рабочего дня исполнители обязаны перенести

всю конфиденциальную информацию из компьютера на гибкие

носители информации, стереть информацию с жестких дисков,

проверить наличие всех конфиденциальных документов (на бу-

мажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплект-

ности и сдать в службу КД. Оставлять конфиденциальные доку-

менты на рабочем месте не разрешается. Не допускается также

хранение на рабочем месте исполнителя копий конфиденциаль-

ных документов.

Любое санкционированное или несанкционированное обра-

щение к электронной конфиденциальной информации должно

регистрироваться (протоколироваться). Применение персоналом

собственных защитных мер при работе с компьютером не допус-

кается. Работникам службы

1СД

рекомендуется регулярно прове-

рять программное обеспечение компьютеров, на которых обра-

батывается конфиденциальная информация.

Цель проверки — обнаружение неутвержденных или необыч-

ных программ. Резервные и страховые копии всех документов

фирмы, находящихся на магнитных носителях, должны хранить-

ся в службе

1СД.

Актуализация копий осуществляется по мере не-

обходимости работником службы КД с письменной санкции ру-

ководителя подразделения (направления деятельности) организа-

ции и в присутствии соответствующего исполнителя. Санкция и

факт актуализации фиксируются в учетной карточке документа.

В службу КД сдается, как правило, каждый конфиденциаль-

ный документ

отдельности. При наличии

сотрудника несколь-

ких документов, дел, дискет, различных материалов, необходи-

мых

ему

для ежедневной длительной работы, их аккуратно

(в

пап-

ках) укладывают вместе с описью в кейс, который запирается,

опечатывается личной печатью сотрудника

сдается

службу КД.

Рациональная организация работы

конфиденциальными све-

дениями, соблюдение сотрудниками организации установленных

правил обращения с конфиденциальными документами, делами

и базами данных, к которым они допущены, сами по себе в значи-

267

тельной степени защищают тайну организации от посягательств

злоумышленника.

Некоторое представление о важности эффективного построе-

ния системы защиты документированной информации в процессе

работы с ней персонала дает следующий перечень того, что хочет

получить злоумышленник:

— подлинник или официальную копию конфиденциального

документа (бумажного или электронного);

— несанкционированно сделанную копию этого документа

(рукописную или изготовленную

помощью технических

средств —

копировального аппарата, фото- или видеотехники, компьютера

и др.);

— письменное или устное изложение за пределами организа-

ции содержания документа, ознакомление с которым осуществ-

лялось санкционирование или тайно;

— устное изложение (чтение текста) документа по телефону,

переговорному устройству, средствам радиосвязи и др.;

—

аналог документа, переданного по факсимильной связи или

электронной почте;

— кассету с речевой или визуальной записью текста докумен-

та, хода его обсуждения, выполненную с помощью технических

средств разведки (радиозакладок, встроенных микрофонов и ви-

деокамер, миниатюрных диктофонов, микрофотоаппаратов, фо-

тографирования с большого расстояния и т. п.).

Работникам службы КД следует учитывать, что работающий

в организации злоумышленник или сотрудник, связанный со зло-

умышленником, похищают, уничтожают или фальсифицируют,

как правило, не те документы, с которыми они работают, а доку-

менты и информацию, доверенные другим сотрудникам. Особую

ценность для злоумышленника представляют работники службы

КД или референты руководителей как лица, наиболее осведом-

ленные о тайне организации.

6.2.3. Стадия обработки изданных документов

Обработка изданных конфиденциальных документов осуществ-

ляется централизованно службой КД в традиционном или автома-

268

тизированном режиме и предназначена для выполнения техноло-

гических этапов, процедур и операций по отправке документов

адресатам или использованию внутренних документов в целях уп-

равления организацией и обеспечения ее основной деятельности.

Как уже отмечалось, подготовленный конфиденциальный до-

кумент получает учетный номер на этапе изготовления проекта

документа с черновика. После завершения этапа издания испол-

нитель отчитывается (если он не сделал этого раньше) за израсхо-

дованные носители и передает

службу

1СД

в соответствии с внут-

ренней описью документов, находящихся у него, подлинник и все

экземпляры подписанного документа, черновики, варианты до-

кумента, испорченные

листы,

дискеты и бланки, чистые учтенные

носители, инициативный документ, послуживший основанием для

издания нового документа (с отметкой об исполнении), и другие

материалы, возникшие при создании документа. Черновики, ва-

рианты и рабочие материалы (в том числе на дискетах) уничто-

жаются в присутствии исполнителя.

В службу КД для уничтожения сдаются неподписанные или

неутвержденные проекты подготовленных документов со всеми

материалами. Исполнителям запрещается самостоятельно унич-

тожать какие-либо конфиденциальные материалы и черновики

документов.

Неправильно оформленный или некомплектный документ воз-

вращается исполнителю. Не принимается также документ, если ис-

полнитель не смог отчитаться о местонахождении черновика, вари-

антов и других материалов. Об отказе в приеме документа инфор-

мируется первый руководитель организации

для

принятия решения.

Стадию обработки изданных документов можно разделить на

две части:

а) передача в службу КД и обработка документов, предназна-

ченных для отправки;

б) передача в эту службу и обработка внутренних документов.

Первая часть предусматривает следующие процедуры:

— получение документа от исполнителя;

— получение документа

другого участка службы КД (инвен-

тарного, архивного и др.);

269