Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Аналогично существованию "жестких" и " мягких" раздели-

телей строк и слов существуют "жесткие" и "мягкие" разделители

страниц. Установка "мягких" разделителей страниц производит-

ся программой СПТД, причем положение разделителей может

изменяться при дальнейшем редактировании или форматирова-

нии текста.

Положение маркера "мягкого" разделителя страниц зависит

от параметров оформления фрагментов текста на странице и ат-

рибутов форматирования страницы — установленных величин

полей, формата листа бумаги для печати.

Кроме того, некоторые универсальные системы подготовки

текстов позволяют произвести разбиение на страницы по прави-

лам полиграфии. Например,

не

допускаются так называемые "ви-

сячие" строки

—

одиночные строки абзаца вверху или внизу стра-

ницы, может автоматически отслеживаться расположение двух

соседних абзацев на одной странице документа (хотя бы две стро-

ки следующего абзаца расположены на странице с предыдущим

абзацем текста) и т. п.

"Жесткие" разделители страниц устанавливаются пользовате-

лем при необходимости начать новую страницу документа, на-

пример, перед таблицей, в конце главы и

т.

п. Положение маркера

"жесткого" разделителя страниц полностью во власти разработ-

чика документа и не может быть изменено программой системы

подготовки текстов.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо

по команде пользователя. Номер страницы обычно располагает-

ся в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Не-

которые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст

документа не с первой страницы.

Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем но-

сителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять проце-

дуру подготовки к печати либо с целью печати на принтере, под-

ключенном к другому компьютеру.

Собственно печать является заключительной операцией эта-

па печати документа и в значительной степени зависит от типа и

возможностей печатающего устройства, а также сервисных воз-

320

можностей операционной системы по обслуживанию процесса

печати.

Иногда требуется установка режимов печати принтера на его

панели управления, конкретные возможности работы печатающе-

го устройства подробно описываются в инструкции по его эксп-

луатации.

Универсальные системы текстовой обработки допускают раз-

личные вариации печати текста документа, например, печать не-

скольких копий, печать в обратном порядке, печать только неко-

торых данных на готовых бланках будущего документа, печать

вьщеленного фрагмента текста или указанного диапазона стра-

ниц, настройку на различные модели принтеров и т. п.

Компьютерные технологии подготовки

табличных документов

Информационная поддержка управленческой деятельности

включает в себя технологии подготовки и обработки различных

видов документов, в которых значительное место занимает ин-

формация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, плано-

во-аналитическая и т. п.), оформляемая в виде разного рода таб-

лиц, бланков ведомостей, форм, списков.

Перечисленные формы представления управленческой инфор-

мации обобщенно будем называть табличными документами,

имеющими как самостоятельное значение, так и являющимися

составными частями других документов.

Создание

обработка табличных документов

— это

та область

информационной поддержки управленческой деятельности, в ко-

торой прежде всего началось использование тех или иных средств

вычислительной техники (калькуляторы, счетно-перфорационная

и табуляционная техника, универсальные ЭВМ).

При этом первоначально реализовывались две технологии:

— данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка

производится с помощью электронного калькулятора;

— данные размещаются в памяти вычислительного средства,

а для их обработки создается и используется соответствующая

программа.

321

Первый вариант рассчитан на рядового пользователя, нагля-

ден, легко проверяется, но расчеты выполняются очень медленно

и довольно трудоемки.

Второй вариант отличается более высокой скоростью выпол-

нения расчетов, но может быть использован лишь квалифициро-

ванным программистом, а не обычным пользователем, что при-

водит к достаточно высокому уровню затрат.

С появлением персональных компьютеров, не требующих от

пользователей профессиональной подготовки в области вычис-

лительной техники и программирования, были созданы приклад-

ные программные средства формирования и обработки таблич-

ных документов (табличные процессоры

которые объединили

преимущества обоих вариантов технологии и благодаря своей

простоте

универсальности получили широкое распространение.

Подготовка табличных документов базируется на двух основ-

ных категориях:

— форма представления данных на экране монитора в виде

таблицы практически неограниченного размера (собственно элек-

тронная таблица как объект обработки);

— программа (или пакет программ) для обработки таких дан-

ных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).

Диапазон применения современных табличных процессоров

невероятно широк

—

от операций над числами в столбцах и стро-

ках до построения на основе табличных данных диаграмм, вы-

полнения сложного финансово-экономического анализа, автома-

тизирования различных сфер бухгалтерской и экономической де-

ятельности.

История табличных процессоров насчитывает

уже

около

лет.

Современные программы по всем характеристикам сильно отли-

чаются от своих предшественников. Рассмотрим основные этапы

развития табличных процессоров.

Самую первую программу работы с электронными таблица-

ми разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc

(Visible Calculator)

и широко применялась на компьютерах

Apple

Затем идея разработки табличных процессоров была подхвачена

рядом фирм, и в течение нескольких лет появился целый спектр

322

программ данного класса. Так, в

1981

г. фирма

Computer Associates

выпустила систему, пользовавшуюся долгое время большой по-

пулярностью, —

SuperCalc

(Super Calculator),

В 1982 г. фирма Microsoft выпустила свою первую программу

данного класса Multiplan — прототип табличных процессоров

нового поколения. Multiplan была первоначально спланирована

как легко переносимая прикладная программа, которая должна

была работать на Apple II, IBM PC и к других вычислительных

системах. Имея больше возможностей, Multiplan превосходила

системы данного класса по уровню сервиса.

Сегодня наибольшее распространение получило именно семей-

ство

SuperCalc,

и был разработан ряд русифицированных адапти-

рованных пакетов: АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.

Значительно способствовала развитию программ для работы

с электронными таблицами разработка пакета Lotus 1-2-3 фирмой

Lotrn

Development,

Этот табличный процессор работал на IBM PC

примерно в десять раз быстрее, поскольку ее разработчик Митч

Капор с целью увеличения эффективности полностью использо-

вал специальные технические возможности компьютера IBM PC

и операционной системы MS-DOS,

начале мая

1985

г. в Нью-Йорке была официально представ-

лена система Excel на персональном компьютере Macintosh, раз-

работанная фирмой Microsoft, Позднее эта программа появилась

в версии, предназначенной для использования на персональных

компьютерах типа IBM PC,

Почти одновременно с разработкой этой системы разрабаты-

валась первая версия операционной оболочки

Windows,

к основе

построения которой был использован принцип GUI

{Graphical User

Interface — графический интерфейс пользователя), поэтому он

также нашел отражение и в программе калькуляции электронных

таблиц f'xce/2.1.

Следующая версия Excel 3.0 характеризовалась рядом улуч-

шений — например, инструментальное (пиктографическое) меню

под строкой меню директив и существенно переработанные гра-

фические функции.

323

Весной 1992 г. появилась следующая версия Excel 4.0 для

Windows

3.1,

которая позволила значительно упростить и унифи-

цировать обслуживание. Появились также версии для Macintosh

и OS/2, а затем следующая версия Excel 5.0 для

Windows

3.1, еще

более улучшенная.

Для

Windows

3.1 существуют и другие программы табличной

обработки, например QuattroPro 6.0, разработанная фирмой

Borland.

Особенность данной системы — более широкие возмож-

ности для проведения технических расчетов.

настоящий момент фирма

Borland

продала права на дальней-

шую разработку этого программного продукта фирме Corel Co.,

поэтому его более поздние версии известны под названием Corel

Quattro.

Табличный процессор — обязательная составляющая любого

интегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что

возможностей у такой составляющей несколько меньше, но она

обеспечивает решение типовых задач. Примерами таких систем,

включающих системы обработки электронных таблиц, могут

быть:

Corel

Office

Professional фирмы

Corel;

Word Perfect

Suite 7.0 for

Windows

фирмы Corel;

Works for

Windows

фирмы Microsoft;

MS Office

4.21

for M^

фирмы Microsoft;

Office Professional for

Windows

фирмы Microsoft,

SmarfSuife 96 for Win 95 фирмы Lotus.

С появлением операционной системы

Windows 95

были разра-

ботаны версии самых популярных табличных процессоров, ори-

ентированных на работу в этой среде:

ЕхсеП.

фирмы Microsoft,

Lotus 1-2-3 5.0 фирмы Lotus

Development

Corporation',

Corel Quattro

6.0 фирмы

Corel

Co.

Безусловным лидером (по объему продаж, а следовательно, по

популярности у пользователей) среди программ этого класса яв-

ляется система Excel.

324

8.1.2. Основные требования к оформлению

табличных документов

Понятие и структура таблицы

Существует несколько определений понятия "таблица":

таблица — это

организованный в вертикальные колонки (гра-

фы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой

материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент ко-

торой — составная часть и столбца, и графы;

таблица

(от

иопъск./аЬНса,

от лат.

tabula —

доска, таблица) —

1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном

порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в

виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные за-

головки и отделенных друг от друга линейками.

На пересечении столбца и строки устанавливается графичес-

кая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в

строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что по-

зволяет выявить ее без мысленного перевода

словесную форму и

существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таб-

лицу данных.

Организация материала в таблицу не имеет смысла если:

1) включаемые в таблицу данные не носят справочного харак-

тера, образуют лишь одну строку, из которой используется дале-

ко не вся информация;

2) целесообразнее привести данные в тексте, а не строить ради

нескольких числовых данных сложную по структуре заголовоч-

ную часть, занимающую много места и требующую значитель-

ных усилий при ее восприятии;

3) целесообразнее заменить таблицу графиком или диаграм-

мой с целью наглядной демонстрации характера протекания про-

цесса, выявления структуры и соотношения ее частей.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.

Подлеэ^сащее

— это наименование того явления или объекта,

которые рассмотрены в таблице.

Сказуемое — это совокупность характеристик объектов, от-

носящихся к подлежащему.

325

Порядок разработки таблицы

Чтобы построить

таблицу,

необходимо:

1) сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в

таблице, — показатели ее подлежащего;

2) сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить

данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежа-

щего;

3) определить место показателей подлежащего и сказуемого.

Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать

в боковике или в боковике и головке, или в боковике, головке и

вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей

подлежащего), а наименования показателей сказуемого — в го-

ловке;

4) построить в соответствии с намеченным планом размеще-

ния показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и за-

полнить

его

данными.

Построение макета

основном способству-

ет получению общего вида и структуры головки и боковика таб-

лицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк,

предварительному выбору стилевого оформления таблицы;

5) определить тему таблицы и сделать ее тематическим заго-

ловком.

Основные требования к форме и построению таблиц

При построении таблицы необходимо выполнять условия ло-

гичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает:

— расположение логического сказуемого таблицы в прографке

(не в головке или боковике);

— правильную, логическую соподчиненность элементов таб-

лицы:

— данных графы — ее заголовку, данных строки — показате-

лю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки

—

объединяющему их заголовку верхнего яруса;

— логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство

чтения таблицы обеспечивается выполнением сле-

дующих требований:

326

1) расположение сопоставляемых числовых данных по верти-

кали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запя-

той (точке).

Подобное расположение может быть затруднено в случаях:

когда при одном-двух показателях сказуемого очень много пока-

зателей подлежащего; когда велико число показателей сказуемо-

го,

а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется,

не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолже-

ние под начальной частью и повторив в боковике продолжения

таблицы показатели подлежащего, когда требуется сопоставлять

числа и по вертикали, и по горизонтали;

2) расположение рядом сопоставляемых граф и строк;

системное расположение граф

строк (по ниспадающей зна-

чимости; от общих показателей к частным или более конкретным;

по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования

простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку

в государственном или ином документе; по нарастающему или

ниспадающему признаку и т. д.);

4) расположение в головке сначала (на первом уровне) наиме-

нований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем

уровне) — подлежащего ;

5) равномерное расположение нескольких групп показателей

подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк);

6) преимущественное использование продольных таблиц.

Получающиеся поперечными таблицы можно сделать про-

дольными:

— перевернуть таблщу — превратить боковик в головку, го-

ловку — в боковик, строки — в графы, а графы — в строки;

— перенести из головки и боковика в прографку одну из не-

скольких групп показателей подлежащего;

— вывести часть необязательного материала из таблицы в

текст или в примечание под таблицей;

— разделить таблицу по вертикали на две части и поместить

продолжение с повторным боковиком;

— комбинировать указанные приемы;

327

минимально возможное число ярусов

головке

максималь-

ный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

—

избегать деления головки на ярусы, если можно объединить

заголовки двух ярусов в один;

— объединять данные двух ярусов, применяя написание через

дробь, и соединять повторяющиеся заголовки в один заголовок,

используя перекомпоновку граф;

— образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него

общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

— устранять необязательные заголовки типа "Страны" над

названиями стран, "Год" над обозначениями годов;

— переносить в примечания под таблицей или в тематический

заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые

пояснительные и уточняющие слова;

— заменять заголовки граф и строк распространенными бук-

венными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в те-

матическом заголовке;

8) максимальный лаконизм данных прографки, для чего реко-

мендуется :

— выносить все общие для каждого элемента графы слова или

числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки

слова или числа — в тематический заголовок;

—

ограничиваться в абсолютных количественных данных про-

графки четырьмя цифрами, а в относительных

—

тремя,

округляя

числа или переводя единицы величин в более крупные

помощью

приставок;

— объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или

слова в графах и строках;

— заменять слова условными математическими обозначения-

ми:

< (не более), > (не менее), > (более), < (менее) и т. п.;

9) размещение всех пояснений к таблице в тематическом заго-

ловке или в прр1мечаниях под таблицей.

Экономичность

построения таблицы обеспечивается соблюде-

нием следующих условий:

1) построение таблицы из показателей подлежащего, как пра-

вило,

однородными характеристиками. При разнородных харак-

328

теристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать кото-

рых можно, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные таб-

лицы или объединив графы, заполнение которых числами чере-

дуется так, чтобы по условным обозначениям можно было опре-

делить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится

каждое число;

2) включение в графы таблицы только обязательных тек-

стов и в ограниченном объеме. Текст большого объема в от-

дельных графах приводит к большим пустотам в таблице, из-

бежать которых можно, переводя этот текст в заголовки враз-

рез прографки или выведя этот текст или большую часть его

из таблицы;

3) включение в таблицу иллюстраций только в тех случаях,

когда без них восприятие таблицы невозможно или когда пло-

щадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой тек-

стом в других ячейках таблицы.

При несоблюдении этого условия таблица будет зиять пусто-

тами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в

таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящи-

ми под ними) или переместив иллюстрации из боковика в голов-

ку, можно без ущерба сэкономить место;

4) использование для одной-двух из нескольких групп подле-

жащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк

прографке, места вразрез прографки;

5) размещение показателей подлежащего большого объема

(многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боко-

вике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного

меньше показателей подлежащего;

6) объединение соседних однотипных таблиц;

7) удаление лишних граф (с одними и теми же сведениями в

строках) с перенесением этих сведений в тематический заголовок

или в примечание к таблице;

построение таблицы таким образом, чтобы (если это

не

про-

тиворечит задаче таблицы и технически осуществимо) в бокови-

ке оказалось меньшее число строк.

329