Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Размещение архивных документов в организациях предусмат-

ривает создание преимущественно лучших условий для докумен-

тов постоянного хранения, удобства оперативного использова-

ния всех документов. Документы общего делопроизводства, кон-

фиденциальные, по личному составу и технические хранятся

обособленно, по возможности в разных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения

дел, учитывается динамика движения дел. Так, в ведомственном

архиве более целесообразно размещение дел не по структурным

подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел,

а по срокам их вьщеления к уничтожению.

Для ориентации

динамично изменяющейся номенклатуре дел

составляются топографические указатели, а все помещения, стел-

лажи в них номеруются слева направо от входа. Полки также ну-

меруются

соответствии

установкой

дел,

т.

е.

постеллажно сверху

вниз.

Документы доллсны храниться в

помещениях,

отделенных

от

рабочих

комнат сотрудников и защищенных от доступа

посторон-

них

лиц.

Хранилища должны быть дополнительно

защищены:

окна

первого этажа архивохранилища — открывающимися изнутри

решетками (для экстремальной эвакуации), а двери должны быть

дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых сол-

нечных лучей окна защищают специальным остеклением, крас-

кой, плотными шторами.

Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов

оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне

хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обя-

зательной принадлежностью архивохранилища являются много-

вариантные средства пожаротушения (в том числе песок и бре-

зент).

Архивы оборудуются стационарными или передвижными стел-

лажами

шириной полки не менее

см, ширина проходов между

стеллажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов —

до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен —

см, от пола

до нижней полки — 20 см, а в цокольных и полуподвальных эта-

жах

еще

больше.

Расстояние между полками по

высоте — 35—40

см.

290

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей,

планов) применяют специальные стеллажи

горизонтальным или

вертикальным подвесным хранением.

Основные разрушители документов в архивохранилищах —

плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитаю-

щих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся воздуш-

ным путем и в запьшенных помещениях легко могут заразить до-

кументы.

Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влаж-

ных документах или в хранилищах с повышенной влажностью

воздуха при температуре 25—27 °С, в загроможденных углах и

непроветриваемых шкафах.

Поэтому

архивохранилищах должен соблюдаться оптималь-

ный

температурно-влаэ^сностныйреэ/сим.

России он установлен

максимально

в 18—20 °С, с

относительной влаэгсностью

воздуха

50—55%.

Пленочные носители требуют еще более жестких усло-

вий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются при-

борами для измерения температуры и влажности в разных углах

архивохранилищ. Наиболее дешевым и удобным является быто-

вой жидкостный психрометр, в котором влажность определяется

по прилагаемой к нему таблице исходя из разницы температур

сухого и влажного термометров.

Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные убор-

ки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все

дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются

в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовлен-

ные из безвредных для документов материалов. К коробкам при-

клеиваются, а к связкам дел (к шпагату) прикрепляются ярлыки с

указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и край-

них номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты

использования документов выбирается способ хранения — вер-

тикальный или горизонтальный.

Не реже одного раза в 10 лет (для

дел постоянного хранения —

один

раз в

5лет,

для

конфиденциальных документов

— ежегодно)

следует проводить проверки наличия

состояния

дел.

Такие про-

291

верки проводят также при смене заведующих архивами, массовой

порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архиво-

хранилище.

Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руко-

водителем организации. При проверке контролируются не толь-

ко практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных

документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяют-

ся полистно. По результатам проверок, утвержденным руковод-

ством организации, в учетные документы вносятся (при необхо-

димости) изменения и уточнения, соответствующие реальному

объему и состоянию дел, указываются номер и дата акта, в кото-

ром зафиксированы итоги проверки.

7.4. Использование документов архива

Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из

основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение

средств в его организацию.

В зависимости от целей использования (политические, уп-

равленческие, научные, культурно-просветительские, учебные,

экономические, юридические и т. д.), состава документов архива,

его технической оснащенности выбирается и форма использова-

ния документов.

В государственных архивах формы использования докумен-

тов более разнообразны, чем в ведомственных архивах, но мно-

гие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архи-

вы независимо от их ведомственной подчиненности обязаны вы-

давать гражданам и организациям архивные справки, архивные

копии документов и выписки из них социально-правового харак-

тера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов

граждан (к законным интересам граждан относятся сведения о

стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на

выборные должности, членстве в общественных организациях,

трудовых правах и др.).

Архивные справки выдаются организациям на основании зап-

росов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам

292

на основе

их

личных заявлений выдаются архивные справки о них

самих, лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а

также об умерших близких родственниках.

Допускаются по письменному заявлению изъятие из дел и пе-

редача владельцу его личных документов (трудовые, наградные

книжки, дипломы и т. д.), за исключением паспорта, военного,

профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заяви-

телям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении

паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Доверенные лица при получении подлинного личного документа

должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного доку-

мента должен расписаться на копии справки или на обороте ко-

пии личного документа, остающейся в архиве, указывая в распис-

ке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию,

его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или

послужного списка получатель расписывается на обороте заявле-

ния, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения доку-

ментов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается

отправление архивных справок на адрес заявителя простым пись-

мом, а подлинных документов — ценным.

Архивные справки о привлечении к уголовной ответственнос-

ти,

судимости, лишении прав гражданства

восстановлении

них,

нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности,

как правило, на руки гражданам не вьщаются, а высылаются при

необходимости заинтересованным учреждениям.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за ко-

торых справку нельзя вьщать на руки, то она высылается в адрес

заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда

направлена справка. Держатели архивов не в праве отказать в

вьщаче архивных справок социально-правового характера. Эта

работа выполняется всеми архивами безвозмездно.

Архивная справка — это официально заверенный документ,

имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или под-

293

тверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обя-

зательным указанием поисковых данных

документов:

номера опи-

си или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле.

Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется.

Архивная справка составляется на бланке организации, регист-

рируется, подписывается,

том числе руководством организации,

и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в

соответствии

действующим законодательством ответственность

за предоставляемую информацию. При составлении справки на

нескольких листах заверяется каждый лист.

Архивные справки составляются на основании подлинных (или

заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относя-

щихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий

должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анке-

ты,

автобиографии не могут служить основанием для выдачи

справки. При отсутствии документов архивная справка может

быть вьщана на основе имеющихся в организации служебных пе-

чатных материалов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излага-

ются сведения из этих документов в хронологической последова-

тельности событий, а не документов, в которых они освещаются.

Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия орга-

низаций, подразделений при первом упоминании приводятся пол-

ностью. К справке могут прилагаться копии документов и выпис-

ки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, дан-

ных включаются в архивную справку так, как они значатся в до-

кументах архива и оговариваются в справке ("так в тексте").

том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а

также при отсутствии в архиве

документов,

необходимых для под-

тверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное

письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомен-

даций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии доку-

ментов вследствие их гибели или утраты также заверяются печа-

тью организации.

294

Архивные

копии

выписки

заверяются на лицевой или оборот-

ной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а за-

веренная печатью подпись руководителя организации может про-

ставляться только на последнем листе копии (выписки). Размно-

жение копий и выписок, справок и других документов,

подготовленных архивом, запрещается без разрешения держате-

лей подлинников документов.

Копирование архивных документов может проводиться по

разрешению архива, объем, сроки и виды копирования должны

быть согласованы с его руководством, а по научно-технической

документации — с разработчиками. При фотокопировании нега-

тивы остаются

архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть

получено разрешение держателей документов.

Изготовление копий документа является платной услугой ар-

хива, так же как:

— исполнение запросов генеалогического, историко-биогра-

фического, тематического характера;

— тематическое выявление документов;

— расшифровка трудно читаемых текстов, перевод текстов

документов с языка оригинала;

—

составление комментариев

документам, атрибутирование

фотографий (уточнение изображений);

— проведение выставок, бесед, лекций по тематике хранимых

документов и др.

В связи со знаменательными событиями, юбилейными дата-

ми,

презентациями, участием

выставках государственные, ведом-

ственные архивы, экономические архивы частных фирм проводят

самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересован-

ными подразделениями

организациями культурно-просветитель-

скую работу.

По материалам архивных документов готовятся печатные

до^

кументы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и дру-

гих материалов должны содержать поисковые сведения исполь-

зованных документов, а авторы передач несут ответственность за

интерпретацию архивных документов.

295

в архиве могут готовиться тематические подборки копий до-

кументов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и

т. д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мульти-

медийных презентационных продуктов, фирменных страниц в

информационных сетях.

Государственные архивы, крупные ведомственные архивы,

отраслевые центры и архивы общественных организаций издают

тематические книжные, аудио-, видеосборники документов само-

стоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том числе

и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммер-

ческой основе.

Довольно распространенной формой использования докумен-

тов в архивах любого вида является непосредственное предостав-

ление документов для их изучения.

зависимости от вида архива

и его технической оснащенности документы вьщаются для рабо-

ты в оборудованный при архиве читальный зал или во временное

пользование.

Допуск для работы в читальный зал дает руководитель орга-

низации (госархива) на ocuoBSinmi

личного заявления читателя или

письменного

ходатайства

направивших

его

организаций,

действи-

тельного по установленным правилам в течение года. Вопрос о

допуске сотрудников к работе с документами архива своего уч-

реждения решается руководством. Выписки и копии, сделанные

посетителями читального зала, могут быть проверены работни-

ками архива на предмет их соответствия теме исследования и ори-

гиналам.

При отсутствии читального зала документы

составе

дел

(еди-

ниц хранения) в случае производственной необходимости могут

быть вьщаны во временное пользование.

Правилами установлены следующие типовые сроки нахожде-

ния дел во временном пользовании:

—

дней для работников организации, в состав которой вхо-

дит архив;

— 3 месяца для работников других организаций.

При продлении срока должно быть проведено соответствую-

щее его переоформление.

296

Выдача дел во временное пользование в сторонние организа-

ции оформляется Актом о вьщаче дел во временное пользование,

составленным по специальной унифицированной форме, скреп-

ляемым подписями руководителей и печатями двух организаций —

передающей и получающей дела.

Выдача дел сотрудником фиксируется

архиве

карточке или

журнале и оформляется распиской получателя. На место выдан-

ного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель

с указанием, какое дело, когда и до какого срока вьщано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования,

должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих доку-

менты, так как пользователи несут ответственность за сохранность

и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в

соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи

единицы хранения и

документах, оформлявших вьщачу

дел.

При

обнаружении недостачи дел, отдельных листов

документов

них

должен быть оформлен акт установленной формы и на его осно-

вании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственно-

сти.

Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов,

дел

документов архивы разрабатывают

предоставляют пользо-

вателям, в том числе публикуют, различные справочники, путе-

водители, указатели, обзоры, картотеки. Состав научно-справоч-

ного аппарата конкретного архива определяется видом архива,

составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами

носителей информации, характером и задачами поиска и интен-

сивностью использования документов.

Создание тайных архивов в соответствии с законодательством

об архивном деле

Российской Федерации

запрещено.

8. ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР

В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

8.1.

Компьютерные технологии подготовки

документов

8.1.1^

Подготовка текстовых документов

Этапы подготовки текстовых документов

Подготовка текстов с использованием компьютерной систе-

мы подготовки текстовых докуменитов (СПТД) заключается в

последовательном выполнении ряда этапов.

С некоторой долей условности можно выделить:

— набор текста;

— редактирование введенной информации;

—

форматирование (оформление) отдельных структурных эле-

ментов будущего документа;

— печать документа;

— сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. Набор опера-

ций определяется конкретной программой, выбранной для под-

готовки документа. При работе с текстом обычно происходит

многократное чередование операций различных этапов, поэтому

отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу

подготовки документа.

Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибе-

гают

операциям этапа редактирования. При редактировании (при

вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста.

298

Операции оформления возможны как при этапах набора и редак-

тирования, так и при собственно форматировании.

Набор текста

При современном уровне развития компьютерных информа-

ционных технологий клавиатура ПК остается основным инстру-

ментом ввода текста будущих документов. Набор текста на кла-

виатуре может производиться с любой скоростью, потерь инфор-

мации при этом не происходит, возможно лишь некоторое

отставание обработки символов системой подготовки текстов от

момента непосредственного вода.

Вводимый текст располагается в специально отведенной об-

ласти экрана дисплея — текстовом окне или рабочей области.

Остальная часть экрана отводится под служебную область. Раз-

меры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от

конкретной программы подготовки текста.

Обычно в служебной области присутствует строка статуса,

которая содержит полезную для пользователя информацию о ре-

жиме работы программы подготовки текста и используется для

краткой подсказки о действии программы при выборе того или

иного пункта меню.

Место экрана, на котором появляется следующий вводимый

символ, т. е. позиция ввода, отмечается специальным знаком —

курсором.

в служебной области всегда помещена информация о текущем

положении курсора. Вид курсора зависит от программы, обеспе-

чивающей обработку текста. Обычно это ромб, прямоугольник

или знак подчеркивания. Любая система подготовки текстов под-

держивает два режима ввода — вставки или замены. Переключе-

ние между режимами осуществляется клавишными командами

программы, либо командой меню.

Возможность легко исправить ошибку набора снижает вни-

мание пользователя и стимулирует высокую скорость набора тек-

ста, а следовательно увеличивает вероятность набора ошибочных

символов. Клавиша

удаляет ошибочный символ слева

от курсора, клавиша

удаляет из текста символ, находя-

299