Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Иконографический документ — документ, содержащий пре-

имущественно изображение произведения искусства, специальной

или художественной фотографии.

Инвентаризационная

опись

(ведомость)

—

перечень имущества

учреждения, предприятия, организации или лица с указанием вы-

явленного количества, состояния предметов, их стоимости.

Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в

процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индекс дела; номер дела — цифровое

и/или

буквенно-цифро-

вое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наноси-

мое на его обложку.

Индексация — проставление индекса.

Индексы — условные обозначения, присваиваемые докумен-

там в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индивидуальный срок исполнения документа — срок испол-

нения

документа, установленный организационно-распорядитель-

ным документом организации или резолюцией.

Инициативные письма — письма, требующие ответа.

Инициативный документ — документ, послуживший началом

рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция — правовой акт, устанавливающий правила, ре-

гулирующие организационные и специальные стороны деятель-

ности предприятий, их подразделений и отдельных должностных

лиц.

Использование архивных документов — применение инфор-

мации архивных документов в культурных, научных, политичес-

ких, экономических целях и для обеспечения законных прав и ин-

тересов граждан.

Историческая справка к архивному фонду

—

документ, содер-

жащий сведения по истории фондообразователя

архивного фон-

да, краткую характеристику состава и содержания его докумен-

тов и научно-справочного аппарата.

Источник комплектования — юридическое или физическое

лицо,

чьи документы поступают или могут поступить на хране-

ние в архив.

Исходящий документ—документ, отправленный

из

учреждения.

380

Исходящий документ; отправляемый документ — официаль-

ный документ, отправляемый из учреждения.

Карточка (архивного) фонда — учетный документ, содержа-

щий название, сведения о количестве, составе документов архив-

ного фонда и месте его хранения, предназначенный для центра-

лизованного государственного учета архивных документов Ар-

хивного фонда Российской Федерации.

Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный до-

кумент, созданный кинематографическим способом.

Классификационный индекс — условное обозначение (цифро-

вое,

буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным

делением схемы классификации и проставляемое на карточках

систематического и других каталогов. Может проставляться и на

документах, и на делах.

Классификация документов — деление документов на классы

по наиболее общим признакам сходства и различия.

Ключевая фраза — стандартное выражение, включающее ре-

чевое действие и представляющее собой важнейший информаци-

онный сегмент текста.

Ключевые

слова —

стандартные, клишированные фразы, фор-

мулирующие содержание документа.

Коммерческое письмо — название делового документа, при-

нятого в коммерческой практике и подготавливающего или офор-

мляющего сделку.

Комплектование архива

—

систематическое пополнение архи-

ва документами в соответствии с его профилем и действующим

законодательством.

Консервация документа — предохранение документа от раз-

рушающего действия внешней среды.

Контракт

—

договор об установлении, изменении или прекра-

щении правовых отношений.

Контроль исполнения документов — совокупность действий,

обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации

документов, включающий резолюцию и тему письма.

381

Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинника,

соответствующим образом заверенная.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий

информацию подлинного документа и все его внешние признаки

или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым

ведется переписка.

Кредит — включенная в смету сумма, в пределах которой раз-

решен расход на определенную потребность.

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассиг-

нований денежных средств, отпуска материалов из государствен-

ных фондов.

Лист (архивного) фонда — учетный документ, содержащий

название, номер архивного фонда, его категорию, указание места

хранения и сведения о количестве, хронологических границах,

составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в

их динамике.

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражает передачу

какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструмен-

тов,

продукции, зданий и т. д.) определенной организации или

лицу.

Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо

лице (о его биографии, образовании, трудовой или обществен-

ной деятельности).

Маркировка — индексация технических документов или то-

варов.

Машинописный документ

—

письменный документ, при созда-

нии которого знаки письма наносят техническими средствами.

Машиночитаемый текст — документ, использование которо-

го требует применения специально предназначенных технических

средств.

Межархивный справочник — архивный справочник, содержа-

щий сведения о документах нескольких архивов.

Наименование документа — обозначение вида письменного

документа.

382

Накладная — документ, которым оформляются прием и от-

правка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд — документ, содержащий сведения о распределении

работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о рас-

чете причитающейся им зарплаты.

Наряд-наказ — плановое задание руководителя учреждения

подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху

о выполнении определенной работы.

Научно-информационная деятельность архива — создание ар-

хивных справочников, организация использования и публикация

архивных документов.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Феде-

рации — архивные фонды и архивные документы, являющиеся

собственностью негосударственных юридических лиц, собствен-

ностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда

Российской Федерации на основании соглашения (договора) с

собственником после экспертизы их ценности.

Номенклатура — перечень наименований.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наиме-

нований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их

хранения, оформленный в установленном порядке.

Номер

входящего

письма —

регистрационный номер докумен-

та, проставляемый адресатом.

Номер исходящего письма — регистрационный номер доку-

мента, проставляемый отправителем.

Нормативные

документы —

документы, в которых устанавли-

ваются какие-либо правила, нормы.

Нормативы—документы, содержащие показатели затрат вре-

мени материальных или денежных

ресурсов,

выпускаемой продук-

ции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию).

Нормы — документ, содержащий сведения об установленных

величинах чего-либо (н. выработки, н. вьщачи чего-либо).

Носитель документированной информации — материальный

объект, используемый для закрепления и хранения на нем рече-

вой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в

преобразованном виде.

383

Обеспечение сохранности документов — обеспечение физико-

химической сохранности документов и их учет.

Обеспечение физико-химической сохранности документов —

разработка, создание и практическое применение научно-техни-

ческих средств и методов хранения, реставрации, консервации,

биохимической защиты и воспроизведения документов.

Обзор архивных документов — архивный справочник, вклю-

чающий систематизированные сведения о составе, содержании и

поисковых данных отдельных комплексов архивных документов,

дополненные

необходимых случаях их источниковедческим ана-

лизом.

Объединенный архивный фонд — архивный фонд, сформиро-

ванный из документов двух или более фондообразователей, име-

ющих между собой исторически обусловленные связи.

Объем документооборота

—

количество

документов,

поступив-

ших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содер-

жание отдельных положений основного документа (плана, отче-

та, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее ка-

кое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышесто-

ящему должностному лицу.

Ограничительный срок секретного хранения архивных доку-

ментов — срок засекречивания сведений, установленный законо-

дательными актами, в течение которого запрещается свободный

доступ к документам государственной части Архивного фонда

Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.

ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой

документации.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительный документ — вид письмен-

ного документа, в котором фиксируют решение административ-

ных и организационных вопросов, а также вопросов управления,

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ор-

ганов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подраз-

делений и должностных лиц.

384

Организационные документы — документы, определяющие

статус (организационно-правовую форму) предприятия и поря-

док его работы.

Организация работы с документами — организация докумен-

тооборота, хранения и использования документов в текущей дея-

тельности учреждения.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр доку-

мента; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материа-

лом для копирования.

Особые отметки — отметки о степени секретности и срочнос-

ти исполнения документов.

Отпуск — заверенная полная копия исходящего документа,

оставшаяся у отправителя.

Отчет

—

документ, содержащий сведения о подготовке и про-

ведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, команди-

ровок и других мероприятий, представляемый вышестоящему уч-

реждению как должностному лицу.

Оферта —

см.

Предлолсение,

Официальный документ: документ, созданный юридическим

или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в уста-

новленном порядке.

Оформление дела — комплекс работ по описанию дела по об-

ложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению завери-

тельной надписи.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответ-

ствии с установленными правилами.

Оформление документа — проставление необходимых рекви-

зитов, установленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита документа — изменяемая часть

реквизита документа, вносимая в бланк документа при его запол-

нении.

Перечень документов со сроками хранения — систематизиро-

ванный список видов и категорий документов, содержащий нор-

мативные указания о сроках их хранения.

Письменный документ — текстовой документ, информация

которого зафиксирована любым типом письма.

385

Письмо — обобщенное наименование различных по содержа-

нию документов, служащих средством общения между учрежде-

ниями, частными лицами.

Письмо информационное — письмо, своевременно информи-

рующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свер-

шившемся факте или о планируемом мероприятии.

Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщает-

ся или утверждается.

Письмо-напоминание — письмо, в котором вторично содер-

жится информация о каком-либо факте. Такое письмо по лако-

низму приближается к телеграмме.

Письмо-подтверждение — письмо, подтверждающее факт от-

правки документов, участия в каком-либо мероприятии и т. п.

Письмо-приглашение — такие письма адресуются конкретно-

му лицу или нескольким лицам и служат основанием для их учас-

тия в планируемом мероприятии.

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполне-

нии какого-либо действия, принятии какого-либо решения, полу-

чении документации или материальных ценностей.

Повестка

—

официальное сообщение частному лицу

предло-

жением куда-либо прийти или учреждению

—

выслать своего пред-

ставителя.

Подлинник (официального) документа — первый или единич-

ный экземпляр официального документа.

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, време-

ни и месте создания которого, содержащиеся в самом документе

или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его

происхождения.

Подпись на документе — подпись должностного лица или ав-

тора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая

копию документа.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой соб-

ственноручную роспись полномочного должностного лица.

Поисковые данные документа — сведения о месте хранения

документа, включающие архивный шифр и ссьшку на номера ли-

ста (страницы) документа.

386

Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные

правила организации и деятельности государственных органов,

структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений,

организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих

определенную отрасль государственного управления.

Постоянная

часть

реквизита документа — неизменяемая часть

реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наноси-

мая при его изготовлении.

Постоянное хранение документов — бессрочное хранение до-

кументов в архивном учреждении, государственном музее, биб-

лиотеке.

Правила документирования — требования и нормы, устанав-

ливающие порядок документирования.

Предложение — письменное заявление от имени предприятия,

адресованное другому предприятию, о готовности заключить с

ним договор на определенных условиях.

Предметный каталог — каталог документов, содержащих све-

дения о предметах (фактах, событиях, географических наимено-

ваниях) и лицах, которые упоминаются в документах.

Предметный указатель

—

указатель основных предметных (те-

матических) обозначений, расположенных в алфавитном поряд-

ке.

Представление — документ, содержащий предложение о на-

значении, перемещении или поощрении личного состава, а также

рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопро-

сам деятельности учреждения.

Презентация — 1) представление, предъявление переводного

векселя лицу, обязанному совершить платеж; 2) общественное

представление чего-либо нового с целью ознакомления или рек-

ламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация).

Прейскурант — перечень видов работ, услуг, продукции, то-

варов и т. д. с указанием цен и расценок.

Претензионное

письмо —

письмо,

отправленное виновной сто-

роной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и

разного вида обязательств.

387

Претензия — письмо, отправляемое виновной стороне в слу-

чае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного

рода обязательств.

Приказ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем орга-

на государственного управления (его структурного подразделе-

ния),

действующий на основе единоначалия, в целях разрешения

основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

В отдельных случаях может касаться широкого круга организа-

ций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) доку-

мент, вьщаваемый органами государственного и ведомственного

арбитража на обязательное исполнение его решения.

Проверка наличия (состояния) дел — установление соответ-

ствия реального количества единиц хранения записям в учетных

документах архива, а также выявление дел

документов, требую-

щих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфек-

ции.

Программа — документ, излагающий основные направления

работы учреждения или предприятия на определенный период

времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления

крупных работ, испытаний.

Проект документа — предварительный вариант документа,

предназначенный для рассмотрения.

Протокол

— документ, содержащий последовательную запись

хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,

совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Профиль

архива —

установленный для архива

состав

докумен-

тов,

подлежащих хранению.

Публикация архивных документов — подготовка документов

к изданию в соответствии с установленными правилами.

Путеводитель

по (архивным) фондам

архива

—

архивный спра-

вочник, содержащий в систематизированном порядке характери-

стики или краткие сведения об архивных фондах и предназначен-

ный для ознакомления с его составом и содержанием.

Расписание — объявление о времени, месте и последователь-

ности совершения чего-либо.

388

Расписка — документ, подтверждающий получение каких-

либо денежных или материальных ценностей.

Распорядительные документы

—

документы, в которых фикси-

руется решение административных и организационных вопросов.

Распоряжение

—

правовой акт, издаваемый единолично руко-

водителем, главным образом коллегиального органа государ-

ственного управления, в целях разрешения оперативных вопро-

сов.

Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается

узкого круга должностных лиц и граждан.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для

регистрации документов в делопроизводстве.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер

документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, при-

сваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный

номер

документа

—

порядковый

номер,

при-

сваиваемый входящему или исходящему документу при его реги-

страции, являющийся частью делопроизводственного индекса или

заменяющий его.

Регистрационный штамп — штамп, содержащий название уч-

реждения,

дату регистрации, регистрационный

индекс,

номер дела,

в которое будет помещен документ.

Регистрация документов — запись в учетных формах (журна-

лах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и проставле-

ние на документе делопроизводственного индекса и даты регист-

рации.

Реестр —

перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгал-

терском учете и делопроизводстве (р. описей).

Режим хранения архивных документов — совокупность тем-

пературно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, со-

здаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности

документов, и контроль за их выполнением.

Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, кон-

ференцией и т. п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на

документе, сделанной должностным лицом и содержащей приня-

тое им решение.

389