Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

под монитором имеет смысл использовать и в том случае, когда

монитор находится слишком низко относительно уровня глаз.

Если же вы сидите на нерегулируемом

стуле,

а вам нужно несколь-

ко приподняться, положите на сиденье подушку.

Не имея возможности усовершенствовать свое рабочее место,

сконцентрируйте внимание на том, как правильно использовать

тело и глаза при напряженной работе за компьютером.

Общие рекомендации при работе с компьютерами

На предыдущих страницах были описаны мероприятия по со-

хранению здоровья, выполнение которых часто

не

зависит от опе-

ратора в силу различных объективных обстоятельств. В этой и

последующих главах приведены практические рекомендации, ком-

плексы упражнений и различные меры, благодаря которым чело-

век, работающий за компьютером может сам, собственными уси-

лиями, нейтрализовать отрицательное воздействие компьютера

на организм, помочь зрению, мышечной и опорно-двигательной

системе справиться со значительными статическими нагрузками.

Принципы правильной работы за компьютером.

Принцип 1. Правильная рабочая поза.

На протяжении всего времени работы необходимо следить,

чтобы ваше тело занимало оптимальную эргономическую позу.

Не сутультесь.

Не прогибайте позвоночник в нижней его части назад.

Не сидите, положив ногу на ногу.

Не скрещивайте ступни.

Старайтесь сохранять прямые углы в локтевых, тазобедрен-

ных, коленных, голеностопных суставах.

Найдите такое положение головы, при котором шея устает

меньше всего. Отрегулируйте в соответствии с ним высоту стола,

кресла, угол наклона и высоту подставки монитора.

Если в течение рабочего дня приходится неоднократно под-

ниматься с кресла и вновь садиться, при подъеме старайтесь дер-

жать голову и торс прямо; садясь, опускайте тело легко и мягко,

голова должна быть направлена вперед и вверх, шея расслаблена,

позвоночник вытянут, не "плюхайтесь" со всего маха на кресло —

этим каждый раз наносится удар по позвонкам.

360

Принцип 2. Правильное дыхание и релаксация.

Регулярное глубокое дыхание и релаксация (расслабление)

позволяют сохранять умственную активность, хорошее самочув-

ствие и ясность мышления при работе на компьютере на одном

уровне в течение длительного промежутка времени.

Неглубокое, нерегулярное дыхание, его задержка, сбои часто-

ты и ритма наблюдаются в критических ситуациях, при концент-

рации усилий, при плохом настроении, а также являются призна-

ком напряженной умственной деятельности. Но нужно помнить,

что подобные изменения в дыхании ухудшают эффективность

работы мозга, ведут к напряженности и усталости и наносят вред

всему организму.

Дышите регулярно и свободно.

Научитесь расслабляться.

Когда вы сидите, внимательно следите за тем, чтобы тело ос-

тавалось

расслабленном состоянии, особенно

области лба (бро-

ви),

шеи, спины и нижней челюсти.

Сохраняйте расслабленными плечи и руки.

Если вы почувствуете напряженность в какой-либо части тела

во время работы, воспользуйтесь простым и доступным приемом

расслабления: сделайте глубокий вдох ; напрягите эту часть тела

(так сильно, как можете), после чего задержите дыхание на 3-5 с.

На выдохе расслабьтесь. Повторите, если необходимо.

Принцип 3. Правильная организация работы зрительного ап-

парата.

Для того чтобы глаза не утомлялись и зрение сохраняло свою

ясность при работе за компьютером, выполняйте следующие ре-

комендации.

Моргайте каждые 3—5

с.

Моргание

— это

естественный спо-

соб увлажнения и очищения поверхности глаз. Благодаря морга-

нию ваши глаза защищены от неприятных ощущений и сохраня-

ют ясность зрения. Моргание служит также расслаблению лице-

вых и лобных мышц без сдвигания бровей, что могло бы лишь

усиливать общую мышечную напряженность. Однако многие

люди не имеют привычки регулярно моргать. Даже, наоборот, в

момент интенсивной мыслительной работы они еще шире раскры-

361

вают глаза

почти перестают

моргать.

Уменьшение частоты мор-

гания ведет к покраснению глаз, к зуду и чувству жжения, особен-

но быстро это ощущают люди, которые носят контактные линзы.

Как правильно моргать:

— следите, чтобы при моргании двигались только веки — ни

в коем случае лоб, лицо или щеки;

— моргайте без усилий, соприкосновения верхних и нижних

век должны быть мягкими;

— сохраняйте брови в расслабленном состоянии.

Старайтесь при работе видеть не только экран.

Ваше

зрение должно быть "открытым". Это означает,

что

даже

когда вы не отрываясь смотрите на экран, вы должны видеть ок-

ружающее пространство — стол, стены, проходящих мимо людей

и т. д. Использование периферийного зрения значительно снижа-

ет

риск возникновения визуального стресса, физической

умствен-

ной усталости. Периферийное зрение можно развить путем иден-

тификации различных предметов с правой и левой стороны при

взгляде, направленном строго вперед.

Полная визуальная ориентация будет обеспечивать визуаль-

ную,

физическую и умственную релаксацию, а также способство-

вать сохранению хорошего зрения.

Чаще смотрите

вдаль.

Продолжительное фиксирование глаза

на экране дисплея неизбежно приводит к утомлению, нагрузкам

и, как следствие, глазным заболеваниям. Отсутствие кратких пе-

риодов отдыха для глаз является основной причиной возникнове-

ния близорукости среди пользователей компьютеров. Не дожидай-

тесь возникновения болей в глазах или пелены перед глазами, луч-

ше приобретите привычку давать глазам небольшие передышки.

Короткий взгляд вдаль каждые 2—3 минуты не занимает "ре-

ального" времени, но помогает расслабить глазные мышцы, пре-

пятствует накоплению стресса и усталости, способствует сохра-

нению способности к длительной зрительной концентрации, а

также точности и эффективности зрения. Сколь бы простой не

казалась вам эта процедура, она надежно обезопасит вас от дис-

комфортных зрительных ощущений и принесет больше пользы,

чем

5-минутные

перерывы для отдыха через каждый час работы.

362

Итак, правильное моргание, расширение поля зрения

соблю-

дение коротких периодов отдыха для глаз помогает сохранить

зрение и повысить эффективность операторской работы.

Принцип 4. Соблюдение режима работы.

По возможности придерживайтесь режима работы, который

установлен санитарными нормами, кратковременные, но регуляр-

ные перерывы позволят минимизировать отрицательное воздей-

ствие компьютера и в течение рабочего дня восстанавливать ра-

ботоспособность.

Принцип 5. Выполнение оздоровительно-профилактических

комплексов упражнений.

Выполнение операторами ПК комплексов оздоровительных и

профилактических упражнений, как выяснили в процессе иссле-

довательских работ специалисты Всероссийского НИИ физкуль-

туры, уменьшает зрительное утомление, усталость пальцев рук,

утомление всего организма, способствует улучшению функцио-

нирования зрительной, сердечно-сосудистой и центральной нер-

вной систем.

Рекомендации операторам:

— не работайте на клавиатуре непрерывно более 30 минут;

— меняйте характер своей работы в течение дня;

—

используйте любую возможность, чтобы периодически под-

ниматься с места и разминаться;

— устраивайте разминку перед продолжительной работой;

— если стынут руки, надевайте легкие перчатки без пальцев;

— при первых признаках недомогания немедленно обращай-

тесь к врачу.

ЛИТЕРАТУРА

А. Нормативные акты

гост

17914-72.

Обложки

дел

длительных сроков

хранения.

Ти-

пы,

размер, технические требования [Текст]. Введ. 1972-03-01. —

М., 1984.

ГОСТ

16487-83.

Делопроизводство и архивное

дело.

Термины

и определения [Текст]. Введ.

1983-07-01.

— М., 1987.

ГОСТ 6. 10. 4-84. УСД. Придание юридической силы доку-

ментам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым

средствами вычислительной техники. Основные положения

[Текст].

Введ. 1984-06-01.— М., 1985.

ГОСТ 6. 10. 5-87. Унифицированные системы документации.

Требования к построению формуляра-образца [Текст]. Введ.

1987-02-01.

—М., 1987.

ГОСТ

10. 5-87. УСД. Требования к построению формуляра-

образца

[Текст].

Введ.

1987-02-01.

— М., 1987.

ГОСТ Р 6. 30-97. Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Тре-

бования к оформлению документов [Текст]. Введ. 1997-02-01. —

М., 1997.

ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Терми-

ны и определения [Текст]. Введ.

1998-09-01.

— М., 1998.

ГОСТ

51141-98.

Делопроизводство и архивное

дело.

Термины

и определения [Текст]. Введ.

1998-05-01.

— М., 1999.

364

гост Р 6. 30-97. Требования к оформлению документов.

Государственный стандарт РФ. УСД. УСОРД [Текст]. Введ.

1997-04-01.

—М., 2000.

ГОСТ

Р6.

30-2003.

Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов. [Текст].

Введ.

2003-01-01.

— М.,

2003.

Государственная система документационного обеспечения

управления: Основные положения: Общие требования к докумен-

там и службам документационного обеспечения [Текст]. — М.,

1991.

ДР-191-98.

Унификация текстов управленческих документов.

Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ

[Текст].

— М.,

1998.

Единая государственная система делопроизводства: Основные

положения [Текст]. — М., 1975.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы

по документационному обеспечению управления [Текст]. — М.,

1995.

РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения до-

кументов на машинных носителях [Текст]. — М., 1985.

РД 50-613-86. Методические указания по внедрению и при-

менению ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы до-

кументам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым

средствами вычислительной техники. Основные положения

[Текст].

—М., 1987.

Тарифно-квалификационный справочник

[Текст].

— М., 2000.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и

ведомствах Российской Федерации [Текст]. — М., 1994.

Перечень типовых документов, образующихся

деятельности

госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, орга-

низаций, предприятий, с указанием сроков хранения [Текст]. —

М., 1989.

365

Перечень типовых документов, образующихся

деятельности

госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, орга-

низаций, предприятий

указанием сроков хранения

[Текст].

—

М.,

2000.

Нормативы времени на работы по совершенствованию доку-

ментационного обеспечения управления министерств, ведомств,

предприятий и организаций [Текст]. — М., 1992.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной

технологии

документационному обеспечению органов управле-

ния [Текст]. — М., 1993.

Б. Литература

Аверьянова, Л.

В.

Деловой английский: учеб. пособие

[Текст]

Л.

В. Аверьянова. — М., 1999.

Алексенцев, А. И. Конфиденциальное делопроизводство

[Текст] / А. И. Алексенцев. — М., 2001.

Андреева, Б. И. Делопроизводство [Текст] / Б. И. Андреева. —

М., 1995.

Андреева, В. И., Кузнецова Т. В., Серова Г. А. Делопроизвод-

ство в бухгалтерии: учеб. пособие [Текст] / В. И. Андреева,

Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова. — М., 1996.

Андреева, В. И. Работа с документами в делопроизводстве

[Текст]:

учеб. пособие /

В.

И. Андреева. — М., 1997.

Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]:

практ. пособие с образцами документов / В. И. Андреева. — М.,

1997.

Андреева, В. И. Делопроизводство. Практическое пособие

[Текст] /

В.

И. Андреева. — М., 2000.

Архипов,

В.

А., Марков И. П., Сокова

А.

Н. Организационно-

распорядительная документация [Текст] / В. А. Архипов,

И. П. Марков, А. Н. Сокова. — М., 1981.

Балабайченко, Е. Е., Троценка Г. Г. Компьютер для бухгалте-

ра [Текст] / Е. Е. Балабайченко, Г. Г. Троценка. — М., 1999.

366

Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в воп-

росах и ответах

[Текст]:

учеб. пособие для студентов экономичес-

ких вузов и колледжей / М. И. Басаков. — Ростов н / Д: Феникс,

2001.

Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обес-

печение управления): учеб. пособие для студентов учреждений

среднего профессионального образования [Текст]. — М., 2002.

Басаков, М. И. Как правильно подготовить и оформить дело-

вое письмо [Текст]: учебно-практическое пособие / М. И. Баса-

ков.

— М., 2002.

Батуев, А. Л. Сборник учебно-методических материалов по

дисциплине "Делопроизводство"

[Текст] /

А.

Л.

Батуев.

—

М.,

1999.

Белов, А. Н., Белов В. Н. Корреспонденция и делопроизвод-

ство

[Текст]:

учеб. пособие /

А.

Н. Белов, В. Н. Белов. — М., 1988.

Бондарева, Т. Н. Секретарское дело [Текст]: практ. пособие /

Т. Н. Бондарева. — М., 1989.

Веселов, П. В. Аксиомы делового письма [Текст] / П. В. Весе-

лов.

—М., 1993.

Вигера, А. М., Дорофеева О. П., Губская Е. К. Секретарское

дело [Текст] / А. М. Вигера, О. П. Дорофеева, Е. К. Губская. —

Ростов н/Д, 2001.

Гавриленко,

С.

Д.

Документирование

организации:

помощь

секретарю-референту [Текст] / С. Д. Гавриленко. — Минск, 2002.

Гавриш,

В. В.

Практическое пособие по защите коммерческой

тайны [Текст] /

В.

В. Гавриш. — Симферополь, 1994.

Глушков, Е. М. Основы безбумажной информатики [Текст] /

Е. М. Глушкбв. — М., 1983.

Гуменюк, В. Е., Коломийцева Г. В. Общероссийские класси-

фикаторы, используемые в статистике [Текст] / В. Е. Гуменюк,

Г. В. Коломийцева. — М., 1999.

Делопроизводство (Организация и технологии документаци-

онного обеспечения управления) [Текст]: учебник для вузов / под

ред.

Т. В. Кузнецовой. — М., 2002.

367

Делопроизводство в образовательном учреждении: Справоч-

ное издание

[Текст].

— М., 2001.

Делопроизводство [Текст]. — М., 2000.

Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных до-

кументов [Текст] / Ю. М. Демин. — СПб.,

2003.

Демин, Ю. М. Деловая переписка [Текст] / Ю. М . Демин. —

М.,

2003.

Демин, Ю. М. Секретарское

дело.

Универсальный справочник

[Текст] / Ю. М. Демин. — М.,

2003.

Делопроизводство: учеб. пособие

[Текст].

— Ростов н/Д, 2001.

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и тех-

нология работы [Текст]. — М.,

2003.

Добсон, Э. Как писать деловые письма [Текст] / Э. Добсон. —

Челябинск, 1997.

Документационное обеспечение кадровой деятельности

организаций и предприятий. Порядок оформления документов по

личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалте-

рий. Методические рекомендации [Текст]. — М., 1993.

Документы и делопроизводство [Текст]. — М., 1991.

Долинская, В. М., Скрыпкин А. П. Документационное обес-

печение деятельности организации: учеб. пособие [Текст] /

В.

М. Долинская, А. П. Скрыпкин. —Азов, 1998.

Калинина, Д. Е. Сборник трудовых договоров [Текст] /

Д. Е. Калинина. — М.,

2003.

Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство [Текст] /

М. В. Кирсанова. — Новосибирск, 2000.

Кирсанова, М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства

[Текст] / М. В. Кирсанова. — М., 1998.

Кокорев, В. И. Основы стандартизации в информационных

системах [Текст] /

В.

И. Кокорев. — М., 1988.

Колтунова, М. В. Деловое письмо: Что нужно знать состави-

телю [Текст] / М. В. Колтунова. — М., 1999.

368

Коммерческая тайна предприятия [Текст]. — М., 1993.

Коммерческий договор: от заключения до исполнения [Текст] /

Сост. Л. П. Дашков, А. В. Брызгалин. — Ростов н/Д-М., 1998.

Кондратьева, С. И., Маслова Е. Л. Деловая переписка [Текст] /

С. И. Кондратьева, Е. Л. Маслова. — М., 2001.

Краткий справочник по оформлению актов федеральных ор-

ганов государственной власти [Текст]. — М., 1997.

Круглянская, Л. Я. Настольная книга секретаря: Справочник

[Текст] / Л. Я. Круглянская. — СПб.,

2003.

Кудрявцев, В. А. и др. Организация работы с документами:

учеб. пособие [Текст] /

В.

А. Кудрявцев и др. — М., 1999.

Кудряев, В. А., Корнеев И. К., Г. Н. Ксандопуло. Организа-

ция работы с документами: учебник [Текст] / В. А. Кудряев,

И. К Корнеев, Г. Н. Ксандопуло. — М., 1998.

Кузнецов, С. Л. Компьютеризация делопроизводства [Текст] /

С. Л. Кузнецов. — М., 1997.

Кузнецова, Т. В., Лосев В. И. Управленческая документация

[Текст] / Т. В. Кузнецова, В. И. Лосев. — М., 1983.

Кузнецова, А. Н., Вагенгейм Р. Н. Машинопись [Текст] /

А. Н. Кузнецова, Р. Н. Вагенгейм. — М., 1986.

Кузнецова,

А.

Н. Вагенгейм

Р.

Н. Обучение секретарскому делу:

практич. пособие

[Текст]

А.

Н. Кузнецова, Р. Н. Вагенгейм. — М.,

1989.

Кузнецова, Т. В., Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроиз-

водство и техническая документация [Текст] / Т. В. Кузнецова,

Е. А. Степанов, Н. Г. Филиппов. — М., 1990.

Кузнецова, Т.

В.,

Лихачев М. Г., Райхцаум

А.

Л., Соколов А. В.

Документы и делопроизводство [Текст]: справ, пособие /

Т.

В.

Кузнецова, М. Г. Лихачев, А. Л. Райхцаум, А.

В.

Соколов. —

М., 1991.

Кузнецова, Т. В., Мосянина О. В., Овчинникова Н. В. Орга-

низация

документирование работы с предложениями, заявлениями

369