Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Резолюция

на

документе — письменное указание руководите-

ля исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления

официального документа.

Реквизит переменный — реквизит документа, наносимый при

составлении документа.

Реквизит постоянный — реквизит документа, наносимый при

изготовлении унифицированной формы документа или бланка

(трафарета) документа.

Реквизиты — обязательные элементы служебного документа.

Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недо-

стачи, дефектов в полученной продукции или выполненной ра-

боте.

Реставрация

архивного

документа

—

восстановление первона-

чальных или близких к первоначальным свойств и внешних при-

знаков архивного документа, подвергшегося повреждению или

разрушению.

Решение — 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным

органом или руководящей инстанцией государственного органа;

2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по ре-

зультатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3)

резолюция собрания, совещания.

Рукописный документ

—

письменный документ, при создании

которого знаки письма наносят от руки.

Свободное предложение

—

предложение без обязательств. Если

заказчик примет условия такого предложения, сделка считается

заключенной.

Сдаточная опись

(разг,)

— опись

документальных материалов,

составленная учреждением при передаче дел в архив.

Сертификат — письменное свидетельство; документ, удосто-

веряющий какой-либо факт (сертификат качества).

Система документации — совокупность документов, взаимо-

связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфе-

ры деятельности, единых требований к их оформлению.

Система документирования — принятый в учреждении поря-

док создания, оформления и исполнения документов.

390

Система научно-справочного аппарата

документам архива —

комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автомати-

зированных информационно-поисковых систем

составе

содер-

жании документов, создаваемых на единых научно-методических

основах для поиска архивных документов и архивной информа-

ции в целях их эффективного использования.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо рабо-

ты,

направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебное поле унифицированной формы документа — зона

унифицированной формы документа, предназначенная для зак-

репления ее в технических средствах хранения документов, а так-

же нанесения специальных изображений.

Служебный документ — официальный документ, используе-

мый в текущей деятельности организации.

Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт

отправки приложенных к письму документов и других матери-

альных ценностей.

Состав удостоверения — подпись и печать.

Спецификация — документ, содержащий подробную опись

отправляемых деталей какого-либо изделия, конструкции и т. п.

Список — перечисление лиц или предметов в определенном

порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Список

(архивных)

фондов —

учетный документ, содержащий

перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и

поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоен-

ных им номеров.

Справка —

документ, содержащий описание и подтвержде-

ние тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждаю-

щий факты биографического или служебного характера.

Справочно-информационный фонд — совокупность система-

тизированных произведений печати и неопубликованной научной

и технической документации, использующихся в целях отрасле-

вого информационного обслуживания.

Срок

исполнения документа—срок, установленный норматив-

но-правовьп^

актом,

организационно-распорядительным докумен-

том или резолюцией.

391

Стандарт

—

нормативно-технический документ, устанавлива-

ющий требования к группам однородной продукции и в необхо-

димых случаях требования к конкретной продукции, правила,

обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а

также требований к иным объектам стандартизации, устанавли-

ваемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, приме-

няемых в организационном и экономическом управлении, прово-

дится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

Стандартизация — процесс установления и применения пра-

вил с целью упорядочения деятельности в данной области.

Старение

(архивного)

документа

—

изменение первоначальных

физико-химических свойств документа под воздействием внешних

и внутренних факторов.

Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других

выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиаль-

ных органов, осуществленная методом стенографии.

Страховая копия (архивного документа) — копия особо цен-

ного или уникального архивного документа, изготовленная в це-

лях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты

или повреждения оригинала.

Страховой фонд документов

—

совокупность страховых копий

особо ценных и уникальных документов.

Счет — документ, в котором указана причитающаяся за что-

либо денежная сумма.

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в

определенном порядке (например, табель отчетности).

Табель унифицированных форм документов — перечень раз-

решенных к применению унифицированных форм документов.

Таблица — документ, содержащий текстовые или цифровые

сведения, размещенные по графам.

Табуляграмма — таблица, составленная табулятором на ос-

нове тематического восприятия данных с перфокарт, перфолент

и т. д.

Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получе-

нии чего-либо (информации, материальных ценностей, докумен-

тов).

392

Твердое предложение — предложение, оформляемое лишь для

одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в

течение которого поставщик связан этим предложением.

Тезаурус

—

словарь-справочник, в котором перечисляются все

лексические единицы информационно-поискового языка (дескрип-

торы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и клю-

чевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы—краткое изложение текста документа

или

выступления.

Текст

официального документа

—

информация, зафиксирован-

ная любым типом письма или любой системой звукозаписи, зак-

лючающая в себе всю или основную часть речевой информации

документа.

Текстовой

документ—документ, содержащий речевую инфор-

мацию, зафиксированную любым типом письма или любой сис-

темой звукозаписи.

Телеграмма — обобщенное название различных по содержа-

нию документов, переданных по телеграфу.

Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).

Телетайп — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишу-

щей машинки.

Телефонограмма

—

обобщенное название различных по содер-

жанию документов, вьщеляемых в связи с особым способом пере-

дачи текста — по телефону.

Техническая документация

—

обобщающее название докумен-

тов,

отражающих результат проектирования, конструирования,

инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий

и сооружений, а также изготовлению изделий промыпшенного

производства.

Технологическая документация — обобщающее название до-

кументов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных для

описания и оформления технологических процессов.

Типовой срок

исполнения

документа

—

срок исполнения доку-

мента, установленный нормативно-правовым актом.

Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наибо-

лее

типичные социально-правовые отношения

воспроизводимые

по образцам.

393

Типовые документы (тексты-аналоги) — 1) документы, отра-

жающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым

образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, опре-

деляющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура)

или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами

для составления учреждениями одноименных документов с уче-

том специфики их деятельности.

Трафаретизация — способ унификации текстов документов,

состоящий в разделении содержащейся в них информации на по-

стоянную (трафаретную) и закладываемую

заранее,

переменную

(индивидуальную для каждого отдельного документа.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпе-

чатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его

конкретное содержание.

Трудовая книжка — документ, подтверждающий трудовую

деятельность.

Указание — 1) правовой акт, издаваемый органом государ-

ственного управления преимущественно по вопросам информа-

ционно-методического характера, а также по вопросам, связан-

ным с организацией исполнения приказов, инструкций и других

актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) до-

кумент, содержащий требования и необходимые разъяснения по

отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель — систематизированное перечисление наименова-

ний, имен, предметов со справочными данными о них.

Указатель (архивный) — архивный справочник, содержащий

систематизированный перечень наименований предметов или

объектов, о которых содержатся сведения в архивных докумен-

тах, с указанием их поисковых данных.

Унификация — установление максимально единообразного

набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на

бумаге.

Унифицированная система документации (УСД) — система

документации, созданная по единым правилам и требованиям,

содержащая информацию, необходимую для управления в опре-

деленной сфере деятельности.

394

Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность

реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в дан-

ной сфере деятельности задачами и расположенных в определен-

ном порядке на носителе информации.

Учет архивных документов — установление количества и со-

става архивных документов в единицах учета и фиксация принад-

лежности каждой единицы учета к определенному комплексу и

общему их количеству в учетных документах.

Учетные документы архива — комплекс документов установ-

ленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество,

состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Факс (телефакс) — телефонная факсимильная связь для переда-

чи

печатной информации, аппарат

для

приема факсимильной связи.

Факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами

точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия

документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяю-

щая многократно воспроизводить собственноручную подпись на

деловом документе.

Физическое лицо—гражданин, являющийся участником граж-

данских правоотношений (носителем гражданских прав и обязан-

ностей).

Фонд пользования

—

совокупность копий архивных докумен-

тов,

предназначенных для пользования вместо оригиналов с це-

лью предотвращения их износа.

Фондирование документов — распределение документов по

архивным фондам и архивным коллекциям.

Фондообразователь — юридическое или физическое лицо, в

деятельности которого образуется документальный фонд.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информа-

цию,

зафиксированную любой системой звукозаписи.

Формирование дела — группирование исполненных докумен-

тов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация

документов внутри дела.

Формулировка — языковая формула, точно выражающая

мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в

деловых текстах, при ссылках.

395

Формуляр документа

—

набор реквизитов официального пись-

менного документа, расположенных в определенной последова-

тельности.

Формуляр-образец документа — модель построения докумен-

та, устанавливающая область применения, форматы, размеры

полей, требования к построению конструкционной сетки

основ-

ные реквизиты.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фо-

тографическим способом.

Характеристика — документ, выдаваемый администрацией

предприятия своему сотруднику.

Хранение архивных документов — обеспечение рационально-

го размещения и сохранности документов.

Ценность архивного документа — свойства архивного доку-

мента, обуславливающие его культурное, научное, экономичес-

кое,

политическое значение.

Централизованный государственный учет документов Архивно-

го

фонда Российской Федерации — система учета документов Ар-

хивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края,

республики, государства в целом, основанная на сосредоточении

в органах управления архивным делом сведений о количестве,

составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного ис-

точника в несколько адресов.

Черновой документ — рукописный или машинописный доку-

мент, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Шаблон — заранее разработанный тип документа.

Экспедиция — специальный аппарат учреждения по приему

документов.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на го-

сударственное хранение или установление сроков их хранения на

основе принятых критериев.

Юридическая сила документа — свойство официального до-

кумента, сообщаемое ему действующим законодательством, ком-

петенцией издавшего его органа

установленным порядком офор-

мления.

396

Юридическое

лицо —

учреждение, предприятие или организа-

ция, выступающие в качестве самостоятельного носителя граж-

данских прав и обязанностей.

Языковая формула

(документа)

—

слово,

словосочетание, пред-

ложение или сверхфразовое единство, организующее основной

текст (документа) и закрепленное за конкретным видом докумен-

та. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конст-

рукция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... от-

делении.... банка".

Приложение

ОБРАЗЦЫ ОСНОВНЫХ ВИДОВ

ДОКУМЕНТАЦИИ

Государственный Герб субъекта Эмблема

герб Российской Российской организации

Федерации Федерации

Наименование организации

ПРИ1САЗ

22.12.2003 №121

Москва

О графике отпусков

В целях составления графика отпусков на 2004 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Руководителям структурных подразделений до 15 января

2004 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков ис-

пользования отпусков в 2003 г. и планируемых очередных отпус-

ков в 2004 г.

Секретарю-референту составить сводный график отпусков

ков сотрудников для утверждения.

Контроль за исполнением приказа возлагаю на заместителя

директора Иванова B.C.

Директор Н. И. Кузнецов

Визы

Воронова 297-45-87

398

Государственный Герб субъекта Эмблема

герб Российской Российской организации

Федерации Федерации

Наименование организации

ВЫПИСКА ИЗ ПРИ1САЗА

22.12.2003 №121

Москва

О графике отпусков

В целях составления графика отпусков на 2004 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Руководителям структурных подразделений до 15 января

2004 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков ис-

пользования отпусков в 2003 г. и планируемых очередных отпус-

ков в 2004 г.

Директор Н. И. Сидоров

Визы:

Верно

Инспектор по кадрам

Подпись Н. А. Дорохова

22.12.2003

399