Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

(структурным подразделениям) предприятия, указан-

ным в резолюции. Предварительно содержание ре-

золюции фиксируется в специальном журнале. На

документы, исполнение которых подлежит контро-

лю, ставится соответствующая отметка ("На конт-

роль", "К"

т. п.).

Должностные лица или начальники (ответствен-

ные исполнители) структурных подразделений

опо-

вещаются службой ДОУ о необходимости получить

тот или иной документ на исполнение. Прибывшим

работникам документы выдаются под роспись в жур-

нале учета документов на срок, необходимый для

исполнения документа.

Документы, которые адресованы на исполнение

нескольким должностным лицам (структурным под-

разделениям), передаются им поочередно или одно-

временно (в последнем случае копировально-множи-

тельным бюро службы ДОУ изготавливается необ-

ходимое число копий. —

Авт.).

Подлинник доку-

мента передается ответственному исполнителю

(указанному в резолюции в качестве такового или

же указанному первым. —

Авт.)*.

Исполнение документа производится соответству-

ющими должностными лицами (структурными под-

разделениями) предприятия в сроки, установленные

резолюцией или вытекающие из содержания и ха-

рактера документа (о сроках исполнения докумен-

тов подробнее см. приложение 1. — Авт.). Сведе-

ния о сроках исполнения отдельных видов докумен-

тов представлены также в табл.

2**.

Исполненный документ с соответствующей отмет-

кой подлежит возврату на постоянное хранение.

О возврате документа в журнале учета делается от-

* Необходимость тиражирования документов и количество ко-

пий определяется ответственным исполнителем и оформляется

соответствующей заявкой.

(Примеч.

авт.)

Если последний день срока исполнения документа прихо-

дится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не

позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

(.При-

меч. авт.)

Таблица

Сведения о сроках исполнения отдельных

видов документов

№

п/п

Наименование

вида

документов

С конкретной датой исполнения

Без указания конкретной даты исполне-

ния,

имеющие

в тексте

пометку

"срочно"

Без указания конкретной даты исполне-

ния, имеющие пометку "оперативно"

По парламентским запросам

По запросам членов Совета Федерации,

депутатов

Государственной Думы (депу-

татскому запросу)

По

поручениям

Правительства РФ

По письмам Министерства иностранных

дел РФ, без согласования с другими ор-

ганизациями

То же, с согласованием

По обращениям граждан, требующим

дополнительного изучения и проверки

То же, не требующим дополнительного

изучения и проверки

Срок

исполнения

В указанный срок

В 3-дневный срок

В 10-дневный

срок

Не позднее чем

через

дней со

дня получения

Не позднее чем

через 30 дней со

дня получения

До 10 дней

В течение

15 дней

В течение

30 дней

До одного

месяца со дня

их регистрации

Не более

дней

метка, после чего документ помещается в дело в со-

ответствии с утвержденной на предприятии номен-

клатурой дел. Вместе с документом в дело помеша-

ются материалы, подтверждающие его исполнение

(контрольные экземпляры писем и пр.).

2.3. Порядок работы с исходящими

документами

Порядок работы с документами, отправляемыми

за пределы предприятия, включает следующие ос-

новные этапы:

регистрация;

2) оформление почтовых реквизитов;

3) конвертование (упаковка);

4) сортировка;

5) отправка;

6) помещение контрольного экземпляра в дело.

Содержание работ и нормы времени на их вы-

полнение представлены в табл. 3*.

Таблица 3

Содержание работ и нормы времени

на обработку исходящих документов предприятия

нор-

мы

Наименование работы

Значение

нормы,

ч на I ед.

5.2

Содержание работ:

получение исполненных документов, про-

верка правильности оформления докумен-

тов, наличия приложений, указанных в ос-

новном документе, регистрация документов

регистрационно-контрольной

форме, сор-

тировка отправляемых документов по адре-

сам и видам почтовых отправлений, про-

ставление адреса на конверте, фальцовка и

вложение документов в конверты, заклеива-

ние конвертов, маркировка конвертов, со-

ставление реестра на заказную почту,

упа-

ковка

писем для

отправки

на почту

0,065

Документ, предназначенный для отправки, сда-

ется ответственным исполнителем в делопроизвод-

ство в полностью оформленном виде и не менее

чем в двух экземплярах (включая сопроводитель-

ные письма.

—Лет.).

Документ, исполненный не-

надлежащим образом, возвращается исполнителю

на доработку. На первой странице документа, под-

лежащего отправке, проставляется регистрацион-

ный

штамп ("Исходящий

№

___").

После этого све-

дения о документе вносятся в журнал учета. Оформ-

" Нормы времени на работы по ДОУ управленческих струк-

тур...

М.:

Минтруд России, 2002.

ление почтовых реквизитов на конверте (упаков-

ке) осуществляется в соответствии со сведениями,

предоставленными ответственным исполнителем до-

кумента. Конверты (упаковки) также обеспечива-

ются необходимым количеством знаков почтовой

оплаты.

Письма подлежат отправке в конвертах установ-

ленного образца. Бандероли и посылки отправляют-

ся в упаковке, обеспечивающей сохранность вложе-

ния до момента их получения адресатом*. На заказ-

ную корреспонденцию, а также на корреспонденцию,

направляемую в 4 и более адреса, составляется рас-

чет рассылки. Документы, подготовленные к отправке

в течение дня, подлежат сортировке: часть из них

отправляется обычным порядком через узел связи, а

наиболее важные и срочные направляются адреса-

там с курьерами (посыльными).

Передача за пределы предприятия информа-

ции в виде

телеграмм,

телетайпограмм,

факсо-

грамм, телефонограмм, электронных сообщений

Е-та11

осуществляется

с помощью средств элект-

рической связи. Особенности приема и обработки

документов, поступающих по каналам электрон-

ной почты и факсимильной связи, отражены в

приложении 2. Документы, поступившие в дело-

производство, должны отправляться адресатам,

как правило, в тот же день, но не позднее следу-

ющего рабочего дня. Досылка или замена разос-

ланного ранее документа осуществляется по ука-

занию лица, подписавшего документ, или руко-

водителя службы ДОУ.

Телеграммы принимаются сотрудниками службы

ДОУ завизированными, подписанными, датирован-

ными и зарегистрированными с отметкой о катего-

рии и виде отправления. Передача информации с

помощью телефонограмм осуществляется устно по

* Отправка документов на небумажных носителях производится

в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечи-

вающей

сохранность носителей и записанной на них информации.

каналам телефонной связи на основании подписан-

ного соответствующим должностным лицом текста

телефонограммы. Контрольные экземпляры отправ-

ленных документов (включая

сопроводительные

пись-

ма) подшиваются в дело. По истечении сроков по-

стоянного хранения указанные документы переда-

ются в архив или уничтожаются в установленном

порядке.

2.4. Порядок работы с внутренними

документами

Порядок работы с внутренними документами

предприятия включает следующие основные

этапы:

получение распоряжения на подготовку (раз-

работку и оформление) документа;

2) изучение

материалов,

относящихся к вопросу,

освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненно-

го) документа (набор текста и печать. —

Авт.)',

4) согласование проекта документа (при необхо-

димости — корректировка по результатам согласова-

ния. — Авт.);

5) представление документа на подпись (утверж-

дение);

передача на регистрацию (при необходимости —

также на тиражирование. —

Авт.);

7) передача документа должностным лицам

(структурным подразделениям) предприятия для

руководства в повседневной работе;

8) помещение в дело.

Содержание работ и нормы времени на их вы-

полнение представлены в табл. 4*.

Из распоряжения на подготовку документа от-

ветственному исполнителю должно быть ясно, в ка-

* Нормы времени на работы по ДОУ управленческих струк-

тур...

М.:

Минтруд России, 2002.

Таблица 4

Содержание работ и нормы времени на обработку

внутренних документов предприятия

№

нор-

мы

2.5

3.1

Наименование

работы

Разработка типовых текстов управленческих до-

кументов:

)

приказ руководителя предприятия

2) приказ (распоряжение) начальника структур-

ного подразделения

3) протокол заседания

4) служебное письмо (инициативное)

5) служебное письмо (ответное)

6) письмо-извещение

7) сопроводительное письмо

8) служебная записка

Подготовка квартального плана:

два вопроса (раздела)

три вопроса

четыре вопроса

пять вопросов

шесть и более вопросов

Значение

нормы, ч

на 1 ед.

14,5

6,0

4,6

1,25

1,2

0,45

0,1

0,15

5,2

7,4

9,6

11,8

14,0

ком виде и к какому сроку следует разработать и

оформить проект документа, с кем (при необходи-

мости) согласовать, кому представить на подпись

(утверждение). В отдельных случаях уточняется со-

став документов, необходимых для подготовки

про-

екта, порядок их получения и использования в ра-

боте.

При изучении материалов, относящихся к во-

просу, освещаемому в документе, ответственный ис-

полнитель, как правило, использует:

нормативно-правовые акты и организационно-

распорядительные документы по данному вопросу;

2) документы служебной переписки;

3) справочные документы (служебные записки,

акты, отчеты и пр.).

В необходимых случаях результаты изучения до-

кументов отражаются в рабочих записях, выписках

и пр. На основании указанных записей формирует-

ся черновик документа. После набора текста и пе-

чати черновика документа его содержание редакти-

руется и корректируется. Уточненный вариант чер-

новика документа оформляется в соответствии с ус-

тановленными на предприятии требованиями, после

чего распечатывается не менее чем в двух экземп-

лярах.

Контрольный экземпляр ответственный исполни-

тель хранит у себя до минования в нем надобности.

Первый

экземпляр,

если это необходимо, направля-

ется на согласование. Результаты согласования от-

ражаются на оборотной стороне

последнего

листа

проекта документа (в виде виз и замечаний) или в

"Листе согласования" (если проект подлежит согла-

сованию с 4 и более должностными лицами или струк-

турными подразделениями. —

Авт.).

По результатам согласования в проект

докумен-

та вносятся дополнительные уточнения. Проект до-

кумента вновь распечатывается, после чего пред-

ставляется на подпись (утверждение) руководите-

лю предприятия (через делопроизводство или се-

кретариат. —

Авт.)*.

Подписанный (утвержденный) документ переда-

ется в делопроизводство для регистрации (путем

простановки на первом листе документа штампа

"Инв.

№

и внесения данных о документе в жур-

нал учета) и, если это необходимо, тиражирование.

Контрольный экземпляр документа подшивается в

дело (хранится отдельно в делопроизводстве). Ко-

пия подписанного (утвержденного) документа в обя-

зательном порядке передается должностному лицу

* Проекты организационно-распорядительных документов пос-

ле подготовки и согласования с заинтересованными подразделе-

ниями и должностными лицами передаются в юридическую служ-

бу предприятия для проверки соответствия содержания проектов

законодательству РФ, а затем — в службу

ДОУ,

которая осуще-

ствляет контроль за правильностью их оформления. Полностью

оформленные документы передаются на подпись руководству в

соответствии с правом подписи

документов

и распределением

обя-

занностей.

(в структурное подразделение), осуществлявшее под-

готовку соответствующего проекта.

Прочие экземпляры документа выдаются под

роспись должностным лицам (структурным подраз-

делениям) предприятия для руководства в практи-

ческой работе. По миновании надобности документ

возвращается

в делопроизводство с отметкой о при-

еме. По истечении сроков постоянного хранения ука-

занные документы передаются в архив или уничто-

жаются в установленном порядке.

Глава 3

ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-

ПОИСКОВОЙ РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАМ

ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1.

Назначение информационно-поисковой

системы

(ИПС)

Информационно-поисковая система (далее — ИПС)

представляет собой совокупность организационных и

технологических средств для планомерного и целена-

правленного накопления, обработки и последующего

использования сведений о документах предприятия.

Современная ИПС предполагает:

1) регистрацию и индексирование документов

предприятия;

2) создание на основе сведений о регистрации и

индексации информационно-поисковых массивов

данных (в форме бумажных и машинных картотек);

3) оперативное хранение

данных,

их постоянная

актуализация.

Регистрация и индексирование документов — это

фиксация факта создания или поступления документа

путем проставления на нем индекса (индивидуального

номера) с последующей записью необходимых сведе-

ний о документе в журналах учета (иных

учетно-реги-

страционных

документах предприятия. —

Лет,).

Индекс документа состоит из порядкового номе-

ра (устанавливаемого в пределах регистрируемого

массива документов. —

Авт.),

который, исходя из

задач поиска, дополняется индексами по номенкла-

туре дел, классификаторами корреспондентов, ис-

полнителей и др. Составные части индекса отделя-

ются друг от друга косой чертой.

Регистрации и индексированию подлежат все

документы предприятия, сведения о которых требу-

ют учета в справочных целях. Регистрация и индек-

сирование документов производится однократно, как

правило, в день их поступления на предприятие.

3.2, Реквизиты регистрации и индексации,

необходимые для формирования

и функционирования

ИПС

Для обеспечения информационной совместимос-

ти учетных сведений о документах рекомендуется

следующий обязательный состав реквизитов регист-

рации и индексации:

1) адресат (разработчик) документа (с указани-

ем фамилии и подразделения);

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) индекс документа;

5) заголовок документа или его краткое содер-

жание;

6) краткое содержание резолюции;

7) срок исполнения;

8) отметка об исполнении (с указанием даты ис-

полнения, номера исполненного документа);

9) отметка о помещении в дело (с указанием но-

мера и страницы);

10) отметка о получении документа (с указанием

даты, фамилии и наименования подразделения лица,

получившего документ).

Состав обязательных реквизитов регистрации и

индексации, в зависимости от характера документа

и задач использования

информации,

может допол-

няться следующими реквизитами:

1) гриф (пометка) ограничения доступа к доку-

менту;

2) код по тематическому классификатору;

3) ключевые слова;

4) количество листов документа;

5) наличие приложений;

6) промежуточные сроки исполнения;

7) перенос сроков исполнения;

8) срок хранения документа;

9) статус документа (проект, версия);

10) вид передачи документа (почтой, факсом

и т. д.) и др.

Содержание работ и нормы времени на выпол-

нение автоматизированного ввода и поиска инфор-

мации о документах предприятия представлены в

табл. 5*.

Глава 4

ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО

ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

4.1.

Общие требования к организации

оперативного хранения документов

С момента заведения и до момента передачи в

архив предприятия документы хранятся по месту их

формирования в дела. Как правило, централизован-

ное хранение дел осуществляется в одном из под-

разделений службы ДОУ. Ответственность за пра-

вильную организацию оперативного хранения дел и

обеспечение их сохранности несет начальник служ-

бы ДОУ и соответствующего подразделения.

* Нормы времени на работы по ДОУ управленческих струк-

тур...

М.:

Минтруд России, 2002.