Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное унитарное предприятие

"Северная

специальная

электросвязь"

(ФГУП

"ССЭС")

ПРИКАЗ

№

г. Архангельск

Рис. 6. Пример бланка конкретного вида

документа

предприятия

Изготовление, учет, хранение и использование

бланков предприятия с изображением Государствен-

ного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логоти-

па) предприятия (далее — бланков. —

Авт.)

должно

осуществляться в строгом соответствии с их пред-

назначением. Изготовление указанных бланков сле-

дует производить только на полиграфических (штем-

пельно-граверных)

предприятиях, имеющих лицен-

зии на соответствующие виды деятельности, а также

сертификаты о наличии технических и технологи-

ческих возможностей для изготовления указанного

вида продукции с надлежащим качеством. Как пра-

вило, изготовление бланков осуществляется на ос-

новании заказа, оформленного в установленном за-

конодательством РФ порядке.

Бланки предприятия подлежат учету. С этой це-

лью на них с оборотной стороны типографским спо-

собом, нумератором или при помощи средств опера-

тивной полиграфии проставляют порядковые номе-

ра, а при необходимости — и серии этих номеров.

Учет бланков предприятия ведется раздельно по ви-

дам бланков. Данные учета отражаются в регистра-

ционно-учетной

форме

(карточке,

журнале) с при-

менением следующих реквизитов:

а) при поступлении бланков: наименование вида

бланка; дата поступления; номер сопроводитель-

ного документа; наименование поставщика блан-

ков; количество экземпляров; серия и номера блан-

ков;

б)

при выдаче бланков: наименование вида блан-

ка; количество экземпляров; серия и номера бланков;

наименование структурного подразделения организа-

ции, фамилия и инициалы должностного лица — по-

лучателя бланков; расписка в получении; примеча-

ние (отметка об уничтожении и т. д.).

Регистрационно-учетные

формы включают в но-

менклатуру дел предприятия.

Хранение бланков предприятия следует произ-

водить в надежно запираемых и опечатываемых шка-

фах. Уничтожение бланков предприятия следует

осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистра-

ционной форме. Приказом руководителя предприя-

тия назначаются должностные лица, несущие персо-

нальную ответственность за

учет,

хранение и исполь-

зование по назначению бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и

хранением бланков предприятия, как правило, воз-

лагают на соответствующее структурное подразде-

ление службы ДОУ. Проверки наличия, хранения

и использования бланков предприятия следует про-

водить не реже одного раза в год комиссией, на-

значаемой приказом руководителя предприятия.

О произведенных проверках делаются соответству-

ющие отметки в

учетно-регистрационных

формах

(после последней записи). В случае обнаружения

нарушений установленного на предприятии поряд-

ка и правил

изготовления,

учета, хранения и ис-

пользования бланков комиссия обязана провести

служебное расследование, результаты которого

оформляются актом. Акт представляется на рас-

смотрение руководителя предприятия для приня-

тия решения.

Глава 8

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОУ

И ОТВЕТСТВЕННЫХ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ

ПРЕДПРИЯТИЯ С ДОКУМЕНТАМИ

8.1.

Организация работы службы ДОУ

предприятия

Для осуществления эффективного документаци-

онного обеспечения управления на предприятии

фор-

мируется соответствующее структурное подразделе-

ние — служба (отдел, отделение, группа) документа-

ционного обеспечения (далее — служба ДОУ).

В процессе повседневной деятельности служба ДОУ

осуществляет ряд функций по обеспечению управ-

ления предприятия, в т. ч. организационную, мето-

дическую, информационную и контрольную.

Реализация перечисленных функций службы

ДОУ достигается последовательным решением ком-

плекса задач по

документационному

обеспечению

управления предприятия. Основными задачами служ-

бы ДОУ являются:

1) в рамках организационной функции:

а) осуществление общей организации

документаци-

онного обеспечения управления на предприятии в це-

лом и в его структурных подразделениях (тех из них,

где ведется служебная или деловая переписка. —

Авт.);

б) организация и регулирование документацион-

ных

потоков предприятия (входящих, исходящих и

внутренних документов);

в) организация и регулирование

документацией-

ных

связей между должностными лицами и струк-

турными подразделениями предприятия (так называ-

емых внутренних

документационных

связей. —

Лет.);

г) организация и регулирование документацион-

ных связей между предприятием и другими пред-

приятиями (организациями, учреждениями) (так

на-

зываемых внешних документационных связей. —

Авт.

);

2) в рамках методической функции:

а) осуществление методического обеспечения ра-

боты должностных лиц и структурных подразделе-

ний предприятия по вопросам

документационного

обеспечения управления;

б)

осуществление методического руководства под-

готовкой персонала предприятия по вопросам доку-

ментационного обеспечения управления;

3) в рамках информационной функции:

а) осуществление притока и оттока деловой и

служебной документированной информации на пред-

приятие и за его пределы;

б) осуществление обмена документированной

информацией внутри предприятия (между должност-

ными лицами и структурными подразделениями);

в) создание, накопление, учет, обработка и вы-

дача документированной информации должностным

лицам и структурным подразделениям;

г) осуществление текущего (оперативного), вре-

менного и долговременного (архивного) хранения

документированной информации;

4) в рамках контрольной функции:

а) осуществление контроля за состоянием рабо-

ты должностных лиц и структурных подразделений

по вопросам документационного обеспечения управ-

ления предприятия (включая вопросы исполнения

документов);

б) осуществление контроля за состоянием докумен-

тированной информации, состоящей на оперативном

или архивном хранении предприятия.

В зависимости от специфики организации и дея-

тельности предприятия в структуру службы ДОУ

могут быть включены следующие внутренние под-

разделения:

а) канцелярия (секретариат);

б) экспедиция (экспедиционный отдел);

в) делопроизводство

(учетно-регистрационный

отдел);

г) общий отдел (включает машинописное и копи-

ровально-множительное бюро);

д) вспомогательный отдел (включает бюро пере-

водов и стенограмм, контрольно-инспекционную и

юридическую группу);

е) отдел хранения (включает группы оператив-

ного, временного и архивного хранения).

Общее руководство службой ДОУ осуществляет

начальник службы, который, как правило,

подчи-

нен заместителю руководителя предприятия по уп-

равлению. В свою очередь, начальнику службы ДОУ

подчинен весь персонал службы. В состав службы

ДОУ входят:

— начальники внутренних подразделений;

— специалисты;

— технические исполнители.

Квалификационные характеристики, предъявля-

емые к различным категориям персонала службы,

представлены в приложении 6.

Организация службы ДОУ регламентируется:

1) положением о службе;

2) инструкцией по документационному обеспече-

нию управления;

3) инструкциями по отдельным видам деятель-

ности, отнесенным к компетенции службы и ее дол-

жностных лиц;

4) должностными инструкциями персонала

службы.

8.2.

Организация

работы ответственных

исполнителей с документами предприятия

Руководитель предприятия во взаимодействии с

другими должностными лицами и структурными под-

разделениями обеспечивают оперативное рассмотрение

документов, своевременное доведение их до сведения

ответственных исполнителей и контроль за качествен-

ным исполнением документов по существу вопроса.

При

рассмотрении

документов

руководитель

пред-

приятия

(иное

должностное

лицо, уполномоченное

выносить

решения

о порядке исполнения докумен-

тов) выделяет для первоочередного исполнения наи-

более срочные и важные документы.

Указанные

до-

кументы передаются на

исполнение

немедленно.

Прочие

документы

передаются

па исполнение в со-

ответствии с установленным на предприятии

поряд-

ком. Последний предусматривает:

1) сбор и обработку необходимой информации;

2) разработку проекта документа;

3) согласование проекта документа;

4) оформление проекта документа;

5) представление проекта документа на подписа-

ние (утверждение) руководителю предприятия;

6) регистрацию и последующую передачу доку-

мента по назначению.

При оперативном решении вопросов без состав-

ления дополнительных документов исполнитель де-

лает на свободных от текста местах

документа

сле-

дующие отметки:

1) о дате поступления (если

образовался

интер-

вал времени между регистрацией документа и его

доставкой исполнителю.

—Авт.);

2) о датах промежуточного исполнения (запрос

сведений, телефонные переговоры и т. д.);

3) о дате и результатах окончательного исполнения.

При наличии ответственного исполнителя все

остальные исполнители, привлекаемые к подготовке

документа, ответственны за своевременный и каче-

ственный анализ информации и представление от-

ветственному исполнителю в установленные им сро-

ки необходимых материалов (проектов документов,

справок, сведений и т. д.) в рамках отведенных им

полномочий. Ответственный исполнитель несет пер-

сональную ответственность за полноту и

достовер-

ность информации, использованной при подготовке

документа, за своевременное и качественное его ис-

полнение.

Перечень терминов с определениями в соответ-

ствии с ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архи-

вное дело"

приведен

в справочном приложении 7.

Рекомендации по организации компьютеризиро-

ванных рабочих мест для сотрудников предприятия,

допущенных к

обращению

с управленческой доку-

ментацией в соответствии с

СанПиН

2.2.2.542-96 "Ги-

гиенические требования к видеодисплейным терми-

налам, персональным электронно-вычислительным

машинам и организации работы", приведены в спра-

вочном приложении 8.

РАЗДЕЛ II

ДОКУМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Глава 1

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1.

Учредительный договор предприятия

Учредительный договор является одним из учре-

дительных документов юридического лица. В качестве

примера в данном случае будет рассматриваться учре-

дительный договор общества с ограниченной ответствен-

ностью (далее — ООО). Вопросы, связанные с подго-

товкой учредительного договора ООО, регламентиру-

ются положениями Федерального закона от 08.02.98

№

14-ФЗ

"Об обществах с ограниченной ответствен-

ностью" (с изм. от 11.07.98, 31.12.98, 21.03.02).

Как известно, ООО признается учрежденное

одним или несколькими лицами хозяйственное об-

щество, уставный капитал которого разделен на доли

определенных учредительными документами разме-

ров. При этом участники общества не отвечают по

его обязательствам и несут риск убытков, связан-

ных с деятельностью

общества,

в пределах стоимос-

ти внесенных ими вкладов*.

Содержание и структура учредительного догово-

ра ООО определены ст. 12 указанного Закона. Из

нее следует, что в учредительном договоре должны

найти свое отражение следующие вопросы:

1) обязательство учредителей создать общество;

2) определение порядка совместной деятельнос-

ти учредителей по его созданию;

* Участники общества, внесшие вклады в уставный капитал

общества

не полностью, несут солидарную ответственность по

его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части

вклада каждого из участников общества. См. ст. 2 Закона. (При-

меч. авт.)

3) состав учредителей (участников) общества;

4) размер уставного капитала общества;

5) размер доли каждого из учредителей (участ-

ников) общества;

6) размер и состав вкладов;

7) порядок и сроки внесения вкладов в уставный

капитал общества при его учреждении;

8) ответственность учредителей (участников) об-

щества за нарушение обязанности по внесению вкла-

дов;

9) условия и порядок распределения между уч-

редителями (участниками) общества прибыли;

10) состав органов общества;

11) порядок выхода участников из общества;

12) другие вопросы, являющиеся существенны-

ми для деятельности ООО и не подпадающие под

запрет законодательства РФ.

Учредительный договор может также содержать

в себе краткую вводную часть (преамбулу) и заклю-

чительные положения.

В соответствии с нормами гражданского зако-

нодательства РФ учредительный договор

заклю-

чается в простой письменной форме и подписыва-

ется всеми учредителями. Учредители вправе при-

дать учредительному договору нотариальную фор-

му, если сочтут это необходимым. Примерный текст

учредительного договора ООО представлен в при-

ложении 9.

1.2. Устав предприятия

Устав является одним из учредительных доку-

ментов юридического лица. В качестве примера в

данном случае будет рассматриваться устав федераль-

ного государственного унитарного предприятия

(ФГУП).

Уточним,

что в соответствии с Федераль-

ным законом от 14.11.02 №

161-ФЗ

"О государствен-

ных и муниципальных унитарных предприятиях"

унитарное предприятие — это "коммерческая орга-

низация, не наделенная правом

собственности

на

имущество, закрепленное за ней собственником.

В форме унитарных предприятий могут быть созда-

ны только государственные и муниципальные пред-

приятия. Имущество унитарного предприятия при-

надлежит на праве собственности Российской

Феде-

рации, субъекту Российской Федерации или муни-

ципальному образованию".

Вопросы, связанные с подготовкой устава

ФГУП,

регламентируются положениями Федерального закона

"О государственных и муниципальных

предприятиях".

Так, ст. 9 Закона гласит, что "учредительным докумен-

том унитарного предприятия является его устав".

В зависимости от принадлежности ФГУП, устав

унитарного предприятия утверждается уполномоченны-

ми государственными органами РФ, государственными

органами субъекта РФ или же органами местного само-

управления. Как следует из содержания указанной ста-

тьи, содержание устава ФГУП должно включать:

полное и сокращенное фирменные наименова-

ния унитарного предприятия;

2) указание на место нахождения

унитарного

предприятия;

3) цели, предмет, виды деятельности унитарного

предприятия;

4) сведения об органе или органах, осуществля-

ющих полномочия собственника имущества унитар-

ного предприятия;

5) наименование органа унитарного предприятия

(руководитель, директор, генеральный директор);

6) порядок назначения на должность руководи-

теля унитарного предприятия, а также порядок за-

ключения с ним, изменения и прекращения трудо-

вого договора в соответствии с трудовым законода-

тельством и иными содержащими нормы трудового

права нормативными правовыми актами;

7) перечень фондов, создаваемых унитарным

предприятием, размеры, порядок формирования и

использования этих фондов;