Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

Продолжение табл. 7

Дата документа

Регистрационный но-

мер документа

Ссылка на регистра-

ционный

№ и дата

документа

Указание

на место со-

ставления (издания)

документа

Указывается дата подписания или утвержде-

ния документа (для протокола - дата заседа-

ния, для акта - дата события) в последова-

тельности: день месяца, название месяца, год.

День и название месяца обозначаются двумя

парами арабских цифр, год - четырьмя*

Указывается арабскими цифрами порядковый

номер по регистрационному журналу. В необ-

ходимых случаях последний может допол-

няться индексом дела по номенклатуре дел ор-

ганизации, кодом корреспондента, кодом ис-

полнителя и пр.

Указываются номер и дата документа, на ко-

торый дается ответ

Указываются в соответствии с принятым ад-

министративно-территориальным делением, с

использованием общепринятых сокращений

Если документ разрабатывается не-

сколькими организациями, то датой

документа является наиболее поздняя

из указанных ими при подписании

Регистрационный номер документа,

составленного совместно двумя и бо-

лее организациями, состоит из реги-

страционных номеров, присвоенных

по журналам каждой из

этих

органи-

заций, проставленных через косую

черту в порядке указания авторов

документа

Применяется только в исходящих от-

ветных документах

Указываются, если затруднено его

определение по реквизитам 08, 09

* Например,

01.11.2005

или в последовательности: год, месяц, день, например, 2003.08.27. Кроме того, допускается

словесно-цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г.

Продолжение табл. 7

Сведения об адресате

Гриф утверждения

документа

Резолюция

Заголовок к тексту

Указываются наименования адресатов - орга-

низаций или структурных подразделений

(в именительном падеже), должностных или

физических лиц (в дательном

падеже)*

При утверждении должностным лицом - УТ-

ВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наиме-

нования должности

утверждающего

лица,

его

подписи, инициалов, фамилии, а также даты

утверждения.

При утверждении постановлением (решением,

приказом, протоколом и т. п.) - УТВЕРЖДЕ-

НО (без кавычек) с указанием наименования

утверждающего документа в именительном

падеже, его даты и номера*

Указываются фамилии и инициалы исполнителей,

содержание поручения (при

необходимостиХ

срок

исполнения, подпись поручителя и дата

Включает в себя согласованное с наименова-

нием документа указание на краткое содержа-

ние

последнего (обычно - в предложном или

родительном падеже)

При направлении документа в не-

сколько однородных организаций

(структурных подразделений) сведе-

ния указываются обобщенно

Располагается в правом верхнем углу

документа

В отдельных случаях допускается

оформление резолюции на отдельном

листе

Заголовок к тексту документов,

оформленных на листах А5, может не

составляться

Подробнее см. Примеры оформления грифа утверждения (А, Б, В, Г).

Продолжение табл. 7

Отметка о контроле

Текст документа

Отметка о наличии

приложения

Подпись

Гриф согласования

документа

Указывается на документах, исполнение кото-

рых поставлено на контроль, - штампом "К"

или "Контроль"

Составляется на государственном языке в соот-

ветствии с законодательством РФ (субъекта РФ).

Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного

текста или сочетания вышеперечисленного*

При наличии приложений к документу - При-

ложение: на стольких-то листах, в стольких-то

экземплярах. Для приложения, не названного в

тексте, указывается и его наименование. При

наличии нескольких приложений приводится

их нумерация

Включает в себя наименование должности,

личную подпись, ее расшифровку (инициалы

фамилию)**

При согласовании должностным лицом - СО-

ГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование

должности, личная подпись лица, проводив-

шего согласование, ее расшифровка, дата со-

гласования. При согласовании другим доку-

ментом - СОГЛАСОВАНО, наименование до-

кумента, наименование разработчика доку-

мента, дата и номер

документа***

Должность не указывается (указыва-

ется сокращенно) при оформлении на

бланке должностного лица

* Подробнее см. параграф

7.1.

(Примеч. авт.)

** Подробнее см. Примеры оформления подписи (А, Б, В, Г).

***

Подробнее см. Примеры оформления грифа согласования (А, Б).

Продолжение табл. 7

Виза согласования

документа

Печать

Отметка о заверении

копии

Отметка об исполни-

теле

Указываются должность, личная подпись ви-

зирующего,

ее расшифровка, дата визирова-

ния. При наличии замечаний выше подписи

делается пометка: "Замечания прилагаются".

Виза ставится на обороте последнего листа

подлинника документа или копии отправляе-

мого документа (письма)

Ставится на документах, удостоверяющих

права лиц, фиксирующих факты, связанные с

финансовыми средствами, а также на иных

документах, для которых требуется заверение

подписи*

Указывается - "Верно", должность, личная

подпись лица, заверившего копию, расшиф-

ровка подписи, дата заверения

Указываются инициалы и фамилия исполни-

теля, номер его телефона

При необходимости согласования с 4

и более должностными лицами

оформление виз производится на

"Листе согласования". Замечания

прилагаются на отдельном листе

Ставится на свободном поле левее

подписи, с частичным перекрытием

личной подписи или поверх отметки

М. П. - место печати

При необходимости заверяется печа-

тью организации. Ксерокопии, со-

держащие изображение оттиска пе-

чати организации, повторно печатью

не заверяются

Располагается в левом нижнем углу

лицевой или оборотной стороны по-

следнего листа документа

См. также приложение 4.

Окончание табл. 7

Отметка об исполне-

нии документа и на-

правлении его в дело

Отметка о поступле-

нии документа в ор-

ганизацию

Идентификатор элек-

тронной копии доку-

мента

Указываются ссылка на дату и номер доку-

мента, свидетельствующего об исполнении,

либо отметка "В дело такое-то", личная под-

пись исполнителя и дата исполнения

Указываются порядковый номер и дата поступ-

ления документа

Указываются наименование файла, дата и дру-

гие данные, необходимые для поиска доку-

мента

Отметка об исполнении документа

может быть подписана руководите-

лем подразделения, в котором испол-

нен документ

В необходимых случаях также ука-

зываются часы и минуты поступле-

ния документа

Проставляется в левом нижнем углу

(колонтитуле)

каждого листа доку-

мента

•ц.

Примеры оформления подписи документа

А. Пример оформления подписи документа, от-

печатанного на общем бланке предприятия:

Заместитель

генерального

директора

по

информационным

технологиям Личная подпись И.О. Фамилия

Б. Пример оформления подписи документа, от-

печатанного на бланке должностного лица предпри-

ятия:

Личная подпись И.О. Фамилия

В. Пример оформления подписи документа

не

сколькими должностными лицами предприятия:

Заместитель

генерального директора

по информационным

технологиям Личная подпись И.О. Фамилия

Начальник

отдела автоматизации Личная подпись И.О. Фамилия

Г. Пример оформления подписи документа лица-

ми, занимающими равные должности, с центрирова-

нием относительно самой длинной строки реквизита:

Заместитель

генерального директора генерального директора

по информационным по маркетингу

технологиям

Личная подпись Личная подпись

И.О. Фамилия И.О. Фамилия

Примеры оформления грифа согласования

А. Пример оформления грифа согласования до-

кумента с должностным лицом:

СОГЛАСОВАНО

Вице-мэр г. Энска Энской области

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Б. Пример оформления грифа согласования до-

кумента письмом, протоколом и т. п.:

СОГЛАСОВАНО

Распоряжение

начальника

Энского УВД

от 07.11.2003

Ли

117/2/3

Несмотря на довольно значительное общее чис-

ло реквизитов, их использование для оформления

тех или иных управленческих документов предпри-

ятия осуществляется избирательно, исходя из целе-

сообразности

и с учетом вида документа. Так, в со-

ответствии с подп. 4.7 ГОСТ

Р6.30-2003

бланк

пись-

ма, в зависимости от учредительных документов

предприятия, включает реквизиты 01 (02 или 03),

04—06,

08,

09 и, при необходимости, ограничитель-

ные отметки для верхних границ зон расположения

реквизитов

11—15

17—20.

Бланк конкретного вида

документа (кроме письма) включает реквизиты 01

(02 или 03), 08, 10, 14

и,

при

необходимости,

огра-

ничительные отметки для верхних границ зон рас-

положения реквизитов

11—13,

18 и 19. Схемы рас-

положения реквизитов на угловом и продольном

бланках представлены в приложении 3. Рассмотрим

далее требования к бланкам документов предприя-

тия.

7.4. Требования к бланкам документов

Документы предприятия должны, как

правило,

оформляться на бланках форматов А4

(210x297

мм),

А5

(148

х210 мм). Для изготовления бланков предпри-

ятия применяется плотная бумага светлых тонов —

плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м

, а

белизна — не менее 90%. Бумага для бланков долж-

на быть достаточно прочной, малодеформирующей-

ся при случайном нагреве или смачивании, с повер-

хностью, не подверженной

пылению

(т. е. отслаива-

нию с поверхности мелких бумажных частичек, от-

дельных волокон. —

Авт.}

при нанесении текста на

печатающем устройстве.

Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо чи-

таться. С этой

целью

используется типографская

краска черного (для многоцветных бланков — тем-

ного или контрастного) тона, а также шрифты со

строгими, хорошо различимыми очертаниями. Раз-

мер шрифта должен обеспечивать незатрудненное

чтение содержания бланка при удовлетворительных

условиях освещения. Документы, оформленные на

бланках, должны иметь поля — свободное от текста

пространство по краям листа — размером не менее:

с левого, верхнего и нижнего краев — 20 мм, а с

правого — 10 мм.

Участки листа, предназначенные для размеще-

ния переменной информации в титульной части блан-

ка, могут отмечаться специальными символами или

особой разметкой. В частности, место для основного

текста на бланке может очерчиваться тонкой кон-

трастной линией по периметру листа (рамкой). При

этом разметка осуществляется либо центрованным

(симметрично осевой вертикали листа, с выравнива-

нием строк по правой границе), либо флаговым (от

левой границы размещения реквизитов, без вырав-

нивания строк) способом.

Различают бланки с угловым и продольным распо-

ложением реквизитов. Первые считаются более эконо-

мичными, поскольку позволяют более

рационально

использовать площадь бланка, отведенную для

распо-

ложения текста документа. Вторые чаще применяются

для представительских целей. Примеры оформления

бланков предприятия в соответствии с требованиями

ГОСТ

Р6.30-2003

представлены на рис.

1—6.

Федеральное

государственное унитарное предприятие

"Северная

специальная

электросвязь"

(ФГУП

"ССЭС")

Рис. 1.

Пример

общего бланка предприятия

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное унитарное предприятие

"Северная специальная электросвязь"

(ФГУП "ССЭС" )

ул. Петровская, д. 70, г. Архангельск, 180000

Тел.:

(817) 33-20-20,

33-20-22,

факс: 33-20-33

е-таИ:

xеVе^5Vуаг(д)$еVе^5Vуаг.

ОКПО

028842708,

ОГРН

1018800490687, ИНН/КПП

8809408603/882353070

На №

Рис. 2. Пример продольного бланка письма

предприятия

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное

унитарное предприятие

"Северная специальная электросвязь"

(ФГУП

"ССЭС")

ул. Петровская, д. 70, г,

Архангельск,

180000

Тел.:

(817)

33-20-20,

33-20-22,

факс: 33-20-33

е-таП:

xе•^е^кVуа2@веVе^$Vуаг.

ги

ОКПО 028842708, ОГРН

1018800490687

ИНН/КПП 8809408603/882353070

На №

Рис. 3.

Пример

углового бланка письма

предприятия

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное унитарное предприятие

"Северная специальная

электросвязь"

(ФГУП

"ССЭС")

Телекоммуникационный отдел

ул. Петровская, д. 70, г. Архангельск, 180000

Тел,:

(817)

3320-36,

факс:

33-2037

е-таи:

^е^еI^от@,

^еVе^5Vуаг.

ги

ОКПО

028842708,

ОГРН

1018800490687, ИНН/КПП

8809408603/882353070

На №

Рис. 4. Пример бланка структурного

подразделения предприятия

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное унитарное предприятие

"Северная специальная

электросвязь"

(ФГУП

"ССЭС")

НАЧАЛЬНИК

ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОГО ОТДЕЛА

ул. Петровская, д. 70, г. Архангельск, 180000

Тел.:

(817) 33-20-36, факс: 33-20-37

е-таи:

ОКПО 028842708, ОГРН 1018800490687, ИНН/КПП

8809408603/882353070

На

Ли

Рис. 5. Пример

бланка

должностного лица

предприятия