Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

кой-то из строк (граф) данные по определенным при-

чинам отсутствуют, в этом месте ставится прочерк (де-

фис). Повторяющийся текст допускается после одно-

кратного упоминания заменять в дальнейшем словами

"То

же".

Номерные линейки (строка с

нумерацией

столб-

цов и столбец с нумерацией строк), как правило, вклю-

чают в тело таблицы в тех случаях, когда ее размеры

превышают одну страницу принятого для письмен-

ной работы формата. В этом случае столбец с нуме-

рацией располагается левее боковика, а строка с ну-

мерацией — под нижним ярусом подзаголовка и по-

вторяется затем вверху каждой последующей стра-

ницы, на которой располагается таблица. Кроме того,

при переносе на каждой последующей странице на

месте расположения номера таблицы делается соот-

ветствующее примечание, например: "Продолжение

таблицы

Таблицы небольшой ширины с большим количеством

строк допускается располагать по частям на одной

стра-

нице (в альбомном развороте) рядом друг с другом,

при этом головка таблицы дублируется для каждой из

частей таблицы. Кроме того, в альбомном развороте

следует располагать те таблицы, которые не умещают-

ся по ширине в книжном развороте. При размещении в

книжном развороте допускается разносить таблицу на

два смежных листа.

Цифровые данные, выраженные в разных едини-

цах, снабжаются необходимыми пояснениями в

заго-

ловках (подзаголовках) соответствующих граф. Если

же все данные таблицы выражены в одной единице, то

следует разместить сокращенное название единицы в

круглых скобках через интервал ниже названия табли-

цы с выравниванием по правому краю листа. Наимено-

вание показателя, предельное значение которого по

каким-то причинам лимитировано, вписывается в

соот-

ветствующую графу с примечанием, например: "коли-

чество циклов замерзания, ед., не менее".

В цифровых таблицах числа, имеющие больше 4

знаков, должны отделяться интервалами в один знак

на классы по три в каждом, за исключением чисел,

обозначающих номера и календарные годы. Если в гра-

фах таблицы встречаются повторяющиеся от строки к

481

строке данные, допускается указывать их один раз

(см. ниже).

Ширина,

мм

15,0

20,0

25,0

30,0

Длина, мм

20,0

25,0

30,0

35,0

Высота,

мм

25,0

Объем,

мм

7500

12500

18750

27500

Примечание

Заголовки столбцов в первом (верхнем) ярусе пи-

шутся с прописной буквы в именительном падеже без

абзацных отступов. Если заголовок столбца большой,

то следует уменьшить размер шрифта, использовать

общеупотребимые

сокращения или развернуть текст

названия вертикально, так, чтобы он воспринимался

снизу вверх, "по ходу" таблицы. Заголовки последую-

щих (младших) ярусов пишутся со строчной буквы в

произвольном падеже.

При выборе последовательности расположения стол-

бцов целесообразно использовать боковик для обозна-

чения главного параметра таблицы, а заключительный

столбец (концевик) — для размещения примечаний. В

остальных столбцах следует отражать переменные све-

дения, начиная с наиболее важных. При выборе после-

довательности расположения строк целесообразно ис-

ходить либо из принципа соблюдения сквозной поряд-

ковой нумерации, либо из принципа алфавитного рас-

положения данных.

Оптимальные размеры таблицы составляют от тре-

ти до двух третей страницы формата А4 (т. е. от 10 до

20 строк. —

Авт.}

с разбивкой на 8-12 столбцов, из

которых 1-2 могут занимать до половины ширины стра-

ницы. При необходимости размещения большего коли-

чества сопоставляемых данных следует произвести пе-

ренос таблицы на следующую страницу (с

обязатель-

ной пометкой "Продолжение таблицы

"),

увеличить

дискрет вносимых в таблицу данных либо

уменьшить

размер шрифта. Если требуется разместить в таблице

большее число сравнительных характеристик, то сле-

дует произвести их более тщательный отбор или раз-

нести по нескольким таблицам с различными объеди-

няющими признаками.

482

Правила оформления формул

Нередко в содержании документов встречаются так-

же формулы, оформление которых также имеет ряд

особенностей. Так, ссылки на порядковые номера фор-

мул даются либо по тексту, либо в примечаниях к тек-

сту, например: "см. формулу 3.1",

— как следует из

формулы

А.З

и т. п. При этом формулы — за исклю-

чением формул, выносимых в приложения, — должны

иметь сквозную нумерацию либо на протяжении всей

письменной работы, либо внутри ее отдельных частей.

Номер формулы обозначается заключенными в круг-

лые скобки арабскими цифрами (с отделением состав-

ляющих порядкового номера точкой) располагается на

одной

строке

(на осевой линии) с формулой с вырав-

ниванием по правому краю

листа,

например:

ху/(у

+21)

(2.33)

Формулы, вынесенные в приложения, нумеруются

с соблюдением указанных правил, но в

пределах

одно-

го приложения. В этом случае первым составляющим

элементом номера формулы будет литера, указываю-

щая на принадлежность данной формулы конкретному

приложению. Сквозная нумерация формул предотвра-

тит путаницу в процессе изучения работы. Порядко-

вые номера формул обозначаются арабскими цифрами

в круглых скобках. Номера указываются правее фор-

мулы либо в следующей за формулой

строке.'Номер

дробной формулы располагается на середине основно-

го дробного разделителя. При небольших размерах

формул (в частности, химических элементов) допуска-

ется их группировка.

Расшифровка символов (элементов) формулы дает-

ся непосредственно за (под) формулой в виде последо-

вательного перечисления расшифровок с новой строки

или через точку с запятой. Связующее слово "где" рас-

полагают через запятую на одной строке (на осевой

линии) с формулой на 3-5 символов правее последнего

знака формулы или (в том случае, если места недоста-

точно) — через строку ниже формулы, с абзацным от-

ступом. После слова "где" двоеточие не ставится. Рас-

шифровываемый элемент формулы и текст расшифров-

453

ки разделяются тире, при этом текст расшифровки (кро-

ме последней) завершается точкой с запятой (после-

дней — точкой).

Перенос формулы на следующую строку (страни-

цу) осуществляется на знаках выполняемых операций,

при этом знак действия, на котором производится пе-

ренос, дублируется (указывается на предыдущей и по-

следующей строке). Знак умножения

"."

при переносе

заменяют на знак

"х".

Целесообразно выносить фор-

мулы в отдельные строки, располагая их после соот-

ветствующей ссылки в тексте. Если по каким-то причи-

нам это невозможно (размеры и конфигурация форму-

лы, специфика построения текста и пр.), можно распо-

ложить формулы на последующих страницах. При

включении формулы во фрагмент текста, ограничен-

ный круглыми скобками, ссылку на указанную форму-

лу, как правило, выделяют квадратными скобками.

Не рекомендуется включать формулы в предложе-

ния текста, поскольку это делает стиль изложения гро-

моздким. Если, однако, это все же необходимо сделать,

то на формулы распространяются общие правила пун-

ктуации. При этом двоеточие перед формулой ставится

в тех случаях, когда того требует построение текста.

Формулы, следующие друг за другом (в т. ч. построч-

но), разделяются точкой с запятой. Набор формул обыч-

но осуществляется шрифтом меньшего размера. Для

экономии места формулы размещают в тексте без аб-

зацного отступа с растяжкой по ширине. Правила раз-

мещения математических выражений, используемых при

оформлении содержания документа, соответствуют пра-

вилам размещения формул.

484

Список литературы

Конституция Российской Федерации.

М:

Проспект, 2000.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ.

М.:

Проспект,

2002.

Гражданский кодекс РФ. Части I, II, III.

М.:

Проспект,

2002.

Трудовой кодекс РФ.

М.:

Проспект, 2002.

Закон РФ от 11.03.92

№

2490-1

"О коллективных дого-

ворах и соглашениях" (с

изм.

от 24.11.95, 01.05.99, 30.12.01).

Федеральный закон от 26.12.95 № 208-ФЗ "Об акцио-

нерных обществах".

Федеральный закон от 08.02.98 №

14-ФЗ

"Об обще-

ствах с ограниченной ответственностью" (с изм. от 11.07.98,

31.12.98, 21.03.02).

Федеральный закон от 19.07.98 №

115-ФЗ

"Об особеннос-

тях правового положения акционерных обществ работников

(народных предприятий) (с изм. и доп. от 21.03.02).

Федеральный закон от 14.11.02 №

161-ФЗ

"О государ-

ственных и муниципальных унитарных предприятиях".

ГОСТ

Р51141-98.

Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения.

М.:

Изд-во стандартов, 1998.

ГОСТ

Рб.30-2003.

Унифицированные системы докумен-

тации. Унифицированная система организационно-распоря-

дительной документации. Требования к оформлению доку-

ментов.

М.:

Изд-во стандартов, 2003.

ОСТ 29.115-88. Оригиналы авторские и текстовые изда-

тельские.

М.:

Изд-во стандартов, 1989.

СанПиН 2.2.2.542-96. Гигиенические требования к видео-

дисплейным терминалам, персональным электронно-вычисли-

тельным машинам и организации работы. Утверждены

поста-

новлением

Госкомсанэпиднадзора

России от 14.07.96 № 14.

Государственная система документационного обеспечения

управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требо-

вания к документам и службам документационного обеспече-

ния. Введена в действие приказом

Главархива

СССР от

25.05.88 № 33.

М.:

Главархив СССР, 1991.

Документационное обеспечение кадровой деятельности.

Порядок оформления документов по личному составу в делоп-

роизводстве отдела кадров и бухгалтерии / Методические ре-

комендации

Мосгорархива.

М.,

1993.

ДР 191-98. Унификация текстов управленческих докумен-

тов

Методические рекомендации

ВНИИДАД

ФАС РФ.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра-

боты по документационному обеспечения управления. Утвер-

ждены постановлением Минтруда России от 25.11.94 № 72.

М.,

1995 (копия).

Нормы времени на работы по документационному обес-

печению управленческих структур федеральных органов ис-

485

полнительной

власти. Утверждены постановлением Минтру-

да России от 26.03.02 № 23. М., 2002.

Типовая

инструкция'яо

делопроизводству в федеральных

органах исполнительной власти. Утверждена приказом

Феде*

ральной

архивной службы России от 27.11.00 № 68.

М.,

2001.

Правила подготовки нормативных правовых актов феде-

ральных органов исполнительной власти и их государствен-

ной регистрации. Утверждены постановлением Правительства

РФ

от

13.08.97

№

1009

(с изм. от 11.12.97,

06.11.98,

11.02.99).

Разъяснения о применении Правил подготовки нормативных

правовых актов федеральных органов исполнительной власти и

их государственной регистрации. Утверждены приказом Миню-

ста России от 14.07.99 № 217.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на пред-

приятиях, в учреждениях и организациях. Утверждена по-

становлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162 (в ред.

от 19.10.90).

Инструкция о ведении делопроизводства по предложени-

ям, заявлениям и жалобам граждан в Министерстве финан-

сов Российской Федерации. Утверждена приказом Минфина

России от 31.12.92 № 81.

Об утверждении примерного устава федерального государ-

ственного унитарного предприятия. Распоряжение Мингосиму-

щества России от 16.02.00 №

188-р

(с изм. от 06.03.01).

Об утверждении примерного контракта с руководителем

фе-

дерального государственного унитарного предприятия. Распоря-

жение Мингосимущества России от 16.02.00 №

189-р.

Типовые правила внутреннего трудового распорядка для

рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций.

Утверждены постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84

№

213.

Об утверждении унифицированных форм первичной учет-

ной документации по учету труда и его оплаты. Постановле-

ние Госкомстата России от 06.04.01 № 26.

Временные рекомендации о порядке применения контрак-

тной формы заключения трудового договора. Введены в дей-

ствие приказом Минтруда РСФСР от 29.03.91

№

34.

Рекомендации по заключению трудового договора (кон-

тракта) в письменной форме. Утверждены постановлением

Минтруда России от 14.07.93 № 315.

Квалификационный справочник должностей служащих.

Введен в действие постановлением Минтруда России от

21.08.98

М.:

ИНФРА-М, 2001.

Примерное положение об архивном отделе органа мест-

ного самоуправления.

М.:

ВНИИДАД, 2001.

Договоры в коммерческой деятельности: Практическое

пособие.

М.:

Юринформцентр, 2001.

Учредительные документы юридических лиц: Практичес-

кое пособие.

М.:

Юринформцентр, 2003.

486

СОДЕРЖАНИЕ

РАЗДЕЛ I. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ

РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

ПРЕДПРИЯТИЯ 3

Глава 1. Общие вопросы документирования

управленческой деятельности

предприятия (организации, учреждения) .... 3

1.1.

Документация предприятия 3

1.2.

Организационно-правовые основы

документирования управленческой

деятельности предприятия 5

Глава 2. Организация работы с входящими,

исходящими и внутренними документами

предприятия 6

2.1. Документооборот предприятия,

его основные каналы 6

2.2. Порядок работы с входящими

документами 7

2.3. Порядок работы с исходящими

документами

2.4. Порядок работы с внутренними

документами

Глава 3. Организация информационно-поисковой

работы по документам предприятия

3.1.

Назначение информационно-поисковой

системы (ИПС) 18

3.2. Реквизиты регистрации и индексации,

необходимые для формирования

и функционирования ИПС 19

Глава 4. Организация оперативного хранения

документов предприятия 20

487

4.1.

Общие требования к организации

оперативного хранения документов 20

4.2. Работа по

сокращению

объемов служебной

переписки и

совершенствованию

документооборота предприятия 24

Глава 5. Организация контроля исполнения

документов (КИД) 25

5.1.

Общие требования к организации контроля

исполнения документов 25

5.2. Основные функции инспектора по КИД

....26

Глава 6. Организация подготовки документов

к передаче на архивное хранение 28

6.1.

Общие требования к подготовке документов

для передачи на архивное хранение 28

6.2. Оформление дел, подлежащих передаче

на архивное хранение. Составление

описей дел 29

Глава 7. Общие требования к подготовке

управленческих документов

предприятия...

7.1.

Требования к содержанию документов 31

7.2. Общие требования к оформлению

документов. Особенности оформления

документов в соответствии с требованиями

ГОСТ Р6.30-2003 33

7.3.

Требования к реквизитам

документов

7.4. Требования к бланкам документов 47

Глава 8. Организация работы службы ДОУ

и ответственных исполнителей

предприятия с

документами

8.1.

Организация работы службы ДОУ

предприятия 53

8.2.

Организация работы ответственных

исполнителей с документами предприятия

....55

РАЗДЕЛ II. ДОКУМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 58

Глава 1. Учредительные документы

предприятия 58

1.1.

Учредительный

договор предприятия 58

1.2.

Устав предприятия 59

Глава 2. Организационные документы

предприятия 61

2.1.

Коллективный договор

2.2. Правила внутреннего трудового

распорядка 67

488

Глава 3.

Положение

об организации 68

3.1.

Положение о министерстве 68

3.2. Положение о федеральной

(региональной) службе 70

Глава 4. Положения об органах управления

предприятием 70

4.1. Положение о правлении предприятия 70

4.2.

Положение о совете директоров

предприятия

4.3. Положение об

общем

собрании

акционеров предприятия 72

4.4. Положение о генеральном директоре

предприятия 73

Глава 5.

Положения

об органах управления

предприятием 73

5.1.

Положение о структурном подразделении

предприятия 73

5.2. Положение о структурном подразделении

органа местного самоуправления 74

Глава 6. Особенности разработки иных видов

организационных документов

предприятия 74

6.1.

Положение об отделе кадров 74

6.2. Примерный текст положения

о секретариате 86

Глава 7. Штатное расписание предприятия.

Организационная структура

предприятия 86

7.1.

Штатное расписание предприятия 86

7.2. Организационная структура предприятия .... 87

Глава 8.

Инструкции

по основным

и второстепенным видам

деятельности 88

8.1. Инструкция по основному виду

деятельности предприятия 88

8.2. Инструкция по иным вопросам

деятельности предприятия 90

Глава 9. Правила. Разъяснения. Методические

рекомендации.

Внутренние

указания 90

Глава 10. Трудовые договоры с различными

категориями работников 94

Глава 11. Должностные инструкции 97

Глава 12. Приказы. Распоряжения 100

489

12.1.

Оформление приказа в соответствии

с Типовой инструкцией

по делопроизводству 100

12.2. Приказы по персоналу 104

Глава 13. Протоколы 107

Глава

14.

Деловые

письма

111

Глава 15.

Служебные

записки 114

Глава 16. Акты 116

Глава 17. Претензии. Исковые заявления.

Кассационные жалобы

118

17.1.

Общие требования к подготовке

претензий

118

17.2. Общие требования к подготовке

исковых заявлений 120

17.3. Общие требования к подготовке

кассационных жалоб 121

Глава 18. Доверенности

123

Глава 19. Справки

128

19.1. Общие вопросы подготовки справок 128

19.2. Порядок оформления справок

к проектам документов, представляемым

на подпись и утверждение, в соответствии

с Типовой инструкцией по

делопроизводству

129

19.3. Оформление справок о документообороте

предприятия в соответствии с Типовой

инструкцией о делопроизводстве 130

19.4. Организация справочной работы

по персоналу предприятия 131

Глава 20. Копии и выписки из

документов

134

20.1. Требования к оформлению копий

документов

134

20.2. Требования к оформлению выписок

из документов 136

ПРИЛОЖЕНИЯ 138

Приложение 1

Перечень типовых сроков исполнения

документов

138

Приложение 2

Прием и обработка документов,

поступающих по каналам электронной

почты и факсимильной связи 141

490