Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

6.8.4. Ответственный исполнитель определяет необ-

ходимое количество экземпляров документа, после чего

передает документ на тиражирование с соответствую-

щей пометкой на оригинале документа (карандашом).

На документ, рассылаемый более чем в 4 адреса,

ответственный исполнитель готовит расчет рассылки,

передаваемый им вместе с экземплярами документа в

службу ДОУ.

6.8.5.

Если к работе по подготовке документа

при-

влечено несколько ответственных исполнителей, пред-

ставляющих разные структурные подразделения, то в

соответствии с резолюцией или иным указанием

руко-

водителя один из них назначается старшим.

6.8.6. Доступ к разрабатываемым документам долж-

ны иметь только те лица, которые уполномочены осу-

ществлять их подготовку.

VII.

Информационно-поисковая

система

по документам предприятия

7.1.

Регистрация

документов

7.1.1.

Функционирование информационно-поиско-

вой системы по документам предприятия основано на

программно-технических средствах хранения и обра-

ботки данных об их регистрации.

7.1.2. Регистрации подлежат все документы, посту-

пающие или создаваемые на предприятии. При этом ре-

гистрация осуществляется однократно: входящих — в день

поступления на предприятие, внутренние и исходящие —

в день подписания или утверждения. При передаче доку-

мента из одного структурного подразделения в другое он

повторно, как правило, не регистрируется. Исключение

составляют копии

документа,

изготовленные для нужд

структурного подразделения дополнительно.

7.1.3. Регистрация документов производится в за-

висимости от их вида — письма, приказы, служебные

записки и т. д. Состав регистрационных данных оп-

ределяется таким образом, чтобы, с одной стороны,

обеспечить максимальное удобство при автоматизи-

рованном поиске того или иного документа, а с дру-

гой — по возможности сократить объем хранимых

данных.

341

7.1.4. Регистрация документов в ИПС производит-

ся на основании данных журналов учета и

РКФ.

При

вводе регистрационных данных в ИПС они подлежат

программной верификации (сличению) на предмет вы-

явления возможных ошибок и неточностей.

7.1.5. Для достижения совместимости регистраци-

онных данных между собой и надлежащего функцио-

нирования

информационно-поисковой

системы предпри-

ятия устанавливается следующий их состав:

1) наименование отправителя (разработчика);

2) наименование вида документа;

3) название документа;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) резолюция;

7) срок исполнения документа;

8) отметка об исполнении документа и направле-

нии его в дело;

9) гриф ограничения доступа к документу;

10) ключевые слова;

11)

количество листов в документе;

12) наличие приложений к документу;

13) отметка о постановке документа на контроль;

14) срок хранения документа;

15) место хранения контрольного экземпляра доку-

мента.

7.1.6. Основным идентификационным признаком

документа является его номер, присваиваемый ему при

регистрации. Номер документа состоит из порядкового

номера, соответствующего номеру записи в соответству-

ющем журнале учета, и номера журнала учета, запи-

санного через дробь (слэш).

Для отдельных видов распорядительных докумен-

тов — приказов, указаний и пр. — предусмотрено до-

полнение порядкового номера литерой (литерами),

указывающей на вид документа

("ПР",

"У" и т. д.).

7.2. Общий порядок функционирования информа-

ционно-поисковой системы по документам предприятия

7.2.1.

Общий порядок функционирования инфор-

мационно-поисковой системы по документам предпри-

ятия предполагает ввод, систематизацию, хранение,

поиск и выдачу необходимых данных о документах.

342

7.2.2. С целью обеспечения сохранности данных в

информационно-поисковой

системе

производится их

регулярная (не реже одного раза в 6 месяцев) ревизия,

а также дублирование. Копия информационного мас-

сива с данными о документах хранится на автономном

машинном носителе (на другом компьютере).

7.2.3. С целью обеспечения актуальности данных в

информационно-поисковой системе производится их

регулярное (не реже одного раза в месяц) обновление.

Сведения об обновлении данных учитываются в фор-

муляре информационно-поисковой системы.

7.2.4. Выдача данных о документах производится в

соответствии с запросом. Различают стандартные и це-

левые запросы.

7.2.5. Стандартные запросы позволяют получить о

документе совокупность строго определенных данных —

например, номер, дату и название документа. Подоб-

ные запросы применяются для получения о документе

информации общего содержания.

7.2.6. Целевые запросы позволяют получить о доку-

менте выборочные данные — например, номер докумен-

та, срок исполнения, место хранения и т. п. Подобные

запросы применяются для получения информации, уточ-

няющей или дополняющей информацию общего содер-

жания.

7.2.7. Информационно-поисковая система должна

обеспечивать гибкость при подготовке запросов.

7.2.8. Доступ к данным информационно-поисковой

системы осуществляется в соответствии со списком долж-

ностных лиц предприятия, ежегодно утверждаемым руко-

водителем по представлению начальника службы ДОУ.

VIII. Контроль

исполнения

документов

8.1. Организация контроля исполнения документов

8.1.1.

Контроль исполнения документов предприя-

тия включает постановку документа на контроль, пе-

риодический сбор сведений о ходе его исполнения и

снятие документа с контроля. Централизованный кон-

троль за исполнением документов предприятия возла-

гается на инспектора по КИД службы ДОУ, а в струк-

турных подразделениях предприятия — на начальни-

ков соответствующих подразделений.

343

8.1.2. Контролю подлежит исполнение всех зареги-

стрированных на предприятии документов, для кото-

рых решением руководителя установлен срок исполне-

ния. С этой целью данные о соответствующих доку-

ментах вносятся инспектором по КИД в "Журнал кон-

троля исполнения документов".

Непосредственно на документе до передачи его

на исполнение делается штемпельная отметка о кон-

троле — "На контроль", (в структурном подразделе-

нии — нанесенная от руки пастой красного цвета от-

метка "К").

8.1.3. Служба ДОУ делает соответствующие отмет-

ки в РКФ: вносит в нее фамилию исполнителя, содер-

жание резолюции и все последующие отметки о про-

хождении и исполнении документов.

8.1.4. Руководитель службы ДОУ еженедельно со-

ставляет сводку о ходе исполнения документов для пос-

ледующего информирования руководителя предприятия.

8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются

в календарных днях: для поступивших из вышестоя-

щих органов государственной власти и внутренних —

начиная с даты подписания (утверждения) документа;

для поступивших от других предприятий, а также от-

дельных граждан — начиная с даты их регистрации на

предприятии.

8.1.6. Документы подлежат исполнению в следую-

щие сроки:

1) с конкретной датой исполнения — в указанный

срок;

2) без указания конкретной даты исполнения, име-

ющие в тексте пометку "срочно" — в 3-дневный срок;

прочие — в срок, не превышающий 30 дней.

Если последний день срока исполнения документа

приходится на нерабочий день, то документ подлежит

исполнению не позднее рабочего дня, предшествующе-

го

нерабочему

дню.

8.2. Особенности осуществления контроля за ис-

полнением документов

8.2.1. При необходимости изменения срока испол-

нения документа ответственный исполнитель не позднее

чем за три дня до истечения ранее установленного сро-

ка представляет на имя руководителя предприятия мо-

тивированную просьбу о его продлении.

344

8.2.2. Повторный перенос срока исполнении доку-

мента не допускается. Сроки исполнения особо важ-

ных (срочных) документов не продлеваются.

8.2.3. Продление срока исполнения поручения Пре-

зидента РФ, Федерального Собрания РФ или

Прави-

тельства РФ допускается в исключительных случаях,

когда исполнение поручения невозможно осуществить

указанный срок по объективным причинам и при на-

личии соответствующего документального обоснования.

8.2.4. Проверка хода исполнения документа осуще-

ствляется каждые 10 дней и за 5 дней до истечения

срока его исполнения. Результаты контроля фиксиру-

ются в

РКФ.

8.2.5. Документ считается исполненным и снимается с

контроля после отправки его адресату (передачи для ис-

пользования в повседневной деятельности в структурные

подразделения или должностным лицам предприятия).

8.2.6. Контроль за исполнением документа возоб-

новляется, если в связи с его ненадлежащим исполне-

нием в адрес предприятия поступает повторное обра-

щение по этому же вопросу. В этом случае документ

снимается с контроля после того, как ведение служеб-

ной переписки по данному вопросу будет окончательно

завершено.

Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ,

сведения по исполненным документам проставляются

в РКФ отметкой "в

дело".

IX. Организация документов

в делопроизводстве

9.1.

Организация документов в делопроизводстве

9.1.1.

Организация документов в делопроизводстве

представляет собой совокупность видов работ, обеспе-

чивающих сохранность, учет, систематизацию докумен-

тов, формирование и оформление дел в делопроизвод-

стве и их передачу в архив в соответствии с установ-

ленными требованиями.

9.1.2. Номенклатура дел — систематизированный

перечень заголовков (наименований) дел предприятия

с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации

группировки исполненных документов в

дела,

систе-

345

матизации и учета дел, определения сроков их хране-

ния и является основой для составления описей дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а

также для учета дел временного (до 10 лет

включитель-

но) хранения.

9.1.3.

При составлении номенклатуры дел следует

принимать во внимание сложившиеся между

структур-

ными подразделениями организационно-документаци-

онные

связи, специфику их повседневной деятельнос-

ти, а также состав номенклатуры дел за

предшествую-

щие три года.

9.1.4. Ежегодно составляются (переутверждаются)

номенклатуры дел для структурных подразделений, а

также сводная номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел структурного подразделения со-

ставляется лицом, ответственным за ведение делопро-

изводства, согласовывается с архивом предприятия,

подписывается руководителем подразделения, после

чего представляется в службу ДОУ.

9.1.5.

Вновь созданное структурное подразделение

обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел

и представить ее в службу ДОУ.

9.1.6. Сводная номенклатура дел предприятия со-

ставляется службой ДОУ на основе ранее утвержден-

ных номенклатур дел структурных подразделений при

участии архива предприятия.

9.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в ко-

личестве трех экземпляров. Первый утвержденный эк-

земпляр номенклатуры дел является документом по-

стоянного срока хранения и включается в номенклату-

ру дел в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр ис-

пользуется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий

экземпляр хранится в ведомственном архиве.

9.1.8.

Сводная номенклатура дел предприятия еже-

годно уточняется, утверждается и вводится в действие

с 1 января следующего календарного года.

9.2. Порядок оформления сводной номенклатуры

дел предприятия

9.2.1. Разделы сводной номенклатуры дел предпри-

ятия располагаются в соответствии с фактической орга-

низационной структурой предприятия.

Графы сводной номенклатуры дел предприятия за-

полняются нижеследующим образом:

346

9.2.2. В графе 1 номенклатуры дел проставляются

индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного условного обо-

значения структурного подразделения предприятия и

порядкового номера заголовка дела по номенклатуре

данного структурного подразделения.

9.2.3. Индексы дел обозначаются арабскими циф-

рами, например: 12-05, где 12 — условное обозначение

структурного подразделения, 05 — порядковый номер

заголовка дела по номенклатуре данного подразделе-

ния. При этом в номенклатуре дел рекомендуется со-

хранять одинаковые индексы для однородных дел в

пределах разных структурных подразделений. Для пе-

реходящих дел индекс сохраняется.

9.2.4. В графу 2 номенклатуры дел

включаются

заголовки дел (томов, частей).

9.2.5. Заголовок дела должен четко, в обобщенной

форме отражать основное содержание и состав доку-

ментов дела. Не допускается употребление в заголовке

дела неконкретных формулировок ("разные материа-

лы", "общая переписка" и т. д.).

9.2.6. Заголовок дела состоит из

элементов,

распо-

лагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал, книга и

т. д.) или разновидности документов (протоколы, при-

казы и т.

д.);

2) название федерального органа исполнительной вла-

сти или структурного подразделения (автор документа);

3) название

организации,

которой будут адресова-

ны или от которой будут получены документы (адресат

или корреспондент документа);

4) краткое содержание документов дела;

5) название местности (территории), с которой свя-

зано содержание документов дела;

6) дата (период), к которой относятся документы дела.

9.2.7. В заголовках дел, содержащих документы по

одному вопросу, но не связанных последовательнос-

тью исполнения, в качестве вида дела употребляется

термин "документы", а в конце заголовка в скобках

указываются основные разновидности документов, ко-

торые должны быть сгруппированы в деле

(планы,

спис-

ки, доклады и т. д.), например:

''Документы

по проекту "11".

347

9.2.8. В заголовках

дел,

содержащих переписку, ука-

зывается с кем и по какому вопросу она ведется. При

этом в заголовках дел, содержащих переписку с однород-

ными корреспондентами, последние не указываются, а

указывается их общее видовое название, например:

"Переписка предприятия с архивными учреждениями

города

Н.".

9.2.9. В заголовках дел, содержащих переписку с

разнородными корреспондентами, последние не

пере-

числяются, например:

"Переписка по комплектованию предприятия

молоды-

ми специалистами".

9.2.10. В заголовке дела указывается конкретный

корреспондент, если переписка ведется только с ним,

например:

"Переписка с

Н-ским

филиалом

Сбербанка

РФ".

9.2.11.

Если содержание дела касается нескольких

однородных

административно-территориальных

единиц,

в заголовке дела не указываются их конкретные назва-

ния, а указывается их общее видовое название, напри-

мер:

"Переписка с

региональными

дилерами за 2004 г."

9.2.12. Если содержание дела касается конкретной

административно-территориальной единицы (допустим,

населенного пункта), то ее (его) название указывается

в заголовке дела, например:

"Переписка с филиалом предприятия (г. Оренбург)

за

2004

г.".

9.2.13. В заголовках дел, содержащих плановую или

отчетную документацию, указывается период (квартал,

полугодие, год), на или за который составлены планы

(отчеты), например:

"Годовые и квартальные

отчеты

предприятия о ра-

боте

автотранспорта".

9.2.14.

Если дело будет состоять из нескольких то-

мов или частей, то составляется общий заголовок дела,

а затем при необходимости — заголовки каждого тома

(части), уточняющие содержание заголовка дела.

9.2.15. Порядок расположения заголовков дел внут-

ри разделов и подразделов номенклатуры дел опреде-

ляется степенью важности документов, составляющих

дела, и их взаимосвязью. В начале обычно располага-

ются заголовки дел, содержащих организационно-рас-

порядительную документацию.

348

Заголовки дел могут уточняться в процессе форми-

рования и оформления дел.

9.2.16. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по

истечении календарного года.

9.2.17. В графе 4 номенклатуры дел указывается

срок хранения дела.

9.2.18. В графе 5 "Примечание" номенклатуры дел

указываются названия перечней

документов,

исполь-

зованных при определении сроков хранения дел, про-

ставляются отметки о заведении дел, о переходящих

делах (например, переходящее с 2003

г.),

о выделении

дел к уничтожению, о

лицах,

ответственных за форми-

рование дел.

9.2.19. Если в течение года на предприятии возни-

кают новые документированные участки работы (не

предусмотренные номенклатурой дела), то они вносят-

ся в номенклатуру дополнительно. Вновь заведенным

делам в этом случае присваиваются резервные номера.

9.2.20. По окончании года в конце номенклатуры

дел делается итоговая запись о количестве заведенных

дел (томов).

9.3. Формирование и оформление дел

9.3.1.

Формирование дел — это процедура группи-

ровки исполненных документов в дела в соответствии с

утвержденной номенклатурой дел и одновременно —

систематизация документов внутри дела.

9.3.2. Исполненные документы должны в 5-днев-

ный срок сдаваться исполнителем в места их постоян-

ного хранения. При сдаче документа на лицевой сторо-

не его первой страницы исполнителем делается отмет-

ка о помещении документа в соответствующее дело,

например: "В дело 7". Отметка о помещении докумен-

та в дело заверяется подписью исполнителя.

9.3.3. Общий контроль за правильным формирова-

нием дел осуществляется инспектором по

КИД

служ-

бы

ДОУ.

9.3.4. При формировании дел необходимо соблю-

дать следующие общие правила:

1) разрешается помещать в дело только исполнен-

ные документы в соответствии с заголовками дел по

номенклатуре;

2) допускается группировать в дело документы одно-

го календарного года (за исключением переходящих дел);

349

3) следует раздельно группировать в дела докумен-

ты постоянного и временных сроков хранения;

4) в дело не должны помещаться документы, под-

лежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

5) объем дела не должен превышать 250 листов.

Если количество документов в течение года

превы-

шает указанную цифру, заводят дополнительные тома

дела;

6) при наличии в деле нескольких томов (частей)

индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе

с добавлением отметки "т. 1", "т. 2" и т. д.

9.3.5.

Документы внутри дела располагаются в об-

ратной хронологической последовательности.

9.3.6. Распорядительные документы группируются

в дела в обратной хронологии вместе с относящимися к

ним приложениями. Положения, инструкции, утверж-

денные распорядительными документами, являются в

этом случае приложениями к ним и группируются вме-

сте с указанными документами.

9.3.7. Приказы по основной деятельности группи-

руются отдельно от приказов по личному составу в об-

ратном хронологическом порядке и по номерам.

9.3.8. Протоколы располагаются в обратном хроно-

логическом порядке и по номерам. Документы к прото-

колам, сгруппированные в отдельные дела, системати-

зируются по номерам протоколов.

9.3.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лими-

ты, титульные списки и другие документы группиру-

ются отдельно от проектов.

9.3.10. Служебная переписка

группируется,

как

правило, за период календарного года и систематизи-

руется в хронологической последовательности, при этом

документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному во-

просу, начавшейся в предыдущем году, документы

включаются в дело текущего года с указанием индекса

дела предыдущего года.

9.3.11.

Дела предприятия подлежат оформлению при

их заведении и по завершении года. Оформление дела

включает заполнение обложки, брошюровку, нумера-

цию листов и составление заверительной надписи.

9.3.12. В зависимости от сроков хранения прово-

дится полное или частичное оформление дел. Полному

350