Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

4.2. К руководящему составу секретариата относятся

шеф-секретарь, вице-секретарь, начальники групп.

4.3. Управление повседневной деятельностью секре-

тариата осуществляется

шеф-секретарем

последователь-

ным методом путем отдачи устных и письменных распо-

ряжений (указаний) своим подчиненным. При этом, как

правило,

распоряжения поступают от заместителя гене-

рального директора по управлению к шеф-секретарю, а

от него — к вице-секретарю и начальникам групп.

4.4. При необходимости руководящий состав сек-

ретариата должен уметь организовать управление под-

разделением в оперативном режиме, предполагающим

сокращение привычных сроков выполнения задач. По-

следнее достигается на основе параллельного метода

управления.

V. Организация

взаимодействия

секретариата

5.1. Взаимодействие секретариата с другими под-

разделения, службами и должностными лицами Пред-

приятия предполагает согласованность выполнения оп-

ределенных действий (операций, процедур и т. п.) по

организационному и информационному обеспечению

деятельности предприятия.

5.2. Организационное взаимодействие достигается

на основе согласования выполнения управленческих

мероприятий по срокам, продолжительности и месту

их осуществления.

5.3. Информационное взаимодействие достигается

на основе согласования порядка обращения с инфор-

мацией, в т. ч. документированной.

5.4. Секретариат в процессе своей деятельности вза-

имодействует:

1) с производственными подразделениями — по воп-

росам контроля за организацией управленческой дея-

тельности;

2) с юридической службой — по правовым вопро-

сам, возникающим в процессе реализации мероприя-

тий управленческой

деятельности;

3) с подразделениями службы персонала — по всем

кадровым вопросам, регламентируемым трудовым за-

конодательством РФ;

—-

311

4) со службой производственного планирования и

отчетности — по вопросам производственного планиро-

вания и отчетности;

5) с финансово-экономической службой — по воп-

росам финансово-экономического обеспечения управ-

ленческой

деятельности;

6) со службой

материально-технического

обеспече-

ния и административно-хозяйственного обслуживания —

по вопросам обеспечения и обслуживания управленчес-

кой деятельности;

7) с техническим отделом вычислительного центра —

по вопросам программно-технического обслуживания

(обеспечения) управленческой деятельности.

VI. Организация обеспечения секретариата

6.1.

Обеспечение деятельности секретариата техни-

ческими, материальными и иными средствами осуще-

ствляется в соответствии с единым порядком всесто-

роннего обеспечения деятельности, установленным на

Предприятии.

6.2. Выполнение мероприятий по обслуживанию

оргтехники секретариата, обеспечению защиты служеб-

ной информации от несанкционированного доступа воз-

лагается на соответствующие службы Предприятия.

VII. Полномочия секретариата

Секретариат в пределах своей компетенции вправе:

7.1. Запрашивать у руководителей подразделений,

служб Предприятия данные, необходимые для эффек-

тивного осуществления возложенных на него задач.

7.2. Требовать от должностных лиц Предприятия

неукоснительного исполнения всех распоряжений ру-

ководства Предприятия.

7.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопро-

сам, входящим в компетенцию секретариата.

7.4. Давать руководителям структурных подразде-

лений Предприятия обязательные для исполнения ука-

зания по вопросам, относящимся к компетенции секре-

тариата.

7.5. Вносить на рассмотрение руководства Предпри-

ятия предложения по вопросам работы секретариата.

312

7.6. Вести переписку по вопросам организационно-

го и информационного обеспечения управленческой

деятельности, а также по другим вопросам, входящим

в компетенцию секретариата и ке требующим согласо-

вания с руководителем Предприятия.

VIII. Ответственность секретариата

8.1. Секретариат несет коллективную ответствен-

ность за:

а) своевременное, полное и качественное выполне-

ние возложенных на него задач;

б)

соблюдение требований нормативно-правовых

документов, регламентирующих вопросы работы сек-

ретариата.

8.2 Индивидуальная (персональная) ответственность

работников секретариата устанавливается должностны-

ми инструкциями.

IX. Особые вопросы

деятельности секретариата

9.1.

Сотрудники секретариата обеспечивают круг-

лосуточное (посменное) дежурство в офисе генераль-

ного директора, в т. ч. и в нерабочие дни. Комплекто-

вание смен и распределение сотрудников секретариата

осуществляется в соответствии с графиком, утверждае-

мым ежемесячно не позднее 25 числа и объявляемого

сотрудникам секретариата под расписку.

9.2. Сотрудникам секретариата установлен ненор-

мированный рабочий день. Время пребывания в офи-

се,

превышающее

установленные законодательством РФ

показатели, компенсируется сотрудникам в виде допол-

нительных дней отдыха. По желанию сотрудников до-

полнительные дни отдыха могут предоставляться им к

ежегодному основному или дополнительному отпуску.

9.3. Вопросы привлечения сотрудников секретари-

ата к исполнению служебных обязанностей

сверхуроч-

но, а также вопросы оплаты труда регулируются в со-

ответствии с

законодательством

РФ и "Положением о

материальном стимулировании сотрудников секретари-

ата" (приложение

№

3 к настоящему

Положению)*.

Не приводится.

313

X. Заключительные положения

10.1 Изменения, дополнения и уточнения к насто-

ящему Положению подготавливаются

вице-секретарем,

в необходимых случаях согласовываются с другими

должностными лицами Предприятия и представляются

шеф-секретарем

на рассмотрение заместителю генераль-

ного директора по

управлению.

Основанием для внесе-

ния соответствующих изменений в текст Положения

служит письменное распоряжение заместителя генераль-

ного директора по управлению.

10.2 Настоящее Положение подлежит переутверж-

дению не реже чем один раз в 5 лет.

Приложение 22

Организационная структура предприятия

Наименование

структурного

подразделения

Цех № 1

Штатная численность

подразделения

100

314

Со

к»

5л

Приложение 23

Схема организационного взаимодействия подразделений предприятия

Креативный

отдел

Отдай

еисдПроектов

Руководитель

РК-предприятия

(генеральный директор)

Менеджер-администратор

Группа обеспечения

Бухгалтер

(бухгалтер-

кассир)

аналитический

- Отдел _

Отделе

производства

и распространения

(работает

СМИ*

-Я

Менеджер-консультант

Менеджер

счетов^

СО

Ьч

(наименование

организации)

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

на"

20 г.

Номер

документа

Дата

Приложение 24

Унифицированная

форма

№

Т-3

Утверждена

постановлением

Госкомстата

России

от 06.04.01 № 26

Форма по

ОКУД

поОКПО

УТВЕРЖДЕНО

Приказ от

Штат в количестве

с месячным фондом

заработной

платы

_____

рублей

г.№

единиц

Структурное

подразделение

Наименование

Код

Профессия

(должность)

Количество

штатных

единиц

Оклад

(тарифная

ставка),

руб.

Надбавка, руб.

Месячный фонд

заработной

платы, руб.

Приме-

чание

и т. д.

Итого по листу

Итого по документу

Руководители структурных

подразделений

Главный бухгалтер

(должность)

(подпись) (расшифровка подписи)

(подпись) (расшифровка

подписи)

(подпись) (расшифровка подписи)

Со

Приложение 25

Инструкция

по

документационному

обеспечению

управления открытого акционерного

общества

"БелогорскиЙ

машиностроительный

завод"

/. Общие

положения

1.1.

Настоящая инструкция разработана в целях

совершенствования

документационного

обеспечения

управления открытого акционерного общества "Бело-

горский машиностроительный завод" (далее — предпри-

ятие) и повышения его эффективности посредством:

— унификации состава и форм применяемых на пред-

приятии управленческих документов;

— оптимизации технологии работы с ними;

— обеспечения систематического контроля за их ис-

полнением.

1.2. Настоящая инструкция устанавливает единые

требования к функционированию службы документа-

ционного обеспечения управления предприятия, а так-

же к документированию управленческой деятельности

и организации работы с документами всех должност-

ных лиц и структурных подразделений предприятия.

1.3. Положения настоящей инструкции распрост-

раняются на организацию работы с документами пред-

приятия независимо от вида носителя, включая их под-

готовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в

т. ч. и осуществляемые с помощью компьютерных

тех-

нологий и программно-технических средств.

1.4. Настоящая инструкция разработана в соответ-

ствии с требованиями федеральных и ведомственных

нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы

документационного обеспечения управления.

1.5. Организация, ведение и совершенствование

системы документационного обеспечения управления

предприятия,

методическое руководство и контроль за

соблюдением установленного порядка работы с доку-

ментами в структурных подразделениях

предприятия

318

осуществляются службой

документационного

обеспече-

ния управления (далее — служба ДОУ).

//. Документация предприятия

2.1.

Управленческая

деятельность предприятия обес-

печивается системой соответствующей организационно-

распорядительной документации. Ее состав определя-

ется исходя из

требований

нормативно-правовых актов

по вопросам документационного обеспечения управле-

ния, объема и содержания решаемых предприятием,

его должностными лицами и структурными

подразде-

лениями функций и задач.

2.2. Состав организационно-распорядительной до-

кументации подлежит своевременному уточнению в

связи с изменением требований соответствующих нор-

мативно-правовых актов или объема и содержания со-

ответствующих функций и задач.

///. Общие требования к оформлению

документов

3.1. Оформление документов предприятия, высы-

лаемых за его пределы, следует производить на блан-

ках с изображением эмблемы (логотипа) предприятия.

Оформление внутренних документов предприятия сле-

дует производить на чистых листах машинописной бу-

маги формата

А4

и А5.

В отдельных случаях (например, для оформления

приложений к документам, резолюций и т. п.)

допус-

кается использование машинописной бумаги формата

АЗ и А6.

3.2. При подготовке документов предприятия реко-

мендуется применять текстовый редактор

\Уогс!

тог

ШтС1о\У5

версии от 6.0 и выше с использованием шриф-

тов

Тшгез

Ые\у

Котап

Суг размером № 12 (для оформ-

ления табличных материалов), 13, 14, 15,

"Птез

ОЬ

размером № 12, 13, 14 через

1—2

интервала.

При подготовке табличных документов предприя-

тия (например, для разработки отчетно-статистических

форм и т.

п.)

допускается применять стандартные сред-

ства табличного редактора

Ехсе!

&>г

ЧУтйочга.

При

подготовке презентационных (визуальных) документов

(схем, диаграмм, графиков и т. п.) допускается приме-

319

нять стандартные средства редактора презентации

Ро\уегротт.

{от

ШикЬ^УБ.

IV. Особенности подготовки и оформления

отдельных видов документов

4.1.

Приказ

4Л.1.

Приказами оформляются решения норматив-

ного характера, а также решения по оперативным, орга-

низационным, кадровым и другим вопросам внутрен-

ней работы

предприятия,

как правило, затрагивающие

два и более взаимосвязанных между собой вопроса.

4.1.2.

Проекты приказов готовят и вносят соответ-

ствующие должностные лица и структурные подразде-

ления предприятия на основании поручений руководи-

теля предприятия, его заместителя по управлению, во

исполнение указаний вышестоящего руководства, а в

отдельных случаях — и в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит

служба персонала предприятия, по финансовым воп-

росам — бухгалтерия предприятия, по производствен-

ным вопросам — служба главного

инженера,

по вопро-

сам материально-технического обеспечения — отдел

материально-технического обеспечения на основании

соответствующих документов.

4.1.3. Приказы подписываются руководителем пред-

приятия, а в его отсутствие — первым заместителем

руководителя. Проекты приказов в обязательном

по

рядке предварительно визируются юрисконсультом

руководителя предприятия.

4.1.4.

Обеспечение качественной подготовки про-

ектов приказов в соответствии с требованиями норма-

тивно-правовых актов, указаниями вышестоящего ру-

ководства и их согласование с заинтересованными сто-

ронами возлагается на должностных лиц и структур-

ные подразделения, которые готовят и вносят проект

соответствующего приказа на подпись. Обеспечение

правильности оформления проектов приказов и их пос-

ледующей регистрации является обязанностью службы

ДОУ.

4.1.5. Подписанию приказа во всех необходимых

случаях предшествует процедура согласования. С этой

целью проекты приказов и приложения к ним пред-

320