Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

ставляются

должностным лицом (ответственным испол-

нителем структурного подразделения), внесшим про-

ект, руководителям соответствующих структурных под-

разделений

(должностным

лицам), которым в проекте

данного приказа предусматриваются задания и поруче-

ния.

Возражения по проекту приказа, возникающие при

согласовании, излагаются в листе

согласования,

кото-

рый прилагается к проекту. Если в процессе согласова-

ния в проект приказа вносятся изменения принципи-

ального характера или же такие изменения затрагива-

ют более половины содержания проекта, то последний

подлежит переоформлению и повторному согласованию.

4.1.6. Проекты приказов печатаются на стандарт-

ных бланках установленной формы и представляются

на подпись с приложением документа, во исполнение

которого-осуществлялась

подготовка проекта, или крат-

кой пояснительной записки, которая должна содержать

краткое изложение сути приказа, обоснование его не-

обходимости, а также сведения о том, на основании

чего подготовлен проект и с кем согласован.

4.1.7.

Датой приказа является дата его подписания.

При этом в содержании приказа может отдельным пунк-

том оговариваться дата его введения в действие.

В том случае, если подобное указание в тексте приказа

отсутствует, последний считается вступившим в силу с

момента подписания (объявления соответствующим

должностным лицам).

4.1.8.

Подписанный приказ подлежит немедленной

регистрации в службе ДОУ. Приказу присваивается

очередной (в порядке возрастания) порядковый номер

в пределах текущего календарного года. При этом при-

казы по основной деятельности и по

персоналу,

как

правило, нумеруются раздельно.

4.1.9. Копии приказов или их размноженные эк-

земпляры заверяют печатью службы ДОУ и направля-

ют адресатам в соответствии с перечнем рассылки, ко-

торый составляется и подписывается исполнителем.

Копия приказа обязательно

направляется

также испол-

нителю, а его контрольный экземпляр — в службу

ДОУ.

4.1.10. Проект приказа во исполнение указаний

вышестоящего руководства должен быть подготовлен в

течение 7 дней, если не установлен другой срок.

Деловые документы 321

4.1.11.

Приказ печатается на бланке установленной

формы шрифтом

Т1тез

Ме^

Котап

Суг размером № 13.

4.1.12. Приказ имеет следующие реквизиты:

— наименование предприятия;

— наименование вида документа;

— дату документа;

— номер документа;

— заголовок к документу;

— текст документа;

— подпись;

— визы;

— отметку о приложении.

4.1.13. Наименование предприятия указывается в

сокращенной форме — "ОАО

"Белогорский

машино-

строительный завод".

4.1.14.

Наименование вида документа — "Приказ" —

дополняется обозначением

"№"

или

"НР".

4.1.15. Дата приказа указывается по форме —

чис-

ло цифрами, месяц прописью (в родительном падеже),

год цифрами с дополнением "г.", например, 25 июня

2004 г.

4.1.16. Заголовок печатается полужирным шриф-

том, без абзацного отступа, располагаясь на странице

центрованным способом. Заголовок, состоящий из двух

и более строк, располагается на странице через 1 меж-

строчный интервал, без абзацного отступа флаговым

способом от левого края страницы. Точка в конце заго-

ловка не ставится.

4.1.17.

Заголовок к тексту должен кратко и точно

отражать содержание приказа. Заголовок, как

прави-

ло, формулируется в предложном падеже, например:

"О выплате работникам предприятия..."

4.1.18. Текст приказа отделяется от заголовка 2—

3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом

размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы

текстового поля с абзацным отступом в

1,25—1,27

см,

выравниваясь по ширине страницы.

Текст приказа, как правило, состоит из двух час-

тей: констатирующей и распорядительной.

4.1.19.

В констатирующей части кратко излагаются

обстоятельства (факты и события), послужившие осно-

ванием (причиной) для издания приказа. Указанная

часть приказа может начинаться словами "в целях", "в

322

соответствии",

"во исполнение" и т. п. Если приказ

издается на основании другого документа, то в конста-

тирующей части делается ссылка на наименование это-

го документа в творительном падеже, его дату и номер.

В отдельных случаях констатирующей части может

предшествовать преамбула из одного-двух предложе-

ний, в краткой форме отражающей суть приказа, но

при этом не дублирующей его заголовок. Обычно пре-

амбула используется для того, чтобы упростить и со-

кратить формулировку заголовка.

4.1.20. Распорядительная часть приказа открыва-

ется словом "Приказываю", которое печатается враз-

рядку. Указанная часть приказа должна содержать

перечень действий с указанием для каждого из них

исполнителя и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты

и подпункты, каждый из которых нумеруются араб-

скими цифрами. Действия однородного характера мо-

гут быть перечислены в одном пункте. В качестве ис-

полнителей указываются структурные подразделения

или конкретные должностные лица предприятия.

Заключительный пункт распорядительной части

приказа, как правило, содержит указание о порядке

осуществления контроля за его исполнением, напри-

мер: "Контроль за исполнением настоящего приказа

возложить на главного инженера предприятия".

4.1.21. Если приказ изменяет, отменяет или допол-

няет ранее изданный документ или его отдельные по-

ложения, то один из пунктов распорядительной части

текста — как правило, предпоследний — должен содер-

жать ссылку на отменяемый документ (пункт докумен-

та) с указанием его наименования, даты и номера. Текст

пункта должен начинаться словами "Признать утратив-

шим

силу...".

4.1.22. Подпись включает полное наименование

должности, инициалы и фамилию лица, обладающего

правом издания приказов, а также сигнатуру (личную

подпись) последнего.

4.1.23.

Визы включают полное наименование долж-

ностей визирующих, их инициалы, фамилии и сигна-

туры.

4.1.24. Приложения к приказу подписываются долж-

ностным лицом, которому была поручена разработка

323

соответствующего приложения (ответственным испол-

нителем структурного подразделения). Подпись вклю-

чает наименование должности, инициалы, фамилию и

сигнатуру данного лица.

4.2. Распоряжения

4.2.1. Распоряжениями оформляются решения нор-

мативного характера, а также решения по оператив-

ным, организационным, кадровым и другим вопросам

внутренней работы предприятия, затрагивающие один

вопрос.

4.2.2. Проекты распоряжений готовят и вносят со-

ответствующие должностные лица и структурные

под-

разделения предприятия на основании поручений ру-

ководителя предприятия, его заместителей, а в отдель-

ных случаях — в инициативном порядке.

4.2.3. Распоряжения подписываются должностны-

ми лицами предприятия в пределах своих полномочий.

Распоряжения по кадровым вопросам подписывает за-

меститель руководителя по персоналу, по финансовым

вопросам — главный бухгалтер и т.п. Проекты распо-

ряжений в обязательном порядке предварительно ви-

зируются юрисконсультом руководителя предприятия.

4.2.4. Обеспечение качественной подготовки про-

ектов распоряжений и их согласование с заинтересо-

ванными сторонами возлагается на должностных лиц и

структурные подразделения, которые готовят и вносят

проект соответствующего распоряжения на подпись.

Обеспечение правильности оформления проектов рас-

поряжений и их последующей регистрации является

обязанностью службы

ДОУ.

4.2.5. Подписанию распоряжения во всех необхо-

димых случаях предшествует процедура согласования.

С этой целью проекты распоряжений представляются

должностным лицом (ответственным исполнителем

структурного подразделения), внесшим проект, руко-

водителям соответствующих структурных подразделе-

ний (должностным лицам), которым в проекте данного

распоряжения предусматриваются задания и поруче-

ния.

Возражения по проекту распоряжения, возникаю-

щие при согласовании, излагаются в листе согласова-

ния, который прилагается к проекту. Если в процессе

согласования в проект распоряжения вносятся

мзмене-

324

ния принципиального характера или же такие измене-

ния затрагивают более половины содержания проекта,

то последний подлежит переоформлению и повторно-

му согласованию.

4.2.6. Проекты распоряжений печатаются на стан-

дартных бланках установленной формы и

представля-

ются на подпись с приложением документа, во испол-

нение которого осуществлялась подготовка проекта, или

краткой пояснительной записки, которая должна со-

держать изложение сути

распоряжения,

обоснование

его необходимости, а также сведения о том, на основа-

нии чего подготовлен проект и с кем согласован.

4.2.7. Датой распоряжения является дата его под-

писания. При этом в содержании распоряжения может

отдельным пунктом оговариваться дата его введения в

действие. В том случае, если подобное указание в тек-

сте распоряжения отсутствует, последнее считается всту-

пившим в силу с момента подписания (объявления со-

ответствующим должностным лицам).

4.2.8. Подписанное распоряжение подлежит немед-

ленной регистрации в службе ДОУ. Распоряжению

присваивается очередной (в порядке возрастания) по-

рядковый номер с литерой

"Р"

в пределах текущего

календарного года, например,

"101-Р".

4.2.9. Копии распоряжений или их размноженные

экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направля-

ют адресатам в соответствии с перечнем рассылки, кото-

рый составляется и подписывается исполнителем. Копия

распоряжения обязательно направляется также исполни-

телю, а его контрольный экземпляр — в службу ДОУ.

4.2.10.

Распоряжение печатается на бланке уста-

новленной формы шрифтом

Т1те5

Те^

Котап

Суг раз-

мером

№

14.

4.2.11.

Распоряжение имеет следующие реквизиты:

— наименование предприятия;

— наименование вида документа;

— дату документа;

— номер документа;

— заголовок к документу;

— текст документа;

— подпись;

— визы;

— отметку о приложении.

325

4.2.12. Оформление указанных реквизитов осуще-

ствляется в соответствии с порядком и правилами, опре-

деленными подп.

4.1.13—4.1.24

настоящей инструкции.

4.3. Положение. Правила. Инструкция

4.3.1. Положение — документ, устанавливающий

системно связанные между собой правила по вопро-

сам, отнесенным к компетенции нескольких должност-

ных лиц или структурных подразделений предприятия.

4.3.2. Правила — документ, устанавливающий нор-

мы и требования, обязательные для выполнения

долж-

ностными лицами и структурными подразделениями

предприятия в процессе повседневной деятельности.

4.3.3. Инструкция — документ, устанавливающий

порядок осуществления какой-либо деятельности или

порядок применения отдельных положений норматив-

но-правовых актов в условиях функционирования пред-

приятия.

4.3.4.

Положения,

правила и инструкции применя-

ются как самостоятельные организационно-распоряди-

тельные документы. Введение в действие указанных

организационно-распорядительных документов осуществ-

ляется с утверждением их руководителем предприятия.

4.3.5. Датой положения (правил, инструкции) яв-

ляется дата его утверждения. При этом в содержании

документа может отдельным пунктом оговариваться дата

его введения в действие. В том случае, если подобное

указание в тексте распоряжения отсутствует, последнее

считается вступившим в силу с момента подписания

(объявления соответствующим должностным лицам).

4.3.6. Положение (правила, инструкция) подлежит

немедленной регистрации в службе

ДОУ.

Документу

присваивается очередной (в порядке возрастания) по-

рядковый номер с литерой

"П",

"ПР",

"И" в пределах

текущего календарного года.

4.3.7. Положение (правила, инструкция) печатает-

ся на бланке установленной формы шрифтом

ТЧтез

Ме\у

Котап

Су

г размером

№

12.

4.3.8. Распоряжение имеет следующие реквизиты:

— наименование предприятия;

— наименование вида документа;

— дату документа;

— номер документа;

— заголовок к документу;

326

— текст документа;

— подпись;

— визы;

— отметку о приложении.

4.3.9. Наименование предприятия указывается в

сокращенной форме — "ОАО

"Белогорский

машино-

строительный завод".

4.3.10. Наименование вида документа —

"Положе-

ние" — дополняется предлогом

"о...".

4.3.11. Дата документа указывается по форме —

число цифрами, месяц прописью (в родительном

паде-

же), год цифрами с дополнением "г.", например,

25 июня 2004 г.

4.3.12. Заголовок к тексту положения формулиру-

ется в предложном падеже (отвечает на вопрос

"О

чем?");

заголовок к тексту правил формулируется

в родительном падеже (отвечает на вопрос

"Чего?");

заголовок к тексту инструкции формулируется в да-

тельном падеже (отвечает на вопрос

"Кому?").

4.3.13. Текст документа излагается от третьего лица

единственного или множественного числа. В тексте ис-

пользуются глаголы в побудительном наклонении, на-

пример,

"должен", "следует", "необходимо",

"запре-

щается", "не допускается".

4.3.14. Текст документа обычно открывается

неболь-

шой преамбулой или разделом "Общие положения", в

которых указываются основания для разработки докумен-

та, его основное назначение, область применения и т. п.

4.3.15. Текст положения (правил, инструкции) мо-

жет делиться на главы, пункты и подпункты. Главы

должны иметь названия и нумеруются римскими циф-

рами. Нумерация пунктов и подпунктов документа про-

изводится арабскими цифрами.

4.3.16. Если документ изменяет, отменяет или до-

полняет ранее изданный документ или его отдельные

положения, то об этом делается соответствующее при-

мечание в заключительном пункте.

4.3.17. Оформление подписи, визы и отметки о при-

ложении производится в соответствии с подп, 4.1.22—

4.1.24 настоящей инструкции.

4.4. Протокол

4.4.1. Протокол — документ, фиксирующий содер-

жание переговорных и совещательных мероприятий и

327

придающий юридическую силу принятым на них реше-

ниям.

4.4.2. Протокол составляется на основании рабо-

чих записей, произведенных во время переговоров и

совещаний, а также различных письменных материа-

лов (тезисов докладов и выступлений, справок, проек-

тов решений и др.), подписанных их авторами (разра-

ботчиками).

4.4.3. Текст протокола должен быть подготовлен не

позднее чем через три дня со дня проведения перегово-

ров (совещания). Подготовка содержания возлагается

на секретариат руководителя. Ответственность за пра-

вильность оформления протокола, копий и выписок из

него возлагается на службу ДОУ предприятия.

4.4.4. Протокол имеет следующие реквизиты:

— наименование предприятия;

— наименование вида документа;

— дату документа;

— номер документа;

— заголовок к документу;

— текст документа;

— подпись;

— визы;

— отметку о приложении.

4.4.5. Протокол печатается на бланке установленной

формы шрифтом

Т1те5

Те^

Котап

Суг размером № 12.

Оформление реквизитов протокола производится с

соблюдением нижеследующих правил:

4.4.6. Наименование документа — слово

"Прото-

кол" — печатается от границы верхнего поля бланка

прописными буквами вразрядку, полужирным шриф-

том центрованным способом.

4.4.7. Наименование протокольного мероприятия

отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными

интервалами и печатается через 1 интервал центрован-

ным способом.

4.4.8. Дата протокола оформляется в соответствии

сп. 4.1.15.

4.4.9. Текст протокола печатается через 1,5 меж-

строчных интервала.

4.4.10. Каждый раздел протокола нумеруется араб-

ской цифрой.

328

4.4.11. Подписи оформляются в соответствии

сп.

4.1.22.

4.4.12. Текст протокола, как правило, состоит из

двух частей — вводной и основной.

4.4.13. Вводная часть текста содержит сведения о

должностных лицах протокольного мероприятия — пред-

седателе, секретаре,

присутствующих

(их численном,

и, если необходимо, персональном составе), а также о

повестке дня мероприятия.

4.4.14. Основная часть текста состоит из разделов,

соответствующих пунктам повестки дня протокольного

мероприятия. Текст каждого раздела излагается в по-

следовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ -

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

4.4.15. Основное содержание докладов и выступле-

ний излагается в тексте протокола тезисно. Полные

тексты выступлений (докладов), заверенные подписью

соответствующих лиц, прилагаются к протоколу.

4.4.16. Постановление (решение) протокольного

мероприятия излагается в тексте полностью. Содержа-

ние особого мнения, высказанного при выработке по-

становления (решения), фиксируется в тексте после

соответствующего постановления (решения). Здесь же

приводятся результаты голосования.

4.4.17. Протокол подписывается председателем и

секретарем. Датой протокола является дата протоколь-

ного мероприятия.

4.4.18. Протоколам присваиваются порядковые но-

мера в пределах календарного года отдельно по каж-

дой группе протоколов: протоколы заседаний колле-

гии, протоколы технических, научных и экспертных

советов и др. Протоколам совместных заседаний при-

сваиваются номера, включающие порядковые номера

протоколов организаций, принимавших участие в засе-

дании.

4.4.19.

Копии

протоколов

при необходимости рас-

сылаются заинтересованным организациям и должност-

ным лицам в соответствии с расчетом рассылки. Копии

протоколов заверяются печатью службы ДОУ предпри-

ятия.

4.4.20. Решения протокольных мероприятий дово-

дятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

329

Выписка из протокола также заверяется печатью служ-

бы ДОУ предприятия.

4.5. Служебные письма

4.5.1.

Служебные письма могут быть инициативны-

ми и ответными. Все служебные письма, высылаемые за

пределы предприятия, считаются исходящими. Служеб-

ные письма (служебные записки), циркулирующие между

должностными лицами и структурными

подразделения-

ми предприятия, считаются внутренними.

4.5.2. Срок исполнения ответного письма устанав-

ливается :

— в соответствии с указанием, содержащимся в доку-

менте (письме и т. п.), на который дается ответ

настоящим письмом;

— в соответствии с резолюцией руководителя на до-

кументе.

Во всех остальных случаях срок служебных писем

устанавливается должностным лицом (ответственным

исполнителем структурного подразделения), но при этом

он не может превышать 30 дней с момента получения

документа предприятием.

4.5.3. Служебные письма печатаются на бланках

предприятия для писем установленного образца. Оформ-

ление служебного письма производится с соблюдением

нижеследующих правил.

4.5.4. При оформлении письма более чем на одной

странице, вторая и последующие страницы

нумеруют-

ся по середине верхнего поля арабскими цифрами без

точки.

4.5.5. Текст служебного письма, как правило, дол-

жен касаться одного вопроса или нескольких вопро-

сов, если они взаимосвязаны.

Текст служебного письма излагается:

— от 3-го лица единственного числа, например:

"Руководство предприятия

считает...",

"Научно-

технический совет предприятия

рассмотрел..."

и т. п.;

— от 1-го лица единственного числа:

"Прошу...",

"На-

правляю..." и т. п.

4.5.6. Текст служебного письма, как правило, со-

стоит из двух частей. В первой части излагаются моти-

вы письменного обращения (в необходимых случаях —

330