Ясенев В.Н. Информационные системы и технологии в экономике

Подождите немного. Документ загружается.

Â.Í. ßñåíåâ.

Èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû è òåõíîëîãèè â ýêîíîìèêå

102

223

222

221

2222

2223

2221

224

Рис. 4.1

4. Ïîñòðîèòü ñòðóêòóðó êîäà ïî ðèñ. 4.2.

Признак А

Признак Б

Признак В

Признак Г

Рис. 4.2

Íà ñëåäóþùåì ïîñëå êëàññèôèêàöèè ýòàïå ïðîâîäèòñÿ êîäèðî-

âàíèå, èëè ïðîöåññ ïðèñâîåíèÿ íîâûõ óñëîâíûõ îáîçíà÷åíèé ðàç-

ëè÷íûì ïîçèöèÿì íîìåíêëàòóð ïî îïðåäåëåííûì ïðàâèëàì, óñòà-

íîâëåííûì ñèñòåìîé êîäèðîâàíèÿ.

4. Èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ÀÈÑ

103

Êîä — ýòî óíèâåðñàëüíûé ñïîñîá îòîáðàæåíèÿ èíôîðìàöèè â

âèäå ñèñòåìû ñîîòâåòñòâèé ìåæäó ýëåìåíòàìè ñîîáùåíèé è ñèãíà-

ëàìè, ïðè ïîìîùè êîòîðûõ ýòè ýëåìåíòû ìîæíî çàôèêñèðîâàòü.

Êîíå÷íàÿ ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ñèìâîëîâ àëôàâèòà êîäèðîâàíèÿ íà-

çûâàåòñÿ êîäîâûì ñëîâîì (êîäîâîé êîìáèíàöèåé), åñëè îíà îäíî-

çíà÷íî ñîîòâåòñòâóåò êàêîìó-ëèáî ýëåìåíòó èç ìíîæåñòâà ñîîáùå-

íèé, à ìíîæåñòâî êîäîâûõ êîìáèíàöèé îáðàçóåò êîä. ×èñëî ñèìâî-

ëîâ â êîäîâîé êîìáèíàöèè íàçûâàåòñÿ äëèíîé ñëîâà. Â êà÷åñòâå êî-

äîâûõ ñèìâîëîâ èñïîëüçóþòñÿ ðàçëè÷íûå îáîçíà÷åíèÿ â âèäå áóêâ,

öèôð è ñïåöèàëüíûõ çíàêîâ. ×èñëî ðàçëè÷íûõ çíà÷åíèé, êîòîðûå

ìîæåò ïðèíèìàòü ëþáîé ñèìâîë êîäà, íàçûâàåòñÿ îñíîâàíèåì êîäà.

Íàçíà÷åíèå êîäîâ ñîñòîèò â îáåñïå÷åíèè ãðóïïèðîâêè èíôîð-

ìàöèè, ïîäñ÷åòå èòîãîâ ïî ãðóïïèðîâî÷íûì ïðèçíàêàì è èõ ïå÷àòè

â âûõîäíûõ âåäîìîñòÿõ. Êîäû íåîáõîäèìû äëÿ óäîáñòâà ïîèñêà

èíôîðìàöèè, õðàíåíèÿ è âûáîðêè, ïåðåäà÷è åå ïî êàíàëàì ñâÿçè.

Ïðèìåðîì êîäîâîãî îáîçíà÷åíèÿ ÿâëÿåòñÿ èäåíòèôèöèðîâàí-

íûé íîìåð íàëîãîïëàòåëüùèêà, âêëþ÷àþùèé äåñÿòü çíàêîâ; ïåð-

âûé è âòîðîé îçíà÷àþò òåððèòîðèþ, òðåòèé è ÷åòâåðòûé — íîìåð

ãîñóäàðñòâåííîé íàëîãîâîé èíñïåêöèè, îñòàëüíûå — íîìåð íàëîãî-

ïëàòåëüùèêà è êîíòðîëüíûé ðàçðÿä. Â ÝÂÌ õðàíèòñÿ ñïðàâî÷íèê

ðàáîòàþùèõ, âêëþ÷àþùèé ôàìèëèþ, èìÿ, îò÷åñòâî, òàáåëüíûé íî-

ìåð, äîëæíîñòü, îêëàä è ïð. Â õîäå îáðàáîòêè ïî òàáåëüíîìó íîìå-

ðó âûáèðàåòñÿ âñÿ íåîáõîäèìàÿ ñïðàâî÷íàÿ èíôîðìàöèÿ è ïå÷àòà-

åòñÿ â âûõîäíûõ âåäîìîñòÿõ.

Êîäû ìîãóò áûòü öèôðîâûå, áóêâåííûå, ñìåøàííûå. Ê êîäàì

ïðåäúÿâëÿþòñÿ ñëåäóþùèå òðåáîâàíèÿ:

 îíè äîëæíû îõâàòûâàòü âñå íîìåíêëàòóðû, ïî êîòîðûì äå-

ëàåòñÿ ãðóïïèðîâêà;

 áûòü åäèíûìè äëÿ ðàçíûõ çàäà÷ âíóòðè îäíîãî ýêîíîìè÷å-

ñêîãî îáúåêòà;

 áûòü ñòàáèëüíûìè, ÷àñòî íå ïåðåñìàòðèâàòüñÿ;

 èìåòü ðåçåðâ íà ñëó÷àé ïîÿâëåíèÿ íîâûõ ïîçèöèé íîìåíê-

ëàòóðû;

 áûòü ýêîíîìè÷íûìè, ò.å. îáëàäàòü ìèíèìàëüíîé çíà÷íîñòüþ.

Íàèáîëüøåå ðàñïðîñòðàíåíèå ïîëó÷èëè ñèñòåìû êîäèðîâàíèÿ

ïîðÿäêîâàÿ, ñåðèéíàÿ, ïîçèöèîííàÿ è êîìáèíèðîâàííàÿ.

Ïîðÿäêîâàÿ ñèñòåìà êîäèðîâàíèÿ ïðåäïîëàãàåò ïðèñâîåíèå

âñåì ïîçèöèÿì êîäèðóåìîé íîìåíêëàòóðû ïîðÿäêîâûõ íîìåðîâ áåç

ïðîïóñêîâ. Íàïðèìåð, ìåñÿöû êîäèðóþòñÿ â êàëåíäàðíîé ïîñëåäî-

âàòåëüíîñòè: 01 — ÿíâàðü, 02 — ôåâðàëü, 03 — ìàðò è ò.ä.

Ñåðèéíàÿ ñèñòåìà îðèåíòèðîâàíà íà êîäèðîâàíèå îáúåêòîâ, êî-

òîðûå ïðåäâàðèòåëüíî ñãðóïïèðîâàíû â ñåðèè. Ñåðèÿì ïðèñâàèâàþò-

Â.Í. ßñåíåâ.

Èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû è òåõíîëîãèè â ýêîíîìèêå

104

ñÿ íîìåðà ñ ó÷åòîì èõ âîçìîæíûõ ðàñøèðåíèé. Íàïðèìåð, ãðóïïà

îñíîâíûõ öåõîâ — êîä î 01 äî 03; ãðóïïà âñïîìîãàòåëüíûõ öåõîâ —

êîäû îò 05 äî 10 è ò.ä.

Ïîçèöèîííàÿ ñèñòåìà êîäèðîâàíèÿ îòðàæàåò èåðàðõè÷åñêóþ ñî-

ïîä÷èíåííîñòü ïðèçíàêîâ êëàññèôèêàöèè. Â áóõãàëòåðñêîì ó÷åòå

ðàñïðîñòðàíåíû ïîçèöèîííûå äâóõ- è òðåõïðèçíà÷íûå êîäû. Â êî-

äàõ ñ÷åòîâ áóõãàëòåðñêîãî ó÷åòà âûäåëÿþò äîïîëíèòåëüíûé, àíàëè-

òè÷åñêèé óðîâåíü äëÿ ïîëó÷åíèÿ áîëåå äåòàëüíîé èíôîðìàöèè. Íà-

ïðèìåð, äëÿ ñ÷åòà 70 «Ðàñ÷åòû ñ ïåðñîíàëîì ïî îïëàòå òðóäà» âûäå-

ëÿþò äâà óðîâíÿ: äëÿ ïîäðàçäåëåíèé è äëÿ òàáåëüíûõ íîìåðîâ. Äëÿ

ñ÷åòà 10 «Ìàòåðèàëû» âûäåëÿþò òðè óðîâíÿ: âèä ìàòåðèàëüíûõ

öåííîñòåé (1 çíàê), ñêëàä (1 çíàê) è íîìåíêëàòóðíûé íîìåð (2 çíà-

êà). Ñòðóêòóðà êîäà ïðåäñòàâëåíà íà ðèñ. 4.3 [126].

Номенклатурный

номер

Склад

Вид материалов

Номер счета Номер счета

Строительные

мате

иалы

Склад № 3

1 7 03

Номенклатурный

номер

1 X XX

Рис. 4.3. Структура (а) и пример (б) кода

для счета 10 «Материалы»

Øèðîêîå ïðèìåíåíèå ñðåäñòâ âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè, â òîì

÷èñëå íà ñêëàäàõ, íà ïðåäïðèÿòèÿõ ðîçíè÷íîé òîðãîâëè, ïîòðåáîâà-

ëî ìàðêèðîâêè òîâàðîâ êîäàìè, ñ÷èòûâàåìûìè ìàøèíîé. Íàèáîëåå

íàäåæíûì îêàçàëñÿ ñïîñîá ÷òåíèÿ øòðèõîâîãî êîäà ðó÷íûì ëàçåð-

íûì ñêàíåðîì.

Øòðèõîâîé êîä òî÷íî è îäíîçíà÷íî îïðåäåëÿåò êàæäûé êîí-

êðåòíûé òîâàð, ò.å. ïî øòðèõîâîìó êîäó ìîæíî íàõîäèòü òîâàð è

åãî õàðàêòåðèñòèêè, õðàíÿùèåñÿ â áàçå äàííûõ òîðãîâîé ñèñòåìû.

Â Ðîññèè, êàê è â äðóãèõ åâðîïåéñêèõ ñòðàíàõ, èñïîëüçóåòñÿ øòðè-

õîâîé êîä ñòàíäàðòà EAN-13. Îí âêëþ÷àåò 13 öèôð:

 ïåðâûå òðè (460) îçíà÷àþò, ÷òî òîâàð ïðîèçâåäåí â Ðîññèè;

4. Èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ÀÈÑ

105

 ñëåäóþùèå ÷åòûðå öèôðû — ýòî êîä ïðåäïðèÿòèÿ, êîòîðîå

ïðîèçâåëî äàííûé òîâàð;

 ñëåäóþùèå ïÿòü öèôð — êîä òîâàðà;

 ïîñëåäíÿÿ öèôðà — êîíòðîëüíàÿ ñóììà, âû÷èñëÿåìàÿ àâòî-

ìàòè÷åñêè ïî îïðåäåëåííîé ôîðìóëå íàä ïðåäûäóùèìè

öèôðàìè.

Ñòàíäàðòíûé íàáîð äëÿ øòðèõîâîãî êîäèðîâàíèÿ âêëþ÷àåò:

 ïðèíòåð äëÿ ìàðêèðîâêè òîâàðîâ íà ñêëàäå;

 ýëåêòðîííûå âåñû ñî âñòðîåííîé ïå÷àòüþ ýòèêåòîê èëè äî-

ïîëíèòåëüíûì ïðèíòåðîì íà ôàñîâêå âåñîâîãî òîâàðà;

 êàññîâûå àïïàðàòû ñî ñêàíåðàìè øòðèõîâûõ êîäîâ â òîðãî-

âîì çàëå;

 ìîáèëüíûé òåðìèíàë íà ñêëàäå äëÿ ó÷åòà òîâàðà.

Èñïîëüçîâàíèå øòðèõîâîãî êîäèðîâàíèÿ âåäåò ê óìåíüøåíèþ

ïîòåðü â ìàãàçèíàõ, ê îòñëåæèâàíèþ íàëè÷èÿ òîâàðà íà ñêëàäå, ê

ìîáèëüíîìó óïðàâëåíèþ öåíîé, ê îðãàíèçàöèè ýëåêòðîííîãî (áåç-

áóìàæíîãî) ó÷åòà.

4.3. Проектирование документации

Äîêóìåíòû ÿâëÿþòñÿ îñíîâíûì íîñèòåëåì èíôîðìàöèè â ÀÈÑ,

îíè âêëþ÷àþò ëîãè÷åñêè ñâÿçàííûå ðåêâèçèòû è îáëàäàþò þðèäè÷å-

ñêîé ñèëîé. Äîêóìåíòû ìîãóò áûòü ïåðâè÷íûå è ïðîèçâîäíûå, ðåçóëü-

òàòèâíûå. Â ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòàõ ñîäåðæèòñÿ ïåðâè÷íàÿ èíôîðìàöèÿ,

îòðàæàþùàÿ ñîñòîÿíèå ýêîíîìè÷åñêîãî îáúåêòà è åãî ñèñòåìû óïðàâëå-

íèÿ, à â ðåçóëüòàòèâíûõ äîêóìåíòàõ èìåþòñÿ ñâîäíî-ãðóïïèðîâî÷íûå

ñâåäåíèÿ, ÿâëÿþùèåñÿ ðåçóëüòàòîì îáðàáîòêè ðàíåå ïîëó÷åííîé èí-

ôîðìàöèè. Ïî ñïîñîáó çàïîëíåíèÿ è òå è äðóãèå äîêóìåíòû ïîëó÷àþòñÿ

âðó÷íóþ ëèáî ïðè ïîìîùè òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ.

Äîêóìåíòû ìîãóò áûòü ñêàíèðîâàíû, ïîëó÷åíû ïî ýëåêòðîííîé

ïî÷òå, ïîäãîòîâëåíû íà ÏÝÂÌ ñ ïîìîùüþ ðàçëè÷íûõ òåêñòîâûõ

ðåäàêòîðîâ.

Äîêóìåíò ñóùåñòâóåò îò ìîìåíòà ñîçäàíèÿ äî ìîìåíòà ñäà÷è â

àðõèâ èëè óíè÷òîæåíèÿ. Æèçíåííûé öèêë äîêóìåíòà çàêëþ÷àåòñÿ â

åãî äâèæåíèè, èëè äîêóìåíòîîáîðîòå. Åñòü äîêóìåíòû ñ äîëãèì

æèçíåííûì öèêëîì, îíè ñîäåðæàò óñëîâíî-ïîñòîÿííóþ èíôîðìà-

öèþ, èñïîëüçóåìóþ ìíîãîêðàòíî äëÿ ðåøåíèÿ øèðîêîãî êðóãà çà-

äà÷ (ñïðàâî÷íèêè ïðîôåññèé, áàíêîâñêèõ ðåêâèçèòîâ êëèåíòîâ,

ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé ïðåäïðèÿòèé è ïð.). Äîêóìåíòû êîðîò-

êîãî æèçíåííîãî öèêëà âêëþ÷àþò â îñíîâíîì îïåðàòèâíóþ ïåðå-

ìåííóþ èíôîðìàöèþ, àêòóàëüíóþ äëÿ îäíîêðàòíîãî ðåøåíèÿ çàäà÷.

Â çàâèñèìîñòè îò ñîäåðæàùåéñÿ â íèõ èíôîðìàöèè ðàçëè÷àþò

äîêóìåíòû íîðìàòèâíûå, ïëàíîâûå, ó÷åòíûå, ðàñ÷åòíûå, àíàëèòè-

÷åñêèå è ïð.

Â.Í. ßñåíåâ.

Èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû è òåõíîëîãèè â ýêîíîìèêå

106

Äîêóìåíòàöèÿ, èñïîëüçóåìàÿ íà ïðåäïðèÿòèÿõ ðàçëè÷íûõ îòðàñ-

ëåé, ìîæåò áûòü óíèôèöèðîâàííîé ëèáî ñïåöèôè÷åñêîé. Â ôèíàí-

ñîâî-êðåäèòíûõ îðãàíèçàöèÿõ äåéñòâóåò òîëüêî óíèôèöèðîâàííàÿ

äîêóìåíòàöèÿ. Òðåáîâàíèÿ ê òàêèì äîêóìåíòàì ñëåäóþùèå:

 ñòàíäàðòíûå ôîðìû ïîñòðîåíèÿ, îïðåäåëåííûå ðàçìåðû

áëàíêîâ è âûäåëåíèå çàãîëîâî÷íîé, ñîäåðæàòåëüíîé è

îôîðìëÿþùåé ÷àñòåé;

 ïðèñïîñîáëåííîñòü ê êîìïüþòåðíîé îáðàáîòêå;

 âêëþ÷åíèå âñåõ íåîáõîäèìûõ äëÿ öåëåé óïðàâëåíèÿ ðåêâè-

çèòîâ è èñêëþ÷åíèå èõ äóáëèðîâàíèÿ.

Óíèôèöèðîâàííîñòü ôîðì äîêóìåíòîâ ñîêðàùàåò èõ ìíîãîîáðà-

çèå äëÿ öåëåé óïðàâëåíèÿ, ìèíèìèçèðóåò ñîñòàâ ðåêâèçèòîâ è ñî-

áëþäåíèå ïîðÿäêà ðàçìåùåíèÿ ðåêâèçèòîâ â ôîðìàõ äîêóìåíòîâ.

Ïåðâè÷íûå äîêóìåíòû äëÿ áóõãàëòåðñêîãî ó÷åòà ìîãóò è íå áûòü

óíèôèöèðîâàíû ââèäó ìíîãîîáðàçèÿ îòðàñëåâûõ ôîðì è ñïåöèôèêè

èõ ïîñòðîåíèÿ äëÿ ó÷åòà òðóäà è çàðàáîòíîé ïëàòû, ïðîèçâîäñòâåííûõ

çàïàñîâ, ñáûòà è ðåàëèçàöèè ïðîäóêöèè è ïð. Ïî îöåíêàì ñïåöèàëè-

ñòîâ, â ìèðå åæåäíåâíî ïîÿâëÿþòñÿ áîëåå ìèëëèîíà íîâûõ äîêóìåí-

òîâ. Íåîáõîäèìî ñîçäàòü àâòîìàòèçèðîâàííóþ ñèñòåìó ïîòîêîâ äîêó-

ìåíòîâ, èõ îáðàáîòêè è õðàíåíèÿ, âêëþ÷àÿ ïðàâèëà çàïîëíåíèÿ èõ

ïîëüçîâàòåëÿìè, ìàðøðóòíûå ñõåìû ïðîõîæäåíèÿ, îáåñïå÷åíèå çàùè-

òû äîêóìåíòàëüíîé èíôîðìàöèè, àâòîìàòèçàöèè ðóòèííûõ ðàáîò ïðè

ôîðìèðîâàíèè äîêóìåíòîâ, ñîâåðøåíñòâîâàíèå äîêóìåíòîîáîðîòà íà

îñíîâå ñèñòåì ýëåêòðîííîé ïî÷òû è ýëåêòðîííîé ïîäïèñè.

Åñëè íåò âîçìîæíîñòè ïðèìåíèòü â êàêîé-ëèáî çàäà÷å óíèôè-

öèðîâàííûå ôîðìû äîêóìåíòîâ, òî ïðîåêòèðóþòñÿ íîâûå ôîðìû

ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ, ïðèñïîñîáëåííûå ê àâòîìàòèçèðîâàííîé

îáðàáîòêå. Â ýòîé ðàáîòå ó÷àñòâóþò è ýêîíîìèñòû-ïîëüçîâàòåëè.

Ïåðâè÷íûå äîêóìåíòû â îñíîâíîì ôîðìèðóþòñÿ äâóìÿ ïóòÿìè:

ëèáî òðàäèöèîííûìè ðó÷íûìè ñïîñîáàìè äî ââîäà â êîìïüþòåð,

ëèáî íåïîñðåäñòâåííî íà ÏÝÂÌ. Â ëþáîì ñëó÷àå ñëåäóåò ñïðîåê-

òèðîâàòü äîêóìåíò ïî ñóùåñòâó, ò.å. âêëþ÷èòü â íåãî òå ðåêâèçèòû,

êîòîðûå íåîáõîäèìû äëÿ öåëåé óïðàâëåíèÿ è îïðåäåëÿþò ïðàâîâóþ

ñòîðîíó õîçÿéñòâåííûõ îïåðàöèé.

Ïðîåêòèðîâàíèå ôîðì äîêóìåíòîâ, âûïèñûâàåìûõ âðó÷íóþ,

ñâîäèòñÿ ê óäîáíîìó ðàñïîëîæåíèþ ðåêâèçèòîâ íà áëàíêàõ. Â òè-

ïîâîé ôîðìå äîêóìåíòà ñîäåðæàòñÿ çàãîëîâî÷íàÿ, ñîäåðæàòåëüíàÿ è

îôîðìëÿþùàÿ ÷àñòè. Â çàãîëîâî÷íîé ÷àñòè ïîìåùàþòñÿ ïîñòîÿí-

íûå ðåêâèçèòû, îïðåäåëÿþùèå ôîðìó è îòäåëüíûé ýêçåìïëÿð äî-

êóìåíòà (íàèìåíîâàíèå ïðåäïðèÿòèÿ, íàçâàíèå äîêóìåíòà, åãî íî-

ìåð, êîä ôèðìû, êîä äîêóìåíòà è ïð.).

Â ñîäåðæàòåëüíîé ÷àñòè ïðåäñòàâëåíû ñïðàâî÷íî-ãðóïïèðîâî÷íûå

è êîëè÷åñòâåííî-ñóììîâûå ðåêâèçèòû. Çäåñü èñïîëüçóåòñÿ çîíàëüíàÿ,

àíêåòíàÿ, òàáëè÷íàÿ èëè êîìáèíèðîâàííàÿ ôîðìû ïðåäñòàâëåíèÿ.

4. Èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ÀÈÑ

107

Â îôîðìëÿþùåé ÷àñòè ôîðìû äîêóìåíòà ïðèâîäÿòñÿ äàòû ñî-

ñòàâëåíèÿ äîêóìåíòà è ïîäïèñè ëèö, óäîñòîâåðÿþùèõ ïðàâîìåð-

íîñòü âûïîëíÿåìûõ õîçÿéñòâåííûõ îïåðàöèé. Ðåêâèçèòû, ïîäëå-

æàùèå ââîäó â ÏÝÂÌ ïóòåì íàáîðà íà êëàâèàòóðå, îáâîäÿòñÿ

óòîëùåííûìè ëèíèÿìè.

Ââîä èíôîðìàöèè ñ ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ íà êëàâèàòóðå

ÏÝÂÌ âåäåòñÿ ïî ìàêåòàì, îòðàæàåìûì íà ýêðàíå äèñïëåÿ. Îíè

ìîãóò â òî÷íîñòè ïîâòîðÿòü ïåðâè÷íûé äîêóìåíò ëèáî îòðàæàòü

ðàçíûå äîêóìåíòû, èìåþùèå îäèíàêîâûé ñîñòàâ ðåêâèçèòîâ. Ïî

óíèôèöèðîâàííîìó ìàêåòó ïåðåíîñèòñÿ èíôîðìàöèÿ ïî îòãðóçêå â

òàêèå äîêóìåíòû, êàê ïðèêàç íà îòãðóçêó, íàêëàäíàÿ, ñ÷åò-ôàêòóðà

è ïð. Â ëþáîì ñëó÷àå îñóùåñòâëÿåòñÿ âèçóàëüíûé è ìàøèííûé

êîíòðîëü ââîäèìîé èíôîðìàöèè íà ïîëíîòó çàïîëíåíèÿ ðåêâèçè-

òîâ, èõ ñîîòâåòñòâèå äîïóñòèìûì âåëè÷èíàì è ïð. Áóõãàëòåð ìîæåò

áûñòðî è áåç ïðîáëåì ïîäãîòîâèòü ïëàòåæíîå ïîðó÷åíèå, ñ÷åò, íà-

êëàäíóþ è äðóãèå ïåðâè÷íûå äîêóìåíòû, ñîçäàâàÿ áàçó äàííûõ äëÿ

ó÷åòà ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ è äîêóìåíòîîáîðîòà íà ïðåäïðèÿòèè.

Ïðîãðàììà ïî ñîçäàíèþ ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ ïðåäñòàâëÿåò:

 íåîáõîäèìûé äëÿ ïîâñåäíåâíîé ðàáîòû íàáîð ïåðâè÷íûõ

äîêóìåíòîâ;

 îïðåäåëåííûé äîñòóï ê ñïðàâî÷íèêàì îáúåêòîâ (ïðåäïðè-

ÿòèé, òîâàðîâ, ñîòðóäíèêîâ è äð.) íåïîñðåäñòâåííî èç ïîä-

ãîòàâëèâàåìîãî äîêóìåíòà, ÷òî ñâîäèò ê ìèíèìóìó ðóòèí-

íóþ ðàáîòó ïî åãî çàïîëíåíèþ;

 âîçìîæíîñòü ñîçäàíèÿ ñïðàâî÷íèêîâ íîâûõ îáúåêòîâ.

Ïðîãðàììà ïî ñîçäàíèþ ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ ïîçâîëÿåò àâ-

òîìàòè÷åñêè çàíîñèòü ðåêâèçèòû îðãàíèçàöèè â ëþáîé èç ôîðìè-

ðóåìûõ â íåé äîêóìåíòîâ (ïëàòåæíîå ïîðó÷åíèå, ñ÷åò, ñ÷åò-

ôàêòóðó), òåì ñàìûì èçáàâëÿÿ áóõãàëòåðà îò çàíåñåíèÿ ýòèõ ñâåäå-

íèé âðó÷íóþ.

Çàïîëíåíèå ôîðìèðóåìûõ äîêóìåíòîâ ìîæåò ïðîâîäèòüñÿ ñ âû-

áîðîì ðàçëè÷íûõ îáúåêòîâ íåïîñðåäñòâåííî èç ñïðàâî÷íèêîâ.

Åñëè íóæíûé îáúåêò â ñïðàâî÷íèêå îòñóòñòâóåò, òî âîçìîæåí

ââîä åãî íàèìåíîâàíèÿ è âñåõ ïðî÷èõ ðåêâèçèòîâ íåïîñðåäñòâåííî

â ïîëÿ ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ. Ïîñëå ñîõðàíåíèÿ äàííûé îáúåêò

ïîÿâèòñÿ â ñïðàâî÷íèêå.

Âñå äîêóìåíòû ñ çàíåñåííûìè ðåêâèçèòàìè (àâòîìàòè÷åñêè èç

ñïðàâî÷íèêîâ èëè âðó÷íóþ, åñëè òàêèõ äàííûõ íåò) ó÷èòûâàþòñÿ

ïðîãðàììîé â áàçå äàííûõ, ñîçäàâàåìîé ñ ïîìîùüþ ÑÓÁÄ, è âûâî-

äÿòñÿ íà ïðèíòåð â âèäå çàïîëíåííûõ ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ.

Ïðèìåð ôîðìû ïðèõîäíîãî îðäåðà, ïîëó÷åííîãî íà ÏÝÂÌ,

ïðåäñòàâëåí â òàáë. 4.1.

Таблица 4.1

Òèïîâàÿ ìåæîòðàñëåâàÿ ôîðìà ¹ Ì-4

Óòâåðæäåíà Ïîñòàíîâëåíèåì

Ãîñêîìñòàòà Ðîññèè

îò 30.10.97 ¹ 71à

ÏÐÈÕÎÄÍÛÉ ÎÐÄÅÐ ¹ 13707 ┌────────┐

│ Êîäû

Ôîðìà ïî ÎÊÓÄ 0315003│

Îðãàíèçàöèÿ ÂÌÇ ïî ÎÊÏÎ 05757848

Ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå ÑÊÌ ÒÝÑÖ-3

Ñêëàä ïîêóïíîãî ìåòàëëà ÒÝÑÖ-3

Ïîñòàâùèê Íîìåð äîêóìåíòà Êîððåñïîíäèðóþùèé

ñ÷åò

Äàòà

ñîñòàâëåíèÿ

íàèìåíîâàíèå êîä

Ñòðàõîâàÿ

êîìïàíèÿ

ñ÷åò,

ñóáñ÷åò

êîä àíàëèòè÷åñêîãî

ó÷åòà

ñîïðîâîäèòåëü-

íîãî

ïëàòåæ-

íîãî

15-ÄÅÊ-2004 ÎÎÎ ÎÌÊ-ÑÒÀËÜ 10229 598040014Ä

Ãðóçîîòïðàâèòåëü: ÎÎ ÎÌÊ-ÑÒÀËÜ ã. Ìîñêâà

Êîëè÷åñòâî Ìàòåðèàëüíûå öåííîñòè Åäèíèöà

èçìåðåíèÿ

íàèìåíîâàíèå,

ñîðò, ðàçìåð,

ìàðêà

íîìåí-

êëàòóðíûé

íîìåð, êà-

òåãîðèÿ

ÁÄÄÑ

êîä íàèìå-

íîâàíèå

ïî äî-

êó-

ìåíòó

ïðè-

íÿòî

Ó÷åòíàÿ

öåíà,

ðóá. êîï.

Ñóììà ïî

ó÷åòíîé

öåíå, ðóá.

êîï.

Ñóììà

ÍÄÑ,

ðóá.

êîï.

Âñåãî ñ

ó÷åòîì

ÍÄÑ,

ðóá.

êîï.

Íîìåð

ïàñ-

ïîðòà

Ïîðÿä-

êîâûé

íîìåð

ïî

ñêëàä-

ñêîé

êàðòî-

òåêå

Íîìåð

ïî-

ñòóï-

ëåíèÿ

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

1770.06.0_20_ÒÓ

14-1-3579-83

071.003407 òîííà 63,800 63,800 14500,00 925100,00 10069

63,600 63,600 14500,00 922200,00 10110

62,900 62,900 14500,00 912050,00 10111

Øòðèïñ ðóëîííûé

Èòîãî ïî ïîçèöèè: 190,300 190,300 2759350,00

Èòîãî: 190,300 190,300 2759350,00

Ïðèíÿë _____________ ___________ _____________ Ñäàë ____________ ___________ ______________

äîëæíîñòü ïîäïèñü ðàñøèôðîâêà äîëæíîñòü ïîäïèñü ðàñøèôðîâêà

Îòâåòñòâåííûé ÓÌÒÑ ___________ ___________ _____________

äîëæíîñòü ïîäïèñü ðàñøèôðîâêà

Â.Í. ßñåíåâ.

Èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû è òåõíîëîãèè â ýêîíîìèêå

110

Áîðüáà ñ âîçðàñòàþùèì ïîòîêîì áóìàæíûõ ôîðì íà ïðåäïðèÿòèÿõ

è â îðãàíèçàöèÿõ âåäåòñÿ â äâóõ íàïðàâëåíèÿõ: ïåðåõîä îò áóìàæíûõ

ôîðì äîêóìåíòîâ ê ýëåêòðîííûì è ïðèìåíåíèå âñå áîëåå ýôôåêòèâ-

íûõ òåõíîëîãèé èçâëå÷åíèÿ äàííûõ èç áóìàæíûõ ôîðì [137].

Ïîä ýëåêòðîííûìè ôîðìàìè äîêóìåíòîâ ïîíèìàåòñÿ íå èçî-

áðàæåíèå áóìàæíîãî äîêóìåíòà, à èçíà÷àëüíî ýëåêòðîííàÿ (áåçáó-

ìàæíàÿ) òåõíîëîãèÿ ðàáîòû; ïðè ýòîì áóìàæíàÿ ôîðìà åñòü òîëüêî

òâåðäàÿ ýëåêòðîííàÿ êîïèÿ.

Ýëåêòðîííàÿ ôîðìà äîêóìåíòà — ýòî ñòðàíèöà ñ ïóñòûìè ïî-

ëÿìè, îñòàâëåííûìè äëÿ çàïîëíåíèÿ ïîëüçîâàòåëåì. Ôîðìû ìîãóò

äîïóñêàòü ðàçíûé òèï âõîäíîé èíôîðìàöèè è ñîäåðæàòü êîìàíä-

íûå êíîïêè, ïåðåêëþ÷àòåëè, âûïàäàþùèå ìåíþ èëè ñïèñêè äëÿ

âûáîðà. Ïîñëå çàïîëíåíèÿ ôîðìû åå ìîæíî îòïðàâèòü ïî ýëåê-

òðîííîé ïî÷òå, ïî ôàêñó èëè íà ðàáî÷èé ñòîë äðóãîãî ñîòðóäíèêà.

Îáû÷íî äëÿ ýòîãî íóæíî ëèøü íàæàòü êíîïêó, ïîñêîëüêó ýëåê-

òðîííûé àäðåñ ïîëó÷àòåëÿ çàðàíåå îïðåäåëåí.

Ýëåêòðîííàÿ (áåçáóìàæíàÿ) òåõíîëîãèÿ ïîäðàçóìåâàåò íå çàïîë-

íåíèå áóìàæíûõ ôîðì è èõ ïîñëåäîâàòåëüíóþ îáðàáîòêó, à ðàáîòó ñ

ýëåêòðîííûìè ôîðìàìè ñðàçó ñ ýòàïà çàïîëíåíèÿ äî ýòàïà èçâëå÷å-

íèÿ äàííûõ è èõ ñáîðà â îïðåäåëåííîé áàçå äàííûõ (èëè ýêñïîðò

ýòèõ äàííûõ â êàêîå-ëèáî ñïåöèàëèçèðîâàííîå ïðèëîæåíèå).

Íà ðîññèéñêîì ðûíêå ïðåäëàãàåòñÿ äîñòàòî÷íî øèðîêèé âûáîð

ïðèêëàäíûõ ïðîãðàìì äëÿ àâòîìàòèçàöèè óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòî-

îáîðîòîì [10].

Ïðîãðàììà «1Ñ: Ýëåêòðîííûé äîêóìåíòîîáîðîò» ïðåäíàçíà÷à-

åòñÿ äëÿ àâòîìàòèçàöèè äâèæåíèÿ â îðãàíèçàöèè ïîòîêîâ äîêóìåí-

òîâ, èõ îáðàáîòêè è õðàíåíèÿ. Ïðîãðàììà ïîçâîëÿåò ðàçðàáîòàòü

øàáëîíû äîêóìåíòîâ è óñòàíîâèòü ïðàâèëà èõ çàïîëíåíèÿ ïîëüçî-

âàòåëÿìè, ôîðìàëèçîâàòü æèçíåííûå öèêëû äîêóìåíòîâ, óñòàíî-

âèòü ìàðøðóòíûå ñõåìû ïðîõîæäåíèÿ äîêóìåíòîâ, êîíòðîëèðîâàòü

ðàáîòó èñïîëíèòåëåé è âûïîëíåíèå èìè âðåìåííûõ ãðàôèêîâ,

îáåñïå÷èòü êîíôèäåíöèàëüíîå õðàíåíèå è îáðàáîòêó äîêóìåíòîâ íà

ðàáî÷åì ìåñòå, àâòîìàòèçèðîâàòü áîëüøóþ ÷àñòü ðóòèííûõ îïåðà-

öèé ïðè ñîñòàâëåíèè äîêóìåíòîâ, îòïðàâëÿòü è ïðèíèìàòü äîêó-

ìåíòû, âåñòè õðàíèëèùå äîêóìåíòîâ è îáðàáàòûâàòü èõ.

Ïðîãðàììà «1C: Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà» ïîçâîëÿåò ïðèíèìàòü è îò-

ïðàâëÿòü îáû÷íûå ñîîáùåíèÿ. Ýòîé æå ïðîãðàììîé îñóùåñòâëÿåòñÿ

ïåðåíîñ ïàïêè ñ äîêóìåíòàìè â áàçó äàííûõ.

Ñèñòåìà àâòîìàòèçàöèè äîêóìåíòîîáîðîòà «Äîêóìåíò-2000» —

îñíîâà äëÿ ñîçäàíèÿ êîðïîðàòèâíûõ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì

êðóïíûõ ðîññèéñêèõ ïðåäïðèÿòèé. Âîçìîæíîñòè òåõíîëîãèé

Oracle, îòñóòñòâèå îãðàíè÷åíèé íà îáúåì õðàíèìûõ äàííûõ, ýô-

ôåêòèâíûå ìåõàíèçìû ïîèñêà, âñòðîåííûå ôóíêöèè, âûñîêèé

4. Èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ÀÈÑ

111

óðîâåíü çàùèòû èíôîðìàöèè — âñå ýòî îáåñïå÷èâàåò ïîääåðæêó

êîðïîðàòèâíûõ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì áåç îãðàíè÷åíèÿ ìàñ-

øòàáà ïðåäïðèÿòèÿ.

Òåõíè÷åñêèé ïðîãðåññ â îáëàñòè ñðåäñòâ âû÷èñëèòåëüíîé òåõíè-

êè è ïåðåäà÷è äàííûõ, îðãàíèçàöèÿ âû÷èñëèòåëüíûõ ñåòåé â íà-

ñòîÿùåå âðåìÿ ïîçâîëÿþò ñóùåñòâåííî èçìåíèòü ïîäõîä ê àâòîìà-

òèçàöèè ïîòîêîâ èíôîðìàöèè è äîêóìåíòîïîòîêó.

Èñïîëüçîâàíèå âû÷èñëèòåëüíûõ ñåòåé ïðèâîäèò ê çíà÷èòåëüíî-

ìó èçìåíåíèþ è äîêóìåíòîîáîðîòà. Òàê, ñèñòåìà «êëèåíò—áàíê»

èçìåíÿåò ñïîñîáû îáùåíèÿ ïîëüçîâàòåëÿ ñ áàíêîì, ïîçâîëÿåò åìó

ðåøàòü ñâîè çàäà÷è, ìèíóÿ îïåðàöèîíèñòà è èç îôèñà êëèåíòà.

Âîçìîæíîñòè íîóòáóêîâ ïîçâîëÿþò ïîëüçîâàòåëÿì îñóùåñòâëÿòü

ïëàòåæè ïðàêòè÷åñêè â ëþáîì ìåñòå, ãäå åñòü òåëåôîííàÿ ñâÿçü.

Ñîâåðøåíñòâîâàíèå äîêóìåíòîîáîðîòà ïðîèñõîäèò íà îñíîâå

ñèñòåì ýëåêòðîííîé ïî÷òû è ýëåêòðîííîé ïîäïèñè, ÷òî çíà÷èòåëü-

íî ïîâûøàåò ýôôåêòèâíîñòü óïðàâëåíèÿ.

Ðåçóëüòàòîì ðåøåíèÿ ýêîíîìè÷åñêèõ çàäà÷ ÿâëÿåòñÿ âûâîä

îáîáùåííûõ äàííûõ íà áóìàãó, íà äèñïëåé, íà ìàøèííûå íîñèòå-

ëè. ×àùå âñåãî ýêîíîìè÷åñêèå äàííûå âûâîäÿòñÿ íà áóìàæíûå íî-

ñèòåëè è íà äèñïëåé â ôîðìå òàáëèö, íî èìååò çíà÷åíèå è ãðàôè÷å-

ñêîå èçîáðàæåíèå â âèäå ãèñòîãðàìì. Íà ìàãíèòíûå äèñêåòû âûâî-

äÿòñÿ àðõèâíûå äàííûå, à òàêæå ñâåäåíèÿ, ïåðåäàâàåìûå íà äðóãèå

óðîâíè ÀÐÌ ïðè îòñóòñòâèè íåïîñðåäñòâåííîé ñâÿçè ìåæäó íèìè.

Íàèáîëüøèé óäåëüíûé âåñ çàíèìàåò âûäà÷à äàííûõ íà áóìàæ-

íûå íîñèòåëè â âèäå ìàøèíîãðàìì. Âíà÷àëå èçó÷àåòñÿ âîçìîæíîñòü

ïîëó÷åíèÿ òèïîâûõ ìàøèíîãðàìì è èõ ïðèâÿçêè ê êîíêðåòíûì óñ-

ëîâèÿì êîíêðåòíîé îðãàíèçàöèè.

Åñëè ðàçðàáàòûâàåòñÿ èíäèâèäóàëüíûé ïðîåêò, òî ïðîåêòèðóþò-

ñÿ ñîäåðæàíèå è ôîðìû âñåõ âûõîäíûõ äîêóìåíòîâ. Ñîñòàâ ðåêâè-

çèòîâ ôîðìû äîëæåí îòâå÷àòü åå íàçíà÷åíèþ. Ïðîåêòèðîâàíèå

ôîðìû ñâîäêè çàêëþ÷àåòñÿ â óäîáíîì ðàñïîëîæåíèè ðåêâèçèòîâ íà

áëàíêå. Îáû÷íî ãðóïïèðîâî÷íûå ïðèçíàêè ðàñïîëàãàþòñÿ ïî ñòå-

ïåíè óáûâàíèÿ óðîâíÿ èõ ïîä÷èíåííîñòè (íàïðèìåð, öåõ, ó÷àñòîê,

ôàìèëèÿ, èìÿ, îò÷åñòâî, òàáåëüíûé íîìåð ñîòðóäíèêà), à êîëè÷åñò-

âåííî-ñóììîâûå èòîãè — ïî ñòåïåíè âîçðàñòàíèÿ èòîãîâ (èòîãè ïî

òàáåëüíîìó íîìåðó, ó÷àñòêó, öåõó).

Â õîäå ïðîåêòèðîâàíèÿ ðàçðàáàòûâàþòñÿ ïðîãðàôêè âûõîäíûõ òàá-

ëèö, çàïèñûâàåìûå íà ìàøèííûå íîñèòåëè è èñïîëüçóåìûå ïðè ïå÷à-

òè ñâîäîê íà ÏÝÂÌ. Â êà÷åñòâå ïðèêëàäíûõ ïðîãðàììíûõ ñðåäñòâ ïå-

÷àòè ýëåêòðîííûõ òàáëèö èñïîëüçóþòñÿ ïàêåòû Excel, Lotus, Quattro

Pro, Super Calc è äð. Èñõîäíûå äàííûå íàáèðàþòñÿ íà êëàâèàòóðå, à

äëÿ âû÷èñëåíèé ïðîìåæóòî÷íûõ âåëè÷èí è èòîãîâûõ ñòðîê (ãðàô) â