Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

 качество продукции и т.д.

2) Показатели, отражающие непосредственные результаты

управленческого труда:

 производительность труда отдельных категорий работников;

 оперативность;

 экономичность отдельных решений и решений аппарата

управления в целом;

 качество управленческих решений.

Эффект от проведения мероприятий по совершенствованию

документационного обеспечения управления может быть:

 экономический;

 социальный.

Факторами экономического эффекта могут быть:

 повышение производительности труда управленческих

работников за счет:

 совершенствования технологии работ;

 специализации работника;

 рационализации форм документов.

 сокращение объема управленческих работ за счет:

 устранения дублирования работ;

 сокращения оформительских работ;

 сокращения операций по передаче данных.

 сокращение затрат материалов за счет:

 сокращения объема управленческих работ;

 уменьшения площади и содержания документов;

 изменения формы документов;

 изменения тиража документов.

 условное или фактическое высвобождение работников;

 изменения должностного состава работников.

371

Факторами социального эффекта могут быть:

 возможность обеспечения и повышения квалификации;

 повышение уровня удовлетворенности своим трудом;

 изменение характера труда и улучшение его условий;

 уменьшение текучести кадров;

 повышение производительности труда.

Таблица 12.2

Эффективность совершенствования системы документационного

обеспечения управления

Направления

совершенствова

ния ДОУ

Результаты

функционирован

ия ДОУ

Показатели

экономической

эффективности

Влияние на

систему

управления

Совершенствова

ние технологии

работ

Специализация

работников

Рационализация

форм

документов

Повышение

производительно

сти труда

управленческих

работников

Повышени

оперативно

сти,

обоснованн

ости,

надежност

и системы

управления

Условное

или фактическое

высвобождение

работников

ЗПNЭ

ВРВР











ВР

число высвобожденных

работников

ЗП – средняя заработная

плата одного работника

с начислениями

Изменение Э

дс

= Ф

зд

- Ф

зп

372

должностного

состава

работников

дс

– экономия,

достигнутая за счет

изменения

должностного состава

Снижение

затрат времени

обработки

документов

до

= Э

+ Э

мт

+ Э

нр

до

–

экономия,

достигнутая за счет

мероприятий по

документационному

обеспечению

управления

Исключен

ие дублирования

документов

Уменьшен

ие количества

документов

Снижение

затрат

материалов

= (Д

– Д

)  С

 А

– экономия от

снижения затрат

материалов за счет

количества форм и

исключения

дублирования форм

документов

, Д

– объем

документов до и после

– стоимость одного

листа

– годовой тираж

выпуска бланков

документов

Снижение

трудоемкости

заполнения

Экономия от

снижения трудоемкости

заполнения,

373

документа размножения, хранения

документа

= (Д

– Д

)  t

 n

, Д

– количество

документов до и после

– трудоемкость

заполнения,

размножения, хранения,

час

n – часовая ставка

работника

Экономия на

стадии оформления и

заказа форм в

типографии

= (Д

– Д

)  t

 Ч

– норма времени

(трудоемкости)

оформления заказа, час

– часовая

ставка заказа, руб.

Экономия на

накладных расходах

ПР

= (Э

+ Э

)  n

n – коэффициент

накладных расходов

Устранени

е дублирования

Сокращение

объема

374

операций

Сокращен

ие

оформительских

операций

Сокращен

ие операций по

передаче данных

управленческих

работ

Обеспечен

ие

своевременности

выполнения

работ

Совершенс

твование

процессов, в т.ч.

совершенствова

ние процессов

принятия

решения

Формализа

ция процесса

представления

информации по

этапам принятия

решения

Выбор

лучшего решения

Своевреме

нное

представление

документов для

принятия

решения

Правильно

е и

своевременное

оформление

принятия

решения

Возможно

сть подготовки

Обеспечен

ие обучения

375

материалов для

обучения

персонала

персонала,

повышение

уровня

квалификации

персонала

Повышени

е уровня

удовлетвореннос

ти трудом

Изменение

характера труда

и улучшение его

условий

376

13. Организация документационного обеспечения

управления

13.1. Система документационного менеджмента и ее основные

компоненты

«Документационное обеспечение управления – это обеспечение

документирования и организацию работы с документами»

Документационное обеспечение управления состоит из двух

подсистем: документационного менеджмента и документирования

управленческой деятельности.

Принципиальная схема функционирования подсистемы

документационного менеджмента в рамках ДОУ предприятия представлена

на рис. 13.1.

Документационный менеджмент – это система управления

документацией предприятия и персоналом, несущим ответственность за

работу с документами.

Основными документационного менеджмента являются:

организаторы документационного менеджмента, объекты

документационного менеджмента, системные связи между организаторами

и объектами.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Ю.М. Демин. Делопроизводство. Документационный менеджмент

377

Рис. 13.1. Принципиальная схема функционирования подсистемы

документационного менеджмента в рамках ДОУ предприятия

Организаторы документационного менеджмента – это должностные лица и

структурные подразделения, несущие ответственность за управление

работой с документами предприятия. Ведущая роль, как правило,

принадлежит службе ДОУ.

Объекты документационного менеджмента – это:

 документация предприятия

 персонал, несущий ответственность за осуществление

непосредственной работы с документами (их исполнение, хранение,

перемещение) в процессе функционирования предприятия.

Системные связи документационного менеджмента организуются и

реализуются между его участниками посредством повседневной служебно-

деловой коммуникации.

Цель, функции и принципы

Целью документационного обеспечения является повышение

эффективности ДОУ предприятием в целом, и, в конечном счете,

Документационное обеспечение

управления предприятием

Документационный

менеджмент

Организаторы

документационного

менеджмента

Документирование

управленческой

деятельности

Объекты

документационного

менеджмента

Прямые и обратные

системные связи

378

обеспечение эффективности управления предприятием (в процессе его

функционирования).

Функции документационного менеджмента:

 административная;

 регулятивная;

 координационная;

 контрольная;

 обучающая.

Принципы документационного менеджмента:

 законность;

 последовательность;

 гибкость;

 технологичность;

 комплексность.

Рис. 13.2. Схема всестороннего обеспечения подсистемы

документационного менеджмента предприятия

Управляющее воздействие

Документационный

менеджмент предприятия

Всестороннее обеспечение

Финансовое

обеспечение

Информационное

обеспечение

Техническое

обеспечение

Кадровое

обеспечение

Правовое

обеспечение

379

Обеспечение документационного менеджмента:

 финансовое;

 информационное;

 техническое;

 кадровое;

 правовое.

Правовое обеспечение

Правовое обеспечение документационного менеджмента – это

комплекс мероприятий, направленный на разработку законодательных

(нормативных, нормативно-правовых) актов и руководящих

(организационно-распорядительных, организационно-меточических)

документов по вопросам ДОУ и внедрение их требований в практику

работы с документами предприятия.

К числу важнейших законодательных (нормативных, нормативно-

правовых) актов относятся:

 Государственная система документационного обеспечения

управлении (ГСДОУ);

 Государственный стандарт РФ ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство

и архивное дело. Термины и определения»;

 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003

«Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в

деятельности организации с указанием сроков хранения.

 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральной

исполнительской власти.

 Основными локальными руководящими документами по вопросам

ДОУ на предприятии являются:

380