Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

вносить на рассмотрение руководства представления о назначении,

перемещении, увольнении работников службы ДОУ. Их поощрения и

наложении на них взысканий;

служба ДОУ несет ответственность:

обеспечение установленного порядка работы с документами в

организации;

выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение

необходимых условий труда работников службы ДОУ.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ

СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

Служба ДОУ взаимодействует:

со структурными подразделениями организации – по вопросам

документационного обеспечения управления;

с юридической службой – по вопросам, связанным с подготовкой

документов;

со службами кадров, труда и заработной платы и соответствующими

научно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора и

расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в

условиях широкого использования вычислительной и организационной

техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной

организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с

документами;

со службами материально-технического снабжения и хозяйственного

обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и

вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими

принадлежностями; бытового обслуживания работников службы;

с вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения

новых информационных технологий с применением средств ЭВТ,

391

оперативой обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и

стандартов.

Примечание

Практика показывает, что при составлении Положения

подразделения, выполняющих функции документационного обеспечения

управления, идея документационного обеспечения управления «теряется», а

остаются только функция делопроизводства.

Например, в «Положении об отделе документационного обеспечения

управления ЛМЗ» записано:

Основной задачей этого подразделения является:

• организаци

я ведения делопроизводства, т.е. о документационном обеспечении

управления ни слова, а в функциях этого отдела ни слова о разработке,

внедрении и введении классификатора, табеля и альбома форм документов.

Примечание 1.

На практике вопросами разработки, внедрения и введения

классификатора, табеля и альбома форм документов может заниматься

подразделение, занимающееся организацией управления по двум причинам:

• именно это

подразделение занимается каталогом (системой) функций и соответственно

может заниматься документацией;

• квалифика

ция работником канцелярии (секретарей) недостаточна для проведения

работ по данному направлению

13.3 Состав нормативно-организационных документов по

документационному обеспечению управления

Одной из основных функций службы ДОУ на предприятии является:

392

• разработка

, внедрение и введение табеля и альбома унифицированных форм

документов организации, внесение в них изменений.

Состав нормативно-организационных документов по

документационному обеспечению управления должен включать:

• документы

по собственному документационному обеспечению управления;

• документы

по общему делопроизводству.

Комплект нормативно-организационных документов по

докуметационному обеспечению управления на предприятии может быть

минимальным и максимальным.

Состав нормативно-организационных документов по

документационному обеспечению управления (минимальный) в табл. 13.1.

Состав нормативно-организационных документов по документационному

обеспечению управления (максимальный) представлен в табл. 13.2.

Таблица 13.1

Состав нормативно организационных документов

по документационному обеспечению управления (min)

№ п/

Наименование НОД Примечание

Инструкция по документационному

обеспечению управления

Инструкция по документационному

обеспечению управления основной деятельности

Включает

классификатор,

табель, альбом

форм, документов

393

Таблица 13.2

Состав нормативно организационных документов

по документационному обеспечению управления (max)

№ п/

Наименование НОД Примечание

Инструкция по документационному

обеспечению управления

Комплект технологических карт на оставление

документов технологических процессов

управления

Инструкция по документационному

обеспечению управления основной деятельности

Комплект технологических карт на составление

документов технологических процессов

основной деятельности

Включает

технологические

карты (процедуры)

составления

докуументов

Состав минимального комплекта нормативно методических

документов по делопроизводству представлен в табл. 13.2. Состав

максимального комплекта нормативно-методических документов по

делопроизводству представлен в табл. 13.3.

Таблица 13.3

Состав минимального комплекта нормативно-организационных

документов по делопроизводству

№ п/ Наименование НОД Примечание

394

Инструкция по ведению делопроизводства

Номенклатура дел

395

Таблица 13.4

Состав максимального комплекта нормативно-методических

документов по делопроизводству

№ п/п

Наименование нормативно-методических

документов

Примечание

Инструкция по ведению общего делопроизводства

Правила оформления и составления организационно-

распорядительных документов

Инструкция по ведению специального

делопроизводства (ДСП, КТ, секретный документ)

Правила составления и издания решений органов

управления

Правила распределения входящей корреспонденции

Правила составления и издания приказов и указаний

(распоряжений)

Инструкция по контролю исполнения

Правила подписания исходящей корреспонденции

Правила пользования печатями и штампами

Инструкция о ведении делопроизводства по

предложениям, заявлениям и жалобам

Инструкция по оформлению командировок, в т.ч. за

рубежных

Номенклатура дел

396

Состав и нормативно-организационных документов по

организационному обеспечению управления

Инструкция по документационному обеспечению управления

включает:

• Общие

положения

• Состав

функций предприятия

• Классифик

атор форм документов

• Табель

форм документов

• Альбом

форм документов.

Инструкция по документационному обеспечению управления основной

деятельностью включает:

• Общие

положения

• Состав

функций основной деятельностью

• Классифик

атор форм документов основной деятельностью

• Табель

форм документов основной деятельностью

• Альбом

форм документов основной деятельностью

397

Комплект технологических карт на составление технологических

процессов управления включает:

• Общие

положения

• Цель и

назначение технологии в управлении

• Технологи

ческие основы процессов управления

• Состав

технологических процессов управления

• Задачи и

порядок организации работ по проектированию технологий в управлении

• Документи

рованная система предприятия как объект технологирования

• Правила

исследования существующей технологии управления

• Правила

проектирования и оформления технологических карт

ПРИЛОЖЕНИЕ:

Комплект технологических карт на составление технологических процессов

управления

Состав нормативно-организационных документов по делопроизводству

« Инструкция по ведению общего делопроизводства» включает:

- общие положения;

- система документов;

- общие правила оформления основных видов документов

(реквизитов);

398

- порядок приема и прохождения служебных документов (порядок

прохождения входящих документов; порядок прохождения

исходящих документов);

- регистрация документов (регистрация входящих документов,

регистрация исходящих документов);

- контроль исполнения документов (сроки рассмотрения

документов, сроки исполнения документов);

- составление номенклатуры дел, формирование дел;

- подготовка и сдача дел в архив организации;

- правила пользования документов, хранящимися в архиве

организации; выдача справок;

- порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан;

- хранение и использование печатей и штампов;

Приложения:

- образцы бланков организации;

- технологические схемы процессов ведения делопроизводства;

- образцы карточек;

- примерный перечень документов, подлежащих контролю за

исполнением с указанием сроков исполнения;

- формы документов о состоянии исполнительской дисциплины;

- образцы форм составления номенклатуры дел и пример

составления номенклатуры дел;

- образцы форм оформления дел;

- примерный перечень документов, на которых ставиться печать

организации;

- примерный перечень документов, которые подлежат

утверждению;

399

«Правила оформления и составления организационно-

распорядительных документов» включает:

- общие положения;

- общие требования к составлению и оформлению документов;

- требования к отдельным документам;

Приложения:

- образцы бланков организации;

- состав и расположение реквизитов на бланках;

- образцы составления приказов;

- образцы составления указаний;

- образцы составления служебных писем;

- образцы составления протоколов;

- образцы составления телефонограмм;

- образцы составления факсов;

- образцы составления телеграмм;

- образцы составления докладных записок;

- образцы составления объяснительных записок;

- образцы составления заявлений;

- образцы составления представлений;

- образцы составления актов;

- образцы составления справок;

«Правила распределения входящей корреспонденции» включает:

- общие положения;

- общие принципы распределения входящей корреспонденции;

- матриц, на которой по вертикали указываются должности

руководителей, а по горизонтали вопросы, по которым

корреспонденция направляется непосредственно этим

400