Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

—

подготовка документа

отправлению;

—

отправление пакетов

(конвертов).

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных до-

кументов решаются следующие задачи защиты информации и ее

носителя:

— исключение возможного тайного вскрытия конверта и не-

санкционированного ознакомления с документом при его пере-

сылке (передаче) адресату, подмены документа и листов;

— ограничение возможности утери, кражи или подмены кон-

верта с конфиденциальным документом;

— подтверждение факта отправки документа и правильности

оформления этого факта в учетных формах;

—

исключение ошибочной отправки документа, конверта дру-

гому адресату, необоснованной рассылки документов ряду адре-

сатов.

Разрешением на отправку конфиденциального документа яв-

ляется подписанное первым руководителем организации сопро-

водительное письмо

документу или разрешительная запись, сде-

ланная лично руководителем в учетной форме, если документ от-

правляется без сопроводительного письма.

Отправка конфиденциальных документов осуществляется цен-

трализованно службой КД организации, а в небольших фирмах

—

секретарем-референтом или управляющим делами. Исполнителям

запрещается лично отправлять конфиденциальные документы.

При подготовке документа к отправлению на лицевой сторо-

не конверта обозначаются гриф конфиденциальности и другие

необходимые адресные реквизиты, номера вложенных докумен-

тов.

На оборотной стороне в местах склеивания клапанов кон-

верта ставятся печати организации. Конверты с конфиденциаль-

ными документами должны передаваться адресатам курьерами

под роспись за получение конверта

разносной книге, реестре или

расписке.

При отправлении конфиденциальных документов заказными

и ценными почтовыми отправлениями используется двойное па-

кетирование документов (вкладывание конверта

конверт). Гриф

конфиденциальности и иные отметки ставятся на внутреннем кон-

270

верте, который опечатывается и при необходимости прошивает-

ся.

Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми

правилами.

Конверты (пакеты), предназначенные для отправления конфи-

денциальных документов, должны быть светонепроницаемыми.

Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапа-

нов конвертов, исключающую возможность "отпаривания" мест

склейки. Тексты отправляемых писем, телеграмм, телексов, фак-

сов целесообразно шифровать. Факт отправления конфиденци-

альных документов подтверждается почтовыми реестрами.

Вторая часть стадии обработки изданных документов предус-

матривает следующие процедуры:

— передача документа соответствующему руководителю или

исполнителю;

— исполнение и возвращение документа от исполнителя; пе-

редача документа на другие участки службы КД.

6.2.4.

Проверка наличия документов, дел

и носителей информации

Цель проверки наличия документов, дел и носителей конфи-

денциальной информации — установление их реального соответ-

ствия записям

учетных формах, сохранности, целостности

ком-

плектности материалов, а также своевременное выявление фак-

тов утраты конфиденциальных материалов и определение

правильности выполнения процедур и операций по их учету, хра-

нению и использованию.

Проверка стимулирует тщательное соблюдение всеми сотруд-

никами фирмы требований по работе с конфиденциальными ма-

териалами, обеспечение их физической сохранности и, в конеч-

ном счете, — информационную безопасность организации.

Проверка всегда ведется от учетных данных к документам,

экземплярам документа и составным частям каждого документа

или

дела.

Кроме того, в ходе проверки рассматриваются вопросы

снятия с документов грифа конфиденциальности.

Проверки наличия конфиденциальных материалов могут быть

регламентированными (периодическими) и нерегламентирован-

ными (непериодическими).

271

Регламентированные, обязательные проверки наличия доку-

ментов,

дел

носителей информации проводятся ежедневно, ежек-

вартально и по окончании календарного года. Они охватывают

весь массив конфиденциальных материалов организации.

Нерегламентированные проверки осуществляются при смене

руководителей подразделений или направлений деятельности

организации, увольнении сотрудников, после завершения экстре-

мальной ситуации, выявления факта возможной утраты инфор-

мации и в других случаях. Этот вид проверки обычно ограничи-

вается конкретной частью конфиденциальных материалов.

Ежедневные проверки (самопроверки или проверки вторым

работником) наличия конфиденциальных документов проводят-

ся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, рабо-

тающими с конфиденциальными материалами. Квартальные и

годовые проверки наличия проводит специально назначаемая

комиссия; по результатам этих проверок составляется акт.

Любой вид проверки может быть закончен лишь после выяв-

ления фактического наличия

всех

документов,

числящихся по учет-

ным формам. Для проверки привлекаются только основные учет-

ные формы — журналы регистрации и учетные карточки. Другие

учетные формы (описи, перечни, реестры, акты, карточки учета

разрешений и вьщачи материалов и т. д.) носят вспомогательный

информационный и оправдательный характер.

процессе проведения квартальной проверки наличия конфи-

денциальных материалов контролируется сохранность традици-

онных и электронных документов, находящихся на исполнении у

сотрудников организации и не подшитых в дела. Одновременно

проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с

конфиденциальными материалами, их хранения, правильности

ведения внутренней описи документов, находящихся у исполни-

теля, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех матери-

алов в службу КД. Проверка ведется в обязательном присутствии

самого сотрудника.

В процессе проведения годовой проверки наличия конфиден-

циальных материалов контролируется сохранность всех традици-

онных и электронных документов, находящихся как на исполне-

272

НИИ,

так и исполненных, подшитых в дела, независимо от време-

ни их поступления, получения или издания. Дела проверяются

полистно.

Отсутствие конфиденциального документа, дела или носите-

ля информации

сотрудника, которому они были вьщаны, счита-

ется утратой этих материалов. В подобном случае комиссия со-

ставляет акт и немедленно докладывает об утрате первому руко-

водителю организации для принятия решения. Акт составляется

также в случае обнаружения в базе данных компьютера сотруд-

ника или на дискете неучтенной или несанкционированно сохра-

ненной копии электронного документа.

Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения

и использования изданных конфиденциальных документов более

сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс

обработки открытых документов, и требует четкого выполнения

рассмотренных стадий, этапов и процедур в указанной последо-

вательности, что дает возможность защитить ценную информа-

цию и ее носители от возможных потенциальных и реальных уг-

роз.

Этой же цели служат регулярные проверки наличия докумен-

тов,

дел и носителей информации.

6.3. Формирование и хранение дел,

уничтожение документов, дел

и носителей информации

6.3.1.

Особенности составления и ведения номенклатуры дел

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ве-

дение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые

предъявляются к аналогичной работе с документами открытого

доступа.

Вместе

тем задачами, решаемыми при выполнении процедур

и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными

документами (конфиденциальных

дел),

являются

не

только эффек-

тивное использование этих документов в управленческой и про-

273

изводственной деятельности организации, но и обеспечение со-

хранности документов, дел, массивов информации и их носите-

лей,

а также других конфиденциальных материалов в процессе

хранения и использования.

В период текущего (оперативного) архивного хранения цен-

ные и конфиденциальные материалы организации подвергаются

таким же угрозам, как и во время их рассмотрения, исполнения,

обработки

движения.

Организации это часто не учитывают, ис-

полненные конфиденциальные документы выпадают из-под кон-

троля службы КД или референта, что создает благоприятные воз-

можности для злоумышленника несанкционированно ознако-

миться с этими документами или выполнить с ними иные

противоправные действия.

Помимо известных

задач

номенклатура конфиденциальных дел

предназначена для:

—учета формируемых

дел

(номенклатурного учета дел)

обес-

печения проверки наличия документов

дел;

—

закрепления схемы разрешительной системы доступа руко-

водителей и сотрудников организации

делам;

— учета дел архивного фонда;

— учета движения, использования и уничтожения архивных

документов, дел и других конфиденциальных материалов до пе-

редачи в ведомственный архив или архив организации.

Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополни-

тельные графы, предназначенные для практической реализации

указанных задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии со-

трудников, которым предоставлено право пользоваться делом,

отметка о движении дела (архивный номер, номер

дата акта об

уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводи-

тельного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата).

Комплекты документов на магнитных носителя (дискетах и

др.),

а также архивные массивы (подмассивы) электронных доку-

ментов, находящихся

компьютере, вносятся

номенклатуру дел

на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполни-

телями делает номенклатуру правовой основой для разрешения

исполнителям работать с конкретными делами.

274

в номенклатуру не включаются конфиденциальные дела

до-

кументы, которые имеют инвентарную форму учета, например

техническая

технологическая документация, печатные издания,

аудио-, видеодокументы, особо ценные документы выделенного

хранения

др.

Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы

состав, содержание и уровень конфиденциальности документов

каждого дела

соответствовали функциональным обязанностям

тех

сотрудников фирмы, которые допущены

делу и будут с ним ра-

ботать. Каждое дело должно содержать документы, имеющие

приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под

одним заголовком обычно заводится конфиденциальное

некон-

фиденциальное (открытое) дело.

Конфиденциальные документы комплектуются в дела с уче-

том

того,

что

сведения, составляющие предпринимательскую

тай-

ну, не должны попадать в государственный архив до истечения

срока их конфиденциальности.

После снятия грифа конфиденциальности документ передает-

ся в службу открытого делопроизводства и помещается в анало-

гичное по

заголовку дело открытого доступа

временного,

длитель-

ного или постоянного срока хранения. Об изменении или снятии

грифа делается отметка на документе, удостоверяемая росписью

руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.

В целях своевременного снятия грифа конфиденциальности

рекомендуется регулярно просматривать учетные картотеки, опи-

си,

журналы конфиденциальных документов

и выделять те из

них,

которые могут быть удалены из банка защищаемых документов.

В этом случае конфиденциальные дела включают

себя толь-

ко те документы, которые

данный момент должны иметь огра-

ничения по доступу к ним персонала. В результате защита доку-

ментов,

дел

носителей информации становится более эффектив-

ной.

Не

следует отождествлять

два

разных понятия: срок хранения

дела и период конфиденциальности документов, включаемых в

дело,

— хотя конфиденциальные документы характеризуются и

тем и другим

понятием.

Период конфиденциальности может быть

длиннее или короче срока хранения дела.

275

Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как са-

мостоятельный документ или приложение к общей номенклатуре

дел организации, должна иметь гриф ограничения доступа, со-

ответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней

дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфи-

денциальный документ по картотеке подготовленных документов.

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при

работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в ка-

честве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел,

которая состоит из следующих операций:

— проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

— годовая проверка наличия дел и документов;

— заполнение итоговой записи о категориях и количестве за-

веденных дел;

— проверка полного соответствия электронного и бумажного

экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии

номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника уча-

стка службы КД;

— включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело

номенклатур;

— переработка электронного экземпляра номенклатуры дел

для использования в будущем календарном году;

— распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения

годовой проверки наличия дел и документов номенклатура зак-

рывается

подшивается вдело, содержащее номенклатуры за про-

шлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию

архивных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел,

особенно при значительном количестве дел долговременного пе-

риода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму

учета дел. Каждое законченное

закрытое конфиденциальное дело

(том),

картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) элект-

ронную инвентарную учетную опись законченных производством

дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вно-

сятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

276

6.3.2. Формирование и оформление дел, подготовка дел

к передаче в архив

Дела с конфиденциальными документами всегда формируются

централизованно в службе 1СД. Формирование и хранение таких

дел на рабочих местах сотрудников организации не разрешается.

процессе формирования и хранения конфиденциальные дела

и документы могут подвергаться следующим угрозам:

— получение сотрудником, работающим с делом, большего

объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за

счет неправильного формулирования заголовков дел в номенкла-

туре или ошибочного распределения, систематизации документов

по делам);

— утеря работником службы КД контроля использования дел

сотрудниками организации (за счет плохо организованного ежед-

невного учета вьщачи и возвращения дел);

— утрата (кража, утеря) дела или содержащегося в нем доку-

мента, частей документа, подмена

документов,

отдельных листов;

— ошибочная вьщача дела сотруднику, не имеющему права

доступа к данному делу;

— умышленное или случайное несанкционированное уничто-

жение дел и документов;

—

гибель дел

документов в результате экстремальной ситуа-

ции;

—

доступ к делам посторонних лиц как следствие ошибочных

действий персонала или невыполнения персоналом порядка обес-

печения сохранности дел (например, невыполнение требования

инструкции об эвакуации

дел и

документов

условиях экстремаль-

ной ситуации).

При формировании конфиденциальных документов в дела

должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа со-

трудников к делам, документам и электронным сведениям, обес-

печиваться информационная взаимосвязь местонахождения доку-

мента в деле с его предьщущими учетными формами и номерами,

строго выполняться инструктивные требования, решающие зада-

чу сохранности дел и документов.

277

Конфиденциальные неподшитые исполненные и неисполнен-

ные

документы должны храниться у работника службы КД

пап-

ках, на которых указывается их целевое назначение: фамилии со-

трудников организации, которым направляются документы, или

наименование предстоящих действий, процедур

операций (под-

шивка в дело, отправление и др.). Каждая папка должна иметь

опись находящихся в ней документов, которая регулярно обнов-

ляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах

и сейфах не допускается.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведе-

нии являются:

— оформление обложки дела с указанием грифа конфиденци-

альности дела;

— оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на

внутренней стороне обложки дела);

—

оформление карточки учета разрешений

и вьщачи

дела (по-

мещается в конверт на внутренней стороне обложки);

— подшивка

дело чистых листов (бланков) внутренней опи-

си документов;

— внесение

номенклатуру отметки о заведении дела.

Гриф конфиденциальности, как уже говорилось, указывается

в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обяза-

тельна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы,

выполняет функцию учета документов, включенных

дело, и со-

держит следующие графы: учетный номер документа, гриф кон-

фиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, крат-

кое содержание, номера листов дела, соответствующих располо-

жению документа

деле.

Опись подшивается

начале

дела,

перед

документами

имеет

самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются со-

хранность документов и их комплектность.

Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся

в специальных футлярах, лицевая сторона которых оформляется

аналогично обложке традиционного

дела.

футляр вкладывают-

ся список исполнителей, допущенных к носителю, карточка раз-

решений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электронной

описи документов, записанных на носителе.

278

Особенностями процедуры оформления дела при его форми-

ровании являются:

— проставление в каждом документе под грифом ограниче-

ния

доступа отметки о периоде его конфиденциальности

или

даты

рассмотрения вопроса

о снятии

грифа

(если такая отметка или дата

ранее отсутствовали);

— внесение данных о подшиваемых документах во внутрен-

нюю опись дела;

— нумерация листов документа

деле;

— при необходимости — внесение изменений

реквизиты об-

ложки дела;

— подшивка документа в дело (прошнуровывание докумен-

тов),

проверка правильности нумерации листов;

—

внесение отметки о подшивке

учетную

карточку

документа;

— проверка правильности подшивки документа;

— возврат учетной карточки документа в соответствующую

картотеку.

В дело включаются только конфиденциальные документы.

Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в

дело.

Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его

закрытии являются:

— подшивка и оформление заверительного листа —^листа-за-

верителя (только для дел, содержащих документы долговремен-

ного периода конфиденциальности);

— оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

—

опечатывание

концов шнурка на

заверительном

листе

(толь-

ко для дел, содержащих документы долговременного периода

конфиденциальности);

— внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

— проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенкла-

туре дел;

— при необходимости — внесение дела в инвентарную опись

законченных производством дел, картотек и журналов;

— по

окончании

года — закрытие

номенклатуры

дел,

всех

кар-

тотек на исполненные документы

контрольных журналов учета

карточек;

279