Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

— внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

— при необходимости — внесение закрытых картотек и жур-

налов

инвентарную опись законченных производством

дел,

кар-

тотек и журналов.

Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и

подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и

году.

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные

дела в течение определенного и иногда достаточно длительного

времени активно используются в текущей работе сотрудников

организации, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенностями выдачи законченных дел сотрудникам орга-

низации и приема их от сотрудников являются:

— проверка работником службы КД полномочий исполните-

ля наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и

вьщачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к

делу (папке, альбому, дискете);

— вьщача дела сотруднику под роспись в карточке учета раз-

решений и вьщачи;

—

помещение карточки учета разрешений

выдачи дела

кар-

тотеку "За исполнителями";

— при возврате дела сотрудником — проверка соответствия

документов дела

сведениям,

зафиксированным во внутренней опи-

си,

контроль комплектности дела

документов, сохранности всех

их элементов;

— роспись работника службы КД за возврат дела в карточке

учета разрешений и вьщачи, а также внутренней описи докумен-

тов,

находящихся у исполнителя;

— помещение дела и карточки в места хранения. Вьщанные

исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в

службу КД в тот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизи-

рованном режиме, который сопровождает специфический набор

операций.

Выдача

возврат исполнителями архивных электронных ком-

плексов документов имеют более сложную технологию, что свя-

280

зано

необходимостью выполнения ряда дополнительных опера-

ций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

Как мы видим, приведенная технологическая схема формиро-

вания и оформления конфиденциальных дел

достаточной степе-

нью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как тради-

ционных дел и документов, так и архивных электронных масси-

вов конфиденциальных документов.

При снятии в установленном порядке с документа грифа кон-

фиденциальности и изъятии его из дела нумерация листов дела

сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутрен-

ней описи дела с указанием причины изъятия документа и его но-

вого местонахождения.

Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму

документа. Учетная форма остается

картотеке исполненных кон-

фиденциальных документов за соответствующий год и не подле-

жит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогич-

ным образом осуществляется процесс изъятия электронного до-

кумента из архивного массива компьютера службы КД или с

дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят

гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитно-

го носителя вместе с внутренней описью продолжает храниться в

службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и

затем уничтожается.

Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соот-

ветствующего года и (или) инвентарную опись законченных про-

изводством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих

местах руководителей и специалистов более одного рабочего дня

запрещается. Конфиденциальные текущие и архивные дела хра-

нятся централизованно в службе КД в условиях, исключающих

их хищение, уничтожение или несанкционированный доступ по-

сторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа

не разрешается.

Дела в службе КД хранятся в сейфах, металлических шкафах,

которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне

281

дверцы шкафа, сейфа должна быть наклеена опись архивных дел

или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей

расположения дел на каждой из полок и последовательности эва-

куации дел при экстремальных ситуациях.

Дела, как правило, располагаются в последовательности но-

меров. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по

тому же принципу, также в металлических шкафах, в ячейках, в

вертикальном положении.

Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомствен-

ный архив (архив фирмы) технологически не отличается от ана-

логичной работы с делами открытого доступа.

Технологический процесс уничтожения конфиденциальных

документов, срок хранения которых истек, имеет некоторые осо-

бенности.

При их уничтожении должна быть исключена возможность

ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми конфиденци-

альными материалами, поскольку при уничтожении безопасность

подобных материалов подвергается следующим угрозам:

— подмена документов, предназначенных для уничтожения,

или изъятие из документов

дел отдельных частей (листов, фото-

графий, образцов печатей, росписей и т. п.);

— ошибочное или умышленное вьщеление для уничтожения

или фиктивное "уничтожение'' ценных документов и дел;

—

неполное уничтожение документов, дел и носителей, позво-

ляющее восстановить их текст;

— утрата (утеря, кража) документов и дел, вьщеленных для

уничтожения.

Указанные угрозы могут стать контролируемыми при соблю-

дении следующих условий уничтожения документов, дел и носи-

телей информации:

— коллегиальность принятия решения об уничтожении доку-

ментов, дел и самого процесса уничтожения;

— документирование (актирование) подготовки к уничтоже-

нию и уничтожения документов и дел;

— внесение комиссией отметок об уничтожении в акт и учет-

ные формы только после фактического уничтожения документов

и дел.

282

Уничтожение конфиденциальных документов и дел письмен-

но

согласовывается

руководителями подразделений

или

направ-

лений

деятельности,

санкционируется экспертной комиссией орга-

низации и производится с оформлением и без оформления акта.

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных до-

кументов и носителей информации включает в себя следующие

процедуры:

— подготовка документов, дел и носителей информации к

уничтожению;

— оформление акта на уничтожение;

— уничтожение документов по акту;

— уничтожение документов и носителей информации без со-

ставления акта.

По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением

акта):

дела, включенные

номенклатуру

дел,

подлинники видео-,

аудиодокументов, проекты технических документов, черновики

и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета

конфиденциальных документов и другие подобные материалы.

Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает

первый руководитель фирмы. Уничтожаются (с оформлением

акта) любые электронные документы, описи и учетные формы,

находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера,

так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

Без

составления акта уничтожаются испорченные бумажные

технические

носители,

черновики

и проекты

документов,

внутрен-

ние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие ма-

териалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных

документов.

7. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

7.1.

Оформление дел

длительных сроков хранения

Завершенные

дела,

выполненные проекты, исполненные доку-

менты постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения

подлежат в соответствии с требованием Государственной архив-

ной службы обязательному дополнительному оформлению

опи-

санию в унифицированных учетных архивных формах.

Дела

временного

(до 10 лет включительно) срока

хранения^

не содержащие сведений конфиденциального

характера,

могут офор-

мляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они

могут храниться в папках с любым типом и материалом крепле-

ния, в них может не проводиться пересистематизация документов

внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи

не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, конфиден-

циальные, секретные, а также дела

по

личному составу должны быть

полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.

Основные задачи, которые ставятся при этом:

— максимальное обеспечение прочности и гибкости перепле-

та, позволяющего при необходимости скопировать документы, не

вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов

из подшитого дела на время, например для реставрации, а может

быть, и безвозвратно, в случае его переформирования, без нане-

сения повреждений другим листам дела;

— обеспечение учета количества листов в каждом деле и воз-

можности проверки полноты дела

после

ка:кдого обращения

нему;

284

—

создание справочного аппарата

документам, включенным

в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при

этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянно-

го хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре проко-

ла

твердую,

установленную государственным стандартом облож-

ку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается

применение переплетных работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи

целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя кла-

панами или в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носите-

лях, на которых они разработаны — бумажных стандартного

формата (A3, А4 и А5) и крупноформатных, пленочных, магнит-

ных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упа-

ковки.

Однако большинство документов, имеющих постоянный или

длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных

форматов. При обработке документов постоянного и длительно-

го хранения все металлические скрепления во избежание появле-

ния ржавчины обязательно удаляются.

Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостовере-

ния и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для под-

шивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в

заранее вшитые в дело чистые конверты.

конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист

формата

А4 для

заверительной записки, а

начале дела перед соб-

ственно документами—листы внутренней

описи

документов дела,

если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки

дел не раскрывают конкретное содержание документов (напри-

мер:

"Приказы по основной деятельности..."), а также для специ-

фичной документации — личные, судебные и следственные дела,

дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых зва-

ний и т. д.

285

в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка рас-

положения документов, включенных в дело, все его листы, кроме

листов внутренней описи и заверительнои записи, нумеруются в

развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией

пра-

вом верхнем углу черным карандашом.

Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные доку-

менты, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на

оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо накле-

енными документами (вырезками, билетами, фотографиями

дру-

гими включениями) нумеруется как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется

конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в кон-

верт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации.

Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и

не включаются в общее количество листов в деле, а указываются

через плюс.

Заверительная запись

составляется на любую единицу архивно-

го хранения. В книгах, журналах их заверение может быть офор-

млено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на

чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже под-

шит лист с заверительнои записью, то его верхнюю часть прикле-

ивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять

заверительную запись на обороте документов и на самой облож-

ке.

При хранении документов без подшивки лист

заверительнои

записью вкладывается в упаковку.

В заверительнои записи должны отмечаться следующие осо-

бенности нумерации дела:

— литерные (25а,

256)

и пропущенные номера листов;

—

номера листов с наклеенными документами; номера листов

с конвертами и вложений в них;

— номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов

и т. д. в том случае, если это исключения из общего состава доку-

ментов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (по-

вреждения, замена подлинных документов копиями, включение

новых документов) отражаются в заверительнои записи со ссыл-

кой на соответствующий акт вьщачи подлинника.

286

в заверительной записи отдельной строкой вносятся все пос-

ледующие проверки наличия и состояния дела, которые прово-

дятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использо-

вания. При полном переформировании дела оно перенумеруется.

При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стирают-

ся,

а заверительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых

номерах документов в данном описываемом деле, их делопроиз-

водственных индексах, датах создания, заголовках и номерах ли-

стов по внутренней нумерации

дела,

на которых расположен каж-

дый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется

итоговая запись об общем количестве включенных в нее докумен-

тов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже

переплетено или подшито, то верхняя часть заверенной состави-

телем внутренней описи подклеивается к внутренней стороне ли-

цевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела (изъятие документов,

копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отра-

жаются в последней резервной графе "Приложения" со ссылкой

на соответствующий

акт.

При добавлении документов в дело внут-

ренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставле-

нием итоговой записи.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в со-

ответствии с государственным стандартом должно быть указано:

— наименование организации и ее подчиненность на период

создания документов, включенных в дело;

—наименование структурного подразделения или направления

деятельности, в зависимости от выбранной структуры описи дел;

—

делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

— номер дела по годовому разделу описи дел;

— заголовок дела;

— дата или крайние даты первого и последнего по датам до-

кументов дела;

— количество листов в деле;

— срок хранения дела или запись "Хранить постоянно";

287

— архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утвер-

ждения описей — чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государ-

ственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено

место для наименования государственного архива, его кодов и

организации фондообразователя.

7.2. Состав учетных документов архива

На

все

завершенные

делопроизводстве

дела,

журналы, карто-

теки, проекты

другие единицы хранения, дела по личному соста-

ву постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошед-

шие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформ-

ленные, составляются самостоятельные описи. Они составляются

также на

дела,

состоящие из характерных для данной организации

документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

Опись

дел — это архивный справочник, представляющий со-

бой систематизированный перечень заголовков дел и предназна-

ченный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их

систематизации и учета. Одновременно опись является основным

учетным документом и основным видом научно-справочного ап-

парата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Отдельная опись представляет собой перечень

дел с

самостоятель-

ной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по строго установленной Государ-

ственной архивной службой форме. Технология составления и

оформления описей аналогична технологии составления номенк-

латуры дел, поскольку составление описи является следующим

технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после за-

вершения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государ-

ственной архивной службы предусматривается, что организации

составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за

ряд лет — по готовым разделам. Состав индексов описей дел и

номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись,

определяется самой организацией.

288

Состав учетных документов установлен Основными правила-

ми работы ведомственных архивов, обязателен для организаций,

являющихся источниками комплектования Государственной ар-

хивной службы, и включает в себя кроме вышеназванных завери-

телей и описей:

— книгу учета

поступления

выбытия

документов для учета

каждого факта поступления и выбытия;

— лист

фонда

для фиксации изменений в названии организа-

ции-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

—

топографические

указатели для определения адресов хра-

нения конкретных дел;

—

формы

отчета о составе и объеме дел (единиц хранения),

хранящихся

архиве, утвержденные статистической службой Рос-

сийской Федерации;

—

формы

актов,

в которых фиксируются любые изменения в

составе хранимых документов и итоги периодических проверок

наличия и состояния;

— дело

фонда,

в котором концентрируются акты, копии ста-

тотчетности, другие материалы.

7.3. Оборудование архивохранилищ

Дела долговременного и постоянного сроков хранения долж-

ны быть сохранены до завершения установленного срока и вьще-

ления их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хране-

ние или до ликвидации организации.

течение всего установлен-

ного срока хранения организации должны обеспечивать

не

только

учет документов, но и их физическую сохранность и использова-

ние.

Это предъявляет определенные требования к оборудованию

архивохранилищ.

Документы архива разделяются на документы общего и обо-

собленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Про-

думанное размещение документов позволяет рационально исполь-

зовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить

оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива

при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

289