Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

Приложение 2

Прием и обработка документов,

поступающих по каналам электронной почты

и факсимильной связи

(извлечение

из Типовой инструкции

по делопроизводству в

федеральных

органах

исполнительной

власти. Утверждена приказом

Федеральной архивной службы России

от

27.11.00

№

68)

6.6. Прием и обработка документов, поступающих

по каналам электронной почты и факсимильной связи.

6.6.1. Электронная почта — один из компонентов

системы автоматизации документооборота, средство

доставки, отправки информации и ее передачи между

пользователями как внутри федерального органа ис-

полнительной власти, так и между организациями, име-

ющими соответствующие аппаратные и программные

средства.

6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по элек-

тронной почте, исполняются аналогично документам на

бумажных носителях, при наличии определенной спе-

цифики в процессе исполнения.

6.6.3. Отправитель электронного сообщения запус-

кает программу отправки почты и создает файл сообще-

ния, указывает его имя, дату и время отправки. Сооб-

щения можно вводить и редактировать с помощью тек-

стовых редакторов. Электронные сообщения передают-

ся адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экра-

не компьютера, а затем распечатывает его на бумаж-

ный носитель. Каждому абоненту в электронной почте

выделяется индивидуальный почтовый ящик (область

памяти ЭВМ), которому присваивается код пользова-

теля, и обмен электронными сообщениями осуществля-

ется через эти почтовые ящики.

6.6.4. При наличии электронной почты документы

обрабатываются и исполняются при помощи автомати-

зированной регистрации. Отправителю необходимо

поставить отметку "соответствует оригиналу".

141

6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных

документов'по

каналам факсимильной связи необходи-

мо руководствоваться следующими требованиями:

—

объем

передаваемого документа

.(текста,

схемы, гра-

фического изображения), выполненного на бумаге

формата А4 черным цветом, не должен

превышать

5 листов;

— документ для передачи по каналу факсимильной

связи сдается с

заявкой

установленного образца,

подписанной руководителем

подразделения.

Заяв-

ки хранятся в течение одного года;

— ответственность за содержание передаваемой инфор-

мации возлагается на исполнителя, подготовивше-

го документ к передаче, и руководителя соответ-

ствующего

подразделения;

—

факсограммы

на иностранных языках отправляют-

ся при наличии перевода, заверенного лицом, под-

писавшим факсограмму;

— запрещается передавать текст документов с помет-

кой "Для служебного пользования";

— подлежащий передаче документ учитывается в жур-

нале установленной формы. Подлинники докумен-

тов после передачи возвращаются исполнителям с

отметкой о времени отправки;

— поступившие факсограммы учитываются в журна-

ле установленной формы без проставления регист-

рационного штампа, передаются адресатам под рас-

писку в день их приема, срочные — немедленно;

— факсограммы на иностранных языках доставляют-

ся адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техни-

ки,

установленной

*в

подразделениях, осуществляется

их руководителями.

142

Приложение 3

Приложение А к ГОСТ

Р6.30-2003

Схема

расположения реквизитов

на угловом бланке формата А4

20мм

****

73 мм

мм

01 02

08 ОТ

(М

05 06 07

22 25

23 24 26

28 30 29

1вмм

210мм

* Высота поля для реквизитов 01, 02, 03 — 17 мм.

** Высота поля для реквизитов

04—10

— 34 мм.

***

Высота поля для

реквизитов

11—14

— 22 мм.

**** Высота поля для реквизита

18—18

мм.

****** Высота поля для реквизитов 21, 22, 25 — 20 мм.

******* Высота поля для реквизитов 23, 24, 26, 27 — 24 мм, для

реквизитов 28, 29 и 30 — 16 мм.

Расстояние от верхней границы бланка до края листа — 3 мм, от

нижней границы бланка до края листа — 20 мм. Высота бланка —

297 мм.

143

Схема расположения реквизитов

на продольном бланке формата А4

20мм

0! 02 03

08 09

04 05 06 07

12 15

13 14

1В 17

21 22 25

2.4

24 26

2К

мм

* Высота поля для реквизитов 01, 02, 03, 16, 19 —

мм.

** Высота поля для реквизитов

04—10

- 20 мм.

*** Высота поля для

реквизитов

И, 12, 15 — 10 мм.

**** Высота поля для реквизита 13, 14 — 26 мм.

***** Высота поля для реквизитов 17, 18 — 18 мм.

****** Высота поля для реквизитов

21,

22, 25 — 20 мм.

******* Высота поля для реквизитов 23, 24, 26, 27 — 24 мм, для

реквизитов 28, 29 и 30 — 16 мм.

Расстояние от верхней границы бланка до края листа -

3 мм, от нижней границы бланка до края листа - 20 мм.

Высота бланка - 297 мм.

144

Приложение 4

Приложение 5 к ГСДОУ

Примерный перечень документов,

на которых ставится гербовая печать

Акты (приема законченных строительством объек-

тов, оборудования, выполненных работ; списания; эк-

спертизы и т. д.).

2. Доверенности (на получение товарно-материаль-

ных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

3. Договоры (о материальной ответственности, по-

ставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве,

аренде помещений; о производстве работ и т. д.).

4. Задания (на проектирование объектов, техничес-

ких сооружений, капитальное строительство;

техничес-

кие и т.

д.).

5. Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).

6. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта

и т.

д.).

7. Заключения и отзывы организаций на диссерта-

ции и авторефераты, направляемые в высшую аттеста-

ционную комиссию.

8. Исполнительные листы.

9. Командировочные удостоверения.

10. Нормы расхода на драгоценные металлы.

11.

Образцы оттисков печатей и подписей работни-

ков, имеющих право совершения финансово-хозяйствен-

ных операций.

12. Представления и ходатайства (о награждении

орденами и медалями).

13. Письма гарантийные (на выполнение работ, ус-

луг и т.

д.).

14. Поручение (бюджетные; банковские; пенсион-

ные; платежные, сводные, в банк).

15. Положения о министерствах (ведомствах).

16. Протоколы (согласования планов поставок; вы-

движения народных заседателей и т. д.).

17. Реестры (чеков; бюджетных поручений, пред-

ставляемые в Госбанк и Промстройбанк СССР).

18. Смета расходов (на содержание аппарата

управления; на подготовку и освоение производства но-

145

вых изделий; на калькуляцию к договору; на капиталь-

ное строительство и т. д.).

19. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм;

использовании бюджетных ассигнований на зарплату;

о начисленной и причитающейся

зарплате

и т. д.).

20. Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

21.

Титульные списки.

22. Уставы государственных предприятий (объеди-

нений).

23. Штатные расписания и изменения к ним.

146

Приложение 5

Приложение 4 к ГСДОУ

Примерный

перечень документов,

подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий; приема законченных

строительством объектов, оборудования; списания; эк-

спертизы; передачи дел; ликвидации организаций, уч-

реждений, предприятий и т. д.).

2. Договоры (о производстве работ, материально-

техническом снабжении, аренде помещений; о постав-

ках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве,

материальной ответственности и т. д.).

3. Задания (на проектирование объектов, техничес-

ких сооружений, капитальное строительство; на прове-

дение научно-исследовательских,

проектно-конструктор-

ских и технологических работ; технические и т. д.).

4. Инструкции (правила) (должностные; по доку-

ментационному обеспечению управления; технике без-

опасности; внутреннего трудового распорядка и т.

д.).

5. Нормативы (расхода сырья, материалов, элект-

роэнергии; технологического проектирования; числен-

ности работников и т. д.).

6. Отчеты (о производственной деятельности,

коман-

дировках, научно-исследовательских работах и т. д.).

7. Перечни (должностей работников с ненормиро-

ванным рабочим днем; предприятий, на которые рас-

пространяются определенные льготы; типовых докумен-

тальных материалов, образующихся в деятельности

министерств, ведомств и др. организаций с указанием

сроков хранения материалов и т. д.).

8. Планы (производственные; строительно-монтаж-

ных,

проектно-изыскательских,

научно-исследователь-

ских работ; внедрения новой техники; кооперирован-

ных поставок продукции; распределения продукции по

установленной номенклатуре; доходов по

жилищно-

коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту;

работы коллегии, научно-технического совета, ученого

совета и т. д.).

9. Положения (о министерстве; структурном под-

разделении; премировании и т. д.).

147

10. Программы (проведения работ и мероприятий;

командировок и т.

д.).

И. Расценки на производство работ.

12. Сметы (расходов на содержание аппарата

управления, зданий, помещений, сооружений; исполь-

зования средств фонда предприятия; на подготовку и

освоение производства новых изделий; на капитальное

строительство и т. д.).

13. Стандарты (государственные, отраслевые, рес-

публиканские, технические условия).

14. Структура и штатная численность.

15. Тарифные ставки.

16. Уставы государственных предприятий (объеди-

нений).

17. Формы унифицированных документов.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

148

Приложение в

Отраслевые квалификационные

характеристики должностей

работников,

занятых на предприятиях, в учреждениях

и организациях

(извлечение из Квалификационного справочника

должностей служащих. Утвержден постановлением

Минтруда России от 21.08.98 № 37; с изм. от

21.01.00, 04.08.00, 20.04.01,

31.05.02,

20.06.02)

Заведующий канцелярией

Должностные обязанности. Организует работу кан-

целярии. Обеспечивает своевременную обработку по-

ступающей и отправляемой корреспонденции, ее

до-

ставку по назначению. Осуществляет контроль за сро-

ками исполнения документов и их правильным оформ-

лением. Организует работу по регистрации,

учету,

хранению и передаче в соответствующие структурные

подразделения документов текущего делопроизводства,

в т. ч. приказов и распоряжений руководства, по фор-

мированию дел и их сдаче на

хранение.

Разрабатывает

инструкции по ведению делопроизводства на предпри-

ятии, в учреждении, организации и организует их вне-

дрение. Принимает меры по обеспечению работников

службы делопроизводства необходимыми инструктив-

ными и справочными материалами, а также инвента-

рем, оборудованием, оргтехникой, техническими сред-

ствами управленческого труда. Осуществляет методи-

ческое руководство организацией делопроизводства в

подразделениях, контроль за правильным формирова-

нием, хранением и своевременной сдачей дел в архив,

подготовку справок о соблюдении сроков исполнения

документов. Обеспечивает печатание и размножение

служебных документов. Участвует в подготовке созы-

ваемых руководством совещаний и организует их тех-

ническое обслуживание, оформление командировочных

документов, регистрацию работников, прибывающих в

командировку. Руководит работниками канцелярии.

149

Должен знать: постановления, распоряжения, при-

казы, другие руководящие и нормативные документы

вышестоящих органов, касающиеся организации дело-

производства; Единую государственную систему дело-

производства; стандарты унифицированной системы

организационно-распорядительной документации;

структуру предприятия, учреждения, организации; орга-

низацию делопроизводства; схемы документооборота;

порядок составления номенклатуры дел, описей дел по-

стоянного и временного хранения, установленной от-

четности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы

организации контроля за исполнением документов; орг-

технику и другие технические средства управленческо-

го труда; основы экономики, организации производ-

ства, труда и управления; законодательство о труде;

правила внутреннего трудового распорядка; правила и

нормы охраны труда.

Требования к

квалификации.

Среднее профессиональ-

ное образование без предъявления требований к стажу

работы или начальное профессиональное образование и

стаж работы по специальности не менее трех лет.

Заведующий

копировально-множительным

бюро

Должностные обязанности. Обеспечивает своевре-

менное и качественное выполнение копировальных и

множительных работ, в т. ч. микрофильмирование

тех-

нической документации для всех структурных подраз-

делений предприятия, учреждения, организации. Орга-

низует прием технической и служебной документации

для копирования, размножения, учет поступления ма-

териалов от подразделений. Определяет расход мате-

риалов и выдачу готовой продукции заказчикам. Со-

ставляет графики выполнения копировальных и мно-

жительных работ. Распределяет работу между испол-

нителями в соответствии с их специальностью и

квалификацией и инструктирует работников. Опреде-

ляет потребность бюро в оборудовании, материалах и

обеспечивает составление заявок на их получение. Осу-

ществляет контроль за сроками и качеством выполне-

ния копировальных и множительных работ, а также

комплектностью сдаваемого заказчикам материала.

При-

150