Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

нимает участие в разработке

инструкций,

правил и дру-

гих нормативных документов по технике выполнения

копировальных и множительных работ. Принимает

меры по

совершенствованию

организации труда работ-

ников бюро, внедрению передовых приемов и методов

работы с целью снижения затрат, расхода материалов,

улучшения использования оборудования и повышения

производительности

труда.

Обеспечивает сохранность

принятой в работу документации. Контролирует состо-

яние рабочих мест, оборудования и его своевременный

ремонт, соблюдение

правил

эксплуатации оборудова-

ния и охраны труда при выполнении копировальных и

множительных работ. Изучает

причины,

вызывающие

брак при выполнении копировальных и множительных

работ, и принимает меры по их предупреждению.

Должен знать: постановления, распоряжения, при-

казы, другие руководящие и нормативные документы

вышестоящих органов, касающиеся выполнения копи-

ровальных и множительных работ; методы и средства

выполнения копировальных и множительных работ;

конструкцию, принципы работы, правила монтажа и

эксплуатации копировального и множительного обору-

дования; виды материалов, используемых при копиро-

вальных и множительных работах, их свойства и тех-

нические характеристики; стандарты, инструкции и"

другие руководящие документы по оформлению тех-

нической документации; нормы и расценки на выпол-

нение копировальных и множительных работ; передо-

вой отечественный и зарубежный опыт выполнения

копировальных и множительных работ; основы орга-

низации труда; законодательство о труде; правила внут-

реннего трудового

распорядка^

правила и нормы охра-

ны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональ-

ное образование без предъявления требований к стажу

работы или начальное профессиональное образование и

стаж работы по специальности не менее трех лет.

Заведующий машинописным бюро

Должностные обязанности. Осуществляет руко-

водство работой машинописного бюро. Принимает ма-

териал для печатания, распределяет его между маши-

151

нистками, ведет учет выработки, сдает выполненную

работу. Обеспечивает контроль за сроками и качеством

выполнения машинописных работ, сохранность при-

нимаемых документов и фонограмм. Обеспечивает ма-

шинисток необходимыми для работы техническими

средствами и материалами. Следит за состоянием пи-

шущих машин, диктофонов и принимает меры по уст-

ранению их

неисправностей.

В свободное от перечис-

ленных обязанностей время выполняет машинописные

работы.

Должен знать: постановления, распоряжения, при-

казы, другие руководящие и нормативные документы

вышестоящих и других органов, касающиеся ведения

делопроизводства; основные положения Единой госу-

дарственной системы делопроизводства; машинопись;

порядок учета машинописных работ; правила орфогра-

фии и пунктуации; порядок расположения материала

при печатании различных документов; стандарты уни-

фицированной системы организационно-распорядитель-

ной документации; правила эксплуатации пишущих

машинок, диктофонов; основы организации труда; за-

конодательство о труде; правила внутреннего трудово-

го распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональ-

ное образование без предъявления требований к стажу

работы или начальное профессиональное образование и

стаж работы по специальности не менее трех лет.

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по

организации и ведению архивного дела на предприя-

тии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соот-

ветствии с установленным порядком прием, регистра-

цию, систематизацию, хранение и использование доку-

ментов. Руководит работой по составлению справочно-

го аппарата, облегчающего учет и использование

архивных документов. Оказывает методическую помощь

в поиске необходимых документов. Инструктирует ра-

ботников структурных подразделений о порядке фор-

мирования,

подготовки и сдачи дел в архив. Контроли-

рует своевременность поступления в архив докумен-

тов, законченных делопроизводством. Обеспечивает

152

проведение работы по экспертизе ценности архивных

документов, формированию документов в дела посто-

янного и временного хранения. Руководит работой по

составлению описей дел для передачи документов в

государственные архивы, составлению актов об унич-

тожении документов, сроки хранения которых истек-

ли. Осуществляет контроль за состоянием документов,

своевременностью их восстановления, соблюдением в

помещениях архива условий, необходимых для обеспе-

чения сохранности документов. Организует работу по

ведению учета документооборота и количества дел,

выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся

в документах архива. Составляет установленную от-

четность. Принимает участие в разработке положений

и инструкций по ведению делопроизводства и органи-

зации архивного дела.

Должен

знать:

постановления, распоряжения, при-

казы, другие руководящие и нормативные документы

вышестоящих и других органов, касающиеся работы

архивов; Единую государственную систему делопроиз-

водства; порядок оформления документов, поступаю-

щих в архив, и действующую систему их классифика-

ции; структуру предприятия, учреждения, организации;

основы организации производства, труда и управления;

законодательство о труде; правила внутреннего трудо-

вого распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования

к квалификации. Среднее

профессио-

нальное образование и стаж работы по делопроизвод-

ству не менее двух лет.

Документовед

Должностные обязанности. Разрабатывает и вне-

дряет технологические процессы работы с документа-

ми и документной информацией на основе использова-

ния организационной и вычислительной техники (учет,

контроль исполнения, оперативное хранение,

справоч-

ная работа). Принимает участие в планировании, орга-

низации и совершенствовании деятельности службы

документационного

обеспечения управления, осуществ-

ляет контроль за состоянием делопроизводства. Подго-

тавливает предложения по обеспечению

эргономичес-

ких условий труда, рационализации рабочих мест ра-

153

ботников службы документационного обеспечения

управления. Разрабатывает унифицированные системы

документации и табели документов различного

назна-

чения и уровня управления, классификаторы докумен-

тной информации. Организует внедрение систем веде-

ния документации. Принимает меры по упорядочению

состава документов и информационных

показателей,

сокращению их количества и оптимизации документо-

потоков. Участвует в отборе документов, передаваемых

на государственное хранение, организации хранения и

экспертизе ценности документов. Принимает участие в

постановке задач, проектировании, эксплуатации и со-

вершенствовании (в части информационного обеспече-

ния) автоматизированных информационных систем и

систем управления, а также в разработке новейших

информационных технологий (в т. ч. безбумажных),

базирующихся на применении вычислительной и мик-

ропроцессорной техники, проектировании и актуали-

зации баз и банков данных. Изучает и обобщает пере-

довой отечественный и зарубежный опыт в области до-

кументационного обеспечения управления, разрабаты-

вает нормативно-методические документы по вопросам

документационного обеспечения. Принимает участие в

работе по подбору, расстановке и повышению квали-

фикации кадров службы документационного обеспече-

ния управления.

Должен знать: законодательные и нормативные

правовые акты, постановления, распоряжения, прика-

зы, другие руководящие и нормативные документы

вышестоящих органов, касающиеся документационно-

го обеспечения управления; порядок планирования,

проектирования и технологию работы на базе

органи-

зационной и вычислительной техники служб докумен-

тационного обеспечения управления; методы исследо-

вания, анализа, проектирования и развития докумен-

тационных

систем; порядок оформления, классифика-

ции, хранения, экспертизы ценности документов;

организацию архивного дела; нормативные и методи-

ческие документы по проектированию и эксплуатации

автоматизированных информационных систем управ-

ления; основы программирования; методы проектиро-

вания и актуализации баз и банков данных; основы

154

эргономики, социальной психологии, социологии; до-

кументообразование;

отечественный и зарубежный опыт

в области

документационного

обеспечения управления;

основы экономики, организации труда и управления;

законодательство о труде; правила внутреннего трудо-

вого распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Документовед I ка-

тегории: высшее профессиональное образование и стаж

работы в должности документоведа II категории не

менее трех лет.

Документовед II категории: высшее профессиональ-

ное образование и стаж работы в должности докумен-

товеда не менее трех лет.

Документовед: высшее профессиональное образо-

вание без предъявления требований к стажу работы.

Делопроизводитель

Должностные обязанности. Принимает и регистри-

рует корреспонденцию, направляет ее в структурные

подразделения. В соответствии с резолюцией руководи-

телей предприятия передает документы на исполнение,

оформляет регистрационные карточки или создает банк

данных. Ведет картотеку учета прохождения докумен-

тальных материалов, осуществляет контроль за их ис-

полнением, выдает необходимые справки по зарегист-

рированным документам. Отправляет исполненную до-

кументацию по адресатам. Ведет учет получаемой и от-

правляемой корреспонденции, систематизирует и хранит

документы текущего архива. Ведет работу по созданию

справочного аппарата по документам, обеспечивает удоб-

ный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в ар-

хив предприятия документальные материалы,

закончен-

ные делопроизводством, регистрационную картотеку или

компьютерные банки данных, составляет описи дел, пе-

редаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохран-

ность проходящей служебной документации.

Должен знать: нормативные правовые акты, поло-

жения, инструкции другие руководящие материалы и

документы по ведению делопроизводства на предприя-

тии; основные положения Единой государственной си-

стемы делопроизводства; структуру предприятия и его

подразделений; стандарты унифицированной системы

155

организационно-раслорядительной документации; по-

рядок контроля за прохождением служебных

докумен-

тов и материалов; основы организации труда; правила

эксплуатации вычислительной техники; основы зако-

нодательства о труде; правила внутреннего трудового

распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профес-

сиональное образование без предъявления требований

к стажу работы или среднее (полное) общее образова-

ние и специальная подготовка по

установленной

про-

грамме без предъявления требований к стажу работы.

Машинистка

Должностные обязанности. Выполняет машинопис-

ные работы (включая подготовку матриц для получе-

ния копий материала) с рукописных, машинописных и

печатных оригиналов на пишущих машинах различных

систем. Воспроизводит на пишущей машине записи,

сделанные на магнитных носителях (с применением

диктофонов, магнитофонов), или печатает под диктов-

ку. Следит за состоянием пишущей машины, обеспечи-

вает сохранность и правильный уход за ней.

Должен знать: машинопись; правила орфографии

и пунктуации; стандарты унифицированной системы

организационно-распорядительной

документации;

по-

рядок расположения материала при печатании различ-

ных документов; правила печатания деловых писем с

использованием типовых форм; правила эксплуатации

пишущих

машин,

диктофонов, магнитофонов; основы

организации труда; основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка; правила и

нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Машинистка I кате-

гории: начальное профессиональное образование без

предъявления требований к стажу работы или среднее

(полное) общее образование и специальная подготовка

по установленной программе, печатание со скоростью

свыше 200 ударов в минуту.

Машинистка II категории: начальное профессио-

нальное образование без предъявления требований к

стажу работы или среднее (полное) общее образование

156

и специальная подготовка по установленной програм-

ме, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.

Архивариус

Должностные обязанности. Осуществляет работу

по ведению архивного дела на предприятии. Органи-

зует хранение и обеспечивает сохранность документов,

поступивших в архив. Принимает и регистрирует по-

ступившие на хранение от структурных подразделений

документы, законченные делопроизводством. Участву-

ет

в разработке номенклатур дел, проверяет правиль-

ность формирования и оформления при их передаче в

архив. В соответствии с действующими правилами

шифрует единицы хранения, систематизирует и

разме-

щает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные опи-

си единиц постоянного и временного сроков хранения,

а также акты для передачи документов на государствен-

ное хранение, на списание и уничтожение материалов,

сроки хранения которых истекли. Ведет работу по со-

зданию справочного аппарата по документам, обеспе-

чивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в рабо-

те по экспертизе научной и практической ценности ар-

хивных документов. Следит за состоянием документов,

своевременностью их восстановления, соблюдением в

помещениях архива условий, необходимых для обеспе-

чения их сохранности. Контролирует соблюдение пра-

вил противопожарной защиты в помещении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами ар-

хивные копии и документы, составляет необходимые

справки на основе сведений, имеющихся в документах

архива, подготавливает данные для составления отчет-

ности о работе архива. Принимает необходимые меры

по

использованию

в работе современных технических

средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, поло-

жения, инструкции, другие руководящие материалы и

документы по ведению архивного дела на предприя-

тии; порядок приема и сдачи документов в архив, их

хранение и пользование ими; Единую государственную

систему

делопроизводства;

порядок составления опи-

саний документов постоянного и временного хранения

и актов об уничтожении документов; порядок оформ-

157

ления дел и их подготовки к хранению и использова-

нию; порядок ведения учета и составления отчетности;

структуру предприятия; основы организации труда;

правила эксплуатации технических средств; основы

трудового законодательства; правила внутреннего тру-

дового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профес-

сиональное образование без предъявления требований

к стажу работы или среднее (полное) общее образова-

ние и специальная подготовка по установленной про-

грамме без предъявления требований к стажу работы.

158

Приложение 7

(справочное)

Стандартизованные

термины с определениями

(извлечение из ГОСТ

51141-98

"Делопроизводство

и архивное

дело".

Утвержден постановлением

Госстандарта России от 27.02,98 № 28)

2.1.

Общие понятия

1. Делопроизводство

(документационное

обеспе-

чение управления, ДОУ): Отрасль деятельности,

обес-

печивающая документирование и организацию работы

с официальными документами.

2. Архивное дело: Отрасль деятельности, обеспе-

чивающая организацию хранения и использования

ар-

хивных документов.

3. Документ (документированная информация):

Зафиксированная на материальном носителе информа-

ция с реквизитами, позволяющими ее идентифициро-

вать.

4. Внешние признаки документа: Признаки, отра-

жающие форму и размер документа, носитель инфор-

мации, способ записи, элементы оформления.

5. Носитель документированной информации:

Материальный объект, используемый для закрепле-

ния и хранения на нем речевой, звуковой или изоб-

разительной информации, в т. ч. в преобразованном

виде.

6. Изобразительный документ: Документ, содер-

жащий информацию, выраженную посредством изоб-

ражения какого-либо объекта.

7. Графический документ: Изобразительный доку-

мент, в котором изображение объекта получено посред-

ством линий, штрихов, светотени.

8. Аудиовизуальный документ: Документ, содер-

жащий изобразительную и звуковую информацию.

Кинодокумент:

Изобразительный или аудиови-

зуальный документ, созданный кинематографическим

способом.

159

10. Фотодокумент: Изобразительный документ,

созданный фотографическим способом.

11. Иконографический документ: Документ, содер-

жащий преимущественно изображение произведения

искусства, специальной или художественной фотогра-

фии.

12.

Фонодокумент:

Документ,

содержащий звуко-

вую информацию, зафиксированную любой системой

звукозаписи.

13. Текстовой документ: Документ, содержащий

речевую информацию, зафиксированную любым типом

письма или любой системой звукозаписи.

14. Письменный документ: Текстовой документ,

информация которого зафиксирована любым типом

письма.

15. Рукописный документ: Письменный документ,

при создании которого знаки письма наносят от руки.

16. Машинописный документ: Письменный доку-

мент, при создании которого знаки письма наносят

тех-

ническими средствами.

17. Документ на машинном носителе: Документ,

созданный с использованием носителей и способов за-

писи, обеспечивающих обработку его информации элек-

тронно-вычислительной машиной.

18. Видеограмма документа: Изображение

докумен-

та на экране электронно-лучевой трубки.

19. Беловой документ: Рукописный или машино-

писный

документ,

текст которого переписан с черново-

го документа или написан без помарок и исправлений.

20. Черновой документ: Рукописный или машино-

писный документ, отражающий работу автора или ре-

дактора над его текстом.

21.

Автор документа: Физическое или юридичес-

кое лицо, создавшее документ.

22. Документ личного происхождения: Документ,

созданный лицом вне сферы его служебной

деятельно-

сти или выполнения общественных обязанностей.

23. Официальный документ: Документ, созданный

юридическим или физическим лицом, оформленный и

удостоверенный в установленном порядке.

24. Служебный документ: Официальный документ,

используемый в текущей деятельности организации.

160