Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

строчными интервалами и включает наименование

должности

лица,

председательствовавшего на засе-

дании (совещании), его личную подпись, расшиф-

ровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой

границы текстового поля через межстрочный

интер-

вал и центрируется относительно самой длинной стро-

ки. Расшифровка подписи располагается на уровне

последней строки наименования должности без про-

бела между инициалами и фамилией. Положение по-

следней буквы в расшифровке подписи ограничива-

ется правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к

докумен-

ту) печатается в правом верхнем углу первого ли-

ста протокола. Номер экземпляра печатается ниже

грифа (пометки) через полтора межстрочных ин-

тервала и центрируется по отношению к ним.

Образец оформления протокола в соответствии с

Типовой инструкцией по делопроизводству* при-

веден в приложении 42, а пример оформления про-

токола общего собрания акционеров — в приложе-

нии 43.

Глава 14

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Деловое письмо — это письменное обращение к

должностному лицу (представляемому им предпри-

ятию, организации, учреждению), подготовленное в

соответствии с правилами деловой переписки.

Общий порядок и правила оформления прика-

зов и распоряжений определены параграфом 4.4

Типовой инструкции по делопроизводству. В соот-

ветствии с указанной Инструкцией деловые письма

готовятся в форме ответов на ранее полученные долж-

ностным лицом (предприятием) письма (в т. ч. во

* См. приложение 5 к Типовой

инструкции

по делопроизвод-

ству.

{Примеч.

авт.)

111

исполнение

указании

вышестоящих органов

управ-

ления) как сопроводительные письма к высылаемым

в адрес должностного лица (предприятия)

докумен-

-там и материалам, а также по инициативе

должност-

ного лица (предприятия), если иным образом решить

вопрос, излагаемый в письме, не представляется

воз-

можным.

Количество видов деловых писем весьма велико.

Так, согласно Методическим рекомендациям по

уни-

фикации текстов управленческих документов, по

со-

держанию и

назначению

различают: инструктивные

(директивные), гарантийные, информационные, рек-

ламные, коммерческие, рекламационные, а также

письма-запросы, письма-извещения, письма-пригла-

шения и др.

Сроки подготовки ответных писем

устанавлива-

ются резолюцией (см. далее. —

Авт.)

руководителя

предприятия (на основании имеющихся сроков ис-

полнения

поручений,

запросов или по решению ав-

тора резолюции). При этом тексты ответных писем

должны точно соответствовать заданиям, зафикси-

рованным в резолюции руководителя. Сроки подго-

товки инициативных писем определяются ответствен-

ными исполнителями деловых писем или руководи-

телями соответствующих структурных подразделе-

ний.

Деловые письма печатаются на стандартных блан-

ках формата А4 или А5. При оформлении делового

письма на двух и более страницах вторая и последу-

ющие страницы нумеруются по середине верхнего

поля листа арабскими цифрами без точки.

Текст делового письма, как правило, должен ка-

саться

одного вопроса или нескольких вопросов, если

они взаимосвязаны или будут рассматриваться в од-

ном структурном подразделении предприятия-адре-

сата (одним и тем же должностным лицом). При

необходимости

ревдения

нескольких различных воп-

росов целесообразно подготовить деловые письма по

каждому из них.

112

В общем случае текст излагается от третьего лица

единственного числа. Если же деловое письмо оформ-

лено на бланке должностного лица, то его текст из-

лагается от первого лица единственного числа.

Структурно текст письма, как правило, состоит

из двух частей. В первой части излагается причи-

на, основание или обоснование составления пись-

ма, приводятся ссылки на документы, являющиеся

основанием для подготовки письма. Во второй час-

ти помещаются выводы, предложения, просьбы,

решения и т. д.

Согласно методическим рекомендациям по уни-

фикации текстов управленческих

документов

разли-

чают простые и сложные

деловые

письма. Простые

письма подготавливают, когда не требуется описа-

ние сложных в административном или юридическом

отношении ситуаций. Подобные письма могут иметь

не более одной-двух смысловых частей (абзацев).

Так, обычно из одной части состоит письмо-просьба

(без

изложения

мотивов обращения), письмо-напо-

минание (также без мотивов

обращения),

письмо-

сообщение, письмо с выражением формальной

бла

годарности, сочувствия и пр.

Сложные письма обычно посвящены вопросам,

требующим подробного изложения ситуации — ее

анализа, оценки, аргументации, развернутой фор-

мулировки выводов, мнений, предложений, просьб

и пр.

Важным является вопрос об объеме делового

письма. Методические рекомендации по унификации

текстов управленческих документов содержат на этот

счет следующие указания:

1) объем простого письма не должен превышать

1—2

машинописных листов;

2) объем сложного письма может содержать не-

сколько (но не более 4. —

Авт.)

машинописных

листов.

Датой письма во всех случаях является дата его

подписания.

113

Образец оформления письма в соответствии с

Типовой инструкцией по делопроизводству приве-

ден в приложении 44*. Примерные тексты наиболее

распространенных видов деловых писем приведены

в приложении 45.

Глава 15

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка — это не что иное, как внут-

реннее деловое письмо. Основное назначение слу-

жебной записки — оперативный обмен документиро-

ванной служебной информацией между работника-

ми одного предприятия, преимущественно на этапе

принятия управленческого решения.

В зависимости от содержания и предназначения

различают:

1) докладные записки (докладные);

2) информационные записки (меморандумы);

3) аналитические записки (аналитические справ-

ки);

4) пояснительные записки;

5) служебные записки

ас!

Нос (т. е. подготовлен-

ные по конкретному информационному поводу, как

правило,

возникшему внезапно);

6) служебные записки о состоянии дел за период

времени.

Специфическими видами служебных записок

являются объяснительная, а также строевая за-

писка.

Наиболее общие требования к подготовке слу-

жебных записок изложены в ГСДОУ и Методичес-

ких рекомендациях по унификации текстов управ-

ленческих документов. Указанные требования кон-

кретизированы в Типовой инструкции по делопро-

* См. приложение 4 к Типовой инструкции по делопроизвод-

ству.

(Примеч.

авт.)

114

изводству

применительно к одному из видов служеб-

ных записок — пояснительной записке*.

Как следует из содержания указанной Инструк-

ции, пояснительная записка оформляется на стан-

дартных листах бумаги формата А4 и имеет следую-

щие реквизиты:

1) наименование вида документа — печатается

прописными буквами двумя межстрочными

интер-

валами ниже верхней границы текстового поля, вы-

деляется полужирным шрифтом и выравнивается по

центру;

2) заголовок — отделяется от предыдущего рек-

визита двумя межстрочными интервалами, печата-

ется строчными буквами через интервал, выделяет-

ся полужирным шрифтом и выравнивается по

цент-

ру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголов-

ке к тексту указывается полное название документа

(проекта документа), к которому подготовлена по-

яснительная записка;

3) текст — отделяется от заголовка тремя межстроч-

ными интервалами и печатается шрифтом размера

13 через полтора интервала на расстоянии

1,25

см от

левой границы текстового поля. Текст должен со-

держать:

— обоснование необходимости принятия управлен-

ческого решения (утверждения документа), вклю-

чающее развернутую характеристику решения

(документа), его целей (основных положений),

места в системе управления (управленческой до-

кументации) предприятия;

— результаты проработки вопроса в контексте ра-

нее принятых управленческих решений (прове-

дения правовой экспертизы документа);

— необходимые расчеты в обоснование предлагае-

мого решения (вносимого на утверждение доку-

мента);

* Подробнее см. параграф 3.1.6 Требований по оформлению по-

яснительной записки к законопроекту Типовой инструкции. (При-

меч. авт.)

115

— прогноз ожидаемого эффекта от реализации ре-

шения (введения в действие документа).

Текст служебной записки излагается от первого

лица единственного числа.

Дополнительными реквизитами пояснительной

записки являются:

— наименование адресата (должностного лица пред-

приятия, которому адресован документ);

— отметка о наличии приложения;

— подпись разработчика.

Служебные записки, как правило, подписывают-

ся исполнителем (разработчиком). При необходимо-

сти служебная записка может быть завизирована

непосредственным руководителем исполнителя до-

кумента, а также (в зависимости от ситуации) ра-

ботником финансового, кадрового или юридическо-

го подразделения предприятия.

Пример оформления служебной записки* пред-

ставлен в приложении 46.

Глава 16

АКТЫ

Акт — это документ, фиксирующий фактичес-

кое состояние дел. Общий порядок и правила офор-

мления приказов и распоряжений определены па-

раграфом 10.1 Типовой инструкции по

делопроиз-

водству.

В соответствии с указанной Инструкцией акт

о выделении документов к уничтожению состав-

ляется, как правило, на дела одного структурно-

го подразделения предприятия (организации, уч-

реждения). Если в акте указаны дела нескольких

структурных подразделений, то название каждо-

го структурного подразделения указывается пе-

ред группой заголовков дел этого подразделения.

* См. также: Тейлор Ш. Деловая переписка и образцы доку-

ментов на английском языке. М.: Проспект, 2002. С. 27. .

116

Образец оформления акта в соответствии с Типо-

вой инструкцией по делопроизводству приведен в

приложении 47*.

В процессе повседневной деятельности предпри-

ятия возникает необходимость в оформлении самых

разнообразных актов — передачи дел, материальных

ценностей, результатов испытаний и т. п. Для под-

готовки перечисленных документов следует исполь-

зовать формы установленного образца (пример фор-

мы акта о приемке работ, выполненных по трудово-

му договору, заключенному на время выполнения

определенной работы, приведен в приложении 48),

а в отсутствие таковых — методические рекоменда-

ции по унификации текстов управленческих доку-

ментов.

В соответствии с параграфом 5.5 указанных Ре-

комендаций текст акта

общем случае состоит из

двух частей — вводной и констатирующей. Во ввод-

ной части акта указывается распорядительный до-

кумент, на основании которого документируется

факт (событие, действие и т. п.), его номер и дата.

При перечислении должностных лиц, участвующих

в подготовке акта, в именительном падеже указы-

ваются:

1) наименования их должностей;

2) наименования представляемых ими

предприя-

тий (организаций, учреждений);

3) фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым ука-

зывается председатель комиссии, затем, при нали-

чии, — заместитель (заместители) председателя и

после этого в алфавитном порядке — члены комис-

сии. Последним в списке указывается секретарь ко-

миссии. В необходимых случаях в акте допускается

приводить сведения о документах, удостоверяющих

личность и полномочия должностных лиц, участву-

ющих в подготовке акта.

* См. приложение 15 к Типовой инструкции по делопроизвод-

ству.

{Примеч.

авт.)

117

В констатирующей части акта излагаются цели и

задачи,

характер проделанной работы, установлен-

ные факты, выводы и заключения. В конце акта ука-

зываются сведения о количестве экземпляров акта и

месте их хранения*.

Глава 17

ПРЕТЕНЗИИ. ИСКОВЫЕ ЗАЯВЛЕНИЯ.

КАССАЦИОННЫЕ ЖАЛОБЫ

17.1.

Общие требования к подготовке

претензий

соответствии

со ст. 4 "Право на обращение в ар-

битражный суд" Арбитражного процессуального кодекса

РФ (Федеральный закон от 05.05.95 № 70-ФЗ с изм.

и доп. от 24.07.02) для определенной категории спо-

ров предусмотрен досудебный или претензионный

порядок урегулирования разногласий между сторо-

нами. Указанный порядок является обязательным для

сторон в том случае, если об этом прямо указано в

содержании соответствующего договора или

-иного

нормативно-правового

акта**.

Поскольку законодательство РФ содержит лишь

наиболее общие указания о претензионном порядке

урегулирования разногласий между сторонами по

договору, то при подготовке письменных претензий

представляется целесообразным применять требова-

ния ст. 102 "Форма и содержание искового

заявле-

ния" Арбитражного процессуального кодекса РФ (см.

далее), а также рекомендации, имеющиеся на этот

счет в СПС "Гарант" и справочной

литературе***.

* Количество экземпляров акта определяется в соответствии с

нормативными документами, регламентирующими составление

акта. (Примеч.

авт.)

См., например, Федеральный закон от 17.07.99 №

176-ФЗ

"О почтовой связи".

***

См., например: Договоры в коммерческой деятельности: Прак-

тическое пособие. М.: Юринформцентр, 2001. Раздел 3.

118

В соответствии с указанными рекомендациями

письменная претензия должна иметь следующие рек-

визиты:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта (отправителя. —

Авт.);

3) наименование вида документа;

4) заголовок к тексту;

5) текст;

6) отметка о приложении;

подпись.

Как правило, оформление первых трех реквизи-

тов не вызывает затруднений. При оформлении за-

головка к тексту следует конкретно указать, о чем

идет речь, например,

об

уплате штрафа, о возмеще-

нии ущерба, о возврате денежных сумм или товара

в натуре и т. д. В тексте претензии должны быть

отражены следующие вопросы:

1) на чем основаны отношения сторон (договор,

гарантийное письмо, иные обязательства, предусмот-

ренные законодательством РФ);

2) что именно

нарушено

потенциальным ответ-

чиком и в какой мере;

3) ссылки на положения законодательства РФ,

регулирующие отношения сторон в сложившейся

си-

туации (статьи Гражданского кодекса РФ, ведомствен-

ных или местных нормативно-правовых актов и т. п.);

4) ссылки на конкретные условия обязательств,

нарушение которых вызвало претензионное требо-

вание (в необходимых случаях — с приложением

копий или выписок из соответствующих документов);

5) сумма требований с расчетом (если расчет пре-

тензионных требований занимает много места, его

также следует вынести в приложение);

6) информация о намерениях адресанта на слу-

чай невыполнения требований, изложенных в пре-

тензии.

Претензия подписывается заявителем или

уполномоченным им лицом. Подпись уполномо-

119

ченного

представителя

юридического

лица заве-

ряется

печатью.

Фбъем

претензии

не должен превышать двух

машинописных

страниц.

Всю необходимую допол-

нительную

информацию следует оформить в виде

приложений. Претензия оформляется на листе пис-

чей бумаги формата А4 или бланке предприятия ус-

тановленного

образца и высылается в адрес заказ-

ным письмом с уведомлением.

Пример оформления претензии,

подготовленной

в соответствии с Инструкцией о порядке оформле-

ния и

предъявления

рекламаций и исков к постав-

щикам по дефектам,

выявленным

на судах, находя-

щихся в эксплуатации, (введена в действие прика-

зом ГТК России от 25.12.96

№

776) и с учетом реко-

мендаций СПС "Гарант" (2002 г.) представлен в

приложении 49.

17.2. Общие требования к подготовке

исковых заявлений

Исковое заявление —

письменное

требование к

суду вынести решение о

признании

субъективного

права заявителя (истца) и (в общем случае) о при-

суждении

ответчика к совершению определенных

действий.

Общие требования к форме и

содержанию

иско-

вых заявлений определены ст. 102 АПК РФ. Б соот-

ветствии с указанной статьей исковое

заявление

по-

дается в арбитражный суд в

письменной

форме и

подписывается истцом или его уполномоченным пред-

ставителем. В документе

должны

быть указаны:

1) наименование арбитражного суда, в который

подастся

заявление;

наименование

лиц, участвующих в

деле,

и их

почтовые адреса;

цена

иска, если иск подлежит

оценке;

обстоятельства,

на которых основаны исковые

требования;

120