Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

учредителя,

а также иные необходимые для осуществ-

ления своей деятельности печати, штампы или бланки.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется

Конституцией РФ, федеральными законами и иными

нормативными правовыми актами РФ и её субъекта,

Уставом муниципального образования, решениями

гла-

вы Администрации, а также нормативно-методически-

ми документами Федеральной архивной службы Рос-

сии,

органа управления архивным делом субъекта РФ

и настоящим Положением.

1.6. Положение об Отделе утверждается главой Ад-

министрации с учетом рекомендаций (по согласованию)

органа управления архивным делом субъекта РФ. В

Положении закрепляются статус Отдела, задачи и фун-

кции, полномочия по руководству архивным делом, пол-

номочия по их реализации, ответственность за состоя-

ние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.7. Штатная численность и номенклатура должно-

стей муниципальных служащих — работников Отдела

устанавливаются главой Администрации.

1.8. Финансирование и материально-техническое

обеспечение Отдела осуществляется за счет средств

бюджета муниципального образования и, как правило,

выделяется в нем отдельной строкой.

1.8.1. Дополнительными источниками финансиро-

вания могут быть:

— целевые средства из бюджета субъекта РФ (при

ре-

ализации программ развития архивного дела, вклю-

чающих мероприятия в муниципальном образовании;

реализации отдельных государственных полномочий

в сфере архивного дела Администрации, в т. ч. пол-

номочий на хранение

архивных

фондов и архивных

документов организаций, отнесенных к государствен-

ной собственности и расположенных на территории

муниципального образования);

— внебюджетные средства, в т. ч, от приносящей до-

ход деятельности Отдела, предусмотренной его уч-

редительными документами;

— спонсорские и иные средства, полученные закон-

ным путем.

1.9. Номенклатура (прейскурант) платных работ и

услуг Отдела утверждается Администрацией на основа-

нии перечня платных работ и услуг, разработанного ор-

301

ганом управления архивным делом субъекта РФ и утвер-

жденного органом государственной власти субъекта РФ.

1.10.

Администрация обеспечивает Отдел помещения-

ми, отвечающими нормативным требованиям обеспечения

сохранности документов; его содержание, техническое ос-

нащение, оборудование, охрану, транспортное обслужи-

вание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче здания (помещения), в котором раз-

мещен Отдел, другим организациям Администрация

принимает решение о предварительном предоставлении

равноценного или более подходящего для размещения

документов здания (помещения).

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями Отдела являются:

2.1.

Обеспечение сохранности и учет архивных до-

кументов, подлежащих постоянному и длительному хра-

нению, в т.

ч.:

— хранение и учет документов, принятых в Отдел;

представление в установленном порядке учетных

данных в орган управления архивным делом субъек-

та РФ;

— проведение мероприятий по созданию оптимальных

условий хранения документов и обеспечению их

физической сохранности;

— подготовка, представление Администрации и реа-

лизация предложений по обеспечению сохранности

документов, хранящихся в Отделе;

2.1.1.

Отдел обеспечивает хранение:

— архивных фондов и архивных документов на раз-

личных видах носителей, являющихся муниципаль-

ной собственностью, входящих в состав Архивного

фонда субъекта РФ, в т. ч. образовавшихся в дея-

тельности органов местного самоуправления с мо-

мента их образования, деятельности организаций,

отнесенных к муниципальной собственности, а

так-

же находящихся в совместном ведении муниципаль-

ного образования и субъекта РФ;

— архивных фондов и архивных документов на раз-

личных видах носителей, являющихся государствен-

ной собственностью, входящих в состав Архивного

фонда

субъекта РФ, образовавшихся в процессе

302

деятельности органа местного самоуправления по

реализации отдельных государственных полномо-

чий Администрации, которыми она

наделена*;

— архивных фондов и архивных документов юриди-

ческих и физических лиц на различных видах но-

сителей, переданных на законном основании в му-

ниципальную собственность, в т. ч. личного

проис-

хождения, входящих в негосударственную часть

Архивного фонда субъекта РФ;

— документов на различных видах носителей по

лич-

ному составу ликвидированных организаций (не

имеющих правопреемника), действовавших на тер-

ритории муниципального образования;

— печатных, аудиовизуальных и других материалов,

дополняющих фонды Отдела;

— учетных документов, архивных справочников и

других материалов, необходимых для осуществле-

ния его практической деятельности;

2.1.2. Отдел по согласованию с Администрацией

может принимать на депозитарное хранение при нали-

чии свободных площадей и необходимых условий до-

кументы действующих муниципальных и

государствен-

ных организаций, общественных организаций и граж-

дан на договорных условиях.

2.1.3. Документы негосударственной части Архи-

вного фонда субъекта РФ поступают на хранение в

Отдел в порядке и на условиях договоров между соб-

ственниками документов и Отделом, действующим от

имени Администрации при наличии доверенности.

2.2. Комплектование Отдела документами, имею-

щими историческое, научное, социальное, экономичес-

кое, политическое или культурное значение для муни-

ципального образования, в т.

ч.:

— составление списков организаций — источников ком-

плектования Отдела, утверждаемых Администраци-

ей муниципального образования и согласовываемых

с органом управления архивным делом субъекта РФ;

систематическая работа по их уточнению;

— отбор и прием документов постоянного

(долговре-

менного) хранения в Отдел;

* Постоянно или временно, до передачи в

государственный

архив

субъекта РФ в соответствии с законодательными или иными норма-

тивными правовыми актами субъекта РФ.

303

— проведение в установленном порядке экспертизы

ценности документов, хранящихся в Отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство де-

ятельностью ведомственных архивов и организацией

документов в делопроизводстве органов местного само-

управления, муниципальных организаций; содействие

организациям других форм собственности в порядке

реализации отдельных государственных полномочий

Администрации в сохранении, комплектовании и ис-

пользовании их архивов, включая:

— проведение проверок состояния делопроизводства

и ведомственного хранения документов, в т. ч. по

личному составу;

— ведение в установленном порядке учета докумен-

тов, хранящихся в организациях — источниках

ком-

плектования и других организациях, находящихся

на территории муниципального образования;

— рассмотрение и согласование положений о

ведом-

ственных архивах, экспертных комиссиях, номен-

клатур дел организаций — источников комплекто-

вания Отдела и инструкций по делопроизводству;

— рассмотрение и представление в орган управления

архивным делом субъекта РФ поступивших от орга-

низации описей дел постоянного хранения;

— рассмотрение и согласование описей дел по

лично-

му составу организаций, документы которых под-

лежат приему в Отдел в порядке установленном

органом управления архивным делом субъекта РФ;

— изучение и обобщение практики работы ведомствен-

ных архивов и делопроизводственных служб, рас-

пространение их положительного опыта;

— оказание организационно-методической помощи,

проведение совещаний, семинаров, консультаций

по

вопросам организации и методики работы с доку-

ментами;

— разработка и реализация мероприятий по улучшению

работы ведомственных архивов, организации доку-

ментов в делопроизводстве, внедрению государствен-

ной системы делопроизводства и унифицированных

систем документации; повышению квалификации ра-

ботников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местно-

го самоуправления, организация использования архив-

304

ных

документов, удовлетворение прав граждан на ар-

хивную информацию, в т.

ч.:

— информирование органов местного самоуправления,

иных организаций муниципального образования о

составе и содержании документов Отдела по акту-

альной тематике, исполнение запросов юридичес-

ких и физических лиц на документную информа-

цию, в т. ч. на договорной основе;

— организация работы пользователей документами,

изготовление копий документов по их запросам, под-

готовка документальных выставок, материалов для

средств массовой информации, проведение встреч с

общественностью и публикаторская деятельность;

— исполнение социально-правовых и иных запросов

граждан, выдача архивных справок, заверенных

копий и выписок из документов;

— рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, при-

ем граждан;

— создание и совершенствование научно-справочного

аппарата к документам Отдела, автоматизирован-

ных информационно-поисковых систем, банков и

баз данных, архивных справочников о составе и

содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных пол-

номочий Администрации в сфере архивного дела при

наделении ими органом государственной власти субъекта

РФ в установленном порядке, в т. ч. контроль за со-

блюдением юридическими и физическими лицами ар-

хивного законодательства РФ.

3. Права

Отделу для выполнения возложенных на него за-

дач и функций предоставляется право:

3.1.

Представлять орган местного самоуправления

по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации му-

ниципального образования и органа управления архи-

вным делом субъекта РФ предложения по развитию

архивного дела, улучшению обеспечения сохранности,

комплектования и использования документов, храня-

щихся в Отделе, совершенствованию работы ведомствен-

ных архивов и организации документов в

делопроиз-

305

водстве организации; участвовать в подготовке и рас-

смотрении органом местного самоуправления вопросов

архивного

дела и делопроизводства, готовить по ним

проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций — ис-

точников комплектования, независимо от их ведомствен-

ной подчиненности, необходимые сведения о работе и

состоянии ведомственных архивов, организации доку-

ментов в делопроизводстве.

3.4.

Проверять исполнение

организациями,

распо-

ложенными на территории муниципального образова-

ния, независимо от их ведомственной подчиненности и

форм собственности, требований федерального и реги-

онального архивного законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции органи-

зациям, находящимся на территории муниципального

образования, обязательные для исполнения указания

по вопросам работы ведомственных архивов и органи-

зации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах,

проверках и мероприятиях, проводимых Администра-

цией и ее структурными подразделениями; участвовать

в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвида-

ционных комиссий организаций для участия в

реше-

нии вопросов сохранности документов.

3.8. Ставить перед органами местного самоуправ-

ления, государственной власти вопросы о привлечении

к ответственности за нарушение архивного законода-

тельства должностных лиц и лиц, выполняющих

управленческие функции в коммерческих и иных орга-

низациях, а также физических лиц.

3.9. Осуществлять в установленном порядке отдель-

ные виды приносящей доход деятельности, заключать

договоры и производить расчеты с организациями за

выполнение договорных работ и платных услуг при

наличии доверенности от Администрации.

3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с

органами местного самоуправления, организациями

муниципального образования, органом управления ар-

хивным делом субъекта РФ, региональным отделени-

ем Российского общества историков-архивистов, дру-

гими общественными организациями; создавать на об-

306

щественных

началах совет, утверждаемый Админист-

рацией, для рассмотрения организационно-методичес-

ких и практических вопросов архивного дела.

Организация

работы

4.1. Отдел возглавляет заведующий (начальник).

Заведующий (начальник) и специалисты Отдела явля-

ются муниципальными служащими и входят в Реестр

муниципальных должностей.

Заведующий Отделом назначается и освобождает-

ся главой Администрации. Это решение может согла-

совываться с органом управления архивным делом

субъекта РФ.

При смене заведующего Отделом

прием-передача

дел проводится специально созданной комиссией, вклю-

чающей представителей Администрации муниципаль-

ного

образования,

а также органа управления архивным

делом субъекта РФ. Акт приема-передачи утверждает-

ся Администрацией и представляется в орган управле-

ния архивным делом субъекта РФ.

4.2.

Заведующий Отделом:

4.2.1. Организует деятельность Отдела и несет пер-

сональную ответственность за выполнение

возложен-

ных на Отдел задач и функций;

4.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии

архивного дела в муниципальном образовании перед

Администрацией и в установленном порядке — перед

органом

управления

архивным делом субъекта РФ.

4.3. Деятельность Отдела организуется в соответ-

ствии с правилами и инструкциями, действующими в

системе Федеральной архивной службы России, на ос-

нове целевых

программ,

планов работы, утверждаемых

Администрацией с учетом рекомендаций органа управ-

ления архивным делом субъекта РФ.

4.4. Реорганизация или ликвидация Отдела осуще-

ствляется главой муниципального образования в уста-

новленном порядке. Архивные фонды и архивные до-

кументы при реорганизации Отдела передаются учреж-

дению — правопреемнику. При его ликвидации или

отсутствии правопреемника документы передаются на

постоянное хранение в один из государственных архи-

вов субъекта РФ в установленном порядке.

307

Приложение 21

Примерный текст

положения о секретариате предприятия

(Преамбула)

Настоящее Положение определяет порядок работы

секретариата открытого акционерного общества "Мер-

курий" (далее — Предприятие). Нормы и правила, со-

держащиеся в настоящем Положении, являются обяза-

тельными для исполнения всеми сотрудниками секре-

тариата.

/. Общие положения

1.1.

Основной целью деятельности секретариата

является эффективное организационное и информаци-

онное обеспечение управления Предприятием.

Под эффективным организационным и информаци-

онным обеспечением Предприятия понимается целена-

правленная, упорядоченная деятельность по полному

и своевременному удовлетворению потребности Пред-

приятия, его должностных лиц в организационных и

информационных ресурсах в процессе осуществления

повседневной управленческой деятельности.

1.2. Решение задач организационного и информа-

ционного обеспечения Предприятия возлагается на

штатное структурное подразделение — управление Пред-

приятия. В свою очередь секретариат является струк-

турным подразделением управления.

1.3. Непосредственное руководство секретариатом

осуществляет его начальник — шеф-секретарь.

Шеф-

секретарь является прямым начальником для всех

со-

трудников секретариата. Он в свою очередь подчиня-

ется заместителю генерального директора Предприя-

тия по управлению — начальнику управления и являет-

ся заместителем последнего.

1.4. Нормирование труда сотрудников секретариа-

та, постановка задач, расчет общей численности и за-

грузки осуществляется на основе действующих Единых

норм времени и

выработки...,

инв.

№....

308

1.5. Условия труда сотрудников секретариата, орга-

низация их рабочих мест определяются и регулируют-

ся в соответствии с действующими внутриотраслевыми

стандартами, санитарными нормами, инв.

№...

1.6. Деятельность сотрудников секретариата регла-

ментируется соответствующими должностными инструк-

циями. Разработка должностных инструкций осуществ-

ляется вице-секретарем на основе квалификационных

требований, предъявляемых к сотрудникам. Их подпи-

сывает шеф-секретарь, а утверждает — заместитель

ге-

нерального директора по управлению. Должностные

инструкции подлежат переработке в случае изменений

задачах

секретариата или содержании обязанностей

его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.

1.7. В своей работе секретариат руководствуется на-

стоящим Положением, законодательными и нормативно-

правовыми актами органов государственной власти, рас-

порядительными документами вышестоящих органов уп-

равления и Предприятия, а также иными действующими

руководящими документами по вопросам организацион-

ного и информационного обеспечения управления.

1.8. Для обеспечения повседневной деятельности

секретариат имеет круглую печать с обозначением сво-

его полного и сокращенного наименования и указани-

ем на принадлежность к предприятию (на правах одно-

го из ее структурных подразделений), а также необхо-

димые штампы, используемые в строгом соответствии

с предназначением.

//.

Структура и состав секретариата

2.1.

Организационно-штатная структура и числен-

ный состав секретариата определяется исходя из со-

держания и объема возлагаемых на него задач и утвер-

ждается решением генерального директора по представ-

лению

заместителя по управлению. Изменения в орга-

низационно-штатной

структуре и численном составе

секретариата производятся приказом генерального ди-

ректора о введении в действие нового штатного распи-

сания (организационной структуры) подразделения.

2.2. В целях обеспечения эффективной работы

сек-

ретариата в его организационно-штатную структуру

включены: группа информационного

обеспечения,

груп-

309

па организационного обеспечения, коммуникационная

группа, технологическая группа.

Организационно-штат-

ная структура секретариата приведена в приложении 1

к настоящему

Положению*.

2.3. Численный состав сотрудников секретариата

распределяется по категориям (руководители, специа-

листы, исполнители) исходя из содержания и объема

задач,

возлагаемых на подразделение. Сведения о чи-

сленном составе сотрудников секретариата приведены

в приложении 2 к настоящему

Положению**.

///.

Предназначение секретариата

3.1

Целью деятельности секретариата является орга-

низационное и информационное обеспечение управлен-

ческой деятельности предприятия.

3.2. Для реализации цели своего предназначения

секретариат решает следующие основные задачи:

планирование управленческой деятельности долж-

ностных лиц предприятия;

2) сбор, систематизация, учет и анализ информа-

ции (в т. ч. документированной);

3) информационный обмен между управлением и

другими структурными подразделениями Предприятия;

4) документирование управленческой деятельности

Предприятия;

5) осуществление контроля за исполнением управ-

ленческих решений всеми должностными лицами и

структурными подразделениями Предприятия;

6) информационный обмен с внешней средой Пред-

приятия.

3.3. В зависимости от изменений в направленности

и содержании стратегии развития Предприятия могут

уточняться и задачи, решаемые секретариатом.

IV. Организация управления секретариатом

4.1.

Общая организация управления секретариатом

возлагается на заместителя генерального директора по

управлению. Непосредственное руководство работой

секретариата осуществляет руководящий состав подраз-

деления.

* Не приводится.

** То же.

310