Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

Приложение 54

Форма справки о документообороте

предприятия*

Справка

об объеме документооборота

за

(месяц)

Документы

входящие

исходящие

внутренние

ИТОГО

Количество

документов

Подлинники

Тираж

Всего

Наименование должности Подпись

руководителя службы ДОУ Расшифровка подписи

Дата

* Соответствует приложению 6 к Типовой инструкции по де-

лопроизводству .

471

Приложение 55

Форма справки

о состоянии исполнения документов

предприятия*

Справка

о состоянии исполнения документов

на в

(число,

месяц,

год) (наименование подразделения)

№

п/п

Название

документа

Краткое

содер-

жание

Дата и

№

доку-

мента

Срок

испол-

нения

Фамилия

испол-

нителя

Состояние

исполнения

Причины

невыпол-

нения

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

* Соответствует приложению 8 к Типовой инструкции по де-

лопроизводству.

472

Приложение 56*

Образцы справок по персоналу предприятия

Образец справки о трудовом стаже

на основании документов, хранящихся

в отделе кадров предприятия

Штамп предприятия Семиной Анне Павловне

(почтовый адрес)

СПРАВКА

Дана в том, что в документах малого предприятия

"Аргам" значится, что Семина

А.П.

зачислена на рабо-

ту экономистом 15.03.1990 г. (приказ

15л/с

от

14.03.1990 г.). уволена по ст. 31 КЗОТ РСФСР

17.12.1990 г. (приказ № 92л/с от 10.12.1990 г.).

Основание: личная карточка Семиной

А.П.

Начальник отдела кадров

подпись, расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать предприятия

Образец справки о трудовом стаже

на основании документов, хранящихся

в архиве предприятия

Штамп предприятия Шишкину Василию Ивановичу

(почтовый адрес)

СПРАВКА

Дана в том, что в документах малого предприятия

"Аргам" значится, что Шишкин

В.И.

зачислен на ра-

боту дворником 19.10.1989 г. (приказ № 74л/с от

19.10.1989 г.). уволен по ст. 31 КЗоТ РСФСР

30.01.1990 г. (приказ № 8л/с от 25.01.1990 г.).

Основание:

ф.

№ 2, оп. № 1л/с, д. № 18, л. 227,

д. № 24, л. 18.

Начальник отдела кадров

подпись, расшифровка подписи

Зав. архивом

подпись, расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать предприятия

* Приложения 7,

9 к Методическим указаниям

Мосгорархива.

473

Образец справки о трудовом стаже

на основании документов другого

предприятия,

хранящихся в архиве

Штамп предприятия Петренко Анатолию Ивановичу

(почтовый

адрес)

СПРАВКА

Дана в том, что в документах архивного фонда ар-

тели "Красное знамя" значится о зачислении Петренко

А.И.

грузчиком 19.04.1947 г. (приказ №

11к

от

18.04.1947 г.), уволен 20.12.1961 г. в связи с ликвида-

цией артели (приказ

МЬ

58к от 01.12.1960 г.).

Основание: ф. № 5, оп.

МЬ

2л/с, д. № 3, л. 80,

д. №

122,

л.

201.

Начальник отдела кадров

подпись, расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать предприятия

Приложение 57

Пример оформления копии документа

копия

Российская Федерация

Россия

Изображение Дмитриев

Герба

Александр

Николаевич

Рпггий/чтй

является гражданином Российской

российской

Федерации на основании ст. 14

Федерации Закона РСФСР "О гражданстве"

от 28 ноября 1991 года.

Выдано к свидетельству о рождении

серии Х-ИК

№

200303

Дата выдачи: 16 декабря 2002 г.

М.

П. Подпись

111-РС

№ 656787

Верно:

Секретарь

ЖРЭУ-1

г. Подольск

подпись Миронихина Д.В.

474

Приложение 58

Примерная форма

выписки из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки

о трудовой деятельности за последние 10 лет

(включая учебу в учебных заведениях

и военную службу)

Место и год

поступ-

ления

уволь-

нения

Должность и место работы

с указанием министерства

(ведомства), в т. ч.

номер войсковой

часта,

на-

именование вида и рода

войск вооруженных сил

(адрес)

предприятия,

учреждения,

организации,

Сведения, указанные в заявлении, сверены с тру-

довой книжкой.

20 г.

(подпись, фамилия руководителя или начальника кадрового

аппарата предприятия, учреждения, организации, телефон)

Печать

475

Приложение 59

Примерная форма выписки из устава

юридического лица

Выписка из устава

Утвержден решением

(указать наименование органа,

утвердившего устав)

№ от

" "

20 г.

(подпись, расшифровка подписи

должностного

лица)

Устав крестьянского хозяйства

1.2.

Крестьянское хозяйство

(указать название)

является юридическим лицом, имеет круглую печать,

угловой штамп и бланки со своим наименованием, дру-

гие реквизиты в соответствии с законодательством РФ.

Глава крестьянского хозяйства

(подпись, расшифровка подписи)

Выписка верна:

(подпись, расшифровка подписи

должностного лица, удостоверившего

подлинность выписки)

"__"

20__

г.

Печать

476

Приложение 60

Рекомендации по оформлению отдельных

элементов содержания документов

(на основе требований ОСТ 29.115-88)

Общие рекомендации

Текст документа характеризуется следующими ос-

новными размерными показателями:

— в одной строке должно быть 60 ± 4 знака, при этом

каждый пробел между словами считается за один знак;

— абзацный отступ должен быть равным 3-5 знакам

по всему оригиналу;

— на одной странице сплошного текста должно быть

29 ± 1 строк (меньшее число строк допускается толь-

ко на начальных и концевых страницах, а также

перед заголовком);

— напечатанный текст должен иметь поля следующих

размеров: верхнее — не менее 20 мм, правое — не

менее 10 мм, тогда как размеры нижнего и левого

полей будут производными от указанных выше па-

раметров,

но не менее 20 мм.

Опечатки, описки и иные неточности в тексте долж-

ны выявляться в процессе выполнения работы. Опе-

чатки, обнаруженные в тексте документа после вывода

на печать, в исключительных случаях допускается за-

крашивать с помощью "штриха" с последующим напи-

санием окончательного варианта фрагмента текста пе-

чатными буквами ручкой соответствующего цвета. По-

вреждение листов, помарки при исправлении, а также

присутствие в тексте следов неполного удаления ис-

правленных фрагментов не допускается.

При оформлении текста документа допускается ис-

пользование приемов верстки, улучшающих восприя-

тие его

содержания,

в том числе:

— выделение фрагментов текста подчеркиванием;

— выделение наименований руководящих документов,

упоминаемых в тексте, полужирным шрифтом;

— выделение вводных слов разделов текста, фамилий

упоминаемых по тексту лиц прописными буквами

(иногда — в сочетании с разрядкой);

477

— выделение ключевых слов, терминов, формулиро-

вок выводов и предложений курсивом.

Все страницы

документа,

нумеруются арабскими

цифрами по центру вверху, при этом на первой стра-

нице оригинала цифра не ставится, а на следующей за

ней указывается цифра "2". Последним нумеруется

заключительный лист документа, содержащего текст.

В документах, объем текста которых на несколько строк

превышает одну страницу, допускается перенос "остат-

ка" на ее оборотную сторону с зеркальным расположе-

нием полей (т. е. левое поле оборотной стороны будет

уже правого. —

Авт.}.

Правила оформления числовых

величин

Приводимые в тексте документа числовые величины

должны отвечать следующим основным требованиям:

— числовые значения величин в тексте должны ука-

зываться с достаточной степенью точности и с обя-

зательным выравниванием числа знаков после за-

пятой;

— использование числовых значений с количеством

значимых цифр более трех допустимо, если четвер-

тый и последующие знаки имеют важное значение

для описания результатов работы (например, при

сравнении результатов экономического анализа и

т.

п.);

— числовые величины с использованием степенных

выражений должны оформляться при повторах од-

нообразно;

— числовые значения величин с обозначением единиц

физических величин и единиц счета следует писать

цифрами, а числа (от 1 до 9) без обозначения фи-

зических величин — словами;

— отделять единицу физической величины от число-

вого значения (располагая их на разных страницах

и т. п.) недопустимо, за исключением табличных

данных;

— если в тексте для характеристики показателя при-

водится диапазон (ряд) числовых

значений,

выра-

женных в одних и тех же единицах измерения, то

наименования единиц приводятся после последнего

числового значения диапазона.

478

Правила

оформления

таблиц

Отдельного рассмотрения требует порядок оформ-

ления элементов и составных частей таблиц в составе

содержания документа. Отметим, что в виде таблиц

изображается, как правило, однородный, но вместе с

тем значительный по объему статистический (фактоло-

гический) материал в составе содержания документа,

поскольку именно табличная форма предоставляет наи-

лучшие возможности для его наглядного сравнения и

последующего усвоения. При этом головки, а также

данные в таблицах допускается печатать через один

интервал, уменьшая при этом кегль основного шрифта

на 2-3 единицы.

Заголовок таблицы состоит из структурного заго-

ловка, тематического заголовка (названия), а также

справочных сведений, указывающих на источник дан-

ных. Структурный заголовок состоит из слова "Табли-

ца" с указанием ее порядкового номера в соответствии

с принятой для данной письменной работы системой

нумерации. Располагается номер на одну строку выше

названия флаговым способом — с выравниванием по

правому краю листа. Тематический заголовок (назва-

ние) таблицы должен прежде всего отражать ее содер-

жание. Как правило, название таблицы не превышает

1-2 строк. Располагается название таблицы центрован-

ным способом без абзацного отступа и разрядки шриф-

та на одну строку выше тела таблицы.

Тело таблицы формируют столбцы и строки. В за-

висимости от разворота листа они могут менять свое

расположение с вертикального на горизонтальное и

наоборот. Тело таблицы обрамляется сплошной жир-

ной линией. Верхняя строка таблицы

—

головка. Край-

ний левый столбец — боковик. Последующие столбцы

называют прографками.

Головка таблицы может быть простой (одноярус-

ной) или сложной (многоярусной), включая в себя за-

головки, а иногда — и подзаголовки строк, при этом, в

зависимости от сложности построения, может насчиты-

ваться 2-3 и более подзаголовочных яруса. В необхо-

димых случаях разрешается размещать название заго-

ловка (подзаголовка) не параллельно, а перпендику-

лярно графам.

479

Строка таблицы разделяется на боковик и заполня-

емое поле — прографку. Все внутренние элементы тела,

как правило, разделяются тонкими сплошными линия-

ми. Допускается заполнять строки фоном (с чередова-

нием), но так, чтобы это не ухудшало восприятие по-

мещенных в таблице данных (см. ниже).

Период, гг.

1922-1928

1929-1933

1933-1937

1937-1941

1945-1950

1951-1955

1956-1960

1966-1970

1971-1975

1976-1980*

Экономический

прирост,

среднем,

1,8

2,8

3,3

3,7

3,2

3,9

4,3

4,8

5,3

5,8

Примечание

Без

учета

прироста ОПК

•

Оценка ВТО

В необходимых случаях таблицы снабжаются соот-

ветствующими примечаниями и сносками, которые

должны быть расположены непосредственно под соот-

ветствующей таблицей и обозначаются звездочками с

порядковыми номерами

(*1,

*2 и т. д.). Как правило,

таблицы должны быть помещены в тексте непосред-

ственно после абзацев, содержащих ссылку на них, при

этом допускается печать таблицы на следующей после

ссылки страницы. Соподчиненность строк боковика

должна быть выражена или системой втяжек, или ну-

мерацией строк простым карандашом, а сами строки

должны быть выровнены с соответствующими строка-

ми в графах.

Названия заголовков и подзаголовков располагают

центрованным способом и начинают с прописной бук-

вы. Название боковика (для каждой строки) также

начинают с заглавной буквы, но располагают чаще с

выравниванием по ширине поля. Цифровые данные в

заполняемых полях строк располагаются центрованным

способом, однообразно, а текст — с выравниванием по

ширине полей, без абзацных отступов. Если для ка-

При

переносе таблицы на следующую страницу ее нижняя

ограничительная черта проводится только на последней странице.

480