Воройский Ф.С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем

Подождите немного. Документ загружается.

221

Форматиро-

ванное со-

держание

Содержит заглавия частей объекта описания (подразделы статьи)

и может также включать утверждения об ответственности, связан-

ные с ними, номера частей и другие последовательности описа-

ния.

При перечислении нескольких произведений, они разделяются

точкой с запятой (;). Примеры

: Воспоминания о детстве/Васильев

И.Н.; Детство солнечное/Солохина П.П.

Персоналия

В поле вносится перечень лиц, которым посвящен обрабатывае-

мый документ (Фамилия, Имя, Отчество или инициалы). Примеры

Норгин Е.А.; Огурцов Валерий Петрович.

Ключевые

слова

См. инструкцию № 5 ОкиО.

Файлы

Используется для полнотекстовых документов. Записываются

файлы, носители дополнительной информации для данного доку-

мента. Примеры

: C:\DOKUMENT\luzhkov.txt ; D:\PICT\akvarel.bmp.

Опер. отд.

/Ф.И.О.

Принимается постоянное сокращение для каждого отдела (За-

главными буквами); для библиотек филиалов - номер библиотеки.

Примеры

: АБ, ЧЗ, СБО, ОБР, АВТ; 232; 132. Далее записываются

инициалы оператора. Пример: Иванова Любовь Гавриловна из

библиотеки 127 - В поле пишется: 127/И.Л.Г.

11. ТИПОВАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПЕРЕДАЧЕ БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ ЗА-

ПИСЕЙ ИЗ УЗЛОВ КСПБМ В СВЭК МОСКВЫ - № 1 СВЭК

Каждая библиотека – участница КСПБМ ежемесячно производит подготовку и передачу

массивов БЗ в СвЭК публичных библиотек Москвы. Передача записей производится ежеме-

сячно с 25 по 30 число текущего месяца.

1. В библиографических записях на ретроспективные издания в поле “Хранилище” БЗ также

должно быть внесено наименование библиотеки, согласно указанному в таблице.

2. Готовый для передачи в СвЭК массив БЗ должен представлять В рабочей базе данных

новых поступлений библиотеки или её электронном каталоге производится отбор под-

множества (по № записи КСУ или по дате передачи).

3. Форматы передаваемых записей: RUSMARC, UNIMARC, MARC 21.

4. Принадлежность передаваемых БЗ для библиотек-участниц КСПБМ определяется запи-

сью в табл. 10.1., в колонке “Наименование библиотеки”. Она записывается в поле “Хра-

нилище”. Примеры

: ЦБС №2 ЮВАО; ЦГДБ им. Гайдара и т.д..

5. Готовый для передачи в СвЭК массив БЗ должен представлять собой один файл (от-

дельно — файл для текущих поступлений и файл для ретроспективных изданий). Имя

файла состоит из сокращеного наименования библиотеки-участницы и расширения, со-

ответствующего версии формата данных. Пример

: gagr.ldb, mgdb.iso.

6. Массивы БЗ для пополнения СвЭК пересылаются в рабочую группу по электронной почте

(по адресу: bibl@lublino.mtu.ru

) или передаются на дискетах (библиотеками, которые не

имеют выхода в Интернет и собственного адреса электронной почты).

Таблица 10.1.

№№

п/п

Наименования

библиотек

Наименования

файлов БЗ теку-

щих поступлений

Наименования файлов

БЗ ретроспективных

изданий

МГДБ

mgdb.* mgdr.*

ЦГДБ им. Гайдара

gaid.* gair.*

ЦБС №1 САО

sao2.* sa2r.*

….. ………………

………

………………. …………….

ЦБС “Кунцево”

kunc.* kunr.*

Разработка Е.В.Линдеман и С.А.Острой – сотрудниц ЦБС «Люблино» г. Москвы

222

ЗАО

ЦБС №1 СЗАО

sza1.* sz1r.*

ЦБС №2 СЗАО

sza2.* sz2r.*

ЦБС №3 ЦАО

cao3.* ca3r.*

7. Рабочая группа СвЭК проверяет работоспособность присланного массива БЗ и пересы-

лает отправителю подтверждение о его получении и приёме для загрузки в СвЭК.

8. Об обнаруженных ошибках в БЗ (нарушения в структуре записей, неполнота заполнения

обязательных полей, наличие «сбойных» записей и т.п.) Рабочая группа СвЭК сообщает

библиотеке–исполнительнице.

9. При наличии значительного количества ошибок в БЗ руководитель Рабочей группы СвЭК

может принять решение о возвращении массива БЗ на доработку. Исправление ошибок

должно быть выполнено в течение одной рабочей недели с момента возвращения масси-

ва БЗ в библиотеку-участницу КСПБМ.

РИЛОЖЕНИЕ

5: П

РИМЕР

ТЗ

НА РАЗРАБОТКУ СРЕДСТВ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АВТОМАТИ-

ЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО МЕСТА

АБИС

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.

АРМ "КОМПЛЕКТОВАНИЕ"

предназначен для решения функциональных задач подразде-

лений комплектования централизованных библиотечных систем, центральных и автономных

(средних и малых) библиотек широкого тематического профиля, включая (см. также п. 1.2.):

а) оформление подписки на периодические и продолжающиеся издания;

б) оформление заказов на непериодические издания;

в) контроль поступления документов в библиотеку (выполнения заказов на литературу);

г) подготовку рекламаций на качество и сроки поставляемой литературы;

д) первичную обработку поступлений литературы;

е) распределение литературы по отделам и/или филиалам библиотеки;

ж) учет поступлений литературы и подготовку форм инвентарного, безинвентарного (инди-

видуального) учета для бухгалтерии;

з) списание литературы и связанную с этим актуализацию каталогов;

и) поддержку служебных БД (адреса, персоналии и реквизиты организаций, планы изда-

тельств, планы комплектования);

к) автоматизированное получение статистических данных, отражающих суммарные количе-

ственные и стоимостные показатели приобретенных/списанных/передан-ных/зака-

занных/недопоставленных изданий и их распределение по номенклатурным показате-

лям (видам), календарной сетке и в привязке к организации (фирме) - поставщика и/или

подразделению (филиалу) библиотеки.

1.2.

В связи с объективными трудностями реализации в короткий срок полного состава

требований к функциональным и технологическим характеристикам

АРМ "КОМПЛЕКТОВАНИЕ",

по-

следние разбиваются на три очереди:

• первую, требующую срочной реализации (в тексте данного ТЗ соответствующие ей

записи идут без помет),

• вторую, которую желательно реализовать в пределах от полугода до года после

сдачи первой очереди подсистемы (в тексте соответствующие ей записи снабжаются

пометой - “*”),

• третью, планируемую для реализации после второй или (при наличии возможности)

вместе с нею (в тексте соответствующие ей записи снабжаются пометой - “**”).

1.3.

Сервисные средства

АРМ "КОМПЛЕКТОВАНИЕ"

должны обеспечивать:

а) автоматизированный режим внесения в рабочий лист (РЛ) записей реквизитов организа-

ций - субъектов подписки, распределения или передачи полученных изданий, а также ин-

дексов изданий из соответствующих служебных массивов данных;

Версия ТЗ, разработанная в 1995 г. автором для создания ПО

АРМ «КОМПЛЕКТОВАНИЕ»

для АБИС

«ИРБИС».

223

б) автоматизированный поиск документов в электронном каталоге и подобных ему по струк-

туре служебных массивах библиографических записей, а также автоматизированный (или

частично автоматизированный) поиск записей в других (не библиографических) служеб-

ных массивах (по наименованию организации, издания и т.п.);

в) копирование записей библиографического описания документов из Электронного каталога

и массивов служебных документов, например, - “План подписки библиотеки на ...”, “Ката-

логи подписных изданий” *, “Планы издательств”** и т.п.;

г) копирование и редактирование всех видов записей внутри обрабатываемых массивов;

д) копирование рабочих массивов и баз данных для их последующей выгрузки и экспорта в

другие системы (например, - филиалы или удаленные подразделения библиотеки) через

АРМ “АДМИНИСТРАТОР”

;

е) сортировку созданных как самостоятельные или отобранных массивов записей по 1,2 и 3*

взаимосвязанным параметрам, например, по “имени организации - держателя документа”

и “инвентарному (регистрационному) номеру документа”;

ж) автоматизированный подсчет стоимостных и других количественных показателей внутри

массивов созданных как самостоятельные или отобранных документов;

з) автоматизированное заполнение и распечатку выходных форм, включая абонементы под-

писки на периодические издания, ведомости подписки, платежные ведомости*, реклама-

ций** и т.п.;

и) сокращение ручных операций при обработке книг и журналов (наклейка “кармашков” для

книжных формуляров, распечатка книжных формуляров и т.п.) за счет использования

средств штрихового кодирования*.

1.4.

Должна быть обеспечена возможность взаимодействия

АРМ “КОМПЛЕКТОВАНИЕ"

АРМ “КАТАЛОГИЗАТОР”

АРМ “АДМИНИСТРАТОР”:

с первым - на уровне формируемых и исполь-

зуемых БД и информационных массивов (словари, реквизиты организаций и т.п.), со вторым -

в соответствии с общей идеологией администрирования базами данных, принятой в ИРБИС.

1.5.

Состав и общий принцип организации программно-технологических средств

АРМ

“КОМПЛЕКТОВАНИЕ”

аналогичны

АРМ “КАТАЛОГИЗАТОР”

должен включать:

• Подсистему

“ВВОД”,

реализующую режимы, которые обеспечивают собственно попол-

нение и корректировку данных в выбранной базе данных (в том числе – БД “Заказы ли-

тературы”, “Новые поступления”, “Списание литературы”, “Реквизиты организаций”, “Ка-

талоги изданий” и т.п.), а также подготовку выполнения операций экспорта/импорта БД

или временных рабочих массивов через

АРМ “АДМИНИСТРАТОР”

При этом обеспечивает-

ся возможность как ввода новых документов, так и корректировки (изменения) докумен-

тов, введенных ранее. Под документом понимается одна запись, содержащая одно биб-

лиографическое описание или запись реквизитов одного РЛ соответствующей БД или

массива.

• Подсистему

“ПОИСК”,

обеспечивающую режимы разнообразного поиска документов в

базах данных

АРМ “КОМПЛЕКТОВАНИЕ”

и электронном каталоге с целью их последующе-

го просмотра, печати, корректировки, копирования, объединения с другими БД и рабо-

чими массивами (например, из БД “Заказы литературы” с БД “Новые поступления”) или

экспорта (последние две операции выполняются через

АРМ “АДМИНИСТРАТОР”

);

• Подсистему

“ПРОСМОТР/ПЕЧАТЬ”,

предназначенную для выполнения работ, связанных с

выводом документов на экран или печатающее устройство;

• Подсистему

“СЕРВИС”

— для статистической обработки данных.

II. СОСТАВ СРЕДСТВ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

2.1.

Типовой состав баз данных

АРМ “КОМПЛЕКТОВАНИЕ”:

• Планы комплектования;

• Заказы литературы;

• Новые поступления литературы

;

• Суммарный учет литературы;

• Подписка (на периодические издания);

• Списание литературы

Примечание: Этот массив может быть совмещен с массивом БД “Суммарный учет литерату-

ры”.

224

2.2.

Типовой состав служебных БД:

• Реквизиты организаций;

• Каталоги подписки на периодические издания ____год;

• Каталоги подписных изданий *;

• Планы издательств **.

2.3.

Типовой состав выходных форм документов:

• Форма 1 - Размещение заказов на книги *,

• Форма 2 - Контроль реализации заказов на книги *,

• Форма 3 - Книга суммарного учета,

• Форма 4 - Справка о поступлениях в фонд библиотеки,

• Форма 5 - Заказ на газеты и журналы,

• Форма 6 - Бланк абонемента подписки на периодические издания,

• Форма 7 - Акт на списание литературы,

• Форма 8 - Статистическая справка о комплектовании *,

• Форма 9 - Типовое письмо с напоминанием о недопоставке литературы **,

• Форма 10 - Акт рекламации **,

• Форма 11 - Реквизиты организаций **,

• Форма 12 - Персоналии – телефоны **,

• Форма 13 - Конверт **.

III. СТРУКТУРА СРЕДСТВ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

3.1.

Состав и характеристики используемых в массовых библиотеках полей данных –

соответствует формату USMARC.

3.2.

Структура БД “Планы комплектования” (в скобках указана длина подполя):

10033101 Автор, 70033110 Другие авторы, 11047601 Коллективный автор, 71047610 Другие

коллективные авторы, 24598001 Название, Цена в руб.(8), Денежная единица - для валютных

изданий (14), Валютная цена (6), 26027101 Выходные данные (место издания, издательство,

год издания), Количество требуемых экз. (10), Автор заказа (20), Приоритет заказа (55),

77330001 Источник информации, Создатель записи (16), Дата ввода/корректировки.

3.3.

Структура БД “Заказов литературы” (в скобках указана длина подполя): См. п. 3.2. +

[Место размещения заказа (25), Дата размещения заказа (20), Кол-во заказанных экз. (3), Кол-

во полученных экз. (3), N Счета (6), Дата исполнения заказа (20), Дополнительные сведения

(50)

Примечание: Состав БД АРМ “КОМПЛЕКТОВАНИЯ” может быть уточнен после проработки данного

ТЗ разработчиками системы.

Примечание: Поля новые (в перечне по п. 3.1. отсутствуют).

225

3.4.

Структура БД “Новых поступлений литературы” (в скобках указана длина подполя):

См. п. 3.3. + [Даты поступлений 9110), Получено на ИУ (55), Состоит на ИУ (55), N зап.в КСУ

для ИУ (5), Номер УК (10), Получено на УК (55), Состоит на УК (55), N записи в КСУ для Б/У

(55), 00101201Контрольный номер, Инвентарный номер (200), Имя хранения (20), Номер фонда

(110)].

3.5.

Структура БД “Суммарного учета литературы” (в скобках указана длина подполя):

См. п.3.4. + Выбыло (55), Всего экз. (5), N акта (6).

3.6.

Структура БД “Подписка (на периодические издания)” (в скобках указана длина под-

поля): Индекс (5), ISSN серии (8), Название (150), Тип литературы (2), Место издания (50), Из-

дательство (50) Адрес организации (50), Название организации (55), Год (4), Количество ком-

плектов (4), Цена (11), Количество месяцев (2), Сигла хранения (120), Отметка о получении

(600). N счета/акта (12), N записи в КСУ для Б/у (5), 00101201Контрольный номер, Имя хране-

ния (20), Номер фонда (110), Создатель записи (16), Дата ввода/корректировки.

3.4. Структура БД “Списания литературы” (в скобках указана длина подполя): Инвен-

тарный номер (200), 10033101 Автор, 70033110 Другие авторы, 11047601 Коллективный автор,

71047610 Другие коллективные авторы, 24598001 Название, Цена в руб. (8), Денежная единица

- для валютных изданий (14), Валютная цена (6), 26027101 Выходные данные (место издания,

издательство, год издания), Количество списанных экз. (10), Дата списания (8), N акта (6), Соз-

датель записи (16), Дата ввода/корректировки.

3.5. Структура БД “Реквизиты организаций” (в скобках указана длина подполя): Полное

наименование организации (70), Сокращенное наименование организации (20), Почтовый ин-

декс (6), Страна (16), Республика, Область (16), Район (16), Город (16), Улица, дом, корпус,

квартира (28), Телефон(ы) (30), Факс (14), Телекс (14), Телеграф (12), E-mail (20), Фамилия И.О.

Руководителя (18), Полное имя отчество руководителя (18), Досье (800), Создатель записи

(16), Дата ввода/корректировки.

IV. ТИПОВЫЕ ФОРМЫ ВЫХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Размещение заказов на книги * (Форма 1)

Источник

заказа

Место и

дата

разме-

щения

заказа

Автор(ы),

название,

издат-во,

год изда-

ния

Кол-во

требуе-

мое, экз.

Получено,

экз.

Цена,

руб.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Итого: руб.

***

4.2. Контроль реализации заказов на книги (Форма 2) *

Автор(ы),

название,

издат-во,

год изда-

ния

№ Зака-

за

NN счета/

акта, даты

заказа/ полу-

чения

Кол-во

требуе

мое,

экз.

Получе-

но,

экз

Цена,

руб.

Записи

КСУ

Ин-

вен-

тар-

ный

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Итого: руб.

***

4.3.

Книга суммарного учета (Форма 3)

Дата ___.___._____ г.,

Источник: __________________,

Акт N ________________

N записи в КСУ __________________________

226

Инвен-

тарный

Автор(ы), название,

место издания,

издательство, объем

Год

Изд.

Цена,

руб.

Кол-во

экз.

Сиглы

хране-

ния

Дата, N

акта спи-

сания

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

***

4.4.

Справка о поступлениях в фонд библиотеки (Форма 4)

На ____.____.______

Автор(ы) Название, место издания,

издательство

Кол-во

экз.

Цена 1

экз.,

руб.

Суммарная стои-

мость, руб.

1. 2 3. 4.

Итого: Руб.

***

4.5. Заказ на газеты и журналы (Форма 5)

Дата: ____._____._____ г.

Адрес (библиотеки): _______________________________________________________

Организация (название библиотеки) :

***

4.6.

Бланк абонемента подписки на периодические издания

(Форма 6)

- Типовая форма бланка подписки Роспечати.

***

4.7.

Акт на списание литературы (Форма 7)

“У Т В Е Р Ж Д А Ю”

Директор

Наименование библиотеки _________________________

Фамилия И.О. Директора__________________________

Дата _____._____._______

А К Т

на списание литературы:

N _________ от _____.______.200 __ г.

п/п

Автор(ы), название

издания, издатель-

ство

Год

изда-

ния

Инвен-

тарный

(учетн.)

Стои-

мость

1 экз.

К-во

экз.

Сумм.

стои-

мость

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Председатель комиссии:

Должность ____________________ Фамилия И.О.

Члены комиссии:

Должность ____________________ Фамилия И.О.

227

***

4.8.

Статистическая справка о комплектовании (Форма 8)

за период с ____.____._____ г. по ____.____._____ г.

Поступили Списаны

Виды

документов

Количество Стоимость Количество Стоимость

Книги

Брошюры

Сбориники

Периодические изд.

Рукописи

Нотные издания

CD-ROM

Видеозаписи

Звукозаписи

Всего:

В том числе на

инв. учете

На б/инв. учете

***

4.9.

Типовые формы АРМ “Комплектование” второй очереди:

- Форма 9 - Типовое письмо с напоминанием о недопоставке литературы,

- Форма 10 - “Акт рекламации”,

- Форма 11 - “Реквизиты организаций”,

- Форма 12 - “Персоналии - телефоны”,

- Форма 13 - “Конверт”

Примечание

: разрабатываются в процессе реализации данного ТЗ.

Техническое задание подписывается его разработчиком и утверждается руководителем

организации.

***

228

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

АБД

администратор баз данных;

АБИС

автоматизированная библиотечно-информационная сис-

тема;

АБС

автоматизированная библиотечная система;

АИБС

автоматизированная информационно-библиотечная сис-

тема;

АИС

автоматизированная информационная система;

АРМ

автоматизированное рабочее место;

АС

автоматизированная система;

АСЛО

автоматизированное словарно-лингвистическое обеспече-

ние;

АСЛО

автоматизированная служба лингвистического обеспече-

ния;

АСНИ

автоматизированная система научной информации;

АСНТИ

автоматизированная система научно-технической инфор-

мации;

АСУ

автоматизированная система управления;

АСУТП

автоматизированная система управления технологически-

ми процессами;

ББК

Библиотечно-библиографический классификатор;

БД

база данных;

БДБД

базы данных;

БДГС

база данных грамматических словарей;

БДИК

база данных информационных классификаций;

БДТ

база данных тезаурусов;

БЗ

библиографическая запись;

БИС

библиотечно-информационная система;

БП

библиотечные процессы;;

БПВ

бесперфорационный ввод;

БПП

библиотека прикладных программ;

ВИМИ

Всероссийский научный институт межотраслевой инфор-

мации;

ВИНИТИ

Всероссийский институт научной и технической инфор-

мации;

ВНТИцентр

Всероссийский научно-технический центр;

ВТ

вычислительная техника;

ВЦ

вычислительный центр;

ГКРЧ

Государственный комитет по радиочастотам;

ГРНТИ

Государственный рубрикатор научно-технической инфор-

мации;

ГРНТИ

Государственный рубрикатор НТИ;

ДКД

Десятичная классификация Дьюи;

ДОР

дифференцированное обслуживание руководства;

ЖК

жидкокристаллический;

ИЗ

«интеллектуальное здание»;

ИК

инфракрасный (по отношению к излучению);

ИК

информационная компонента;

ИО

информационное обеспечение;

ИОО

Институт «Открытое общество» (фонд Сороса)

ИПП

информационный/программный продукт;

ИПС

информационно-поисковая система;

ИПЯ

информационно-поисковый язык;

ИРИ

избирательное распределение информации;

ИШ

информационный шум;

ИЯ

информационный язык;

229

КБИС

корпоративная библиотечно-информационная система

(сеть);

КС

ключевые слова;

КСМБ

Корпоративная сеть московских библиотек;

КСПБМ

Корпоративная сеть публичных библиотек Москвы;

КТС

критерии тематического соответствия;

ЛВС

локальная вычислительная сеть:

ЛО

лингвистическое обеспечение:

ЛП

лингвистический процессор;

МБА

межбиблиотечный абонемент;

МГТУ

Московский государственный технологический универси-

тет;

МГУКИ

Московский государственный университет культуры и ис-

кусств;

МО

магнитооптический;

МП

микропроцессор;

НГМД

накопитель на гибком магнитном диске;

НЖМД

накопитель на жестком магнитном диске;

НМЛ

накопитель на магнитной ленте;

НПО

научно-производственное объединение;

НТД

нормативно-техническая документация;

НТД

нормативно-технические документы;

НТИ

научно-техническая информация;

ОА

отдел автоматизации;

ОКИО

отдел комплектования и обработки (документов)

ОФС

организационно-функциональная структура;

ПБД

полнотекстовая база данных;

ПБО

процессы библиотечного обслуживания;

ПД

поле данных;

ПЗУ

постоянное запоминающее устройство;

ПИ

потери информации;

ПИОО

процессы информационного обеспечения и обслужива-

ния;

ПИОО

процессы информационного обеспечения и обслужива-

ния;

ПК

персональный компьютер;

ПО

программное обеспечение;

ПОД

поисковый образ документов;

ПП

программный(е) продукт(ы);

ПП

поисковое предписание;

ПП

полнота поиска;

ППП

пакет прикладных программ;

ПУ

процессы управления;

РГНФ

Российский государственный научный фонд;

РД

руководящий документ;

РФФИ

Российский фонд фундаментальных исследований;

РФФИ

Российский фонд фундаментальных исследований;

РЦКК

Российский центр корпоративной каталогизации;

САПР

система автоматизированного проектирования;

СБО

справочно-библиографическое обслуживание;

СВЧ

сверх высокая частота, сверхвысокочастотный;

СвЭК

сводный электронный каталог;

СИ

Международная система единиц;

СИО

справочно-информационное обслуживание;

СИФ

справочно-информационный фонд;

СКС

структурированная кабельная система (сеть);

СЛО

словарно-лингвистическое обеспечение;

СУБД

система управления базами данных;

ТБП

технологические библиотечные процессы;

ТЗ

техническое задание;

ТМО

теория массового обслуживания;

ТП

точность поиска;

230

ТфОП

телефонная сеть общего пользования;

УДК

Универсальная десятичная классификация

ФБД

фактографическая база данных;

ФЛК

формально-логический контроль;

ШПС

шумоподобный сигнал;

ЭБ

электронная библиотека;

ЭДД

электронная доставка документов;

ЭЛТ

электронно-лучевая трубка;

ЯИ

язык(и) индексирования;

ЯП

язык(и) посредник(и).