Юренева Т.Ю. Музееведение

Подождите немного. Документ загружается.

Глава

4. аауш-рАОвзи

работа

ется главным хранителем, утверждается директором

музея

служит юридическим основанием

для

внесения

предмета

состав музейного собрания

превращения

его

музейный предмет.

некоторых музеях существу-

ют две раздельные комиссии

—

фондовая

закупочная.

Прежде

чем

оказаться

фондах, предметы музейно-

го значения проходят долгий

сложный путь, основные

вехи которого фиксируются

специальной документа-

ции. Если предметы поступают

от

организаций

частных

лиц, они предварительно принимаются на

временное хра-

нение,

что фиксируется специальным

актом приема,

ко-

торый подписывают владелец предмета

сотрудник

му-

зея.

Одновременно записывается

легенда предмета,

ко-

торая содержит сведения

происхождении предмета,

среде его бытования, способах применения,

также

о са-

мом владельце. Затем предметы подвергаются эксперти-

зе специалистов, дающих письменное заключение.

На основании заявления владельца

передаче

предметов

или

коллекций

в дар, на

закупку, обмен,

также акта приема, легенды, заключений специалис-

тов

своих собственных наблюдений фондово-заку-

почная комиссия принимает решение

приеме

или

возврате предметов,

также

об их

стоимости.

При

приеме предметов

или

коллекций

в дар

(пожертвова-

ние) заключается

договор дарения,

при

приеме пред-

метов

на

закупку заключается

договор купли-продажи,

при приеме предметов

Обмен заключается

договор

мены.

Составляется акт о

приеме предметов

на

посто-

янное хранение,

который утверждается директором

музея

скрепляется печатью

(см.

Приложение

№ 1).

Если

на

хранение принимается коллекция,

то к

акту

прилагается

коллекционная опись,

попредметно рас-

крывающая

ее

содержание

(см.

Приложение

№ 2).

Специальная документация ведется

и во

время

экспедиций (командировок);

она

отражает процесс

ра-

боты

состав формируемой коллекции.

зависимос-

ти

от

целей

задач экспедиции

полевая документация

может включать: полевую опись, полевой дневник,

те-

традь

для

записи памятников фольклора, воспомина-

ний

рассказов очевидцев

участников интересую-

щих музей событий, легенды предметов, реестр фото-

съемок

указанием порядкового номера негатива,

места, времени

сюжета снимка.

Часть

II.

Теария

н практика музейного

двда

Главный документ экспедиции —

полевая опись,

ко-

торая предназначается для учета и описания предметов

музейного значения. В ней имеются такие графы: поряд-

ковый номер предмета; дата и место обнаружения (при-

обретения); наименование и краткое описание (кроме

научного наименования приводится и местное); количе-

ство предметов (иногда под одним номером записывают

несколько аналогичных предметов); материал и техника

изготовления, датировка предмета (в случае невозмож-

ности установления точной датировки, дается пример-

ная);

назначение, сохранность и способ использования

в среде бытования; история бытования; данные о вла-

дельце или источнике поступления; стоимость (здесь же

делается запись о дарении), примечания. Под соответст-

вующими номерами в полевую опись включается и вся

остальная полевая документация.

Вторым важным документом является

полевой

дневник,

в котором в хронологическом порядке фик-

сируется ход собирательской работы, наблюдения над

действительностью, перемещения, встречи, сведения

о предметах, выходящие за рамки рубрик полевой

описи, соображения о путях дальнейших исследова-

ний и розысков.

По возвращении в музей собранные материалы

вместе с полевой документацией рассматривает фон-

дово-закупочная комиссия. Она оценивает коллекцию

в целом — с точки зрения полноты отражения постав-

ленной темы, и каждый предмет в отдельности —

с точки зрения его музейного значения. После приня-

тия решения фондовой комиссией часть предметов по-

полняет основной фонд, а часть — научно-вспомога-

тельный, что фиксируется в специальном протоколе.

О факте передачи материалов работникам фондов де-

лается запись на последних страницах полевой описи,

которая вместе с другой экспедиционной документа-

цией подлежит вечному хранению.

При этом коллекция тематической экспедиции,

состоящая из разнотипных предметов, распадается по

разным фондовым подразделениям. Это необходимо

для того, чтобы каждый предмет хранился и изучался

специалистами в составе определенной музейной кол-

лекции, сформированной на основе классификации

ос

данного музейного собрания.

Глава

Научно-фондовая работа

Итак, процесс комплектования фондов можно

разделить на следующие взаимосвязанные этапы.

Сначала разрабатывается научная концепция ком-

плектования фондов музея, в которой содержится

оценка структуры и содержания уже имеющегося му-

зейного фонда, обоснование направленности и харак-

тера комплектования или пополнения коллекций, оп-

ределение критериев отбора материалов в фонды

с учетом целей и задач, стоящих перед музеем.

Далее составляется план комплектования с обозна-

чением конкретных тем, каждая из которых имеет свои

объекты, способы и формы комплектования, проводит-

ся экспертный опрос специалистов. Следующим эта-

пом является подготовка к собирательской работе, в хо-

де которой изучаются необходимая по теме литература,

архивные фонды, анализируются коллекции других му-

зеев,

проводятся консультации со специалистами в об-

ласти профильных дисциплин, составляются планы

сбора по конкретной теме. Затем начинается собствен-

но собирательская работа — изучается среда бытова-

ния, ведется выявление и сбор предметов музейного

значения на постоянных объектах комплектования или

в ходе командировок и экспедиций, составляется необ-

ходимая полевая документация. Наконец, предметы му-

зейного значения вместе с сопутствующей документа-

цией и отчетами предъявляются фондово-закупочной

комиссии, решением которой они включаются в фонды

музея, то есть принимаются на постоянное хранение.

Учет

музейных

фондов

Учет музейных фондов является одним из основных

направлений фондовой работы. Его цель состоит в юри-

дической охране музейных фондов и прав музея на дан-

ные,

полученные в результате изучения музейных пред-

метов и коллекций. Учет фондов представляет собой не-

прерывный процесс, поскольку фонды музея постоянно

пополняются, ведется контроль за движением предме-

тов и за их состоянием. Порядок учета, хранения и науч-

ной обработки музейных предметов регулируется нор-

мативными документами Министерства культуры.

В процессе учета музейных фондов составляется

по установленным формам

учетная документация.

333

ней

содержатся данные

об

отдельных предметах

и группах предметов,

порядке

их

поступления

в му-

зей

и в

различные фондовые подразделения. Большин-

ство

из

документов имеют юридическую силу, подле-

жат регистрации

вечному хранению.

Это

акты при-

ема, акты выдачи, книги поступлений, книги научной

инвентаризации.

Государственный учет музейных фондов предус-

матривает

два

этапа, которые отражают степень изу-

ченности музейных предметов: первичная регистра-

ция поступивших

музей предметов

инвентариза-

ция,

то

есть научная регистрация музейных предметов.

Юридическое оформление принадлежности пред-

метов музею

прав музея

на эти

предметы начинается

акта приема предметов

на

постоянное хранение.

Этот

документ составляется

не

менее

чем в

трех экземплярах,

подписывается главным хранителем (заведующим фон-

дами),

лицом, хранившим предметы

до

решения фондо-

во-закупочной комиссии,

лицом, принявшим

их на ма-

териальное хранение. Акт утверждается директором

му-

зея

скрепляется печатью музея. Прием предметов

из

драгоценных металлов

драгоценных камней, орденов

и медалей,

также оружия определяется особыми нор-

мативными документами.

Прежде

чем

поступить

соответствующее фондо-

вое подразделение, предметы проходят первичную

ре-

гистрацию, которая окончательно закрепляет

их

при-

надлежность данному музею.

Они

вносятся

книгу

по-

ступлений музейных предметов

(основного фонда)

или в

книгу учета научно-вспомогательных материа-

лов

по

форме, определенной инструкцией

(см.

Прило-

жение

№ 3, 3-А, 4). В

естественно-научных музеях

сы-

рьевые материалы регистрируются

книге учета

сы-

рьевых научных материалов.

Предметы, поступившие

музей

на

временное хра-

нение, вносятся в

книгу поступлений

во

временное поль-

зование.

Возвращаются

они по

акту, который составля-

ется

по

распоряжению директора

подписывается

главным хранителем, заведующим фондовым подразде-

лением, хранившим предмет,

лицом, временно при-

нявшим

его на

материально ответственное хранение.

Цель книг поступлений

как

государственного

до-

кумента охранного порядка

—

зарегистрировать пред-

Глава 4. Научно-фондовая работа

мет под определенным номером и дать краткое его

описание, исключающее подмену предмета, а в случае

утери или кражи облегчающее его розыск. Порядко-

вый номер по книге поступлений (КП), присвоенный

данному предмету, одновременно проставляется в ак-

те его приема в музей, а также на самом предмете вме-

сте с шифром музея, например: ГИМ, КП—112408.

При одновременном поступлении большого количест-

ва однородных предметов (нумизматическая коллек-

ция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая

запись в книге поступлений при наличии коллекцион-

ной или полевой описи. В этом случае количество по-

ступивших предметов отражается в соответствующих

порядковых номерах книги поступлений (например,

КП—1760—1870) или фиксируется дробными поряд-

ковыми номерами (например, КП—1760/1

—

110). Од-

нако уникальные материалы всегда записываются ин-

дивидуально. Групповая запись предметов из драго-

ценных материалов и драгоценных камней также

запрещается.

Таким образом, понятия

единица учета

единица

хранения,

могут обозначать как отдельный музейный

предмет, так и группу предметов (коллекцию, ком-

плект), если они зарегистрированы в учетных доку-

ментах под одним номером.

Регистрация в книге поступлений музейных пред-

метов производится с учетом всех сведений, зафикси-

рованных в актах приема и полевой документации.

Описание предмета делается на основе результатов

его атрибуции, полученных к моменту его первичной

регистрации. Уникальные предметы в обязательном

порядке фотографируются. В книге поступлений фик-

сируются также данные о времени, источнике, спосо-

бе поступления предмета, его сохранности, стоимости

(при покупке), сопроводительных документах. Про-

ставляется номер акта, дата записи.

Книга поступлений, как документ охранного по-

рядка, до заполнения оформляется соответствующим

образом: листы пронумеровываются, прошнуровыва-

ются, книга подписывается и опечатывается печатью

вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко,

разборчиво, без подчисток, а их исправление допуска-

ется лишь в крайних случаях, при этом старые и новые

Чаиь

II. Теория и

практика

музейного дела

ними н дплжии четко читаться. Незначительные ис-

ирпнлении заверяются специальной записью в приме-

чаниях книги за подписями директора и главного

хранителя, заведующего отделом учета, хранителя

предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все

существенные исправления в книге поступлений

(атрибуция, сохранность, размер, материал и т. п.) де-

лаются только на основании специальных актов, под-

писанных директором или его заместителем по науч-

ной работе, главным хранителем, заведующим фондо-

вым подразделением, и заверяются ответственным за

первичный учет лицом.

Юридические документы первичного учета тща-

тельно сохраняются; доступ к ним имеет ограничен-

ный круг лиц. Между тем в информации, которую они

содержат, нуждаются не только сотрудники музея,

но и исследователи из других учреждений. Поэтому

уже на стадии первичного учета создается система

картотек — карточных, а в последние годы и электрон-

ных. Особенно необходима

учетная картотека,

вы-

полняющая информационную функцию книги по-

ступлений. Составляющие ее карточки идентичны по

содержанию записям в книге поступлений и располо-

жены в порядке ее номеров. На временные поступле-

ния также составляется картотека, систематизирован-

ная по источникам поступления.

После регистрации в книгах поступлений предме-

ты передаются в фондовые подразделения хранителям

по актам на материально-ответственное хранение

(см.

Приложение № 5). При этом музейные предметы,

в отличие от научно-вспомогательных материалов,

проходят второй этап учета —

инвентаризацию,

кото-

рая представляет собой основную форму изучения,

описания и научного определения предметов основно-

го фонда. Осуществляется она при помощи книг науч-

ной инвентаризации — научных

инвентарей.

Будучи

юридическими документами, они оформляются так

же,

как и книги поступлений.

Запись в научный инвентарь делается только по-

предметно и в соответствии с установленной инструк-

цией формой (см. Приложение № 6, б-А). Она основы-

вается на дальнейшей, более глубокой работе специа-

листа по определению музейного предмета. В научном

Глава

Наро-смдпвая

работа

инвентаре дается точное наименование предмета, его

подробное описание с перечнем всех имеющихся

клейм, монограмм, подписей и надписей. Вносятся

данные об авторе, месте и времени создания и бытова-

ния, истории предмета, касающихся его публикациях,

материале и технике изготовления, размере и весе

(для предметов из драгоценных металлов и камней),

степени сохранности. В соответствующих графах ука-

зываются учетные обозначения, старые учетные обо-

значения (если они имеются), номера фотонегативов

(если предмет сфотографирован), данные об источни-

ке и способе поступления, цене и пр.

Музейные предметы при инвентаризации систе-

матизируются в соответствии со структурой (строе-

нием) основного фонда. Поэтому каждое фондовое

подразделение обычно имеет несколько научных ин-

вентарей, в соответствии с принятой в нем классифи-

кацией по группам музейных предметов. Например,

в подразделении изобразительных источников про-

изведения живописи, графики, скульптуры будут

вноситься в разные книги. Каждая из них имеет свое

обозначение, которое позволяет определить принад-

лежность книги и заинвентаризованного в ней пред-

мета к конкретному фондовому подразделению

и группе, образованной внутри него. Принадлеж-

ность к подразделению изобразительных источников

может обозначаться буквой И, а к группе скульпту-

ры — буквой С.

Каждый предмет, записанный в научном инвента-

ре,

получает свой номер, который проставляется на

нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный

предмете итоге обретает два номера: по книге поступ-

лений и по научному инвентарю. Его полное учетное

обозначение может выглядеть, например, так:

ГИМ-КП 1245

И-С 137

Проставляя учетное обозначение, важно не при-

чинить ущерб внешнему виду предмета и вместе с тем

нанести его так, чтобы оно было доступно для обозре-

ния хранителю и исследователю, не осыпалось, не сти-

ралось. Например, на металлических предметах оно

проставляется эмалевой краской, а на керамичес-

Чип II. Теории и

практика

музейного дела

них масляной краской

или

тушью. Если учетное

обо

точение невозможно нанести

на сам

предмет,

ис-

пользуют этикетки

бирки, которые пришивают, при-

пивают

или

подвешивают

предметам, проставляют

на монтировке,

на

индивидуальной упаковке.

Предметы, составляющие комплект (сервизы, гар-

нитуры), вносятся

научный инвентарь

под

отдельны-

ми номерами,

а их

принадлежность

комплекту отме-

чается

при

описании. Атласы, альбомы рисунков

и фо-

тографий одного автора вносятся

научные инвентари

под одним номером,

при

этом каждый лист получает

дробный номер.

Предметы

из

драгоценных металлов

драгоцен-

ных камней записываются

инвентари только

при на-

личии акта ювелирной экспертизы, удостоверяющей

подлинность материала

точность веса.

специаль-

ных инвентарных книгах ведется

их

дополнительный

учет, поэтому

отличие

от

других предметов

они

име-

ют

не

два,

а три

учетных номера.

Письменные источники учитываются

по

прави-

лам, разработанными руководящими архивными орга-

нами. Учет ведется

по

архивным фондам, архивным

коллекциям, единицам хранения.

Описи архивных

фондов

юридическом отношении приравниваются

к книгам научной инвентаризации.

Они

включают

пе-

речень входящих

данный фонд единиц хранения.

Пе-

речень содержит заголовок

краткое описание содер-

жания каждой единицы хранения.

Запись

научный инвентарь делается

на

основе

предварительно составленной

карточки научного опи-

сания предмета,

графы которой должны соответство-

вать графам инвентаря

(см.

Приложение

№ 7).

Запол-

няется

она в

процессе определения музейного предме-

та

фиксирует результат изучения всех основных

его

признаков.

До

занесения

научный инвентарь текст

описания должен предварительно визироваться заве-

дующим фондовым подразделением, заместителем

ди-

ректора

по

научной части

или

главным хранителем.

В процессе научного описания содержание кар-

точки может дополняться, уточняться

даже менять-

ся.

При

этом

все

изменения, вносимые

научный

инвентарь, оформляются

по тем же

правилам,

что

книгах поступлений.

Глава

Научна-фондовая

paflna

См.: Инструкция по учету и хранению музейных ценностей.

М., 1984. С. 30, 32, 45, 46, 122, 125.

На основе карточек научного описания музейных

предметов создается

инвентарная картотека,

выпол-

няющая информационные функции книг инвентарно-

го описания и служащая основой для научной катало-

гизации фондов. Для того, чтобы быстро находить

предметы, составляется

топографическая картотека,

а также

топографическая опись,

где фиксируется мес-

то хранения каждой единицы учета. В каждом фондо-

вом подразделении создаются и картотеки на предме-

ты научно-вспомогательного фонда.

Музейные фонды находятся в непрерывном дви-

жении. Ведь предметы могут передаваться в другие

музеи и учреждения как в постоянное пользование

в порядке обмена или на безвозмездной основе, так

и во временное пользование, например, для создания

экспозиций или выставок. Еще более активно пере-

мещаются предметы внутри музея. Они передаются

во временное пользование другим отделам для экспо-

зиционно-выставочной работы, для исследования,

реставрации, фотокопирования. Все эти выдачи, так

же как и факты хищения, утраты, разрушения пред-

метов, оформляются соответствующим образом со-

гласно инструкции

. Выдачи на длительный срок вну-

три музея (в другие фондовые подразделения, в экс-

позицию) оформляются актом внутримузейной

передачи и визируются главным хранителем (см.

Приложение № 8). Предметы, передающиеся из

фондовых подразделений в другие отделы музея, на-

пример, фотолабораторию, на короткий срок, могут

регистрироваться в специальной книге с распиской

принявшего лица.

Количество предметов в музейных фондах посто-

янно меняется: одни предметы выбывают из состава

музейного собрания, другие пополняют его. Поэтому

музей ежегодно составляет годовые отчеты о движе-

нии музейных фондов, где отражаются сведения о по-

ступлениях, об общем количестве предметов, о внут-

римузейных и внемузейных временных выдачах и т. д.

Для того, чтобы убедиться в наличии реальных предме-

тов за конкретными цифрами учетных документов,

Часть II. Теория и

практика

мрйнпго дела

также в том, что их сохранности не нанесен ущерб,

проводится

переучет фондов.

Переучет осуществляет специальная комиссия

в составе не менее трех человек с обязательным учас-

тием хранителя данной коллекции. Каждый предмет,

закрепленный за фондовым подразделением, сверяет-

ся с актом приема на материально-ответственное хра-

нение, с записью в книге научной инвентаризации и

в книге поступлений, проверяется и наличие докумен-

тов,

оформляющих отсутствие в фондах тех или иных

предметов. По итогам работы комиссия составляет

и подписывает акт сверки наличия музейных предме-

тов с учетной документацией, который утверждает ди-

ректор музея.

Важнейшие учетные документы, имеющие юри-

дическую силу, регистрируются в специальных книгах

и описях. Посторонним лицам они не выдаются и за

пределы музея не выносятся. Все акты, инвентарные

книги, книги временных и постоянных поступлений,

книги и описи изделий из драгоценных материалов

хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах,

в закрытом помещении, которое в нерабочее время

пломбируется.

Наряду с термином «учетная документация» су-

ществует и более широкое понятие —

«фондовая доку-

ментация».

Помимо учетных она включает докумен-

ты,

образующиеся в процессе физической охраны

фондов, а также при их классификации и систематиза-

ции, — классификационные схемы, каталоги и указа-

тели. Таким образом, система фондовой документации

содержит и передает сведения как о самих фондах, так

и о тех явлениях и процессах, которые документируют

музейные предметы. Следовательно, она представляет

собой информационную систему. Помимо собственно

фондовой документации в нее входят исследования

отдельных предметов и их групп, опубликованные

в виде монографий и статей, а также исследования

в области профильных дисциплин, созданные на осно-

ве музейных предметов.

Фондовая информационная система используется

при отборе предметов для экспонирования и составле-

ния этикетажа, она помогает интерпретировать пред-

меты при подготовке экскурсий и лекций, а в процессе