Дахно І.І. Ділова кар’єра

Подождите немного. Документ загружается.

331

Трудоголіки

часу з’їдає так звана рутина. Фахівці рекомендують, передусім,

чітко визначитися зі стратегічними цілями і пріоритетами і саме

їм віддати ось ці продуктивні 20 відсотків.

Всі справи фахівці радять розділити на чотири групи.

1. Важливі і термінові справи. Ними слід опікатися в першу

чергу і бажано робити самому. Коли новачок-перукар порізав клі-

єнта, той сказав: «Дайте і мені лезо. Я буду оборонятися».

2. Важливі і нетермінові справи. Їх доцільно помістити у графік

виконання довгострокових завдань.

3. Неважливі, але термінові справи. Опікуватися такими спра-

вами слід доручити комусь і з співробітників, а за начальником

залишити контроль за їх виконанням.

4. Неважливі і нетермінові справи. Справи цієї категорії слід

передовірити підлеглим. З метою економії часу керівник мусить

визначити питання, які вони вирішують самостійно.

Якщо у працівника багато справ і він не знає за яку справу

слід спочатку вхопитися, то він часто хапається за ту, яка потра-

пила першою йому під руку. Часто виявляється, що це — менш

важлива і менш термінова робота. Вона могла б і зачекати. Слід

щоранку на роботі виділяти 10–15 хвилин на те, щоб спланувати

свій робочий день. Щоденно планувати потрібно лише те, що має

бути виконане того дня.

Працівник, що посідає відповідальну посаду, мусить мати що-

денник. Він — незамінний помічник у плануванні робочого часу.

У спеціальних графах щоденника можна визначитися з черговістю

виконання справ відповідно до пріоритетів.

Виконання найвідповідальніших справ бажано планувати на ті

дні тижня, коли у працівника спостерігається найвища працездат-

ність. У більшості випадків такими днями вважаються вівторок і

середа. Здавна відомо, що понеділок — день важкий. Продуктив-

ність цього дня — невисока.

Виконання рутинної і складної роботи бажано чередувати. На-

приклад, чверть години говорити по телефону, а потім півгодини

писати листи. Справи, що потребують великих затрат часу, до-

цільно розбити на етапи. Після завершення чергового етапу, можна

зайнятися якоюсь іншою менш важливою справою. Через кожні

півтори години роботи доцільно влаштувати 15-хвилинний пере-

починок. Зустрічається й рекомендація про те, що тайм-аути слід

влаштовувати через кожні дві години тривалістю 5–10 хвилин.

Розділ 10

332

Тайм-аути допомагають зберегти сили на виконання конкретної

роботи і зберегти здоров’я у цілому.

Американські вчені довели, що ICQ підвищує продуктивність

праці і економить час. Вчені з університету штату Огайо опитали

912 чоловік, які працюють в офісі за комп’ютером щонайменше

30 годин за тиждень. За допомогою «аськи» багато працівників

провіряють чи знаходиться на робочому місці той чи інший співро-

бітник, а також чи завантажений він у той чи інший момент. Часто

інтернет-пейджери виручають, коли потрібно отримати швидку

відповідь на коротке запитання. Це дозволяє уникати тривалих бе-

сід. ICQ практично всім замінює не лише телефон, але й електронну

пошту. Інтернет-пейджери значно скорочують час для звичайних

розмов з колегами. Звідси висновок — неправі ті роботодавці, які

забороняють своїм співробітникам користуватися на робочому міс-

ті ICQ. Смайлик є корисним для продуктивної праці.

Ніколи не слід забувати про облаштування власного робочого

місця. Свій стіл доцільно тримати у порядку. Кожний документ,

кожна річ мають бути на своєму робочому місті. Для висхідних і

вхідних документів — окремі теки. На всіх теках мають бути на-

клейки, етикетки, вказівники та інші позначення, які дозволяють

швидко і впевнено знайти ту теку, яку шукають.

Гори паперів на столі заважають працювати. Лише окремі по-

садовці можуть почуватися у цих горах як риба у воді. Автор цієї

книжки згадує вченого секретаря Інституту економіки АН УРСР

Василя Федоровича Кифорака. Той у будь-яку секунду міг з цих гір

безпомилково висмикнути потрібний папірець. Здавна помічено,

що чистий робочий стіл підвищує працездатність.

У світі є чимало людей, які не цінують ні свого часу, ні часу

інших. Це, — як правило, люди, яким часу не бракує і вони дума-

ють, що і в інших його більше, ніж достатньо. Відволікати можуть

підлеглі. Часто без причини або за дрібними причинами. Нерідко —

щоб просто почесати язик. Слід ввічливо пояснити співробітникам,

що у вас нині дуже ущільнений графік і ви з радістю поспілкуєтеся

з ними в обідню перерву, наприкінці робочого дня або після його

закінчення. Частенько не спішать закінчити переговори і продо-

вжують говорити і тоді, коли все вирішено і зрозуміло. Є й любителі

телефонних розмов марафонської тривалості. Телефонні дзвінки і

листування електронною поштою часто заважають продуктивній

333

Трудоголіки

праці і забирають багато часу. Цю прірву слід завжди мати на увазі

і докладати зусиль щоб тримати її у розумних межах.

На спілкування з клієнтами та партнерами доцільно резерву-

вати не більш ніж 50–60 відсотків робочого часу. Максимальна

тривалість переговорів не повинна перевищувати години. Якщо пе-

реговори топчуться на місці і не вбачається їх успішне закінчення,

то переговори треба припиняти хвилин через 40 після їх початку.

Слід навчитися користуватися словом «ні». Це слово може буди

головним важелем у економії часу.

Фахівці рекомендують не відкладати на потім справи. Затя-

гування розв’язання того чи іншого питання з’їдає час подвійно.

Разом з відтягуванням ухвалення рішення відтягується і початок

самої роботи з того чи іншого питання.

Багатьом людям не хочеться опікуватися неулюбленими спра-

вами. А є й такі справи. Їх теж треба вирішувати. Слід змусити себе,

спираючись на самодисципліну і контроль, вчасно розв’язувати і

такі справи. Працівник, який зуміє стати організованішим, позба-

виться шкідливих звичок і набуде тих, які допомагають працювати

краще і швидше, — навчиться цінувати час і буде отримувати від

роботи задоволення.

Фахівці пропонують такий перелік способів економії часу:

– точне визначення цілей;

– зосередженість на головному;

– створення стимулів;

– встановлення термінів;

– рішучість;

– вміння говорити «ні»;

– контроль часу використання телефону і інтернету;

– ведення нотаток;

– фільтрація завад;

– повне використання часу;

– зміна занять;

– контроль за вільним часом.

10.2.3. Загальна мета і проміжні цілі

Багатьом працівникам впродовж дня доводиться виконувати

кілька робіт одночасно. Кажуть, що свого часу так вчиняв і Юлій

Розділ 10

334

Цезар. Напевне він мав результати. У сучасних же працівників,

які опікувалися кількома справам одночасно, наприкінці дня часто

немає про що відзвітуватися. Крутився як муха в окропі, а резуль-

татів — немає. Час сплинув, а для чого — невідомо. Отже, хаотично

працювати недоцільно. Потрібно і в улюблену роботу запроваджу-

вати певний порядок. Роботі потрібна зосередженість.

Для того, щоб зосередитися на роботі, слід, приступаючи до ви-

рішення нового завдання, розставити пріоритети і визначити кін-

цеву мету та проміжні підцілі.

Найголовніше — позначити для себе чіткі і достатньо зрозумілі

цілі та вишикувати певний план, який допоможе досягти бажаного

результату. Свої цілі слід фіксувати у письмовому вигляді. Якщо

упродовж робочого дня працівника щось відволіче, йому достатньо

буде поглянути на цілі і він знову сконцентрується на роботі.

Працівнику слід визначитися не лише з глобальними цілями,

але й визначитися з вужчими та менш глобальними. Підцілі мають

слугувати своєрідною драбиною на шляху до глобальної мети. Пла-

номірно досягаючи підцілі, працівник наближається до кінцевого

результату. Вирішення того чи іншого позначеного завдання допо-

може усвідомити, що ще потрібно зробити.

Слід навчитися розставляти пріоритети і визначитися з тим,

які завдання є терміновими, а які — важливішими. Термінові за-

вдання допомагають роботу виконувати вчасно. Не всі термінові

завдання є одночасно і важливими. Слід вміти правильно оціню-

вати ситуацію.

Працівникові на початку робочого дня часто потрібен певний

час для того, щоб змусити себе працювати.

Розпочинати робочий день слід з таких справ, які працівник

готовий вирішувати із задоволенням, або ж, принаймні, без нега-

тивних емоцій. Такий прийом дозволяє уникнути змарнування

дорогоцінного часу та підвищує загальну продуктивність праці.

Коли працівник відчуває, що робочий настрій уже з’явився, тоді

йому слід приступати до розв’язання менш привабливих справ.

Якщо працівникові впродовж останнього часу доводилося

багато працювати і він притомився, то йому слід перелаштувати

свій графік роботи, пересунувши виконання важливіших справ

на першу половину робочого дня. Другу половину можна присвя-

тити менш важливим справам. Такий економний режим роботи

дозволить працівникові закликати на допомогу колег, коли він пе-

ребуватиме у кепському гуморі. Хай вони нагадують працівникові

335

Трудоголіки

про його цілі та про те, що має бути зроблено ним того дня. Колеги

можуть допомогти працівникові поліпшити настрій та розв’язати

складні проблеми.

10.2.4. Евристика

Евристика — це набір правил, призначених для вирішення

завдання. Якщо воно є складним, а оптимальне рішення — неяс-

ним, то застосування евристичних методів допомагає у просуванні

на шляху вирішення певного завдання.

Далі наведемо низку евристичних правил.

1. Позбуватися зайвого. Означає викреслення з переліку того,

що є непотрібним для вирішення завдання.

2. Спочатку — найгірше. Спочатку слід розв’язувати найсклад-

ніші і найнеприємніше завдання, а не відкладати їх для розв’язання

наприкінці. Такий підхід допомагає впоратися із заповільненням.

3. Піковий час. Слід визначатися з часом дня, коли у праців-

ника спостерігається найвища продуктивність і планувати на цей

час виконання найважливіших завдань.

4. Невзаємодія. Це — визначення часу, який є необхідним для

виконання такої роботи, яка вимагає найбільшої зосередженості.

У цей час працівника не слід відволікати. На час, відкритий для

взаємодії, слід планувати виконання найпростіших завдань.

5. Верстові стовпи. Приступаючи до виконання завдання, пра-

цівнику слід визначитися з метою, не досягнувши якої, працівник

не припиняє працювати. До досягнення мети слід докладати мак-

симуму зусиль.

6. Обмеження часу. Для того, щоб зрушити з місця виконання

завдання, працівник має виділити собі якийсь обмежений про-

міжок часу. У цей час не слід думати наскільки далеко працівник

просунувся у вирішенні завдання. Слід у цей час просто працювати.

7. Пакетний режим. Об’єднуються в одну групу схожі завдан-

ня. Потім вони одночасно розв’язуються.

8. Рання пташка. Початок роботи над найважливішим завдан-

ням — рано вранці. Впродовж кількох годин такий працівник ви-

конує таку роботу, яку інші не виконають і впродовж дня.

9. Темп. Слід обдумливо вибрати потрібний ритм. Необхідно ді-

яти дещо швидше, ніж звичайно (тобто швидше говорити, ходити,

друкувати тощо).

Розділ 10

336

10. Парето. Принцип Парето стверджує — 80 відсотків того,

що потрібно зробити, вимагає 20 відсотків зусиль. Працівнику слід

сфокусувати свої зусилля на зазначених критично важливих 20 від-

сотках і занадто не переобтяжуватися рештою 80 відсотків.

11. Людина хвилини. Означає, що для прийняття рішення

достатньо хвилини після одержання потрібної інформації. Після

прийняття рішення необхідно щось вдіяти з метою дати справі хід.

10.2.5. Ранок буднів

Мабуть для більшості працівників будень розпочинається сиг-

налом будильника. Потім — нескладне задоволення практично

в автоматичному режимі потреб організму і рух у напрямку роботи.

Фахівці стверджують — для того, щоб проснутися у доброму

гуморі, у такому ж і потрібно лягати спати. Якось начальник карав

підлеглого за те, що той повільно працює. Підлеглий у відповідь

сказав, що має й позитивну рису — швидко засинає.

На вітчизняних просторах багато працівників використовують

ніч для осмислення тих чи інших проблем, а не для того, щоби пе-

репочити і поповнити свої сили. Не можна засинати з думкою, що

день минув кепсько, а завтрашній день буде таким же.

Після напруженого робочого дня не завадить тепла ванна з

оливами, що заспокоюють. Найкраще влаштують хвойні есенції.

У ванні спробуйте ні про що не думати і відчуйте як розслаблюєть-

ся тіло у теплій воді. Вдихайте аромат ванни. Можна замугикати

пісеньку. Замість водних процедур можна зайнятися дихальними

процедурами, йога та іншими методиками релаксації.

Психологи радять просипатися від сну з посмішкою. Вона від-

ганяє насупленість. Тим, хто любить проснувшись полежати під

ковдрою, слід завести будильник, скажімо, хвилин на 10–15 ра-

ніше. Не варто позбавляти себе такого вранішнього задоволення.

Люди, які люблять у ліжку поніжитися, але які собі у цьому від-

мовлять, вчиняють над собою ж насильство. Цього робити не слід.

Якщо людина не хоче сама себе пожаліти, то хто ж інший пожаліє

її? Той хто просинається з посмішкою, налаштовує себе на цілий

день на позитивний лад.

Для одержання підзарядки вранішньої бадьорості доцільно

включити музику, що поліпшує настрій. Прослуховування музики

337

Трудоголіки

можна розпочати ще ніжачися у ліжку. Ще перебуваючи під ков-

дрою, слід про роботу подумати оптимістично. Межа для фантазії

про позитивні аспекти роботи практично відсутня.

Поцілунок коханої людини під час пробудження не можна

замінити нічим іншим. Це як у китайському прислів’ї: «Тисяча

кроликів не замінять одного слона». Якщо вас не пробуджують

від сну таким способом, використайте його щодо тих, хто не встиг

його застосувати до вас.

Їсти на сніданок слід улюблені страви. Відмовляти собі у цьо-

му — означає погіршити настрій. Варто уникати споживання страв,

які їдяться силоміць.

Одежу і потрібні на ранок речі слід підготувати ще звечора.

Некрасивий і некомфортний одяг надягати не варто. Виходячи з

дому на роботу стверджуйте собі, що цей день буде прекрасним.

Як свідчить аналіз думок фахівців про те як зробити ранок

бадьорим, — вони одностайні у тому, що найголовнішим чинником

є позитивні думки. Ранок не принесе радості, якщо людина цього

не захоче.

Друге місце віддано склянці води. Пара ковтків холодної води

після просинання гарантує, що людина вже більше не засне. Хо-

лодна вода збудить організм.

Бадьорість можуть забезпечити різні запахи, наприклад, ли-

мону чи м’яти. Можна нанести на скроні пару краплин ментолової

оливи або ж просто її понюхати. Можна пожувати м’ятну жуйку

чи з’їсти м’ятну цукерку.

Деякі фахівці чи то жартома чи то напівжартома вважають,

що швидше просинання забезпечить кілька будильників, розстав-

лених між ліжком і душем. Вони мають мати таку різницю у часі,

щоб на момент, коли виключається перший, розпочинав сигналити

другий, а за ним — наступні. Це гарантуватиме те, що така людина

потрапить до ванної кімнати.

Бадьорість вранці може викликати відсутність води, зокрема,

гарячої, ранні переговори та інші справи, які потрібно виконати

до роботи. Ці речі безвідмовно бадьорять.

Музика є дієвим чинником бадьорості, але не оригінальним.

Не дивлячись на це, вона допомагає багатьом бути бадьорими, а де-

яким людям — ще й щасливими.

Гарний гумор з самого ранку — це цілком реально. Кожний

може проснутися саме «з тієї ноги».

Розділ 10

338

Для того, щоб на роботі розігнати сонливість, фахівці радять

періодично влаштовувати міні-зарядку.

Масаж вух. Швидко підвищує тонус нервової системи і на-

віть знімає біль. Виконувати цей масаж потрібно теплими руками.

Розминка за годинниковою стрілкою підбадьорює, а проти — за-

спокоює. Стимулювання центральної то верхньої частини вуха по-

чинають виконувати подушечками вказівних і великих пальців.

Мочки стимулюють всіма пальцями, а поверхню у глибині вушної

раковини — великим пальцем. Масаж центру мочки вуха знімає

стомленість очей, а масаж ближч до обличчя — зубну біль.

Велику стомленість допомагає знімати стимуляція мочок та

козелків вух (виступів над впадом до вушного каналу).

Розминка пальців рук. Полягає у масажі кінчиків пальців

на руках, розпочинаючи з мізинця лівої руки. Слід почергово дві-

чі згинати нігтьову фалангу зверху-донизу, а потім — по боках.

Така стимуляція одночасно є і профілактикою хвороб внутріш-

ніх органів.

Масаж ступнів. У верхній частині ступні дещо нижче поду-

шечки великого пальця вздовж лінії, що розділяє стопу верти-

кально, знаходиться одна з найголовніших точок. Вона відпові-

дає за відкриття каналів циркуляції енергії ЦІ у всьому організмі.

Масажуючи цю точку, можна відчути легке поколювання вздовж

хребта або потік «легкого вітерцю».

10.2.6. Відпустка

Якось молоду вчительку запитали: «За що ви любите свою робо-

ту?». Вона відповіла: «Червень, липень, серпень». Це означало три-

валу відпустку. Не у всіх працівників тривалість відпустки може

позмагатися з вчительською, але відпустка — це все-таки приєм-

но. Відпустка — вона і в Африці відпустка. Відпустки і вихідні та

святкові дні люблять всі. Така любов — явище інтернаціональне.

Експерти Інституту німецької економіки підрахували, що най-

більше у Європі відпочивають жителі Німеччини. Тривалість від-

пустки там — 30 днів. Щорічно на свята припадає від 10 до 13 днів.

Якщо взяти до уваги вихідні, пересічні показники за лікарняними,

родильні відпустки з догляду за дитиною, поїздки до санаторіїв,

то виявиться, що німці поза роботою проводять 40% часу.

339

Трудоголіки

Далі наведемо поради про те, як провести дні перед відпусткою

і не залишити за собою «хвостів» з виробничих справ, за які колеги

і начальник не будуть картати працівника під час його відсутності.

Кусень хліба з шаром масла, як відомо, падає чомусь на землю саме

масляним боком. Хвости, які місяцями дрімають і нікого не чіпа-

ють, просинаються саме тоді, коли відповідальний за них праців-

ник знаходиться у відпустці далеко від робочого місця.

Слід пам’ятати й про те, що життя на місці ніколи не стоїть.

Проблеми накопичуються постійно. Після відпустки буде дуже

важко розв’язувати одночасно як старі проблеми, так і ті, які

з’явилися за час відсутності працівника. Недарма ж кажуть, що

проблеми ж слід вирішувати по мірі їх надходження.

1. З пам’яті комп’ютера слід усунути всі зайві файли або ж по-

ставити пароль для входу. Це слід зробити і тоді, коли працівник

впевнений, що його комп’ютером ніхто інший не буде користувати-

ся. Ризикувати — не варто. Береженого — і Бог береже. Слід також

усунути із «закладок» посилання на улюблений сайт, форум чи ігри

типу on-line, пам’ятаючи прислів’я про те, що диявол може багато

чим жартувати поки Бог спить.

2. Слід знайти людину, якій працівник тимчасово передає спра-

ви або ці справи необхідно розподілити між кількома колегами.

Можливо на це буде команда з вуст начальника. Кожному співро-

бітнику необхідно пояснити що й до чого. Не завадить, окрім слів,

скласти ще й письмові інструкції. Від перебування у США восени

1995 року, автор цих рядків зрозумів — американці люблять чітко

і зрозуміло письмово фіксувати прохання, рекомендації, вказівки.

Як казав один росіянин: «Лучше плохие чернила, чем хорошая

память». Доцільно обговорити всі можливі проблеми і питання,

які можуть виникнути під час відсутності працівника.

3. На своєму робочому столі слід залишити нотатки про те, де

що лежить і як це можна знайти. Якщо працівник хоче щоб його

турбували і під час відпустки, то може зазначити і номер свого

мобільного чи іншого телефону, за яким його можуть знайти у разі

потреби.

4. Розвантажуватися перед відпусткою працівникові слід по-

ступово. Варто докласти зусиль до того, щоб останні перед відпуст-

кою робочі дні не були перевантаженими. В останній робочий день

з роботи бажано було б піти раніше. Хоч тут слід пам’ятати про те,

що у кожному монастирі — свій статут. Є чимало колективів, де

Розділ 10

340

чергова відпустка чергового співробітника перетворюється у ло-

кальне свято. Можливо, прапори при цьому і не вивішуються, але

«галявинка» — накривається.

Психологи дотримуються думки, що ставлення працівника

до відпустки залежить від того як він ставиться до своєї роботи.

Якщо робота — не що інше як ярмо, то такій людині — не поза-

здриш. Для неї кожний робочий день — це кара небесна. Повер-

нення з відпустки — це повернення у пекло. У такому випадку слід

звернутися до фахівців (передусім, кадровиків та психологів), які

на підставі тестів та з урахуванням професійних потреб працівника

допоможуть йому знайти роботу, до якої лежить душа. Як що ж для

працівника робота є самореалізацією і самовідображенням, то така

людина почувається на роботі краще, ніж риба у воді. Така люди-

на, перебуваючи у відпустці, часто думає про те, що вона зробить,

повернувшись з відпустки. Працівника, закоханого у свою роботу,

напевне, не торкнеться так званий поствідпусткний синдром, мова

про який буде далі. Входити у робочий темп йому доведеться кілька

днів лише у тому разі, коли місце відпустки було у вирізняльних

від місця роботи кліматичних умовах.

У фахівців не співпадають думки про те, скільки має тривати

відпустка. Мабуть єдину тривалість для всіх працівників визна-

чити неможливо. Дехто з фахівців вважає, що відпочивати по-

трібно не більше, ніж два тижні. Нетривала відпустка годиться

для працівників динамічних професій — керівних працівників,

менеджерів, журналістів. Їхній фах вимагає щоденно бути у курсі

справ. Впродовж двох тижнів можна не лише відпочити, а й зійти

з ділової колії. Іншим фахівцям не завадить і триваліша відпуст-

ка. Для повноцінного відпочинку двох тижнів для них — замало.

Впродовж своєї тривалішої відпустки вони аж ніяк не ризикують

втратити свої професійні навички.

Тривалість відпустки — може бути різною. Головне (це стосу-

ється всіх), щоб відпустка не розчарувала. Відпустку, можливо,

не слід обирати так ретельно, як дружину, але все ж таки, готую-

чись до відпустки, слід подумати над віддачею від неї. Час і місце

відпустки потрібно прискіпливо обирати, щоб потім не жалкувати

про витрачені час та гроші.

Відпустка — це прекрасний період. Він — виключно індиві-

дуальний. Відпустку слід відбути так гарно, щоб це полегшило

повернення до роботи.