Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

2) решения по оперативным, организационным,

кадровым и другим вопросам внутренней работы

предприятия.

Проекты приказов и распоряжений готовят и

вносят должностные лица (структурные подразде-

ления) предприятия на основании поручений руко-

водителя, его заместителя (помощника) либо в ини-

циативном порядке. При этом проекты приказов по

кадровым вопросам готовит кадровая служба на ос-

новании соответствующих представлений, по финан-

совым вопросам — бухгалтерия на основании соот-

ветствующих учетных данных, по

вопросам

плани-

рования — плановый (планово-экономический)

отдел на основании показателей деятельности пред-

приятия и т. д.

Приказы подписываются руководителем феде-

рального органа исполнительной власти и (или) по

его поручению — заместителем руководителя. При

этом правом подписи приказов по персоналу и фи-

нансовым вопросам, как правило, обладает только

руководитель предприятия. Распоряжения подписы-

вают только заместители

(помощникгг)-рукакодите^

ля предприятия (от имени последнего).

Обеспечение качественной подготовки проектов

приказов (распоряжений) и их согласование с заин-

тересованными сторонами возлагается на лиц, ответ-

ственных за подготовку и внесение проекта на рас-

смотрение руководства предприятия. Обеспечение

правильности оформления проектов приказов (рас-

поряжений) является обязанностью службы ДОУ.

Проекты приказов (распоряжений) и приложе-

ния к ним визируются исполнителем и руководите-

лем структурного подразделения, внесшим проект,

руководителями структурных подразделений, кото-

рым в проекте предусматриваются задания и пору-

чения, а также руководителем службы ДОУ и юри-

дической службы. Возражения по проекту приказа

(распоряжения), возникающие при согласовании,

излагаются в справке, которая прилагается к проек-

101

ту. Если в процессе согласования в проект приказа

вносятся изменения принципиального характера, то

он подлежит перепечатке и повторному согласова-

нию. Проекты приказов (распоряжений),

представ-

ляемые руководителю на подпись, визируются заме-

стителями руководителя в соответствии с распреде-

лением обязанностей между ними.

Проекты приказов (распоряжений) докладыва-

ются для подписи при необходимости со справкой,

которая должна содержать краткое изложение сути

приказа, обоснование его необходимости, а также

сведения о том, на основании чего подготовлен про-

ект и с кем согласован. Датой приказа является дата

его подписания*.

Приказы должны иметь порядковую нумерацию

в пределах календарного года, при этом приказы по

основной деятельности, по личному составу и распо-

ряжения нумеруются отдельно. Проект приказа (рас-

поряжения) во исполнение указания руководителя

должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не

установлен другой срок.

Копии приказов (распоряжений) или их размножен-

ные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и на-

правляют адресатам в соответствии с указателем рас-

сылки, который составляется и подписывается испол-

нителем. Копия обязательно направляется также испол-

нителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на

стандартных бланках установленной формы шриф-

том размера № 13. Приказ (распоряжение) имеет

следующие основные реквизиты:

1) наименование предприятия;

2) наименование вида документа

(приказ,

распо-

ряжение);

3) дату и номер.

* Проекты приказов

(распоряжений),

подготовленных совме-

стно с другими органами или организациями, печатаются на стан-

дартных листах бумаги без бланка с указанием названий феде-

рального органа исполнительной власти и других органов или

организаций.

102

Дата оформляется цифровым или

словесно-циф-

ровым способом, а номер состоит из знака № и по-

рядкового номера приказа, например: 05.08.2001 или

5 августа 2001 г. № 400;

4) заголовок.

Заголовок должен кратко и точно отражать

со-

держание текста приказа (распоряжения). Точка в

конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий

из двух и более строк, печатается полужирным шриф-

том через межстрочный интервал, например:

Об откомандировании работников

предпри-

ятия в...

•

Заголовок к документам, оформленным на блан-

ках с продольным расположением реквизитов, вы-

равнивается по центру;

5) текст.

Текст отделяется от заголовка

2—3

межстрочны-

ми интервалами и печатается шрифтом размером 13

через полтора интервала от левой границы

текстово-

го поля и выравнивается по левой и правой границам

текстового поля. Первая строка абзаца начинается на

расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из констатирую-

щей (преамбулы) и распорядительной частей. В кон-

статирующей части кратко излагаются цели и зада-

чи, факты и события, послужившие основанием для

издания приказа. Она может начинаться словами "в

целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д.

Если приказ издается на основании другого доку-

мента, то в констатирующей части указывается наи-

менование этого документа в творительном падеже,

его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается сло-

вом

приказываю,

которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать пере-

числение предписываемых действий с указанием ис-

полнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты

и подпункты, которые нумеруются арабскими циф-

103

рами. Действия

однородного

характера могут быть

перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структур-

ные подразделения или конкретные должностные

лица. Последний

пункт

распорядительной части мо-

жет содержать сведения о подразделении или долж-

ностном

лице, на которое возлагается контроль за

исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет

ранее изданный документ или

какие-то

его положе-

ния, то один из пунктов распорядительной части

текста должен содержать ссылку на отменяемый до-

кумент (пункт документа) с указанием его даты,

номера и заголовка. Текст пункта должен начинать-

ся словами "Признать утратившим

силу...";

визы.

Включают должности визирующих, личные

под-

писи,

расшифровку подписей и дату;

7) подпись.

Состоит из наименования должности лица, под-

писавшего документ, личной подписи и расшифров-

ки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководи-

тель федерального органа исполнительной власти, а

в его отсутствие — лицо, его

замещающее.

Приложе-

ния к приказу подписываются руководителем струк-

турного подразделения, подготовившего проект.

Образец оформления

приказа

в соответствии с Ти-

повой

инструкцией

по

делопроизводству*

приведен в

приложении

ЗА,

распоряжения

— в

приложении

35.

12.2. Приказы по персоналу

настоящее

время

оформление

значительной

части приказов но персоналу производится с исполь-

зованием формализованных бланков — типовых ме-

жотраслевых форм Т, утвержденных в качестве

при-

* См. приложения № 2. 3 к

Типовой

инструкции

по

делопро-

изводству. (Примеч. авт.)

104

ложений

постановлением Госкомстата России от

06.04.01

№

76 и в соответствии с Инструкцией по

применению и заполнению форм первичной учетной

документации по учету труда и его оплаты, утверж-

денной этим

же

постановлением.

Приказ (распоряжение) о

приеме

работника на

работу (ф. №

Т-1)

применяется для оформления и

учета принимаемых на работу по трудовому догово-

ру лиц. Составляется

лицом,

ответственным за при-

ем, на всех лиц, принимаемых на работу на пред-

приятие.

При

оформлении приказа (распоряжения)

о приеме на работу указываются:

1) наименование структурного подразделения;

2) профессия (должность);

3) испытательный срок, если работнику устанав-

ливается

испытание

при приеме на работу;

4) условия

приема

на работу;

5) характер предстоящей работы (но совместитель-

ству, в порядке перевода из другой организации, для

замещения

временно

отсутствующего работника, для

выполнения

определенной

работы и др.).

Подписанный руководителем предприятия или

уполномоченным

на это лицом приказ (распоряже-

ние)

объявляют

работнику под расписку. На основа-

нии приказа в трудовую книжку

работника

вносится

запись о приеме на работу, заполняется личная кар-

точка (ф.

К1>

Т-2), а в бухгалтерии предприятия от-

крывается

лицевой

счет работника (ф. Л"»

Т-54).

Приказ (распоряжение) о переводе работника

на другую работу (ф. № Т-5) применяется для

оформления и учета перевода работника на другую

работу на

предприятии.

Заполняется работником

отдела кадров,

подписывается

руководителем

пред-

приятия или уполномоченным им лицом, объявляет-

ся работнику под расписку. На основании приказа

(распоряжения) о

переводе

на другую работу дела-

ются отметки в личной карточке (ф. № Т-2), лице-

вом счете (ф. № Т-54), а также вносится

соответ-

ствующая запись в трудовую книжку

работника.

105

Приказ (распоряжение) о предоставлении от-

пуска работнику (ф. № Т-6) применяется для

оформления и учета отпусков, предоставляемых

ра-

ботнику в соответствии с законодательством, кол-

лективным договором, локальными нормативными

актами предприятия, трудовым договором (контрак-

том). Составляется работником отдела кадров или

иным уполномоченным лицом, подписывается

руко-

водителем предприятия или уполномоченным им

лицом, объявляется работнику под расписку. На ос-

новании приказа (распоряжения) о предоставлении

отпуска делаются отметки в личной карточке

(ф. №

Т-2),

лицевом счете (ф. № Т-54) и произво-

дится расчет заработной платы, причитающейся за

отпуск, по форме № Т-60 "Записка-расчет о предо-

ставлении отпуска

работнику".

Приказ (распоряжение) о прекращении действия

трудового договора с работником (ф. №

Т-8)

при-

меняется для оформления и учета увольнения ра-

ботника. Заполняется работником отдела

кадров,

под-

писывается руководителем предприятия или упол-

номоченным им

лицом,

объявляется работнику под

расписку. На основании приказа о прекращении дей-

ствия трудового договора делается запись в личной

карточке (ф. № Т-2), лицевом счете (ф. № Т-54),

трудовой книжке, производится расчет с работни-

ком по ф. №

Т-61

"Записка-расчет при прекраще-

нии действия трудового договора (контракта) с ра-

ботником".

Приказ (распоряжение) о направлении работ-

ника в командировку (ф, № Т-9) применяется для

оформления и учета направления работника в ко-

мандировку. Заполняется работником отдела кадров,

подписываются руководителем предприятия или

уполномоченным им лицом. В приказе о направле-

нии в командировку указываются фамилия(ии) и ини-

циалы, структурное подразделение, профессия (долж-

ность) командируемого работника, а также цель,

время и место(а) командировки. При необходимое-

106

ти указываются источники оплаты сумм командиро-

вочных расходов, другие условия направления ра-

ботника в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работ-

ника (ф. №

Т-11)

применяется для оформления и

учета поощрений за успехи в работе. Составляется

на основании представления руководителя струк-

турного подразделения предприятия, в котором

работает работник. Подписывается

руководителем

предприятия или уполномоченным им лицом,

объявляется работнику под расписку. На основа-

нии приказа (распоряжения) вносится соответству-

ющая запись в трудовую книжку

работника*.

Блан-

ки соответствующих форм приведены в приложе-

ниях

36—41.

Глава 13

ПРОТОКОЛЫ

Протокол — это документ, фиксирующий ход

проведения мероприятий совещательной, переговор-

ной и иной деятельности (например, испытаний),

включая принятые по их итогам решения.

Общий порядок и правила оформления протоко-

лов определены параграфом 4.3 Типовой инструк-

ции по делопроизводству. В соответствии с Инст-

рукцией протокол составляется на основании:

1) записей, произведенных во время совещания

(заседания)**;

2) представленных тезисов докладов и выступле-

ний;

* При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных воз-

награждений

(премий),

допускается исключение из ф. №

Т-П

"Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в

сумме _ руб. _

коп.".

(Примеч. авт.)

** Если ход заседания стенографируется, то в соответствии с

требованиями ГСДОУ текст стенограммы расшифровывается,

отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

(Примеч. авт.)

107

3) справок;

4) проектов решений;

5) других документов и материалов протоколь-

ного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответствен-

ными структурными подразделениями (должностны-

ми лицами), на которые возложена их

подготовка,

не позднее чем за 15 дней до даты проведения

про-

токольного мероприятия. Справки подписываются

руководителями подразделений-исполнителей. Запи-

си во время заседания, сбор материалов и подготов-

ка текста возлагается на секретаря, службу ДОУ или

на сотрудников подразделений, готовивших матери-

алы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не

позднее чем через три дня со дня заседания. Про-

екты соответствующих пунктов протокола визиру-

ются подразделением (должностным лицом), от-

ветственным за подготовку. На протоколе, содер-

жащем информацию ограниченного распростране-

ния, проставляется пометка "Для служебного

пользования".

Текст протокола, как правило, со-

стоит из двух частей — вводной и основной. Во

вводной части протокола оформляются следующие

реквизиты:

1) председатель или председательствующий;

секретарь;

3) присутствовали — список присутствовавших или

отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

4) повестка дня;

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов,

соответствующих пунктам повестки дня. Текст каж-

дого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ —

ВЫСТУПИЛИ

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений

помещается в тексте протокола или прилагается к

нему, в последнем случае делается в тексте сноска

"Текст выступления прилагается". Постановление

108

(решение) в тексте протокола печатается полнос-

тью, при необходимости приводятся итоги голосо-

вания. Содержание особого мнения, высказанного

во время обсуждения, записывается в тексте прото-

кола после соответствующего постановления (реше-

ния)*.

Допускается форма составления протокола, при

которой фиксируются только принятые постановле-

ния (решения) по соответствующим вопросам. Про-

токол подписывается председательствующим на за-

седании и секретарем. Датой протокола является дата

заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера

в пределах календарного года отдельно по каждой

группе протоколов: протоколы заседаний коллегии,

протоколы технических, научных и экспертных со-

ветов и др. Протоколы совместных заседаний имеют

составные номера, включающие порядковые номера

протоколов организаций, принимавших участие в

заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на

заседаниях, состоят из номера протокола, номера

рассматриваемого вопроса в повестке дня и поряд-

кового номера постановления (решения) в пределах

вопроса. К номерам протоколов и постановлений

(решений) могут прибавляться буквенные коды в

соответствии с поисковой системой, принятой в

фе-

деральном органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости рассыла-

ются заинтересованным организациям и должност-

ным лицам в соответствии с указателем рассылки.

Указатель составляет и подписывает ответственный

исполнитель подразделения, готовившего рассмотре-

ние вопроса. Копии протоколов заверяются печатью

службы ДОУ.

* В соответствии с требованиями ГСДОУ в протоколах исполь-

зуется

форма изложения текста от третьего лица множественно-

го числа (слушали,

выступили,

решили), содержание выступле-

ний излагается от третьего лица единственного числа.

109

Принятые решения доводятся до исполнителей в

виде выписок из протоколов, которые оформляются

на соответствующем бланке и заверяются печатью

службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандарт-

ном бланке протокола или на общем бланке феде-

рального органа исполнительной власти формата А4

и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа — слово ПРОТО-

КОЛ— печатается от границы верхнего поля про-

писными буквами вразрядку, полужирным шрифтом

и выравнивается по центру;

2) вид заседания, совещания — отделяется от

предыдущего реквизита двумя межстрочными интер-

валами, печатается через интервал и выравнивается

по центру;

3) место проведения заседания, совещания —

указывается при оформлении протоколов совеща-

ния в том случае, если оно происходило не на обыч-

ном месте. Печатается через два межстрочных

интервала после реквизита "вид заседания, сове-

щания", отделяется от него линейкой и выравни-

вается по центру;

4) дата и номер протокола. Дата оформляется

цифровым или словесно-цифровым способом и пе-

чатается через два межстрочных интервала ниже

предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через пол-

тора межстрочных интервала. Каждый вопрос нуме-

руется арабской цифрой, а его наименование начи-

нается с предлога "О" ("Об"), которое печатается

центрованным способом другим размером шрифта и

подчеркивается одной чертой после последней стро-

ки. Под чертой в скобках указываются фамилии дол-

жностных лиц, выступавших на заседании (совеща-

нии), и краткое содержание выступлений при рас-

смотрении соответствующего вопроса.

Фамилии печатаются через межстрочный интер-

вал. Затем указывается принятое по этому вопросу

решение. Подпись отделяется от текста тремя меж-

110