Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

нормативно-правовых актов и

организационно-рас-

порядительных документов, устанавливающих общие

правила

и порядок осуществления на предприятии

отдельных видов деятельности с учетом специфики

его функционирования. Отличие правил, разъясне-

ний, рекомендаций и указаний проистекает из на-

званий этих документов.

Правила — это совокупность требований и норм,

устанавливающих единый порядок осуществления

оп-

ределенной деятельности и обязательных для выпол-

нения. Однако в отличие от инструкции правила не

содержат описания последовательности действий ра-

ботника при осуществлении той или иной деятельнос-

ти,

ограничиваясь изложением наиболее существенных

требований и норм (например, в виде сроков и пр.).

Требования к подготовке правил определены па-

раграфом 4.2 Типовой инструкции по

делопроизвод-

ству. В соответствии с указанной Инструкцией пра-

вила

применяются

как самостоятельный правовой

акт, подписываются ответственным за их

разработ-

ку (должностным лицом или начальником соответ-

ствующего структурного подразделения), а утверж-

даются — в форме грифа утверждения или путем

издания распорядительного документа об их утвер-

ждении (приказа) — руководителем предприятия.

Текст правил печатается на общем бланке пред-

приятия и излагается от третьего лица единственно-

го или множественного числа. Заголовок к тексту

правил формулируется в предложном падеже.

Структуру правил условно можно разделить на

констатирующую часть и основной текст. Констати-

рующей частью правил служит раздел "Общие по-

ложения", в котором указываются основания для их

разработки, основное назначение и область действия

документа, ответственность за нарушение его поло-

жений. Констатирующей части правил может пред-

шествовать преамбула (краткое введение).

Основной текст правил может делиться на гла-

вы, пункты и подпункты. Главы должны иметь на-

звания и нумеруются римскими цифрами. Нумера-

ция пунктов и подпунктов производится арабскими

цифрами. Основной текст обычно завершается раз-

делом "Заключительные положения", устанавлива-

ющим порядок введения в действие документа, а так-

же порядок внесения в него изменений и сроки его

переутверждения. Примерный текст правил приве-

ден в приложении 27.

При подготовке иных рассматриваемых в дан-

ном параграфе документов следует руководствоваться

общими порядком и правилами, установленными

указанной Инструкцией для нормативных актов с

учетом специфики организации и функционирова-

ния предприятия.

Разъяснения издаются в дополнение к вновь вве-

денным в действие нормативно-правовым актам.

Разъяснения комментируют наиболее существенные

положения нормативно-правовых актов, создавая, с

одной стороны, предпосылки для их более точного и

полного исполнения, а с

другой,

закладывая основу

для осуществления эффективного контроля за по-

рядком и правилами их исполнения.

Отличительной особенностью содержания разъяс-

нений является присутствие в документе значительно-

го числа ссылок на положения иных нормативно-пра-

вовых актов, регламентирующих выполнение опреде-

ленных действий. Структура разъяснений, как прави-

ло, соответствуют тому нормативно-правовому акту, в

дополнение к которому они введены в действие. При-

мерный текст разъяснений приведен в приложении 28.

Методические (реже — организационно-методи-

ческие) рекомендации не являются обязательными

для исполнения, поскольку с правовой точки зрения

являются вторичными по отношению к тому доку-

менту, который должны "растолковать" с учетом

практики повседневной деятельности в условиях того

или иного предприятия.

Вот почему методические рекомендации содер-

жат преимущественно

сведения,

применение

кото-

иг

рых

существенно повышает эффективность действий

работников предприятия в процессе выполнения ими

своих обычных функций. Условно говоря,

методи-

ческие рекомендации — это изложение некой техно-

логии доступным пониманию рядового работника

предприятия языком и снабженное необходимыми

примерами, образцами и т. п. (например, примера-

ми оформления документов).

Рекомендации могут носить постоянный или вре-

менный характер. При этом временные рекоменда-

ции, как правило, вводятся в действие на период

подготовки нормативно-правового акта или органи-

зационно-распорядительного

документа и, соответ-

ственно, отменяются с введением в действие послед-

них*.

Содержание и структура методических рекомен-

даций, как

правило,

логически увязываются с со-

держанием и структурой документа, положения ко-

торого подлежат конкретизации и интерпретирова-

нию.

Примерный вариант текста методических реко-

мендаций по заключению трудовых договоров с ра-

ботниками предприятия представлен в приложе-

нии 29.

В отличие от методических рекомендаций внут-

ренние указания являются обязательными для ис-

полнения теми категориями работников предприя-

тия, которым данные указания адресованы (о чем в

тексте документа, как правило, делается соответству-

ющая ссылка). В большинстве случаев подобные

указания взаимоувязывают, дополняют и детализи-

руют положения инструкций по отдельным видам

деятельности, а также положения должностных ин-

струкций отдельных работников предприятия.

* Например, в развитие Временных рекомендаций о порядке

применения контрактной формы заключения трудового догово-

ра, введенных в действие приказом Минтруда РСФСР от 29.03.91

№ 34, позднее появились

Рекомендации

по заключению трудово-

го договора (контракта) в письменной форме, утв. постановлени-

ем Минтруда России от 14.07.93 № 315. (Примеч. авт.)

Это в свою очередь предопределяет структуру и

содержание внутренних указаний. Подразумевает-

ся,

что в большинстве случаев в осуществлении уп-

равленческой (организационной, информационной

и т. п.) функции участвует несколько работников,

как правило,

относящихся

к разным профессиональ-

ным категориям (руководители,

специалисты,

испол-

нители).

Вот почему, во-первых, внутренние указания по-

зволяют работникам, задействованным в осуществ-

лении какого-либо процесса

(процедуры),

оптими-

зировать взаимодействие между собой (на уровне

конкретных действий, документов и пр.) и, во-вто-

рых, уяснить особенности выполнения должност-

ных обязанностей в различных повседневных

ситу-

ациях.

Указания следует излагать таким образом, что-

бы в максимально ясной и конкретной форме отра-

зить наиболее важные моменты выполнения той или

иной функции (деятельности). При этом, как прави-

ло, особое внимание обращается на правовую сторо-

ну вопроса, регламентацию описываемых действий

и сроки. Примерный текст внутренних указаний

приведен в приложении 30.

Глава 10

ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ С РАЗЛИЧНЫМИ

КАТЕГОРИЯМИ РАБОТНИКОВ

Важное место в регулировании экономических и

социальных взаимоотношений работника и работо-

дателя принадлежит трудовому договору. С введе-

нием в действие с 1 февраля 2002 г. Трудового ко-

декса РФ порядок заключения трудового договора

и его содержание претерпели ряд изменений.

Как следует из ст. 56 ТК РФ, трудовой договор

представляет собой соглашение между работодате-

лем

и работником. Сторонами трудового догбвора

являются работодатель и работник. В соответствии

с данным соглашением работодатель обязуется:

предоставить работнику работу по

обусловлен-

ной трудовой функции;

2) обеспечить условия труда, предусмотренные

настоящим Кодексом, законами и иными норматив-

ными правовыми актами, коллективным договором,

соглашениями, локальными нормативными актами,

содержащими нормы трудового права;

3) своевременно и в полном размере выплачи-

вать работнику заработную плату.

В свою очередь работник обязуется:

лично выполнять определенную договором

тру-

довую функцию;

2) соблюдать действующие на предприятии пра-

вила внутреннего трудового распорядка.

В содержании трудового договора, как правило,

указываются:

1) фамилия, имя, отчество работника;

2) наименование работодателя (фамилия,

имя,

отчество работодателя — физического лица);

3) существенные условия трудового договора, к

числу которых относятся:

— место работы (с указанием структурного подраз-

деления);

— дата начала работы;

— наименование должности, специальности, профес-

сии* с указанием квалификации в соответствии

со штатным расписанием или конкретная трудо-

вая функция;

— права и обязанности работника;

* Если в соответствии с федеральными законами с выполнени-

ем работ по определенным должностям, специальностям или про-

фессиям связано предоставление льгот либо наличие ограниче-

ний, то

наименования

этих должностей, специальностей или

профессий и квалификационные требования к ним должны соот-

ветствовать

наименованиям и требованиям, указанным в квали-

фикационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанав-

ливаемом Правительством РФ. См. ст. 57 ТК РФ. (Примеч. авт.)

— права и обязанности работодателя;

— характеристики условий труда, компенсации и

льготы работникам за работу в тяжелых, вред-

ных и (или) опасных условиях;

— режим труда и отдыха (если он в отношении дан-

ного работника отличается от общих правил, ус-

тановленных на предприятии);

— условия оплаты труда (в т. ч. размер тариф-

ной ставки или должностного оклада работни-

ка,

доплаты, надбавки и поощрительные вы-

платы);

— виды и условия социального страхования, непо-

средственно связанные с трудовой деятельнос-

тью.

В соответствии со ст. 65

ТК

РФ при заключении

трудового договора лицо, поступающее на работу,

предъявляет

работодателю

следующие виды докумен-

тов*:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий

личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев,

когда трудовой договор заключается впервые или

работник поступает на работу на условиях совмести-

тельства;

3) страховое свидетельство государственного пен-

сионного страхования;

4) документы воинского учета — для военнообя-

занных и лиц, подлежащих призыву на военную

службу;

5) документ об образовании, о квалификации или

наличии специальных знаний — при поступлении на

работу, требующую специальных знаний или специ-

альной подготовки.

* В отдельных случаях с учетом специфики работы настоя-

щим Кодексом, иными федеральными законами, указами Прези-

дента РФ и постановлениями Правительства РФ может преду-

сматриваться необходимость предъявления при заключении

трудового договора

дополнительных

документов. См. ст. 57 ТК РФ.

(Примеч.

авт.}

Форма типового трудового договора утверждена

постановлением Минтруда России от 14.07.93 № 315.

На основе типового трудового договора министер-

ствами и ведомствами РФ разработаны варианты

договора для различных категорий

работников,

учи-

тывающие специфику их деятельности.

Примерный текст трудового договора с руково-

дителем предприятия (на примере

ФГУП)

представ-

лен в приложении

31,

а со специалистом предприя-

тия — в приложении 32.

Глава 11

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

Должностная инструкция — нормативный доку-

мент, регламентирующий деятельность конкретного

должностного лица (категории

сотрудников

— руко-

водящего состава, специалистов, исполнителей и

пр.)

и устанавливающий порядок

применения

указанны-

ми лицами положений

законодательных

и иных нор-

мативных актов.

Подготовка должностных инструкций регламен-

тируется параграфом 4.2 Типовой инструкции по

делопроизводству, в соответствии с которой долж-

ностная инструкция применяется как самостоятель-

ный правовой акт. Должностная инструкция подпи-

сывается ответственным за разработку и утвержда-

ется руководителем предприятия — в форме грифа

утверждения или путем издания распорядительного

документа об их утверждении. Заголовок к тексту

должностной инструкции формулируется в датель-

ном падеже.

Текст инструкции печатается на общем бланке

предприятия и излагается от третьего лица единствен-

ного или множественного числа. Текст инструкции

может делиться на

главы,

пункты и подпункты. Гла-

вы должны иметь названия и нумеруются римскими

цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов произ-

Деловые

документы

9 7

водится арабскими цифрами. В соответствии с мето-

дическими рекомендациями по унификации текстов

управленческих документов типовая структура тек-

ста должностной инструкции включает:

Общие положения.

2. Функции.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

При этом требования к должностным инструк-

циям отдельных категорий работников регламенти-

руются ведомственными нормативно-правовыми ак-

тами и организационно-распорядительными докумен-

тами*. Так, в соответствии с приложением 2 к при-

ложению 12 к ГСДОУ примерная структура текста

должностной инструкции для работников службы

ДОУ включает:

Общие положения.

2. Функции работника.

3. Обязанности работника.

4. Права работника.

5. Взаимоотношения (связи по должности) ра-

ботника.

6. Ответственность работника.

7. Оценка работы.

В соответствии с требованиями указанного документа

в разделе "Общие положения" устанавливаются:

1) задачи работника (например, для делопроиз-

водителя — прием, регистрация входящих и отправ-

ка исходящих документов. —

Авт.);

2) порядок замещения должности, т.

е.-кем

на-

значается и освобождается от должности данный

работник;

* К примеру, при разработке должностных инструкций гос-

служащих в них должны быть отражены:

Обязанности по дол-

жности. 2. Полномочия. 3. Нормативно-правовые документы,

которыми следует руководствоваться должностному лицу. 4. Ква-

лификационные требования. Подробнее см. Методические реко-

мендации

ВНИИДАД

"Унификация текстов управленческих

документов", раздел 5. (Примеч. авт.)

3) профессиональные требования к работнику

(уровень образования, стаж работы и др.);

4) основные документы и материалы, которыми обя-

зан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе "Функции работника" определяются:

1) предмет ведения или участок

работы,

закреп-

ленный за работником;

2) перечень видов работ, из которых складыва-

ется выполнение возложенных функций (например,

регистрация документов может включать заполнение

карточек, ведение картотеки, выдачу справок и

т. д. — Авт.).

В разделе "Обязанности работника"

указывают-

ся особенности:

связанные с подготовкой документов, получе-

нием, обработкой и выдачей информации;

2) предполагающие обязательное использование

определенных форм и методов работы (например,

периодический контроль за формированием дел в

структурных подразделениях, проведение инструк-

тажей и т.

д.);

3) требующие соблюдения сроков выполнения

конкретных действий;

4) порядок исполнения поручений;

5) этические нормы, которые необходимо соблю-

дать в коллективе.

В разделе "Права работника" определяются

пра-

ва работника для реализации порученных ему фун-

кций и выполнения обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" указываются под-

разделения и работники, от которых исполнитель

получает и которым передает

информацию,

ее струк-

туру и сроки передачи, кто привлекается к исполне-

нию тех или иных документов, с кем они согласовы-

ваются и т. д.

В разделе "Оценка работы" перечисляются кри-

терии, позволяющие оценить степень выполнения

работником своих функций и

обязанностей,

исполь-

зования прав и т. д. Основными критериями явля-

ются качество работы и своевременность ее выпол-

нения. Качество работы определяется в первую оче-

редь выполнением обязанностей, определенных долж-

ностной инструкцией и иными документами, регла-

ментирующими деятельность службы ДОУ*.

Примерные тексты должностных инструкций раз-

личных категорий сотрудников предприятия пред-

ставлены в приложении 33.

Глава 12

ПРИКАЗЫ. РАСПОРЯЖЕНИЯ

12,1. Оформление приказа в соответствии

с Типовой инструкцией по делопроизводству

Под письменным приказом следует понимать до-

кументированное управленческое решение руково-

дителя предприятия, регламентирующее действия его

подчиненных по двум и более вопросам повседнев-

ной деятельности.

Под письменным распоряжением (приказанием)

следует понимать документированное управленчес-

кое решение, издаваемое обычно от имени

руково-

дителя предприятия его заместителем или помощни-

ком и регламентирующее действия подчиненных по

отдельному вопросу повседневной деятельности.

Общий порядок и правила оформления прика-

зов и распоряжений определены параграфом 4.1

Типовой инструкции по делопроизводству. Соглас-

но данной Инструкции приказами и распоряжения-

ми оформляются:

1) решения нормативного характера;

* Примерный перечень документов, регламентирующих дея-

тельность службы ДОУ, определен приложением 1 к приложе-

нию

к ГСДОУ и включает: 1. Документы по нормированию

труда работников службы. 2. Документы по структуре, функци-

ям и численности службы. 3. Документы по организации рабо-

чих мест

и.условий

труда работников службы. 4. Документы по

совершенствованию ДОУ. 5. ГОСТы по вопросам ДОУ. 6. Меж-

отраслевые унифицированные системы документации.

100