Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

21}

организационно-методическое

руковод-

ство кадровой работой на предприятии.

3.3. В зависимости от изменений в направ-

ленности и содержании кадровой политики

предприятия могут

уточняться

и задачи, ре-

шаемые отделом кадров.

Раздел 4 — "Организация управления отделом

кадров" — целесообразно изложить в

следующей

пос-

ледовательности :

общее и повседневное руководство работой

отдела кадров;

2) руководящий состав отдела кадров;

3) организация управления повседневной деятель-

ностью отдела кадров;

4) организация управления отделом кадров в

оперативном режиме.

Примерный текст раздела:

IV.

ОРГАНИЗАЦИЯ

УПРАВЛЕНИЯ ОТ-

ДЕЛОМ КАДРОВ

4.1.

Общая организация управления отде-

лом кадров возлагается на

начальника

службы

персонала предприятия. Непосредственное ру-

ководство работой отдела кадров осуществ-

ляет руководящий состав отдела.

4.2. К руководящему составу отдела кад-

ров относятся его

начальник,

заместитель

начальника отдела по подготовке кадров и на-

чальники

внутренних

подразделений.

4.3. Управление повседневной

деятельнос-

тью отдела кадров осуществляется

начальни-

ком отдела последовательным методом путем

отдачи

устных

и письменных распоряжений

(указаний) своим подчиненным. При этом, как

правило, распоряжения

поступают

от началь-

ника службы персонала к

начальнику

отдела

кадров,

а от него

своему заместителю и на-

чальникам подразделений.

4.4. При необходимости руководящий со-

став отдела кадров должен уметь организовать

.управление

работой отдела в оперативном ре-

жиме, предполагающем сокрушение привычных

сроков выполнения

задач.

Последнее до-

стигается на основе

параллельного

метода уп-

равления.

Раздел 5 — "Организация взаимодействия отде-

ла кадров" — содержит описание организации его

взаимодействия с должностными лицами, подразде-

лениями и службами предприятия в вопросах:

1) получения, отдачи и выполнения распоряже-

ний (указаний) руководства предприятия;

2) обмена документами.

Кроме того, в разделе целесообразно вкратце

пояснить, что подразумевает термин "взаимодей-

ствие" применительно к условиям предприятия. Как

правило, указываются основные направления взаи-

модействия отдела кадров с другими подразделени-

ями, службами и должностными лицами.

Примерный текст раздела:

ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

ОТДЕЛА

КАДРОВ

5.1.

Взаимодействие отдела кадров с дру-

гими подразделениями, службами и должност-

ными лицами предприятия предполагает согла-

сованность

выполнения

определенных

действий

(операций,

процедур

т.

п.)

по кадровому обес-

печению

деятельности

предприятия,

5.2. Организационное взаимодействие до-

стигается на основе согласования выполнения

кадровых мероприятий по срокам, продолжи-

тельности и

месту

их осуществления,

5.3.

Документационное

взаимодействие до-

стигается на основе

согласования

порядка ис-

полнения документов.

5.4. Отдел кадров в процессе своей деятель-

ности взаимодействует:

с производственными подразделениями —

по вопросам контроля за организацией

кадро-

вой работы;

2) с юридической службой — по правовым

вопросам, возникающим в процессе реализации

мероприятий кадровой работы;

3} с подразделениями служб персонала — по

всем кадровым вопросам, регламентируемым

трудовым законодательством РФ;

4} со службой производственного планиро-

вания и отчетности — по вопросам

производ-

ственного планирования и отчетности;

5) с финансово-экономической службой — по

вопросам финансово-экономической

деятельно-

сти;

6) со службой материально-технического

обеспечения и административно-хозяйственно-

го обслуживания — по вопросам обеспечения и

обслуживания;

7) с техническим отделом вычислительно-

го центра — по вопросам программно-техничес-

кого обслуживания (обеспечения),

Раздел 6 — "Организация

.обеспечения

отдела

кадров" — определяет общий порядок технического

и материального обеспечения подразделения. Здесь

же могут быть отражены вопросы технического об-

служивания оргтехники кадрового органа, его ин-

формационного

обеспечения,

включая меры по за-

щите служебной информации от несанкционирован-

ного доступа и т. п.

Примерный текст раздела:

VI, ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ОТДЕЛА КАДРОВ

в,

Обеспечение

деятельности

отдела кад-

ров техническими,

материальными

и иными

средствами осуществляется в соответствии

с единым порядком всестороннего обеспечения

деятельности, установленным на предприя-

тии.

6.2. Выполнение мероприятий по обслужи-

ванию оргтехники отдела кадров, обеспечению

защиты служебной информации от

несанкцио-

нированного

доступа возлагается на соответ-

ствующие службы предприятия.

Раздел 7 — "Полномочия отдела кадров" —

включает в себя перечень предоставленных кадро-

вому органу полномочий для реализации своих

задач.

Примерный текст раздела:

VII. ПОЛНОМОЧИЯ

ОТДЕЛА

КАДРОВ

Отдел кадров в пределах своей

компетен-

ции вправе:

7.1.

Запрашивать

у руководителей подраз-

делений, служб предприятия

необходимые

дан-

ные о работниках, а при приеме на работу и

перемещениях работников — мнение руко-

водителей соответствующих структурных

подразделений о целесообразности предполага-

емых кадровых перестановок.

7.2.

Требовать

при приеме на работу и в

других установленных случаях представления

соответствующих документов и материалов

(трудовых книжек, копий дипломов об образо-

вании и

др.}.

7.3.

Давать

разъяснения

и рекомендации по

вопросам, входящим в компетенцию отдела.

7.4. Давать руководителям структурных

подразделений предприятия обязательные для

исполнения указания по вопросам, относящим-

ся к компетенции отдела.

7.5. Вносить на рассмотрение руководства

предприятия предложения по вопросам кадро-

вой работы.

7.6. Вести переписку по вопросам подбора

кадров, а также по другим вопросам, входящим

в компетенцию отдела и не требующим согла-

сования с руководителем предприятия.

Раздел 8 — "Ответственность отдела кадров" —

определяет границы коллективной и индивидуаль-

ной ответственности отдела кадров.

Примерный текст раздела:

VIII. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

КАДРОВОГО

ОРГАНА

8.1.

Отдел кадров несет

коллективную

от-

ветственность за:

а) своевременное, полное и качественное вы-

полнение задач, возложенных

на

отдел;

б) соблюдение требований нормативно-пра-

вовых

документов,

регламентирующих вопро-

сы кадровой работы.

8.2

Индивидуальная

(персональная)

ответ-

ственность

работников отдела устанавлива-

ется должностными инструкциями.

В разделе 9 — "Особые вопросы деятельности

отдела кадров" — рассматриваются иные вопросы,

отражающие специфику деятельности кадрового орга-

на предприятия и требующие документального

разъяснения (регламентации), в т.

ч.:

1) вопросы контроля и проверки деятельности

кадрового органа;

2) вопросы реорганизации кадрового органа;

3) отдельные вопросы трудовых

взаимоотноше-

ний сотрудников кадрового органа и должностных

лиц других подразделений и служб предприятия.

В связи с изложенным примерный текст данного

раздела не приводится.

В разделе 10 —

"Заключительные

положения" —

обычно излагается порядок внесения изменений,

дополнений и уточнений в действующее положение.

Устанавливается также срок его переутверждения.

Примерный текст раздела:

X. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

10.1

Изменения, дополнения и уточнения к

настоящему Положению подготавливаются

за-

местителем начальника отдела кадров, в не-

обходимых случаях согласовываются с други-

ми должностными лицами предприятия и пред-

ставляются начальником отдела на рассмот-

рение заместителю

генерального

директора по

персоналу.

Основанием для внесения соответ-

ствующих изменений в текст

"Положения..."

служит

письменное

распоряжение заместите-

ля

генерального

директора по персоналу,

10.2 Настоящее

"Положение..."

подлежит

переутверждению не реже чем один раз в 5 лет.

В необходимых случаях документ снабжается

приложениями. Оформление положения об отделе

кадров предприятия выполняется в соответствии с

требованиями ГОСТ Р6.30-2003 и Типовой инструк-

ции по делопроизводству*.

6.2.

Примерный

текст положения о секретариате

Примерный текст положения о секретариате пред-

приятия приводится в приложении 21.

Глава 7

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

ПРЕДПРИЯТИЯ

7.1.

Штатное расписание

предприятия

Штатное расписание — организационный доку-

мент,

устанавливающий

количественный и качествен-

ный состав работников предприятия в целом и по

каждому из его структурных

подразделений.

Штатное расписание предприятия составляется по

установленной форме и утверждается по состоянию

на 1 января ежегодно приказом руководителя пред-

приятия. Изменения в штатное расписание вносятся

в соответствии с приказом (распоряжением) руково-

дителя организации или уполномоченным им лицом.

Форма штатного расписания утверждена поста-

новлением Госкомстата России от

06.04.01

№ 26 "Об

утверждении унифицированных форм первичной

учетной документации по учету труда и его опла-

* Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Рос-

архива от 27.11.00 № 68).

ты". Указанная форма — форма № Т-3 "Штатное

расписание" — предназначена для

документального

оформления структуры, штатного состава и штат-

ной численности предприятия в соответствии с его

уставом (Положением).

Общий порядок подготовки штатного расписания

по установленной форме определен Инструкцией по

применению и заполнению форм первичной учетной

документации по учету труда и его оплаты*. Штат-

ное расписание содержит перечень структурных под-

разделений, должностей, сведения о количестве штат-

ных единиц, должностных окладах, надбавках и

месячном фонде заработной платы.

Порядок подготовки штатного расписания допол-

нительно регламентируется положениями ведомствен-

ных организационно-распорядительных

документов**.

Штатное расписание оформляется уполномоченным

должностным лицом предприятия (как правило,

упол-

номоченным сотрудником отдела

кадров),

утвержда-

ется приказом руководителя предприятия, а подпи-

сывается его разработчиком. Бланк формы

,4°

Т-3

"Штатное расписание" приведен в приложении 24.

7.2. Организационная структура предприятия

Организационная структура — документ, устанав-

ливающий количественный и качественный состав

подразделений предприятия и схематически отража-

ющий порядок их взаимодействия между собой.

Структура предприятия устанавливается исходя из

объема и содержания задач, решаемых предприяти-

ем, направленности и интенсивности сложившихся

на предприятии информационных и документацион-

ных

потоков и с учетом его организационных и ма-

териальных возможностей.

* Утверждена постановлением Госкомстата

России

от 06.04.01

№

26.

** См. в этой связи, например, приказ

Минздравмедпрома

Рос-

сии от 18.01.96 № 16.

В соответствии с

методическими

рекомендация-

ми по унификации текстов управленческих докумен-

тов* организационная структура представляется в

виде таблицы:

1) наименование структурного

подразделения**;

2) общая численность структурного подразделения.

Пример оформления указанной таблицы приве-

ден в приложении 22.

Порядок взаимодействия структурных подразде-

лений между собой обычно отображается на схеме,

оформляемой в соответствии с ОСТ

29.115-88***.

Схематическое изображение включает общий заго-

ловок, графическое (штриховое или линейное) изоб-

ражение элементов схемы,

легенду

(расшифровку ус-

ловных обозначений), а в необходимых случаях —

по-,

яснения и комментарии. Пример оформления схемы

организационного взаимодействия структурных под-

разделений предприятия приведен в приложении 23.

Глава 8

ИНСТРУКЦИИ ПО ОСНОВНЫМ

И ВТОРОСТЕПЕННЫМ ВИДАМ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

8.1. Инструкция по основному виду

деятельности предприятия

Инструкция — это документ, в котором излагает-

ся порядок осуществления какой-либо деятельности

или порядок применения положений законодатель-

ных и иных нормативных актов для осуществления

такой деятельности должностными лицами (пред-

ДР-191-98.

"Унификация текстов управленческих документов".

Методические рекомендации

ВНИИДАД.

М.: ВНИИДАД,

1998.

Раздел 5 "Унификация текстов отдельных видов

документов".

Наименование должностей приводятся в штатном расписа-

нии, см. Приложение 14.

*** ОСТ 29.115-88. Оригиналы авторские и текстовые

издатель-

ские.

М.:

Изд-во

стандартов, 1989.

приятиями,

организациями, учреждениями или их

структурными подразделениями).

Общий порядок и правила оформления инструк-

ций определены параграфом 4.2 Типовой инструкции

по делопроизводству. Как правило, инструкция

по виду деятельности применяется как самостоя-

тельный правовой акт, подписываемый начальни-

ком соответствующего структурного подразделения,

ответственным за разработку документа. Инструк-

ция по виду деятельности предприятия (организа-

ции, учреждения) утверждается по

представлению

руководителя соответствующего предприятия фе-

деральным, местным или ведомственным органом

исполнительной власти. Утверждение оформляет-

ся в форме грифа утверждения или путем издания

распорядительного документа об их утверждении.

Инструкция печатается на общем бланке предпри-

ятия.

Текст инструкции по документационному обес-

печению управления излагается в соответствии с

положениями раздела 5 Методических

рекоменда-

ций "Унификация текстов управленческих докумен-

тов"*

по следующей структуре:

Общие

положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Организация документооборота.

4. Информационно-поисковая система по доку-

ментам.

5. Контроль исполнения документов.

6. Составление номенклатур дел.

7. Формирование дел и подготовка дел к переда-

че на архивное хранение.

8. Организация работы службы документацион-

ного

обеспечения

управления.

Структура инструкции должна также учитывать

особенности организации и функционирования кон-

кретного предприятия. Текст инструкции излагает-

ДР-191-98.

"Унификация текстов управленческих документов".

Методические рекомендации ВНИИДАД. М.: ВНИИДАД. 1998.

Раздел 5 "Унификация текстов отдельных видов документов".

ся от третьего лица единственного или множествен-

ного числа. Заголовок к тексту инструкции форму-

лируется в предложном падеже*. .

Основной текст, как правило, делится на главы,

пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и

нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов

и подпунктов производится арабскими цифрами. При-

мерный текст инструкции по

документационному

обес-

печению

управления**

представлен в приложении 25.

8.2. Инструкция по иным вопросам

деятельности предприятия

Примерный текст инструкции о ведении делопроиз-

водства по письменным обращениям граждан на пред-

приятии (учреждении) приведен в приложении 26.

Глава 9

ПРАВИЛА. РАЗЪЯСНЕНИЯ.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ.

ВНУТРЕННИЕ УКАЗАНИЯ

Особенности подготовки правил,

разъяснений, методических рекомендаций

и внутренних указаний

К числу документов, регламентирующих осуще-

ствление отдельных видов деятельности на предпри-

ятии (в организации, учреждении), относятся пра-

вила, разъяснения, методические рекомендации и

внутренние указания. Все перечисленные норматив-

ные документы предназначены для конкретизации

положений федеральных, местных и ведомственных

* Заголовок должностной инструкции формулируется в датель-

ном падеже, см. далее. (Примеч. авт.)

** Разработана на основе Типовой инструкции по делопроиз-

водству (утверждена приказом Федеральной архивной службы

России от

27.11.00

№

68).