Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах

Подождите немного. Документ загружается.

ния соответствующего порядкового номера, даты вне-

сения записи в графе 3 пишется: "Запись за № таким-

то недействительна. Принят по такой-то профессии (дол-

жности)" и в графе 4 повторяется дата и номер прика-

за (распоряжения) администрации Предприятия, запись

из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

2.11.

В таком же порядке признается недействи-

тельной запись

об

увольнении и переводе на другую

постоянную работу в случае незаконного увольнения

или перевода, установленного органом по рассмотре-

нию трудовых

споров,

и восстановления на прежней

работе или изменения формулировки причины уволь-

нения. Например, пишется: "Запись за № таким-то

недействительна, восстановлен на прежней работе". При

изменении формулировки причины увольнения пишет-

ся: "Запись за № таким-то недействительна, уволен..."

и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом

случае делается ссылка на приказ о восстановлении на

работе или изменении формулировки причины уволь-

нения работника Предприятия.

2.12.

При наличии в трудовой книжке записи об уволь-

нении или переводе на другую работу, впоследствии

при-

знанной недействительной, по просьбе работника Пред-

приятия выдается дубликат трудовой книжки без внесе-

ния в нее записи, признанной недействительной.

2.13. При выдаче работнику Предприятия дубли-

ката трудовой книжки в правом верхнем углу первой

страницы новой трудовой книжки делается надпись

"Дубликат". На первой странице прежней трудовой

книжки пишется: "Взамен выдан дубликат", и она воз-

вращается работнику для представления ее впоследствии

в органы социального обеспечения для документально-

го подтверждения трудового стажа до поступления на

работу на Предприятие.

3. Порядок занесения в трудовую книжку

сведений о работнике

3.1.

Сведения о работнике Предприятия записыва-

ются на первой странице (титульном листе) трудовой

книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без со-

кращения или замены имени и отчества инициалами) и

дата рождения указываются на основании паспорта или

свидетельства о рождении.

401

3.2. Образование — среднее,

среднее

специальное и

высшее — указывается только на

оси-звании

докумен-

тов (аттестата, удостоверения,

диплома),

представлен-

ных работником Предприятия. Запись о незакончен-

ном среднем или незаконченном высшем образовании

также может быть произведена лишь на основании со-

ответствующих документов (студенческого билета, за-

четной книжки, справки учебного заведения и т. п.).

3.3. Профессия или специальность работника Пред-

приятия записывается в трудовой книжке на основа-

нии документа об образовании или другого надлежаще

оформленного документа.

3.4. После указания даты заполнения трудовой

книжки работник Предприятия своей подписью заве-

ряет правильность внесенных сведений.

3.5. Первую страницу (титульный лист) трудовой

книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу

трудовых книжек, и после этого ставится печать отде-

ла кадров Предприятия.

3.6. Изменения записей в трудовых книжках о фа-

милии, имени, отчестве и дате рождения работника

производятся администрацией Предприятия по после-

днему месту работы на основании документов (паспор-

та, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении

брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.)

и со ссылкой на номер и дату этих документов.

3.7. Указанные изменения вносятся на первой стра-

нице (титульном листе) трудовой книжки работника

Предприятия. Одной чертой зачеркивается, например,

прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и

записываются новые данные. Ссылки на соответствую-

щие документы записываются на внутренней стороне

обложки и заверяются подписью работника отдела кад-

ров и печатью. В таком же порядке при необходимости

вносятся изменения в сведения об образовании,

про-

фессии, специальности.

4. Порядок занесения в трудовую книжку

сведений о работе

4.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде

заголовка пишется полное наименование Предприятия.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый

номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата

402

приема на работу, в графе 3 пишется: "Принят или

назначен в такой-то цех, отдел, подразделение,

учас-

ток, производство" с указанием их конкретного наиме-

нования, а также наименования работы, профессии или

должности и присвоенного разряда.

4.2.

Записи

о наименовании работы, профессии или

должности, на которую принят работник

Предприятия,

производятся в соответствии со штатным

расписанием.

4.3. Если работнику

Предприятия

в период работы

присваивается новый разряд, то об этом в

установлен-

ном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику Предприятия второй и после-

дующей

профессии отмечается в трудовой книжке с ука-

занием разрядов этих профессий. Например, если слеса-

рю-ремонтнику была установлена вторая профессия —

электрогазосварщик с присвоением 3 разряда, то в тру-

довой книжке пишется: в графе 1 раздела "Сведения о

работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 —

дата установления второй профессии, в графе 3 пишет-

ся: "Установлена вторая

профессия

— электрогазосвар-

щик с присвоением 3

разряда",

в графе 4 указывается

соответствующее удостоверение, его номер и дата.

4.4: При выполнении работ по вновь установлен-

ной профессии в трудовой книжке работника Предпри-

ятия

делается об этом соответствующая запись. Напри-

мер, пишется: "Установлена вторая профессия — элек-

трогазосварщик с присвоением 3 разряда с возложени-

ем обязанностей по выполнению электрогазосварочных

работ в

таком-то

производстве", в графе 4 наряду с

указанием соответствующего удостоверения об установ-

лении второй профессии, его номера и даты делается

ссылка и на дату и номер приказа.

4.5. В трудовой книжке работника Предприятия

отмечается работа в составе специализированных или

комплексных

бригад

с одновременным указанием

со-

вмещения нескольких профессий.

4.6. При назначении работника Предприятия бри-

гадиром производственной бригады в трудовой книж-

ке производится соответствующая запись со ссылкой

на приказ (распоряжение) администрации.

4.7. При освобождении работника Предприятия от

руководства бригадой в случаях и порядке,

предусмот-

ренных "Положением о производственной бригаде",

403

в трудовой книжке делается запись: "Освобожден от

руководства производственной бригадой".

4.8. Запись в трудовую книжку работника Пред-

приятия сведений о работе по совместительству произ-

водится администрацией по месту основной работы на

основании приказа администрации предприятия (учреж-

дения, организации), где работник принят на работу

по совместительству. В таком же порядке производит-

ся запись об увольнении с этой работы. По желанию

работника Предприятия (по письменному его заявле-

нию) запись в трудовую книжку о работе по

совмести-

тельству может не производиться.

4.9. Перевод работника Предприятия на другую

постоянную работу в пределах Предприятия оформля-

ется в таком же порядке, как и прием на работу.

4.10.

Если за время работы работника наименование

Предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой

в графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предпри-

ятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-

то", а в графе 4 проставляется основание переименова-

ния — приказ (распоряжение), его дата и номер.

4.11.

В трудовую книжку работника Предприятия

вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер

и наименование соответствующих документов следую-

щие записи:

1) о времени службы в составе Вооруженных Сил

РФ, других силовых министерств, а также во всех ви-

дах охраны, где на проходящих службу не распростра-

няется законодательство РФ о труде и государствен-

ное социальное страхование, с указанием даты призы-

ва (зачисления) и даты увольнения со службы;

2) о времени обучения в профессионально-техни-

ческих и других

училищах,

на курсах и в школах по

повышению квалификации, по переквалификации и

подготовке кадров;

3) о времени обучения в высших и средних

специ-

альных учебных заведениях (включая время работы в

студенческих отрядах, на производственной практике и

при выполнении научно-исследовательской хоздоговор-

ной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре.

Предусмотренные в настоящем пункте записи вно-

сятся в трудовую книжку работника Предприятия до

занесения сведений о работе на Предприятии.

404

4.12.

При восстановлении в установленном порядке

непрерывного трудового стажа для назначения пособий

по государственному социальному страхованию в трудо-

вую книжку работника Предприятия в графу 3 раздела

"Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный

трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца,

года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее ре-

шение (организационно-распорядительный документ).

5. Порядок занесения в трудовую книжку

сведений о награждениях и поощрениях

работника

5.1. В трудовые книжки работников Предприятия

в раздел "Сведения о награждениях" вносятся следую-

щие сведения:

о награждении орденами и медалями и о присво-

ении почетных званий;

2) о награждении почетными грамотами и

нагруд-

ными знаками.

5.2. В трудовые книжки работников Предприятия

в раздел "Сведения о поощрениях" вносятся

следую-

щие сведения:

1) о поощрениях за успехи в труде, применяемых

администрацией Предприятия, предусмотренных пра-

вилами внутреннего трудового распорядка;

2) о других поощрениях в соответствии с

законода-

тельством РФ.

В трудовые книжки работников Предприятия не

запи-

сываются премии, предусмотренные системой заработной

платы или выплата которых носит регулярный характер.

5.3. Порядок внесения сведений о награждениях и

поощрениях работника Предприятия следующий: в гра-

фе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пи-

шется в виде заголовка наименование предприятия; ниже

в графе 1 указывается порядковый номер записи (нуме-

рация, нарастающая в течение всего периода трудовой

деятельности работника); в графе 2 ставится дата на-

граждения или поощрения; в графе 3 записывается, кем

награжден или поощрен работник Предприятия, за

ка-

кие достижения и какой наградой или поощрением; в

графе 4 указывается, на основании чего внесена запись

(со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

405

6. Порядок занесения в трудовую книжку

сведений об увольнении работника

6.1.

Записи о причинах увольнения должны произ-

водиться в

трудовой

книжке работника Предприятия в

точном соответствии с формулировками законодатель-

ства РФ и со ссылкой на соответствующую статью,

пункт нормативно-правового акта.

6.2. При расторжении трудового договора по ини-

циативе работника Предприятия по причинам, с кото-

рыми законодательство РФ связывает предоставление

определенных льгот и преимуществ, запись об уволь-

нении вносится в трудовую книжку с указанием этих

причин.

6.3. Запись об увольнении в трудовой книжке ра-

ботника Предприятия производится с соблюдением сле-

дующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер

записи; в графе 2 — дата увольнения; в графе 3 — при-

чина увольнения; в графе 4 указывается, на основании

чего внесена запись, — приказ (распоряжение), его дата

и номер. Днем увольнения работника Предприятия счи-

тается последний день его работы на Предприятии.

6.4. При переводах из одного предприятия в дру-

гое по распоряжению вышестоящих органов в графе 3

записывается ссылка на согласование или решение этих

органов и организаций.

7. Вкладыш в трудовую книжку

7.1.

В тех случаях, когда в трудовой книжке запол-

нены все страницы соответствующих разделов, трудо-

вая книжка работника Предприятия дополняется вкла-

дышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, за-

полняется и ведется администрацией Предприятия в

том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без

трудовой книжки недействителен.

7.2. О каждом выданном вкладыше на первой стра-

нице (титульном листе) трудовой книжки работника Пред-

приятия вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с

надписью "Выдан вкладыш" и здесь же указываются

серия и номер вкладыша. При каждой последующей

выдаче вкладыша ставится следующий штамп и

указы-

ваются серия и номер вкладыша.

406

8. Выдача трудовой книжки при

увольнении

8.1. При увольнении работника Предприятия все

записи о работе, награждениях и поощрениях, внесен-

ные в трудовую книжку за время работы на данном

предприятии, заверяются подписью сотрудника отдела

кадров и печатью Предприятия.

8.2. Администрация Предприятия обязана выдать

работнику его трудовую книжку в день увольнения с

внесенной в нее записью об увольнении. При задержке

выдачи трудовой книжки по вине администрации ра-

ботнику выплачивается средний заработок за все вре-

мя вынужденного прогула. Днем увольнения в этом слу-

чае считается день выдачи трудовой книжки. О новом

дне увольнения издается приказ и вносится запись в

трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о

дне увольнения признается в этом случае недействи-

тельной.

8.3. Если работник отсутствует на работе в день

увольнения, то администрация Предприятия в этот же

день направляет ему почтовое уведомление с указани-

ем о необходимости получения трудовой книжки. Пе-

ресылка трудовой книжки почтой с доставкой по ука-

занному адресу допускается только с согласия работ-

ника Предприятия.

8.4. В случае смерти работника Предприятия тру-

довая книжка выдается на руки его ближайшим род-

ственникам под расписку или высылается по почте по

их требованию. В трудовой книжке умершего работни-

ка в разделе "Сведения о работе" после указания по-

рядкового номера и даты записи в графе 3 пишется:

"Работа прекращена в связи со смертью", далее запол-

няется графа 4 (указывается дата и номер приказа (рас-

поряжения)).

Эта запись заверяется в установленном

порядке.

9. Дубликат трудовой книжки

9.1. Работник Предприятия, потерявший трудовую

книжку (вкладыш к ней), обязан немедленно заявить

об этом администрации. Не позднее 15 дней после за-

явления администрация выдает работнику другую тру-

довую книжку или вкладыш к ней с надписью "Дубли-

кат" в правом верхнем углу первой страницы.

407

9.2. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней

заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения

о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о

поощрениях" при заполнении дубликата вносятся

за-

писи о

работе,

а также о награждениях и поощрениях

на основании ранее изданных приказов (распоряже-

ний).

9.3. Если работник Предприятия до поступления

на работу уже работал в качестве рабочего или служа-

щего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в

разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего

вносится запись об общем стаже работы в качестве ра-

бочего или служащего до поступления на данное пред-

приятие, подтвержденном документами.

9.4. Общий стаж работы записывается суммарно,

т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней

работы без уточнения, на каком предприятии, в какие

периоды времени и на каких должностях работал в

прошлом работник Предприятия.

9.5. Общий стаж, подтвержденный надлежаще офор-

мленными документами, записывается по отдельным

периодам работы в следующем порядке: в графе 2 ука-

зывается дата приема на работу; в графе 3 пишется

наименование предприятия, а также цех (отдел) и дол-

жность (работа), на которую был принят работник.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в

графе 3 — причина увольнения, если в представленном

работником документе имеются такие данные.

Если документы не содержат полностью указанных

выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудо-

вой книжки вносятся только имеющиеся в документах

сведения.

9.6. В графе 4 указывается наименование, дата и

номер документа, на основании которого произведены

соответствующие записи в дубликате. Документы, под-

тверждающие стаж работы, возвращаются их владель-

цу. Администрация Предприятия обязана оказать со-

действие работнику в получении документов, подтвер-

ждающих стаж его работы, предшествующий поступ-

лению в данное предприятие.

9.7. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла

в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.),

то администрация Предприятия выдает работнику дуб-

408

ликат трудовой книжки (вкладыш к ней). При этом на

первой странице трудовой книжки, пришедшей в не-

годность,

делается надпись: "Взамен выдан дубликат",

а книжка

возвращается

ее работнику.

10. Расчеты за трудовые книжки

и их хранение

10.1. При выдаче трудовой книжки (дубликата)

администрация взимает с работника их номинальную

стоимость. В случаях неправильного первичного запол-

нения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в

случае порчи их бланков вследствие небрежного хра-

нения стоимость испорченных бланков оплачивается

администрацией Предприятия.

10.2. При утрате трудовой книжки работника

Пред-

приятия по причинам стихийного бедствия либо по

другим аналогичным причинам владельцу выдается

дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

10.3. Трудовые книжки и их дубликаты, не полу-

ченные работниками при увольнении, хранятся в тече-

ние двух лет в отделе кадров Предприятия отдельно от

остальных трудовых книжек рабочих и служащих, со-

стоящих на работе. После этого невостребованные тру-

довые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве

Пред-

приятия в течение 50 лет, а по истечении указанного

срока могут быть выделены к уничтожению в установ-

ленном порядке.

10.4. Администрация Предприятия обязана посто-

янно иметь в наличии необходимое количество бланков

трудовых книжек и вкладышей к ним.

//.

Учет трудовых книжек

11.1.

На Предприятии ведется следующая докумен-

тация по учету бланков трудовых книжек и заполнен-

ных трудовых книжек:

а) приходно-расходная книга по учету бланков тру-

довых книжек и вкладышей к ним;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкла-

дышей к ним.

11.2.

В приходно-расходную книгу вносятся все

операции, связанные с получением и расходованием

бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указа-

409

нием серии и номера каждого бланка. Книга ведется

бухгалтерией Предприятия.

11.3. Книга учета движения трудовых книжек и

вкладышей к ним ведется отделом кадров Предприя-

тия. В книге регистрируются все трудовые книжки,

принятые от работников при поступлении на работу, а

также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью

серии и номера, выданные работникам вновь.

11.4. При получении трудовой книжки в связи с

увольнением работник расписывается в личной карточ-

ке и в книге учета.

11.5.

Приходно-расходная книга и книга учета дви-

жения трудовых книжек должны быть пронумерова-

ны, прошнурованы и скреплены подписью руководите-

ля отдела кадров Предприятия и сургучной печатью.

11.6. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним

хранятся в бухгалтерии Предприятия как документы

строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет

лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. По

окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица,

ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о

наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

и о суммах, полученных за заполненные трудовые книж-

ки и вкладыши к ним, с приложением приходного ор-

дера кассы Предприятия. На испорченные при запол-

нении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним

составляется акт.

12. Контроль за соблюдением порядка

ведения трудовых книжек

12.1. Контроль за соблюдением порядка ведения

трудовых книжек осуществляется в порядке,

преду-

смотренном законодательством РФ и "Инструкцией о

порядке осуществления контроля за учетом и хранени-

ем бланков строгой отчетности", инв. №... .

Начальник

отдела кадров —

заместитель

начальника

службы персонала

ОАО "Виктор"

Подпись

И.И.

Файзуллин

"19" июля 2004 г.

410