Чернышова Л.И. Деловое общение

Подождите немного. Документ загружается.

Ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííàÿ äîêóìåíòàöèÿ

Ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííûå äîêóìåíòû ñîäåðæàò èíôîðìàöèþ

î ôàêòè÷åñêîì ïîëîæåíèè äåë â ñèñòåìå óïðàâëåíèÿ è îêàçûâà-

þò áîëüøîå âëèÿíèå íà ïðîöåññ ïðèíÿòèÿ îáîñíîâàííûõ óïðàâ-

ëåí÷åñêèõ ðåøåíèé. Ýòè äîêóìåíòû âûïîëíÿþò ñëóæåáíóþ ðîëü

ïî îòíîøåíèþ ê îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâûì è ðàñïîðÿäèòåëü-

íûì äîêóìåíòàì: îíè ñîîáùàþò ñâåäåíèÿ, ïîáóæäàþùèå ïðè-

íèìàòü îïðåäåëåííûå óïðàâëåí÷åñêèå ðåøåíèÿ. Èõ îñîáåííîñòü

ñîñòîèò â òîì, ÷òî, êàê ïðàâèëî, ýòî äîêóìåíòû, èäóùèå ñíèçó

ââåðõ ïî ñèñòåìå óïðàâëåíèÿ: îò ðàáîòíèêà ê ðóêîâîäèòåëþ

óêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, îò ðóêîâîäèòåëÿ ñòðóêòóðíîãî ïîä

ñòð -

ðàç çàöèè, îò ïîäâåäîìñòâåííîé

îðã

òîê àÿ çàïèñêà,

çàÿ

Ïð

âîïð

äàíèÿ îâûõ âñòðå÷àõ. Ïðîòîêîë îòðàæàåò

äåÿ

õ îðãàíîâ (ñîáðàíèÿ òðóäîâûõ êîëëåêòè-

âîâ

ò çàïèñü âñåõ âûñòóïëåíèé íà çàñåäàíèè,

êðà

à (

ÏÐÎÒÎÊÎË), íîìåð

àíèå êîëëåãèàëüíî-

äåëåí

èÿ ê ðóêîâîäèòåëþ îðãàíè

àíèçàöèè ê âûøåñòîÿùåé.

Ê ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííûì äîêóìåíòàì îòíîñÿòñÿ: ïðî-

üíîë, äîêëàäíàÿ çàïèñêà, ïðåäëîæåíèå, îáúÿñíèòåë

âëåíèå, ïðåäñòàâëåíèå, ïåðåïèñêà.

îòîêîë Ýòî äîêóìåíò, ñîäåðæàùèé çàïèñü õîäà îáñóæäåíèÿ

øåíèé íà ñîáðàíèÿõ, ñîâåùàíèÿõ, çàñå-îñîâ è ïðèíÿòèÿ ðå

õ, êîíôåðåíöèÿõ, äåë

òåëüíîñòü ïî ñîâìåñòíîìó ïðèíÿòèþ ðåøåíèÿ êîëëåãèàëü-

íûì îðãàíîì èëè ãðóïïîé ðàáîòíèêîâ. Îáÿçàòåëüíîìó ïðîòîêî-

ëèðîâàíèþ ïîäëåæàò çàñåäàíèÿ ïîñòîÿííî äåéñòâóþùèõ è âðå-

ìåííûõ êîëëåãèàëüíû

, ñîáðàíèÿ àêöèîíåðîâ, çàñåäàíèÿ ðàçëè÷íûõ ñîâåòîâ,

çàñåäàíèÿ êàôåäðû è äð.).

Ñóùåñòâóþò äâà âèäà ïðîòîêîëîâ: ïîëíûå è êðàòêèå. Ïîëíûé

ïðîòîêîë ñîäåðæè

òêèé — òîëüêî ôàìèëèè âûñòóïàþùèõ è êðàòêóþ çàïèñü î

òåìå âûñòóïëåíèÿ.

Îáÿçàòåëüíûìè ðåêâèçèòàìè ïðîòîêîëà ÿâëÿþòñÿ: íàèìåíî-

âàíèå îðãàíèçàöèè, íàçâàíèå âèäà äîêóìåíò

ïðîò

îêîëà,

çàãîëîâîê ê òåêñòó, ïîäïèñè.

Â çàãîëîâêå ê ïðîòîêîëó óêàçûâàåòñÿ íàçâ

ãî îðãàíà èëè çàñåäàíèÿ, íàïðèìåð:

Ïðîòîêîë îáùåãî ñîáðàíèÿ ñîòðóäíèêîâ ïðåäïðèÿòèÿ;

Ïðîòîêîë çàñåäàíèÿ ïðàâëåíèÿ.

Òåêñò ïðîòîêîëà ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé: ââîäíîé è îñíîâ-

íîé. Â ââîäíîé ÷àñòè óêàçûâàþòñÿ ôàìèëèè ïðåäñåäàòåëÿ è ñåê-

ðåòàðÿ çàñåäàíèÿ, ôàìèëèè èëè îáùåå êîëè÷åñòâî ó÷àñòíèêîâ

çàñåäàíèÿ. Ôàìèëèè ïðèñóòñòâóþùèõ çàïèñûâàþòñÿ â ïðîòîêîë,

åñëè èõ íå áîëåå 15, â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå ñ óêàçàíèåì ìåñòà

378

ðàáîòû è äîëæíîñòè, à åñëè èõ ìíîãî, òî ðÿäîì ñ óêàçàíèåì êî-

ëè÷åñòâà äåëàåòñÿ îòìåòêà — «Ñïèñîê ó÷àñòíèêîâ ïðèëàãàåòñÿ».

Ââîäíàÿ ÷àñòü çàêàí÷èâàåòñÿ ïîâåñòêîé äíÿ. Âîïðîñû â ïîâåñòêå

äíÿ ðàñïîëàãàþòñÿ ïî ñòåïåíè èõ âàæíîñòè è â ïîðÿäêå îáñóæ-

äåí

î êàæäîìó âîïðîñó ïîâå-

ñòêè äíÿ ñòðîèòñÿ ïî ñõåìå:

îêóìåíòå

îòìå÷àþòñÿ âñå ìíåíèÿ ïî

êàæ

äîêëàäíîé

çàï .

Â ïåðâîé

÷àñ ÿ, ïðè÷èíû, ïîñëóæèâøèå ïî-

âîä

à Ýòî äîêóìåíò, îáúÿñíÿþùèé

ïðè

çàöèè è ïðåäñòàâëÿåìûé âûøå-

ñòî òåëüíîé çàïèñêè

èÿ. Íàðÿ

äó ñ âîïðîñàìè óêàçûâàåòñÿ ôàìèëèÿ äîêëàä÷èêà ñ

óêàçàíèåì åãî äîëæíîñòè.

Îñíîâíàÿ ÷àñòü òåêñòà ïðîòîêîëà ï

ÑËÓØÀËÈ… ÂÛÑÒÓÏÈËÈ… ÏÎÑÒÀÍÎÂÈËÈ (ÐÅØÈËÈ).

Â ðàçäåëàõ «ÑËÓØÀËÈ» è «ÂÛÑÒÓÏÈËÈ» ïðèâîäÿòñÿ ôàìèëèè

äîêëàä÷èêà è âûñòóïàâøèõ è ôèêñèðóåòñÿ ñîäåðæàíèå èõ âû-

ñòóïëåíèé. Â ðàçäåëå «

ÏÎÑÒÀÍÎÂÈËÈ (ÐÅØÈËÈ)» çàïèñûâàåòñÿ ïðè-

íÿòîå ðåøåíèå ñ óêàçàíèåì êîëè÷åñòâà ãîëîñîâ, ïîäàííûõ «çà»,

«ïðîòèâ», âîçäåðæàâøèõñÿ.

Ïðîòîêîë çàñåäàíèÿ ïîäïèñûâàåòñÿ ïðåäñåäàòåëåì è ñåêðå-

òàðåì. Ê ïðîòîêîëó ïðèëàãàþòñÿ îñíîâíîé äîêëàä, îò÷åò, òåçèñû

âûñòóïëåíèé, à â ñàìîì ä

äîìó îáñóæäàåìîìó âîïðîñó. Êîïèÿ ïðîòîêîëà èëè âûïèñêà

èç íåãî ÿâëÿþòñÿ îñíîâàíèåì äëÿ ïðèíÿòèÿ ðåøåíèé.

Äîêëàäíàÿ çàïèñêà Èíôîðìèðîâàíèå ðóêîâîäñòâà îá èìåâ-

øèõñÿ ñîáûòèÿõ, ôàêòàõ, ÿâëåíèÿõ, ñëîæèâøåéñÿ ñèòóàöèè, òðå-

áóþùèõ ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ, îñóùåñòâëÿåòñÿ â ôîðìå äîêëàäíîé

çàïèñêè — äîêóìåíòà, àäðåñîâàííîãî ðóêîâîäèòåëþ îðãàíèçà-

öèè, ñîäåðæàùåãî îáñòîÿòåëüíîå èçëîæåíèå êàêîãî-ëèáî âîïðî-

ñà ñ âûâîäàìè è ïðåäëîæåíèÿìè ñîñòàâèòåëÿ. Òåêñò

èñêè ñîñòîèò èç äâóõ èëè òðåõ ñìûñëîâûõ ÷àñòåé

òè èçëàãàþòñÿ ôàêòû, ñîáûòè

îì äëÿ åå íàïèñàíèÿ, âî âòîðîé — àíàëèç ñëîæèâøåéñÿ ñè-

òóàöèè, âîçìîæíûå âàðèàíòû ðàçâèòèÿ ñîáûòèé èëè âûõîäà èç

ñëîæèâøåéñÿ ñèòóàöèè, â òðåòüåé — âûâîäû è ïðåäëîæåíèÿ î

êîíêðåòíûõ äåéñòâèÿõ, êîòîðûå, ïî ìíåíèþ ñîñòàâèòåëÿ, íåîá-

õîäèìû â ñâÿçè ñ èçëîæåííûìè ôàêòàìè.

Äîêëàäíàÿ çàïèñêà ñîñòàâëÿåòñÿ íà ñòàíäàðòíîì ëèñòå áóìà-

ãè. Åå ðåêâèçèòàìè ÿâëÿþòñÿ: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, íà-

èìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà (

ÄÎÊËÀÄÍÀß ÇÀÏÈÑÊÀ), äàòà è íîìåð, çà-

ãîëîâîê ê òåêñòó, ïîäïèñü.

Îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñê

÷èíû êàêîãî-

ëèáî äåéñòâèÿ, ôàêòà, ïðîèñøåñòâèÿ, ñîñòàâ-

ëÿåìûé ðàáîòíèêîì îðãàíè

ÿùåìó äîëæíîñòíîìó ëèöó. Òåêñò îáúÿñíè

379

ñîñ

ñòàíäàðòíîì ëèñòå áóìàãè è ïîäïè-

ñûâ

ïð

èíÿòèå

íà ðàáîòó, óâîëüíåíèå, ïðåäîñòàâëåíèå îòïóñêà, ðàçðåøåíèå ðà-

àöèîííîãî îáìåíà.

Ñï

òîèò èç äâóõ ÷àñòåé: ïåðâàÿ ÷àñòü ñîäåðæèò ôàêòû, ïîñëó-

æèâøèå ïîâîäîì ê åå íàïèñàíèþ, âòîðàÿ — ïðè÷èíû, îáúÿñ-

íÿþùèå ñëîæèâøóþñÿ ñèòóàöèþ.

Îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà àäðåñóåòñÿ êîíêðåòíîìó äîëæíîñò-

íîìó ëèöó, îôîðìëÿåòñÿ íà

àåòñÿ ñîñòàâèòåëåì.

Çàÿâëåíèå Ýòîò äîêóìåíò àäðåñîâàí äîëæíîñòíîìó ëèöó è

ñîäåðæèò ïðîñüáó ðàáîòíèêà. Êàê ïðàâèëî, ðàáîòíèêàìè îðãàíè-

çàöèè ñîñòàâëÿþòñÿ çàÿâëåíèÿ ïî êàäðîâûì âîïðîñàì:

áîòû ïî ñîâìåñòèòåëüñòâó è ò.ï.

Òåêñò çàÿâëåíèÿ íà÷èíàåòñÿ ñ èçëîæåíèÿ íåïîñðåäñòâåííîãî

ñóùåñòâà âîïðîñà («Ïðîøó ïåðåâåñòè»…, «Ïðîøó ïðåäîñòà-

âèòü»… è äð.), çàòåì èçëàãàþòñÿ äåòàëè çàòðîíóòîãî âîïðîñà.

Çàÿâëåíèå îôîðìëÿåòñÿ íà ñòàíäàðòíîì ëèñòå áóìàãè. Åãî

ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå ïîäðàçäåëåíèÿ, íàçâàíèå äîêóìåíòà,

(

ÇÀßÂËÅÍÈÅ), äàòà, àäðåñàò, ôàìèëèÿ è äîëæíîñòü çàÿâèòåëÿ,

ïîäïèñü.

Îñîáîå ìåñòî â ñèñòåìå èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íîé äîêó-

ìåíòàöèè çàíèìàåò ïåðåïèñêà (êîòîðàÿ ââèäó åå âàæíîñòè äëÿ

äåëîâîãî îáùåíèÿ áóäåò ðàññìîòðåíà îñîáî) — îáîáùåííîå íà-

çâàíèå ðàçëè÷íûõ ïî ñîäåðæàíèþ äîêóìåíòîâ, âûñòóïàþùèõ â

êà÷åñòâå èíñòðóìåíòà îïåðàòèâíîãî èíôîð

ðàâî÷íî-àíàëèòè÷åñêèå äîêóìåíòû

Ñïðàâî÷íî-àíàëèòè÷åñêèå äîêóìåíòû ïðåäñòàâëåíû â ôîðìå

àêòà, ñïðàâêè, ñâîäêè è äð.

Àêò Ýòî äîêóìåíò, ñîñòàâëåííûé äëÿ ïîäòâåðæäåíèÿ óñòà-

íîâëåííûõ ôàêòîâ, ñîáûòèé, äåéñòâèé. Ãëàâíîå ïðè ñîñòàâëå-

íèè àêòà — óñòàíîâëåíèå ôàêòè÷åñêîãî ñîñòîÿíèÿ äåë è ïðà-

âèëüíîå îòðàæåíèå èõ â àêòå. Ñóùåñòâóåò ìíîæåñòâî ðàçíîâèä-

íîñòåé àêòîâ ñ òî÷êè çðåíèÿ èõ ñîäåðæàíèÿ è íàçíà÷åíèÿ:

ñäà÷è-ïðèåìêè (ðàáîò, ìàòåðèàëüíûõ öåííîñòåé, äîêóìåíòîâ);

îáñëåäîâàíèÿ (ñîñòîÿíèÿ òåõíèêè áåçîïàñíîñòè, ïðîòèâîïîæàð-

íîé

êò îôîðìëÿåòñÿ íà îáùåì áëàíêå îðãàíèçàöèè èëè íà ñïå-

áåçîïàñíîñòè, ñàíèòàðíîãî ñîñòîÿíèÿ, óñëîâèé òðóäà); èñ-

ïûòàíèé (îáðàçöîâ, ñèñòåì, òåõíîëîãèé); ðåâèçèè, èíâåíòàðèçà-

öèè è äð.

öèàëüíîì áëàíêå àêòà. Îáÿçàòåëüíûå ðåêâèçèòû àêòà: íàçâàíèå

âèäà äîêóìåíòà (Àêò), äàòà è íîìåð äîêóìåíòà, ìåñòî ñîñòàâëå-

380

íèÿ, çàãîëîâîê ê òåêñòó, îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèé, ïîäïè-

ñè, ãðèô óòâåðæäåíèÿ.

Òåêñò àêòà ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé: ââîäíîé è îñíîâíîé.

Â â

ðî-

êè

Äîêóìåíò ñîñòàâëÿåòñÿ ñ öåëüþ îï

èñ

àíèÿ ôàêòîâ îñ-

íîâ

ñÿ ïî ñõåìå «Î ÷åì?» è

ÿ, íàïðèìåð:

ïðàâêà î êîìïëåêòîâàíèè êíèæíûõ ôîíäîâ

é òåìîé ðàçëè÷íûõ èñòî÷íèêîâ ïî çàðàíåå óñòàíîâ-

ëåí

Îò

âîäíîé

÷àñòè àêòà óêàçûâàþòñÿ îñíîâàíèå äëÿ åãî ñîñòàâëå-

íèÿ, à òàêæå êåì ñîñòàâëåí àêò (ïðåäñåäàòåëü, ÷ëåíû êîìèññèè).

Â îñíîâíîé ÷àñòè èçëàãàåòñÿ ñóùíîñòü, õàðàêòåð, ìåòîäû è ñ

ïðîäåëàííîé ðàáîòû, óñòàíîâëåííûå ôàêòû, à òàêæå âûâîäû

è ïðåäëîæåíèÿ.

Ñïðàâêà

íîé äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè èëè ïîäòâåðæäåíèÿ ñâåäåíèé

áèîãðàôè÷åñêîãî èëè ñëóæåáíîãî õàðàêòåðà.

Îñíîâíûå ðåêâèçèòû ñïðàâêè: íàçâàíèå îðãàíèçàöèè èëè

ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, íàçâàíèå âèäà äîêóìåíòà (ñïðàâêà),

äàòà è íîìåð äîêóìåíòà, çàãîëîâîê ê òåêñòó, àäðåñàò, îòìåòêà î

íàëè÷èè ïðèëîæåíèé, ïîäïèñü.

Çàãîëîâîê ê òåêñòó ñïðàâêè ñòðîèò

âêëþ÷àåò óêàçàíèå ïåðèîäà âðåìåíè, ê êîòîðîìó îòíîñÿòñÿ èç-

ëîæåííûå â ñïðàâêå ñâåäåíè

â ïåðâîì ïîëóãîäèè 2004 ã.

Òåêñò ñïðàâêè, êàê ïðàâèëî, ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé. Â ïåð-

âîé èçëàãàþòñÿ ôàêòû, ïîñëóæèâøèå îñíîâàíèåì èëè ïîâîäîì

äëÿ åå ñîñòàâëåíèÿ, âî âòîðîé — ïðèâîäÿòñÿ êîíêðåòíûå ñâåäå-

íèÿ, îòðàæàþùèå ñóùåñòâî âîïðîñà.

Ñâîäêà Äîêóìåíò, ñîäåðæàùèé ñâåäåíèÿ ïî êàêîìó-ëèáî îä-

íîìó âîïðîñó. Â ñâîäêå êîíöåíòðèðóåòñÿ èíôîðìàöèÿ èç ñâÿ-

çàííûõ îäí

íûì ïàðàìåòðàì (ñâîäêà îòçûâîâ, ñâîäêà ïðåäëîæåíèé,

ñâîäêà çàìå÷àíèé è ò.ä.).

÷åòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ

Îò÷åò — äîêóìåíò, ñîäåðæàùèé ñâåäåíèÿ î ðåçóëüòàòàõ äåÿòåëü-

íîñ

ó÷åííûå ðåçóëüòàòû ñ ïîêàçàòåëÿìè, íàìå÷åí-

íûìè ïëàíîì èëè ïðîãðàììîé.

òè çà îïðåäåëåííûé ïåðèîä âðåìåíè, î âûïîëíåíèè ìåðîïðèÿ-

òèé, ïîðó÷åíèé, çàäàíèé, ïðåäñòàâëÿåìûé ðóêîâîäèòåëþ ñòðóêòóð-

íîãî ïîäðàçäåëåíèÿ îðãàíèçàöèè èëè âûøåñòîÿùåìó îðãàíó.

Îò÷åòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ â äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè è ãîñó-

äàðñòâà â öåëîì âûïîëíÿåò ôóíêöèþ îáðàòíîé ñâÿçè, ïîçâîëÿÿ

ñîïîñòàâèòü ïîë

381

Ïðè ñîñòàâëåíèè îò÷åòîâ ó÷èòûâàåòñÿ èõ íàçíà÷åíèå è êðóã

ðàññìàòðèâàåìûõ âîïðîñîâ. Îò÷åòû ñîñòàâëÿþòñÿ íà îáùåì áëàí-

êå èëè ñòàíäàðòíîì ëèñòå áóìàãè. Îáÿçàòåëüíûå ðåêâèçèòû îò÷å-

òà:

ïîëíåííîé ðàáîòû è çàêëþ÷å-

íèå

çëîæåíèÿ îò÷åòà äîëæ-

íà ëîæåíèÿ çàäàíèÿ â

ïëà

ìåíò, êîò

îðûé ðåãóëèðóåò

ýêîíîìèêî-ïðàâîâûå è ñîöèàëüíûå îòíîøåíèÿ ìåæäó îðãàíèçà-

ðîâàí, ÷åì, ê ïðèìåðó, äîãîâîð èëè

çíà÷èìîñòü.

å ìîæíî âûäåëèòü îôèöèàëüíûå è ÷àñò-

íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, íàèìåíîâàíèå ïîäðàçäåëåíèÿ,

íàçâàíèå âèäà äîêóìåíòà (Îò÷åò), ä

òà, íîìåð äîêóìåíòà, ìåñòî

ñîñòàâëåíèÿ, çàãîëîâîê ê òåêñòó, ïîäïèñü, ãðèô óòâåðæäåíèÿ.

Â îò÷åòå äàåòñÿ îïèñàíèå âû

, â êîòîðîì àíàëèçèðóþòñÿ åå èòîãè è èçëàãàþòñÿ âûâîäû è

ïðåäëîæåíèÿ. Åñëè îò÷åò ñîäåðæèò ðåçóëüòàòû ðàáîòû, êîòîðàÿ

ðàíåå ïëàíèðîâàëàñü, ïîñëåäîâàòåëüíîñòü è

ñîîòâåòñòâîâàòü ïîñëåäîâàòåëüíîñòè ðàñïî

íîâîì äîêóìåíòå.

11.4. Ñëóæåáíî-äåëîâàÿ ïåðåïèñêà

Äåëîâàÿ ïåðåïèñêà — ýòî òîò èíñòðó

öèÿìè è äåëîâûìè ïàðòíåðàìè. Äåëîâàÿ ïåðåïèñêà ðåãèñòðèðó-

åòñÿ è õðàíèòñÿ â îðãàíèçàöèÿõ êàê èñõîäÿùàÿ è âõîäÿùàÿ äî-

êóìåíòàöèÿ.

Äåëîâîå ïèñüìî ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé âèä äîêóìåíòà, êîòîðûé

ìåíåå æåñòêî ðåãëàìåíòè

ïðèêàç, èìåþùèé þðèäè÷åñêóþ

Â äåëîâîé ïåðåïèñê

íûå ïèñüìà.

Íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûå âèäû ïèñåì

Îôèöèàëüíûå ïèñüìà ×àñòíûå ïèñüìà

ïèñüìà-ïðîñüáû

ïèñüìà-ñîîáùåíèÿ

ïèñüìà-çàïðîñû

ïèñüìà-ïîçäðàâëåíèÿ

ïèñüìà-ïðèãëàøåíèÿ

ïèñ

üìà-èçâèíåíèÿ

èñüìà-çàÿâëåíèÿ

ïèñüìà-ïîäòâåðæäåíèÿ

ïèñüìà-ðåêëàìàöèè

ïèñüìà-çàêàçû

ïèñüìà-ïðåäëîæåíèÿ

ïèñüìà-äîïîëíåíèÿ

ïèñüìà, âûðàæàþùèå ñîáîëåçíîâà-

íèå

ïèñüìà ïî ñëó÷àþ îòúåçäà

áëàãîäàðñòâåííûå ïèñüìà

ïèñüìà íåãàòèâíîãî ñîäåðæàíèÿ

(ïèñüìà-îòêàçû, ïèñüìà ñ âûðàæå-

íèåì íåîäîáðå6íèÿ è ò.ï.)

íôîðìàöèîííûå ïèñüìà

ãàðàíòèéíûå ïèñüìà

ïðåçåíòàöèîííûå ïèñüìà

ñîïðîâîäèòåëüíûå ïèñüìà

ïèñüìà äëÿ îáðàùåíèÿ â ðàçëè÷íûå

èíñòàíöèè â ÷àñòíîì ïîðÿäêå

382

Îôîðìëåíèå ïèñåì, â çàâèñèìîñòè îò èõ ôóíêöèîíàëüíîãî

íàçíà÷åíèÿ è ñîäåðæàíèÿ, ìîæåò ïðîèçâîäèòüñÿ ëèáî íà áëàí-

êàõ, ëèáî íà ëèñòàõ ïèñ÷åé áóìàãè.

Â ñòðóêòóðå ïèñüìà âûäåëÿþò ñëóæåáíóþ è èíôîðìàöèîííóþ

àåò:

å.

åíòðàëüíûé ýëåìåíò ñòðóêòóðû ïîñëàíèÿ, òî, ðàäè

÷åãî îíî è ïèøåòñÿ.

àññìîòðèì áîëåå ïîäðîáíî ñòðóêòóðó ïèñüìà.

ôîðìóëà âåæëèâîñòè,

âûïîëíÿþù

ñò äðåñàòó Íàèáîëåå ÷àñòî â êà-

÷å èñïîëüçóþ àðòíûå ôîðìó-

ëè

÷àñòè.

Ñëó

æå

áíàÿ ÷àñòü ñîäåðæàíèÿ ïèñüìà âêëþ÷

 ïðèâåòñòâèå

 îáðàùåíèå ê àäðåñàòó

 ëèä-àáçàö

 çàêëþ÷èòåëüíóþ ôîðìóëó âåæëèâîñòè

 ïîäïèñü îòïðàâèòåëÿ

 ïîñòñêðèïòóì

Ïåðâûå òðè ýëåìåíòà ïðåäøåñòâóþò èíôîðìàöèîííîé ÷àñòè

ïèñüìà, ïîñëåäóþùèå òðè — ïîäûòîæèâàþò å

Èíôîðìàöèîííàÿ ÷àñòü — ýòî òåêñò ïèñüìà. Òåêñò ïðåäñòàâ-

ëÿåò ñîáîé ö

Ïðèâåòñòâèå — íà÷àëüíàÿ (ââîäíàÿ)

àÿ ôóíêöèþ, àíàëîãè÷íóþ ôóíêöèè óñòíîãî ïðèâåò-

âèÿ, âûðàæàþùàÿ à ñâîå óâàæåíèå

ñòâå ïðèâåòñòâèÿ òñÿ ñëåäóþùèå ñòàíä

ðîâêè:

Çäðàâñòâóéòå…

Äîáðûé äåíü…

Ïðèâåòñòâóþ Âàñ…

Ðàä ïðèâåòñòâîâàòü Âàñ…

Âîçäåéñòâèå ïðèâåòñòâèÿ åíè

óñ å ìèìî ñîá-

ñò îëæíîñ

îò ýï åíèå ê

àä ïèñüìà.

(1)

ïà ëþäåé) îáðàùåíèÿ àâòîð ïèñüìà âûðàæàåò óâàæåíèå

(2) îëíÿåò ñâÿçóþùóþ ðîëü ïî îòíîøåíèþ ê ïî-

ñüìà.

ìîæåò áûòü åùå â áîëüøåé ñòåï

îáðàùåíèå ñîäåðæèò, ïîèëåíî, åñëè ïîñëåäóþùå

âåííî óïîìèíàíèÿ ä òè, òèòóëà, ôàìèëèè èëè èìåíè —

èòåò, ïîääåðæèâàþùèé ïî÷ò÷åñòâà àäðåñàòà, è íåêèé

ðåñàòó ñî ñòîðîíû àâòîðà

Îáðàùåíèå ê àäðåñàòó ïîìåùàåòñÿ íåïîñðåäñòâåííî çà ïðè-

âåòñòâèåì. Ôóíêöèîíàëüíîå çíà÷åíèå îáðàùåíèÿ ê àäðåñàòó ñî-

ñòîèò â ñëåäóþùåì:

ïðè ïîìîùè ïåðñîíàëüíîãî èëè ãðóïïîâîãî (åñëè àäðåñàò —

ãðóï

ê àäðåñàòó;

îáðàùåíèå âûï

ñëåäóþùèì ýëåìåíòàì ïè

383

Ñïåöèôè÷åñêàÿ îñîáåííîñòü îáðàùåíèÿ — èñïîëüçîâàíèå â

êîíöå åãî âîñêëèöàòåëüíîãî çíàêà:

÷! Åâãåíèé Ïåòðîâè

Ãîñïîäèí ×ðåçâû÷àéíûé è Ïîëíîìî÷íûé ïîñîë!

Âàøå âûñîêîïðåîñâÿùåíñòâî!

Åñëè ïðèâåòñòâèå îòñóòñòâóåò, òî îáðàùåíèå ôàêòè÷åñêè îò-

êðûâàåò ñîäåðæàíèå ïèñüìà. Â òàêîì ñëó÷àå ïðîñòîé ñïîñîá îá-

ðàùåíèÿ ê àäðåñàòó öåëåñîîáðàçíî äîïîëíèòü ïðèëàãàòåëüíûìè,

íàè

îáð

áîëåå ïîäõîäÿùèìè ñîîòâåòñòâóþùåìó ñëó÷àþ ïèñüìåííîãî

àùåíèÿ, òàêèìè, êàê: «óâàæàåìûé», «äîñòî÷òèìûé», «äîñòî-

ïî÷òåííûå», «âûñîêîóâàæàåìûå», «ïî÷òåííåéøèå» è ò.ä.

Ãëóáîêîóâàæàåìûé Ãëåá Àëåêñàíäðîâè÷!

Óâàæàåìûå êîëëåãè!

Ïî÷òåííåéøèå ãîñïîäà!

Äîñòî÷òèìûé ãîñïîäèí Êóçüìåíêî!

Ëè ñÿ îáÿçàòåëüíûì ýëåìåíòîì ñòðóêòóðû

ïèñüì ôóíêöèþ îò÷àñòè âûïîëíÿåò çàãî-

ëîâ

ä-àáçàö íå ÿâëÿåò

à — â ðÿäå ñëó÷àåâ åãî

îê ê òåêñòó. Ëèä-àáçàö — ýòî ïåðâûé àáçàö ïèñüìà, âêëþ-

÷àþùèé, êàê ïðàâèëî, íå áîëüøå îäíîãî ïðåäëîæåíèÿ. Åãî çíà-

÷åíèå âûðàæàåòñÿ â ïîÿñíåíèè ìîòèâîâ è òåìû ïîñëàíèÿ, à òàê-

æå â îáåñïå÷åíèè ñìûñëîâîé è ñòèëèñòè÷åñêîé ïîäâîäêè ê

îñíîâíîìó òåêñòó ïîñëàíèÿ:

Îáðàùàþñü ê Âàì â ñâÿçè ñ...

(äàëåå êðàòêî èçëàãàåòñÿ ïðè÷èíà îáðàùåíèÿ);

Ïðîñèì Âàøåãî ñîäåéñòâèÿ (ñîãëàñèÿ, óêàçàíèÿ è ò.ï.) â (íà, î)...

(äàëåå êðàòêî ñîîáùàåòñÿ, êàêîå èìåííî ñîäåéñòâèå òðåáóåòñÿ

àâòîðó îò àäðåñàòà)

Óâåäîìëÿþ (äîêëàäûâàþ, èçâåùàþ è ò.ï.) î...

(äàëåå êðàòêî óêàçûâàåòñÿ, î ÷åì èìåí

íî íàìåðåí óâåäîìèòü àâ-

òîð àäðåñàòà)

Ëèä-àáçàö óïðîùàåò ïðîöåññ îçíàêîìëåíèÿ, èçó÷åíèÿ è âîñ-

ïðèÿòèÿ òåêñòà ïèñüìà.

Òå àåò â ñåáÿ ââîäíóþ, îñíîâíóþ è çàêëþ-

÷èòåë ÷åíà äëÿ êîí-

êðåòè èâøåãî ïîâîäîì äëÿ ïèñüìà.

Ýòà ÷àñòü òåêñòà ìîæåò ñîñòîÿòü èç îäíîãî àáçàöà, âêëþ÷àþùåãî

äâà

êñò ïèñüìà âêëþ÷

üíóþ ÷àñòè. Ââîäíàÿ ÷àñòü òåêñòà ïðåäíàçíà

çàöèè ñóòè âîïðîñà, ïîñëóæ

ïðåäëîæåíèÿ. Ïåðâûé àáçàö òåêñòà ïèñüìà äîëæåí áûòü ñà-

ìûì êîðîòêèì è ïðåäåëüíî ÿñíûì. Â ïåðâîì ïðåäëîæåíèè ÷åò-

384

êî ôîðìóëèðóåòñÿ ñóòü âîïðîñà, âî âòîðîì ñîäåðæèòñÿ ñìûñëî-

âàÿ ïîäâîäêà ê îñíîâíîé ÷àñòè òåêñòà. Îñíîâíàÿ ÷àñòü òåêñòà

ñëóæèò äëÿ ïîñëåäîâàòåëüíîãî è ïîäðîáíîãî îïèñàíèÿ ðàçëè÷-

íûõ àñïåêòîâ âîïðîñà. Â çàâèñèìîñòè îò ñëîæíîñòè âîïðîñà

îñíîâ äî òðåõ è áîëåå àá-

çàöåâ. àòüñÿ ÷åòêàÿ ñìûñëî-

âàÿ ñâ áçàö îñíîâíîé ÷àñòè äîëæåí áûòü

íàèáîë èëèñòèêà åãî èçëîæåíèÿ

äîëæíû î áîëåå óäîáíûé ïåðåõîä

ê ç

îñòè âûïîëíÿåò ôóíêöèþ,

àíàëî îùàíèÿ. Åå èñïîëüçîâàíèå íå-

ñêîëü ïîñëàíèÿ, â ÷à-

ñòíûõ

ñòâîâ

Çàêë âóåò ïîäïèñè.

Íàèáîëåå ÷

ñòè èñïîëüçóþòñÿ ñëåäóþùèå

íàÿ ÷àñòü ìîæåò âêëþ÷àòü îò îäíîãî

îëæíà ïðîñëåæèâ Ìåæäó àáçàöàìè ä

ÿçü. Çàêëþ÷èòåëüíûé à

åå óáåäèòåëüíûì. Ëîãèêà è ñò

áåñïå÷èòü àäðåñàòó âîçìîæíî

àêëþ÷èòåëüíîé ÷àñòè òåêñòà. Çàêëþ÷èòåëüíàÿ ÷àñòü òåêñòà

îáû÷íî ñîñòîèò èç îäíîãî àáçàöà, ñîäåðæàùåãîñÿ äâà — ÷åòûðå

ïðåäëîæåíèÿ. Ñíà÷àëà äåëàåòñÿ âûâîä, â êîòîðîì ïîäâîäÿòñÿ

èòîãè ñêàçàííîãî â îñíîâíîé ÷àñòè ïèñüìà, çàòåì ïðîñüáà

(òðåáîâàíèå, óêàçàíèå) àäðåñàòó îò èìåíè àâòîðà èëè îðãàíèçà-

öèè. Çàêëþ÷èòåëüíîå ïðåäëîæåíèå âûðàæàåò õàðàêòåð îæèäà-

íèé àâòîðà ïîñëàíèÿ.

Çàêëþ÷èòåëüíàÿ ôîðìóëà âåæëèâ

ãè÷íóþ ôóíêöèè óñòíîãî ïð

êî ïðèãëóøàåò îôèöèàëüíûé òîí â êîíöå

ïèñüìàõ îíà îáÿçàòåëüíà, à â îôèöèàëüíûõ ìîæåò îòñóò-

àòü.

þ÷èòåëüíàÿ ôîðìóëà âåæëèâîñòè ïðåäøåñò

àñòî â êà÷åñòâå çàêëþ÷èòåëüíîé ôîðìóëû âåæëèâî-

ñòàíäàðòíûå ôîðìóëèðîâêè:

Ñ óâàæåíèåì...

Ñ ãëóáîêèì ïî÷òåíèåì...

Ñ áëàãîäàðíîñòüþ è óâàæåíèåì...

Èñêðåííå Âàø...

Îñòàþñü èñêðåííå Âàø...

Ïîäïèñü îòïðàâèòåëÿ ÿâëÿåòñÿ îáÿçàòåëüíûì è, êàê ïðàâèëî,

çàêëþ÷èòåëüíûì ýëåìåíòîì ñòðóêòóðû ïèñüìà. Åå íàçíà÷åíèå —

äâîéíîå: ïîäïèñü óäîñòîâåðÿåò ëè÷íîñòü àâòîðà ïîñëàíèÿ è

ïðèäàåò îôèöèàëüíîìó ïèñüìó þðèäè÷åñêóþ ñèëó.

Ïîñòñêðèïòóì (P.S, îò ëàò. post-scriptum — «ïîñëå ïîäïè-

ñè») — íåîáÿçàòåëüíûé, íî âñå-òàêè ïîñòîÿííûé ýëåìåíò ïèñü-

ìà, íåîáõîäèìîñòü â êîòîðîì âîçíèêàåò â òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà àä-

ðåñàòó òðåáóåòñÿ ñîîáùèòü èíôîðìàöèþ, ïî êàêèì-ëèáî ïðè÷è-

íàì íå âîøåäøóþ â îñíîâíîé òåêñò ïèñüìà, èëè æå åùå ðàç

ïðèâëå÷ü âíèìàíèå àäðåñàòà ê îïðåäåëåííîé èíôîðìàöèè, âî-

øåäøåé â òåêñò ïèñüìà.

385

Ïîñòñêðèïòóì ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé êðàòêóþ — íå áîëåå òðåõ —

÷åòûðåõ ñòðîê ïðèïèñêó ê òåêñòó ïèñüìà, ïîìåùåííóþ ïîñëå

ïîäïèñè.

Ñòèëèñòè÷åñêè äåëîâîå ïèñüìî äîëæíî áûòü îôîðìëåíî äå-

ëîâèòî, òî÷íî, êðàòêî.

Äëÿ òîãî ÷òîáû ïèñüìî ïðîèçâåëî íà àäðåñàòà òðåáóåìîå âîç-

äåéñòâèå, íåîáõîäèìî ó÷èòûâàòü ñëåäóþùèå ìîìåíòû:

(1) ñ ïåðâûõ è äî ïîñëåäíèõ ñòðîê ïèñüìî äîëæíî ïðîèçâîäèòü

è äåëîâèòîñòè, äîëæåí íåñòè îòïå÷àòîê äîáðîæåëà-

òåðå-

ñî ìåñòå ñ òåì, ïðîÿâëÿÿ óâàæåíèå ê ïàðòíåðó,

íå óâàæåíèè.

íà àäðåñàòà âïå÷àòëåíèå èñêðåííîñòè. Íåâîçìîæíî âåñòè äå-

ëà, åñëè ïðè ýòîì íå èñïûòûâàåøü äîâåðèÿ ê ïàðòíåðó è åãî

ïðåäëîæåíèÿì;

(2) îáùèé òîí ïîñëàíèÿ, ïðè âñåé åãî ïîä÷åðêíóòîé îôèöèàëü-

íîñòè

òåëüíîñòè ïî îòíîøåíèþ ê àäðåñàòó;

(3) ïèñüìî äîëæíî áûòü èñïîëíåíî óâàæåíèÿ ê àäðåñàòó, ÷òî

âûðàæàåòñÿ â òàêòè÷íîì îáùåíèè, â ïîíèìàíèè åãî èí

â è ïðîáëåì. Â

íóæíî çàáûâàòü î ñàìî

Ï íóæíî ïîñòàâèòü ñåáÿ íà ðè ïîäãîòîâêå äåëîâîãî ïèñüìà

ìåñòî îáîâàòü ïðåäñòàâèòü, êàê áóäåò îíî èì âîñ- àäðåñàòà è ïîïð

ïðèíÿ ëü è òîí), ïîñòàðàòüñÿ ïðåäóãàäàòü òî (â ÷àñòíîñòè, åãî ñòè

ïîòðåáíîñòè, æåëàíèÿ, èíòåðåñû è ïðîáëåìû àäðåñàòà è ïîäó-

ìàòü, êàê â ýòîé ñâÿçè ëó÷øå ïîñòðîèòü òåêñò äåëîâîãî ïèñüìà.

Äëÿ ýòîãî öåëåñîîáðàçíî ïîïûòàòüñÿ îòâåòèòü íà ñëåäóþùèå

âîïðîñû.

(1) Áóäóò ëè àäðåñàòó ïîíÿòíû ìîòèâû íàïèñàíèÿ ýòîãî ïèñüìà?

(2) Ïðàâèëüíûé ëè òîí ïèñüìà âûáðàí?

(3) Íå âûçîâåò ëè çàòðóäíåíèé ñ ïîíèìàíèåì ñóòè ïèñüìà åãî

ñòèëü?

(4) Íåò ëè â ïèñüìå èçëèøíå äëèííûõ îáîðîòîâ è ò.ï.?

(5) Íå óïóùåíû ëè â ñîäåðæàíèè êàêèå-ëèáî âàæíûå ìîìåíòû?

(6) ßâëÿåòñÿ ëè ýòî ïèñüìî ìàêñèìàëüíî êîððåêòíûì, ÿñíûì è

êðàòêèì?

(7) Íåò ëè â ïèñüìå îðôîãðàôè÷åñêèõ, ãðàììàòè÷åñêèõ è ïóíê-

òóàöèîííûõ îøèáîê?

(8) Íàñêîëüêî ïðîäóìàíà ñòðóêòóðà ïèñüìà?

(9) Íàñêîëüêî õîðîøî îôîðìëåíî ïèñüìî? Íåò ëè îøèáîê â íàè-

áîëåå âàæíûõ ýëåìåíòàõ ïèñüìà — îáðàùåíèè, àäðåñå è ò.ï.?

(10) Íåò ëè îøèáîê â íàèáîëåå âàæíûõ ýëåìåíòàõ ïèñüìà — îá-

ðàùåíèè, àäðåñå è ò.ï.?

386

áùèå ðåêîìåíäàöèè ïî ñòèëèñòè÷åñêîìó

îôîðìëåíèþ ñîäåðæàíèÿ ïèñüìà (ïî Þ.Ì. Äåìèíó

)

1. Âñå ïèñüìà ñëåäóåò èçëàãàòü â ñïîêîéíîì, ðîâíîì òîíå. Ïîìíè-

òå, ÷òî ïðîÿâëåíèå â ñîäåðæàíèè ïîñëàíèÿ ÷ðåçìåðíîé ëþáåçíî-

ñòè, ðàâíî êàê è íåáðåæåíèÿ, ãðàíè÷àùåãî ñ ãðóáîñòüþ, íå äî-

ïóñêàåòñÿ.

2. Íå ïîáóæäàéòå àäðåñàòà ñïåøèòü ïðè âûíåñåíèè ðåøåíèé, âñòàâ-

ëÿÿ ñëîâà «Ñðî÷íî», «Íåçàìåäëèòåëüíî», «Â âîçìîæíî áîëåå êî-

ðîòêèå ñðîêè». Ïîìíèòå î òîì, ÷òî áûñòðî — õîðîøî íå áûâàåò.

Ëó÷øå óêàæèòå, êîãäà áû âû æåëàëè óçíàòü î ðåøåíèè, íàïðè-

ìåð, ñëåäóþùèì îáðàçîì: «Ïðîøó Âàñ îòâåòèòü äî òàêîãî-òî

÷èñëà» èëè «Óáåäèòåëüíî ïðîøó Âàñ ñðàçó æå ñîîáùèòü î ñâîåì

ðåøåíèè».

3. Â ïðîöåññå èçëîæåíèÿ áóäüòå óìåðåííû â ïðîñüáàõ, ñäåðæàííû â

îöåíêàõ ñîáûòèé, îáúåêòèâíû ïðè èçëîæåíèè ôàêòîâ, ãóìàííû

ïðè îïðåäåëåíèè ìåð äèñöèïëèíàðíîãî âîçäåéñòâèÿ, ùåäðû íà

çàáîòó è ïîîùðåíèå äîñòîéíûõ, ðà÷èòåëüíû ïðè ðàñõîäîâàíèè

äåíåæíûõ ñðåäñòâ. Áóäüòå òàêæå ïëîäîâèòû íà äåëüíûå ïðåäëî-

æåíèÿ, à â âûâîäàõ — ïðåäåëüíî êîíêðåòíû.

4. Íå ñëåäóåò ñîäåðæàíèåì (èëè ïîäòåêñòîì) äîêóìåíòà íàâÿçûâàòü

àäðåñàòó îæèäàåìûé èñõîä îñâåùàåìîãî â ïèñüìå âîïðîñà, íà-

ïðèìåð, òàê: «Ïðîøó èçó÷èòü è ðåøèòü âîïðîñ ïîëîæèòåëüíî»

èëè «Ïðîøó óòâåðäèòü ýòó êàíäèäàòóðó». Äàéòå àäðåñàòó ïîäó-

ìàòü ñàìîìó.

5. Íå ñëåäóåò íàìåêàòü ïîëó÷àòåëþ ïèñüìà íà åãî ìíèìóþ íåâíèìà-

òåëüíîñòü, ââîäÿ â çàêëþ÷èòåëüíûé òåêñò ïèñüìà, íàïðèìåð ôîð-

ìóëèðîâêó «Ïðåäëàãàþ âíèìàòåëüíî èçó÷èòü»: äîáðîñîâåñòíûé

ïîä÷èíåííûé ìîæåò çàòàèòü îáèäó, à íå ñëèøêîì óìíûé íà÷àëü-

íèê — âïàñòü â ÿðîñòü, âîñïðèíèìàÿ íåâîëüíûé íàìåê ñëèøêîì

óæ áóêâàëüíî.

6. Åñëè âû èçâåùàåòå êîãî-ëèáî î òîì, ÷òî âûïîëíåíèå åãî ïîðó÷å-

íèÿ èëè ïðîñüáû íå ïðåäñòàâëÿåòñÿ âîçìîæíûì, íå íà÷èíàéòå ïî-

ñëàíèå ñ êîíñòàòàöèè îòêàçà — èçëîæèòå ñíà÷àëà ìîòèâàöèþ ñâî-

åãî ðåøåíèÿ è äàéòå ïîíÿòü, ÷òî ïðè îïðåäåëåííûõ îáñòîÿòåëüñò-

âàõ ê ðàññìîòðåíèþ çëîïîëó÷íîãî âîïðîñà ìîæíî âåðíóòüñÿ.

7. Ïðîÿâëÿéòå èçâåñòíóþ äèïëîìàòèþ è â òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà âû ñî-

îáùàåòå î ÷åì-òî ïîëîæèòåëüíîì: äàéòå ïîíÿòü, ÷òî èñïîëíåíèå

÷üåé-ëèáî ïðîñüáû ñòîèëî âàì èçâåñòíîãî òðóäà, èáî â ïðîòèâ-

íîì ñëó÷àå âû ðèñêóåòå ñòîëêíóòüñÿ ñ íîâûìè íàñòîé÷èâûìè îá-

ðàùåíèÿìè ïî åùå ìåíåå ñóùåñòâåííûì ïðîáëåìàì.

Ñì.: Äåìèí Þ.Ì. Ñîâðåìåííîå äåëîâîå ïèñüìî. Ì.: Áåðàòîð, 2004. Ñ. 33—34.

387